ERP-Systeme: Vorteile, Herausforderungen & Top-Tools

• Buchhaltung
• Lagerverwaltung und Beschaffung
• Human Capital Management/Personalwesen
• Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
• Vertrieb und Marketing
• Finanzverwaltung und Finanzprognosen
• Und mehr

Ein ERP-System – angeboten als lokale Lösung oder als Cloud-SaaS-Produkt – kann Geschäftsprozesse synchronisieren, Informationssilos abbauen und dabei Kosten senken. 

Zentrale Vorteile von ERP-Systemen

Die Ausgestaltung einer ERP-Lösung kann je nach Unternehmensart und Komplexität der Abläufe variieren.

So können branchenspezifische Herausforderungen, etwa im Agrarsektor, durch den Einsatz von ERP-Systemen für die Landwirtschaft gezielt adressiert werden, etwa im Bereich Pflanzenmanagement, Tierbestandsüberwachung und Planung saisonaler Nachfragen.

Dennoch sind die wichtigsten Vorteile von ERP-Lösungen für die meisten Unternehmen nachfolgend aufgeführt. 

Gesteigerte Effizienz und Produktivität

ERP-Systeme können durch Zentralisierung der Abläufe die Produktivität verbessern, indem Sie Einblick in die Leistung des gesamten Unternehmens erhalten und viele zuvor manuelle Prozesse automatisieren.

Die Zahlen sprechen für sich: Die Implementierung eines ERP-Systems führte bei erstaunlichen 95 % der Unternehmen zu Verbesserungen ihrer Geschäftsprozesse; 49 % der Firmen berichteten Verbesserungen in ALLEN Unternehmensbereichen.

Um zu verdeutlichen warum, betrachten wir nur einige der – entschuldigen Sie das Schlagwort – Synergien, die ERP-Systeme mit sich bringen:

• Durch die Synchronisierung von Buchhaltung und Lagerverwaltungssystemen verringern Teams manuelle Buchhaltungs- und Beschaffungsvorgänge und treffen fundiertere Einkaufsentscheidungen in Echtzeit. So konnte der E-Commerce-Anbieter Fulton & Roark nach Einführung einer Cloud-ERP-Lösung externe Buchhalter:innen überflüssig machen und den Umsatz um 50 % gegenüber dem Vorjahr steigern – ohne das Personal aufzustocken.
• Durch die Automatisierung manueller Prozesse gewinnen Teams Zeit für höherwertige Tätigkeiten und/oder Teamprojekte. Indem Sie z. B. eine automatisierte Bestellabwicklung in Ihrem ERP-System einrichten, kann jede Bestellung automatisch zur Freigabe an die relevanten Verantwortlichen sowie im Anschluss direkt an die Lieferanten weitergeleitet – und in Echtzeit mit Ihrem Buchhaltungssystem synchronisiert werden.  
• Durch die Schaffung einer einzigen, unternehmensweiten Datenquelle reduzieren Teams den manuellen Abstimmungsaufwand, interne Kommunikation und Dopplungen – und vermeiden potenziell kostspielige Fehler.

Im Laufe der ERP-Systemgeschichte haben sich diese Lösungen zu einer zentralen Steuerungszentrale für das gesamte Unternehmen entwickelt. So lassen sich normalerweise getrennte Systeme zu mehr Effizienz und Produktivität verbinden. 

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Bessere Datenanalyse und Berichterstattung

Ein zentrales Datensystem ist eines der drei wichtigsten Vorteile von ERP, die Unternehmen berichten (neben verbesserter Zusammenarbeit und verkürzten Prozesszeiten). 

ERP-Lösungen zentralisieren wichtige Prozesse, die oft in verschiedenen Abteilungen, Arbeitsabläufen und sogar geografischen Standorten isoliert sind. Dadurch erhalten Manager einen besseren Überblick über alle Unternehmensdaten, zusammen mit leistungsfähigen maschinellen Lernfunktionen zur Optimierung der Datenanalyse. 

Einige Beispiele dafür, wie ERP-Systeme Analysen und Entscheidungsfindungen verbessern können: 

• Durch die Kombination von Systemen für CRM, Vertrieb und Marketing sowie Bestandsmanagement können Teams Upselling-Möglichkeiten und/oder überlagerte Waren, die gezielt an Kunden rabattiert werden könnten, besser identifizieren. 
• Durch die Analyse von Echtzeitdaten aus den Bereichen Vertrieb, Bestandsmanagement und Produktion können Hersteller die Lagerbestände, die Rohstoffbeschaffung und die Produktionsplanung besser auf sich ändernde Nachfragemuster abstimmen. 
• Durch die Zentralisierung von unternehmensweiten Finanzdaten können Sie in Echtzeit datengestützte Entscheidungen über alles von der Personalplanung bis hin zur Kapitalallokationsstrategie treffen. Alle diese Informationen sind in einem einheitlichen System gespeichert, sodass es nicht mehr nötig ist, zwischen Plattformen zu wechseln oder Tabellenkalkulationen manuell zusammenzuführen.
• Durch die Einbindung von rollenbasierten Berechtigungen, Audit-Trails und Verschlüsselungsfunktionen helfen ERPs, Ihre Daten geschützt und konform zu halten, selbst wenn Ihr Unternehmen wächst. So können Sie steuern, wer was sieht, und so das Risiko von Datenlecks oder unbefugtem Zugriff verringern.

Ein richtig implementiertes ERP-System ist wie ein Übermensch-Manager, der auf die meisten oder alle Unternehmensdaten zugreifen kann, über ein KI-gestütztes Gehirn verfügt und keinen Schlaf, keine Nahrung und keinen Urlaub benötigt. In Kombination mit effektivem (menschlichem) Management können ERP-Lösungen zu besseren, datengestützten Entscheidungen führen. 

Bessere Finanzverwaltung

ERP-Systeme können eine bessere Finanzverwaltung und Kostenoptimierungen ermöglichen. Auch wenn sie zunächst kostenintensiv erscheinen, sorgen ERP-Lösungen meist für eine positive Rendite: Im Durchschnitt erzielten befragte Unternehmen innerhalb von 2,5 Jahren nach der Einführung eines ERP-Systems einen positiven ROI. 

Einige Beispiele, wie ERP die Effizienz im Finanzmanagement steigern kann:

• Durch Automatisierung manueller Prozesse – von Ausgabenmanagement bis zur Lohn- und Gehaltsabrechnung – können Unternehmen menschliche Fehler eliminieren und gleichzeitig manuelle Arbeitsabläufe reduzieren. Dies kann die Kosten direkt senken, da weniger externe Buchhalter oder Berater benötigt werden, und teure Fehler werden vermieden. 
• Durch die Synchronisierung von Daten aus mehreren Unternehmensstandorten gelingt die Verwaltung von Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Personalplanung effizienter. Ein Beispiel: Als N&N Moving Supplies von einem auf drei Standorte und die vierfache Mitarbeiterzahl wuchs, ermöglichte die Einführung eines ERP-Systems dem Unternehmen, den Zeitaufwand für die Lohnabrechnung um 84 % zu reduzieren, die Genauigkeit bei Stundenzetteln und Urlaubsstundenabrechnung zu verbessern und standortspezifische Personalkosten-Trends zu überwachen. 
• Durch das Betrachten von unternehmensweiten Finanzdaten in Echtzeit können Führungskräfte zeitnahe Einblicke in die wirtschaftliche Situation ihres Unternehmens gewinnen. Werden zusätzlich KI- oder ML-gestützte Prognosen eingesetzt, wird die Finanzplanung und -analyse (FP&A) sowohl effizienter als auch genauer. 

Ein ERP-System ist wie ein Finanzexperte, der stets aktuell bleibt – nicht nur mit den eigenen Unternehmensdaten, sondern auch mit internationalen Standards für regulatorische und buchhalterische Vorgaben. 

Skalierbarkeit

Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigen auch die betrieblichen Anforderungen. ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, ein wachsendes Daten-, Nutzer- und Transaktionsvolumen zu verarbeiten. Zudem unterstützen sie die Einführung neuer Funktionen oder Module (wie erweiterte Analysen oder Supply-Chain-Management), wenn sich Ihre Bedürfnisse weiterentwickeln.

Hier sind einige Beispiele, wie ERPs beim Skalieren Ihres Unternehmens unterstützen:

• Durch die Aktivierung des Multi-Entity-Managements ermöglichen ERP-Systeme es Unternehmen, nahtlos neue Standorte, Tochtergesellschaften oder Geschäftseinheiten hinzuzufügen. Das ist ideal für Firmen, die durch Übernahmen oder globales Wachstum expandieren.
• Durch die Unterstützung flexibler Benutzer- und rollenbasierter Zugriffsrechte machen ERP-Systeme es einfacher, neue Mitarbeitende und Abteilungen einzubinden, ohne die Sicherheit oder Kontrolle zu gefährden. So kann sichergestellt werden, dass das wachsende Team effizient arbeitet, ohne die Datenintegrität zu beeinträchtigen. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Sie in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen oder der Luft- und Raumfahrt arbeiten.
• Durch die Skalierung von Inventar- und Lieferkettenprozessen helfen ERP-Plattformen Unternehmen dabei, erhöhte Bestellmengen, Lieferantenbeziehungen und Lagerverwaltung zu bewältigen. Dadurch werden Engpässe verhindert und die Abläufe können mit dem steigenden Bedarf Schritt halten, was insbesondere in der Öl- und Gasbranche oder im Bauwesen von Vorteil ist.

Ein ERP-System ist wie ein Wachstumspartner, der nicht bei jedem nächsten Entwicklungsschritt komplett erneuert werden muss—es wächst einfach mit Ihnen mit. Ob Sie in neue Märkte eintreten, Produktlinien hinzufügen oder Unternehmen übernehmen, Sie können neue Funktionen nach Bedarf ergänzen, statt von Anfang an jede Funktion einbauen zu müssen.

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Die Nachteile von ERP-Systemen verstehen

Es ist nicht alles eitel Sonnenschein. ERP-Systeme bringen einige bemerkenswerte Nachteile mit sich, allen voran die vergleichsweise hohen Kosten vieler Lösungen. Die wichtigsten Nachteile von ERP-Systemen sind nachfolgend aufgeführt.

Hohe Kosten

ERP-Systeme können teuer sein, sowohl in der Einführung als auch im laufenden Betrieb. 

Wie hoch sind die durchschnittlichen Kosten für die Einführung eines ERP-Systems? Sie variieren, aber 

• Große Unternehmen (>$1 Mrd. Umsatz) sehen ERP-Kosten in der Regel bei etwa 2-3 % des Jahresumsatzes
• Mittlere Unternehmen liegen näher bei 3-5 % des Jahresumsatzes
• Im Durchschnitt kalkulierten Firmen rund $9.000 pro Nutzer für die ERP-Einführung ein

Kleine Unternehmen können Kosten einsparen, indem sie sich für SaaS-ERP-Systeme entscheiden, da die Gesamtkosten für Cloud-Lösungen etwa 50 % niedriger sind als bei herkömmlichen On-Premise-Systemen, dennoch können die Ausgaben beträchtlich sein. 

Beachten Sie jedoch, dass ERP-Systeme andere bezahlte Abonnements und Softwarelösungen ersetzen sollten. Manager müssen also die Kosten für die Einführung des ERP-Systems mit den aktuellen Ausgaben für die bestehenden Systeme abwägen.

Dies sind selbstverständlich nur Schätzungen. Fast alle ERP-Systeme werden individuell kalkuliert. Um eine präzise Kostenübersicht zu erhalten, sollten Unternehmen das für sie beste ERP-System finden und dann beim Anbieter ein individuelles Angebot oder eine kostenlose Testversion anfordern. 

Komplexität und Schulungsbedarf

Bis zu 75 % der ERP-Einführungen werden laut den für die Implementierung verantwortlichen IT- und Finanzexperten als Misserfolg eingestuft. Die Umsetzung kann zudem lange dauern.

Wie lange dauert die vollständige Einführung eines ERP-Systems typischerweise? Je nach Komplexität der Systeme kann sie von wenigen Monaten bis zu mehreren Jahren dauern. Denken Sie daran: ERPs vereinen viele verschiedene Systeme und die Integration kostet Zeit. 

Letztlich sollten ERPs die Abläufe vereinfachen und Prozesse effizienter gestalten – doch fast immer gibt es auf dem Weg dorthin einige Herausforderungen. Es kann einige Zeit in Anspruch nehmen, zu lernen, wie man ERP-Software verwendet.

Neben Herausforderungen bei der Implementierung müssen Mitarbeitende im Umgang mit ERP-Prozessen geschult werden. Sie müssen eventuell vertraute Systeme aufgeben (es sei denn, sie werden integriert) und neue Abläufe lernen, um den vollen Nutzen aus dem ERP-System zu ziehen. 

Die gute Nachricht: ERP-Anbieter stellen in der Regel Trainingsmodule, Zertifizierungen und Lernmaterialien bereit – meist kostenlos. Oracle Fusion Cloud bietet beispielsweise sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Online-Schulungen an, von 30-minütigen Einsteiger-Tutorials bis zu Detailkursen mit über 20 Stunden zu spezifischen ERP-Modulen.

Potenzial für Störungen während der Umstellung

Die Implementierung von ERP-Systemen ist komplex, so sehr, dass viele Unternehmen beschließen, externe ERP-Berater hinzuzuziehen. Bedenken Sie, dass ERP-Lösungen die Integration mit nahezu jedem System, jeder Software und jedem Arbeitsablauf Ihrer operativen Struktur erfordern. 

Bei der Migration zu einem ERP besteht erhebliches Potenzial für Störungen Ihrer Altsysteme. Für komplexe Betriebe werden oft mehrstufige Rollouts durchgeführt, um Beeinträchtigungen zu minimieren. Western Digital beispielsweise setzte ein viertelstufiges System-Rollout über 4 Jahre hinweg um, um ihr neues ERP-System vollständig zu implementieren. 

ERP in verschiedenen Branchen

Enterprise Resource Planning wird in einer Vielzahl von Anwendungen, Branchen und Unternehmensgrößen eingesetzt. Es gibt verschiedene Arten von ERP-Systemen für unterschiedliche Branchen und Anwendungsfälle.

Die folgenden Branchen sind in der Regel die besten Anwendungsfälle für ERP.

ERP in der Fertigungsindustrie

Fertigungsunternehmen sind die häufigsten Nutzer von ERP-Plattformen (und machen laut einer Umfrage rund 47% der Gesamtnachfrage aus). 

Angesichts des Funktionsumfangs von ERP-Systemen ist das wenig überraschend. ERP kann beispielsweise effiziente Arbeitsabläufe für Lieferkettenmanagement, Beschaffung, Produktionsplanung, CRM und mehr schaffen. 

ERP kann die Abläufe auch vereinheitlichen. Die Synchronisierung von Fertigungsprozessen mit Verkaufs- und CRM-Systemen kann beispielsweise helfen, die Planung für saisonale Nachfrageschwankungen zu verbessern. 

Die Resultate sind im Durchschnitt auch positiver. 67% der Hersteller und Distributoren meldeten erfolgreiche ERP-Einführungen (im Vergleich zu nur 25-50% der Unternehmen in anderen Branchen). 

ERP im Einzelhandel

Einzelhändler können von der ERP-Implementierung erheblich profitieren – insbesondere wenn mehrere Standorte betrieben werden. 

Unternehmensweite Datensynchronisation und Bestandsplanung zählen hier zu den größten Vorteilen. Einzelhändler mit mehreren Standorten können den weltweiten Umsatz in Echtzeit überwachen, Bestandslücken schließen, um die Regale gefüllt zu halten, und die eCommerce-Abwicklung sowohl aus Distributionszentren als auch aus stationären Läden optimieren. 

In einer zunehmend digitalen Welt sind ERP-Systeme für den Bekleidungseinzelhandel mit der Fähigkeit zur nahtlosen Integration in den eCommerce ebenfalls wertvoll. Omnichannel-Einzelhändler profitieren am meisten von ERP-Systemen.

ERP im Gesundheitswesen

ERP spielt auch in Unternehmen des Gesundheitswesens eine Rolle, insbesondere in großen Krankenhäusern und Firmen für medizinischen Versorgungsgüter. 

ERP-Systeme können normalerweise zeitaufwändige Prozesse wie Gehaltsabrechnung und Bestellabwicklung automatisieren. Sie helfen Teams zudem dabei, den Ressourcenverbrauch und die Branchenbestände in jeder Abteilung zu überwachen, sodass kritische Materialien dort verfügbar sind, wo sie am dringendsten gebraucht werden. 

Aufgrund der Verwaltung sensibler Patientendaten und gesetzlicher Vorgaben entscheiden sich die meisten Unternehmen im Gesundheitswesen für branchenspezifische ERP-Anbieter und -Module. Wie immer steht die HIPAA-Konformität bei der Wahl technischer Lösungen im Gesundheitssektor im Vordergrund. 

Das richtige ERP-System wählen

Es gibt viele verschiedene ERP-Systeme auf dem Markt. Wie sollen Unternehmen wählen? Diese Frage wird in unserem ultimativen Leitfaden zu ERP-Systemen beantwortet, aber im Wesentlichen sind die wichtigsten Faktoren für die Auswahl:

• Kernfunktionalität
• Zentrale Funktionen
• Branchenbezogene Funktionalitäten
• Benutzerfreundlichkeit
• Preis-Leistungs-Verhältnis
• Integrationen (mit den Tools, die Sie weiterhin nutzen möchten)
• Datenanalyse

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie in Ihrer Software-Reise anfangen sollen, werfen Sie einen Blick auf meine Top-Empfehlungen für die besten ERPs oder Cloud-ERPs.

Können kleine Unternehmen von ERP-Software profitieren?

Die Art und Komplexität Ihres Systems wächst in der Regel mit der Größe Ihres Unternehmens. ERP-Systeme werden am häufigsten in mittelständischen und großen Unternehmen eingesetzt – aber können auch Start-ups oder kleine Unternehmen von ERP-Software profitieren?

Absolut. Besonders wenn das Ziel Wachstum und Skalierung ist. 

Tatsächlich kann die Einführung eines ERP-Systems für kleine Unternehmen einfacher sein, bevor die betriebliche Komplexität zunimmt. Die Umsetzung eines ERP-Systems kann ein exzellentes Fundament für zukünftiges Wachstum sein.  Wenn Sie unsicher sind, welche Software Sie wählen sollen oder ob Sie ein ERP-System für Ihr Unternehmen benötigen, sollten Sie zuvor eine Demo ausprobieren.

ERP-Vorteile sind enorm – mit den richtigen Tools & der richtigen Strategie

Die potenziellen Vorteile von Enterprise Resource Planning Software sind vielfältig und mächtig. Teams können die Datenverwaltung zentralisieren, bessere operative Einblicke gewinnen, Kosten senken und letztlich die Geschäftsergebnisse verbessern. 

Aber wie bei allem gilt: Potenzial ≠ Realität. Um von ERP zu profitieren, müssen Führungskräfte zunächst die richtige ERP-Software für ihre Bedürfnisse wählen und dann in die passende Schulung sowie strategische Planung investieren, um das System auf den eigenen Anwendungsfall zu optimieren. 

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