ERP-Systeme: Vorteile, Herausforderungen & Top-Tools

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Ein ERP-System – entweder als On-Premise-Lösung oder als Cloud-SaaS-Produkt erhältlich – kann dabei helfen, Geschäftsprozesse zu synchronisieren, Informationssilos abzubauen und Kosten zu senken. 

Wichtige Vorteile von ERP-Systemen

Die spezifischen Merkmale einer ERP-Lösung können je nach Unternehmensart und betrieblicher Komplexität variieren.

In spezialisierten Branchen wie der Landwirtschaft können beispielsweise landwirtschaftliche ERP-Systeme branchenspezifische Herausforderungen wie Pflanzenmanagement, Viehbestandsverfolgung und die Planung saisonaler Nachfrage bewältigen.

Dennoch sind die wichtigsten Vorteile von ERP-Lösungen für die meisten Unternehmen nachfolgend aufgeführt. 

Verbesserte Effizienz und Produktivität

ERP-Systeme können die Produktivität steigern, indem sie Abläufe zentralisieren, Ihnen Einblicke in die unternehmensweite Leistung geben und viele zuvor manuell ausgeführte Prozesse automatisieren.

Die Datenlage ist hier ziemlich eindeutig: Die Einführung eines ERP-Systems führte bei satten 95 % der Unternehmen zu Verbesserungen der Geschäftsprozesse, während 49 % der Unternehmen Verbesserungen in ALLEN Geschäftsprozessen meldeten.

Um zu verdeutlichen, warum das so ist, betrachten wir nur einige der – entschuldigen Sie den Modebegriff – Synergien, die ERP-Systeme schaffen:

• Durch die Synchronisierung von Buchhaltungs- und Bestandsverwaltungssystemen reduzieren Teams manuelle Buchhaltungs- und Beschaffungsverfahren und treffen in Echtzeit fundiertere Beschaffungsentscheidungen. Nach der Einführung einer Cloud-ERP-Lösung konnte der E-Commerce-Händler Fulton & Roark beispielsweise auf externe Buchhalter verzichten und den Umsatz im Jahresvergleich um 50 % steigern, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen.
• Durch die Automatisierung manueller Prozesse können Teams Zeit für wertschöpfendere Tätigkeiten und/oder Gruppenprojekte freisetzen. Wenn Sie beispielsweise eine Automatisierung für Bestellungen in Ihrem ERP-System einrichten, könnte jede Bestellung automatisch zur Genehmigung an die zuständigen Beteiligten und anschließend zur Bearbeitung an die Lieferanten gesendet werden – und in Echtzeit mit Ihrem Buchhaltungssystem synchronisiert werden.  
• Durch die Schaffung einer unternehmensweit einheitlichen Datenquelle können Teams den manuellen Abstimmungsaufwand, die interne Kommunikation und doppelte Arbeit reduzieren – und potenziell kostspielige Fehler vermeiden.

Im Laufe der Geschichte von ERP-Systemen hat es sich zu einer zentralen Steuerungsstation für Ihr gesamtes Unternehmen entwickelt. Damit können Teams normalerweise getrennte Systeme für mehr Effizienz und Produktivität miteinander verbinden. 

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Verbesserte Datenanalyse und Berichterstattung

Ein zentralisiertes Datensystem ist einer der drei wichtigsten ERP-Vorteile, von denen Unternehmen berichteten (neben verbesserter Zusammenarbeit und kürzeren Prozesszeiten). 

ERP-Lösungen zentralisieren wichtige Prozesse, die häufig in verschiedenen Abteilungen, Arbeitsabläufen und sogar geografischen Standorten voneinander getrennt sind. Dies verschafft Managern einen besseren Überblick über alle Unternehmensdaten aus der Führungsperspektive und bietet leistungsstarke Funktionen des maschinellen Lernens zur Optimierung der Datenanalyse. 

Einige Beispiele dafür, wie ERP-Systeme Analysen und Entscheidungsprozesse verbessern können: 

• Durch das Zusammenführen von Systemen für CRM, Vertrieb und Marketing sowie Bestandsverwaltung können Teams bessere Möglichkeiten für Zusatzverkäufe und/oder überbestückte Artikel identifizieren, die für bestimmte Kunden rabattiert werden könnten. 
• Durch die Analyse von Echtzeitdaten aus den Abteilungen Vertrieb, Bestandsverwaltung und Produktion können Hersteller Bestandsmengen, die Beschaffung von Rohstoffen und Produktionspläne besser optimieren, um sie an veränderte Nachfragemuster anzupassen. 
• Durch die Zentralisierung unternehmensweiter Finanzdaten können Sie in Echtzeit datengestützte Entscheidungen treffen, die von der Personalplanung bis zur Strategie für den Kapitaleinsatz reichen. Da all diese Informationen in einem einheitlichen System gespeichert sind, müssen Sie nicht zwischen Plattformen wechseln oder Tabellenkalkulationen manuell zusammenführen.
• Durch die Einbindung rollenbasierter Berechtigungen, Prüfpfade und Verschlüsselungsfunktionen helfen ERP-Systeme Ihnen dabei, Ihre Daten zu schützen und gesetzeskonform zu halten, selbst wenn Ihr Unternehmen wächst. So können Sie kontrollieren, wer was sieht, und dadurch das Risiko von Datenlecks oder unbefugtem Zugriff reduzieren.

Ein ordnungsgemäß implementiertes ERP-System ist wie ein übermenschlicher Manager, der Zugriff auf die meisten oder sogar alle Unternehmensdaten hat, ein KI-gestütztes Gehirn besitzt und weder essen noch schlafen oder Urlaub machen muss. In Kombination mit einer effektiven (menschlichen) Führung können ERP-Lösungen bessere datengestützte Entscheidungen ermöglichen. 

Besseres Finanzmanagement

ERP-Systeme können ein besseres Finanzmanagement und kostensparende Optimierungen ermöglichen. Obwohl sie kostspielig sein können, erzielen ERP-Systeme in der Regel einen positiven ROI: Im Durchschnitt verzeichneten die befragten Unternehmen innerhalb von 2.5 Jahren nach der ERP-Implementierung einen positiven ROI. 

Einige Beispiele dafür, wie ERP die Effizienz des Finanzmanagements steigern kann:

• Durch die Automatisierung manueller Prozesse, vom Ausgabenmanagement bis zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, können Unternehmen menschliche Fehler vermeiden und gleichzeitig manuelle Arbeitsabläufe reduzieren. Dadurch lassen sich Kosten direkt senken, da die Abhängigkeit von externen Buchhaltern oder Beratern verringert wird, und kostspielige Fehler werden vermieden. 
• Durch die Synchronisierung von Daten aus mehreren Unternehmensstandorten können Unternehmen Lohn- und Gehaltsabrechnung, Arbeitszeiterfassung und Personalplanung effizienter verwalten. Als N&N Moving Supplies von 1 auf 3 Standorte expandierte und seine Belegschaft vervierfachte, ermöglichte die Implementierung einer ERP-Lösung dem Unternehmen, die Bearbeitungszeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung um 84% zu reduzieren, die Genauigkeit der Arbeitszeiterfassung und der Erfassung von Urlaubsstunden zu verbessern und standortspezifische Arbeitskostentrends an jedem Standort zu überwachen. 
• Durch die Echtzeitansicht unternehmensweiter Finanzdaten können Manager zeitnahere Einblicke in die finanzielle Lage ihres Unternehmens gewinnen. Wenn Sie zusätzlich eine KI-/ML-gestützte Prognose einsetzen, werden FP&A-Prozesse sowohl effizienter als auch genauer. 

Ein ERP-System ist wie ein Finanzgenie, dessen Wissen stets auf dem neuesten Stand gehalten wird — nicht nur mit den Daten Ihres eigenen Unternehmens, sondern auch mit globalen Standards für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Rechnungslegungsvorschriften. 

Skalierbarkeit

Wenn Ihr Unternehmen wächst, steigen auch seine betrieblichen Anforderungen. ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, wachsende Datenmengen, Benutzerzahlen und Transaktionsvolumen zu verarbeiten. Außerdem unterstützen sie die Ergänzung neuer Funktionen oder Module (wie fortgeschrittene Analysen oder Lieferkettenmanagement), wenn sich Ihre Anforderungen weiterentwickeln.

Hier sind einige Beispiele dafür, wie ERP-Systeme Ihrem Unternehmen beim Wachstum helfen können:

• Durch das Ermöglichen der Verwaltung mehrerer Einheiten erlauben ERP-Systeme Unternehmen, nahtlos neue Standorte, Tochtergesellschaften oder Geschäftsbereiche hinzuzufügen. Dies ist ideal für Unternehmen, die durch Übernahmen oder internationales Wachstum expandieren.
• Durch die Unterstützung eines flexiblen benutzer- und rollenbasierten Zugriffs erleichtern ERP-Systeme die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Abteilungen, ohne Sicherheit oder Kontrolle zu beeinträchtigen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Ihr wachsendes Team effizient arbeiten kann, ohne die Datenintegrität zu gefährden. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Sie in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen oder der Luft- und Raumfahrt tätig sind.
• Durch die Skalierung von Lagerbeständen und Lieferkettenabläufen helfen ERP-Plattformen Unternehmen, ein höheres Bestellvolumen, Lieferantenbeziehungen und die Lagerverwaltung zu bewältigen. Dies verhindert Engpässe und ermöglicht es den Abläufen, mit den steigenden Anforderungen Schritt zu halten, was insbesondere im Öl- und Gas- sowie im Baugewerbe von Vorteil ist.

Ein ERP-System ist wie ein Wachstumspartner, der nicht jedes Mal eine vollständige Überarbeitung benötigt, wenn Ihr Unternehmen eine neue Entwicklungsstufe erreicht – es wächst einfach mit Ihnen. Ganz gleich, ob Sie neue Märkte erschließen, Produktlinien erweitern oder Unternehmen übernehmen: Sie können nach und nach neue Funktionen hinzufügen, anstatt am ersten Tag jede Funktion integrieren zu müssen.

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Die Nachteile von ERP-Systemen verstehen

Es ist nicht alles eitel Sonnenschein. ERP-Systeme bringen durchaus einige beachtliche Nachteile mit sich, nicht zuletzt die relativ hohen Kosten vieler Lösungen. Die wichtigsten Nachteile von ERP-Systemen sind unten aufgeführt.

Hohe Kosten

ERP-Systeme können kostspielig sein, sowohl bei der Implementierung als auch laufend. 

Wie hoch sind die durchschnittlichen Kosten für die Implementierung eines ERP-Systems? Das ist unterschiedlich, aber 

• Bei großen Unternehmen (>$1b Umsatz) belaufen sich die ERP-Kosten in der Regel auf etwa 2–3 % des Jahresumsatzes
• Bei mittelgroßen Unternehmen liegt dieser Wert eher bei 3–5 % des Jahresumsatzes
• Im Durchschnitt veranschlagten Unternehmen etwa $9,000 pro Benutzer für die Implementierung eines ERP-Systems

Kleine Unternehmen können Kosten senken, indem sie sich für SaaS-ERP-Systeme entscheiden, da die Gesamtbetriebskosten von Cloud-Systemen etwa 50 % niedriger sind als bei herkömmlichen On-Premise-Systemen, die Kosten jedoch weiterhin erheblich sein können. 

Beachten Sie jedoch, dass ERP-Systeme andere kostenpflichtige Abonnements und Softwarelösungen ersetzen sollten. Daher müssen Manager die Kosten der ERP-Implementierung den aktuellen Kosten der bereits eingesetzten Systeme gegenüberstellen.

Dies sind natürlich nur Schätzungen. Fast alle ERP-Systeme werden individuell bepreist. Um eine genaue Kostenschätzung zu erhalten, sollten Unternehmen zunächst das beste ERP-System für ihre Anforderungen finden und anschließend den Anbieter wegen eines individuellen Angebots oder eines kostenlosen Testangebots kontaktieren. 

Komplexität und Schulungsbedarf

Bis zu 75 % der ERP-Implementierungen werden von den für die Implementierung verantwortlichen IT- und Finanzfachleuten als gescheitert eingestuft. Auch kann der Prozess lange dauern.

Wie lange dauert die vollständige Implementierung eines ERP-Systems normalerweise? Je nach Komplexität Ihrer Systeme kann dies zwischen einigen Monaten und mehreren Jahren dauern. Denken Sie daran: ERP-Systeme führen viele verschiedene Systeme in einem zusammen, und die Verknüpfung all dieser Systeme kann Zeit in Anspruch nehmen. 

Letztendlich sollten ERP-Systeme Abläufe vereinfachen und Prozesse effizienter machen – auf dem Weg dorthin wird es jedoch mit ziemlicher Sicherheit einige anfängliche Schwierigkeiten geben. Das Erlernen der Nutzung von ERP-Software kann Zeit beanspruchen.

Neben den Herausforderungen bei der Implementierung müssen Mitarbeiter in ERP-Arbeitsabläufen geschult werden. Möglicherweise müssen sie vertraute Plattformen aufgeben (sofern diese nicht in ERP-Systeme integriert werden können) und neue Prozesse erlernen, um den vollen Nutzen aus dem ERP-System zu ziehen. 

Die gute Nachricht ist, dass ERP-Anbieter Schulungsmodule, Zertifizierungen und Lernmaterialien bereitstellen – in der Regel kostenlos. Oracle Fusion Cloud bietet beispielsweise sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Online-Schulungen an, die von 30-minütigen Einführungen für Anfänger bis hin zu mehr als 20-stündigen Vertiefungen in bestimmte ERP-Module reichen.

Störungsrisiko während der Umstellung

Die Implementierung eines ERP-Systems ist komplex – so sehr, dass viele Unternehmen sich dafür entscheiden, externe ERP-Berater hinzuzuziehen. Denken Sie daran, dass ERP-Lösungen auf der Integration mit nahezu jedem System, jeder Software und jedem Arbeitsablauf in Ihrer betrieblichen Struktur beruhen. 

Wenn Sie auf ein ERP-System umsteigen, besteht ein erhebliches Risiko, dass Ihre bestehenden Systeme beeinträchtigt werden. Bei komplexen Betriebsabläufen nutzen Teams häufig mehrphasige Einführungen, um Störungen zu minimieren. Western Digital beispielsweise führte eine vierphasige Systemeinführung durch, die sich über 4 Jahre erstreckte, um ihr neues ERP-System vollständig zu implementieren. 

ERP in verschiedenen Branchen

Unternehmensressourcenplanung wird in unterschiedlichsten Anwendungen, Branchen und Unternehmensgrößen eingesetzt. Für verschiedene Branchen und Anwendungsfälle gibt es unterschiedliche Arten von ERP-Systemen.

Die folgenden Branchen eignen sich typischerweise am besten für den Einsatz von ERP-Systemen.

ERP in der Fertigung

Fertigungsunternehmen sind die häufigsten Nutzer von ERP-Plattformen (in einer Umfrage machten sie rund 47 % der Gesamtnachfrage aus). 

Angesichts des Funktionsumfangs von ERP-Systemen ist das nicht überraschend. ERP kann effiziente Arbeitsabläufe für das Lieferkettenmanagement, die Beschaffung, die Produktionsplanung, CRM und vieles mehr schaffen. 

ERP kann außerdem die Abläufe vereinheitlichen. Die Synchronisierung von Fertigungsabläufen mit Vertriebs- und CRM-Systemen kann beispielsweise dazu beitragen, die Planung für saisonale Nachfrageschwankungen zu verbessern. 

Auch die Ergebnisse fallen im Durchschnitt positiver aus. 67 % der Hersteller und Händler berichteten von erfolgreichen ERP-Implementierungen (im Vergleich zu nur 25–50 % der Unternehmen in anderen Branchen). 

ERP im Einzelhandel

Einzelhändler können erheblich von der Implementierung eines ERP-Systems profitieren – insbesondere, wenn mehrere Standorte beteiligt sind. 

Die unternehmensweite Datensynchronisierung und Bestandsplanung gehören hier zu den größten Vorteilen. Einzelhändler mit mehreren Standorten können den weltweiten Umsatz in Echtzeit überwachen, Bestandslücken schließen, damit die Regale gefüllt bleiben, und die Abwicklung des E-Commerce sowohl von Vertriebszentren als auch von stationären Geschäften aus optimieren. 

In einer zunehmend digitalen Welt sind auch ERP-Systeme für den Bekleidungseinzelhandel von Vorteil, die sich nahtlos in den E-Commerce integrieren lassen. Händler mit mehreren Vertriebskanälen können am meisten von ERP-Systemen profitieren.

ERP im Gesundheitswesen

ERP spielt auch in Unternehmen des Gesundheitswesens eine Rolle, insbesondere in großen Krankenhäusern und bei medizinischen Versorgungsunternehmen. 

ERP-Systeme können normalerweise zeitaufwändige Tätigkeiten wie die Lohnabrechnung und die Auftragsabwicklung automatisieren. Sie können Teams außerdem dabei unterstützen, den Ressourcenverbrauch und die branchenüblichen Werte in jeder Abteilung zu überwachen und so sicherzustellen, dass wichtige Versorgungsgüter dort verfügbar sind, wo sie am dringendsten benötigt werden. 

Aufgrund der Anforderungen an das Patientendatenmanagement und der Compliance-Bedenken entscheiden sich die meisten Unternehmen des Gesundheitswesens für auf das Gesundheitswesen spezialisierte ERP-Anbieter und -Module. Wie immer hat die HIPAA-Konformität bei der Auswahl technischer Lösungen im Gesundheitswesen höchste Priorität. 

Das richtige ERP-System auswählen

Auf dem Markt gibt es viele verschiedene ERP-Systeme. Wie sollten Unternehmen eine Auswahl treffen? Diese Frage wurde in unserem aktuellen ultimativen Leitfaden zu ERP-Systemen beantwortet. Im Wesentlichen sind die wichtigsten Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, die folgenden Eigenschaften jeder Plattform:

• Grundlegende Funktionalität
• Wichtige Funktionen
• Branchenspezifische Funktionalität
• Benutzerfreundlichkeit
• Preis-Leistungs-Verhältnis
• Integrationen (mit den Tools, die Sie weiterhin verwenden möchten)
• Datenanalysen

Wenn Sie unsicher sind, wo Sie Ihre Software-Reise beginnen sollen, sehen Sie sich meine Favoriten für die besten ERP-Systeme oder Cloud-ERP-Systeme an.

Können kleine Unternehmen von ERP-Software profitieren?

Die Art und Komplexität Ihres Systems nimmt normalerweise ebenfalls mit der Größe Ihres Unternehmens zu. ERP-Systeme werden am häufigsten in mittelständischen und großen Unternehmen eingesetzt — aber können Start-up-Unternehmen oder kleine Unternehmen von ERP-Software profitieren?

Absolut. Besonders wenn das Ziel darin besteht, zu wachsen und zu expandieren. 

Tatsächlich kann die Implementierung eines ERP-Systems für kleine Unternehmen einfacher sein, bevor die betriebliche Komplexität zunimmt. Eine ERP-Implementierung kann eine hervorragende Grundlage für zukünftiges Wachstum bilden. Wenn Sie unsicher sind, welche Software Sie auswählen sollen, oder wenn Sie ein ERP-System für Ihr Unternehmen benötigen, sollten Sie vorher eine Demo ausprobieren.

Die Vorteile von ERP sind mit den richtigen Werkzeugen & der richtigen Strategie enorm

Die potenziellen Vorteile von Software für die Unternehmensressourcenplanung sind vielfältig und wirkungsvoll. Teams können das Datenmanagement zentralisieren, bessere Erkenntnisse über den Betrieb gewinnen, Kosten senken und letztendlich bessere Geschäftsergebnisse erzielen. 

Doch wie bei allem anderen gilt auch hier: Potenzial ≠ Realität. Um von ERP zu profitieren, müssen Führungskräfte zunächst die richtige ERP-Software für ihre Anforderungen auswählen und anschließend in die richtige Schulung und strategische Planung investieren, um das System für ihren spezifischen Anwendungsfall zu optimieren. 

Bereit, Ihre Fähigkeiten als Führungskraft im Finanzbereich auszubauen? Abonnieren Sie unseren Newsletter mit Expertenrat, Leitfäden und Einblicken von Führungskräften aus dem Finanzbereich, die die Technologiebranche prägen.