Die 10 besten Softwarelösungen für Ausgabenmanagement 2026

Sage Expense Management (früher Fyle) ist eine Spesenmanagement-Software, die Ihnen hilft, Belege zu erfassen und Ausgaben unmittelbar zu verfolgen. Sie funktioniert direkt mit Ihren bestehenden Kreditkarten und ermöglicht Ihnen das Einreichen von Belegen per SMS, E-Mail oder App, wodurch manuelle Arbeit reduziert und die Transparenz der Unternehmensausgaben verbessert wird.

Warum ich Sage Expense Management ausgewählt habe: Sage Expense Management ist eine Spesenmanagement-Software, die darauf ausgelegt ist, Belege sofort zu erfassen und Ausgaben zeitnah zu verfolgen. Sie arbeitet direkt mit Ihren bestehenden Kreditkarten und lässt Sie Belege per SMS, E-Mail oder App einreichen. Sie können Belege per SMS verfolgen und Ausgaben auf der Karte automatisch abstimmen, was manuelle Arbeit reduziert und Ihnen einen besseren Einblick in die Ausgaben Ihres Unternehmens gibt.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen KI-gestützte Ausgabenkodierung, automatische Hinweise auf Richtlinienverstöße sowie Budgetverfolgung auf Abteilungs- oder Projektebene. Sie können zudem Freigabeworkflows passend zu Ihren internen Prozessen konfigurieren, wodurch Rückfragen bei Prüfungen reduziert werden. Sage Expense Management unterstützt die Echtzeit-Abstimmung Ihrer bestehenden Geschäftskreditkarten, sodass Sie Transaktionen abgleichen können, ohne neue Karten ausgeben zu müssen. Außerdem gibt es eine mobile App und zentrale Ablage, damit Ihr Team jederzeit prüfungsbereit bleibt.

Integrationen umfassen NetSuite, Sage Intacct, Xero, QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Sage 300 CRE, TravelPerk, Bamboo HR, Gmail, Outlook und Slack.

Für alle, die eine effektive Lösung für das Ausgabenmanagement suchen, bietet Deel einen einzigartigen Ansatz – insbesondere für Unternehmen mit globaler Ausrichtung. Durch die Integration des Ausgabenmanagements in seine Payroll- und HR-Plattform kann Ihr Team Mitarbeiterkosten nachverfolgen und verarbeiten, während gleichzeitig verschiedene lokale Vorschriften eingehalten werden. Dieses Setup vereinfacht nicht nur finanzielle Aufgaben, sondern liefert dank seiner Reporting-Tools auch wertvolle Einblicke, die Ihrem Unternehmen helfen, Ausgaben zu steuern und finanziell flexibel zu bleiben.

Warum ich Deel ausgewählt habe

Ich habe mich für Deel entschieden, weil es außergewöhnliche Möglichkeiten bietet, internationale Teams beim Ausgabenmanagement zu unterstützen, wodurch es sich besonders für Unternehmen auszeichnet, die in mehreren Ländern aktiv sind. Die Plattform von Deel ermöglicht es Ihrem Team, Ausgaben in beliebigen Währungen einzureichen, wobei diese automatisch umgerechnet und nahtlos in der nächsten Gehaltsabrechnung erstattet werden. Diese Funktion, zusammen mit einer zentralen Übersicht aller Ausgabeneinreichungen, gewährleistet die Einhaltung lokaler Vorschriften und senkt den administrativen Aufwand. Durch die Vereinfachung des Ausgabenberichtsprozesses verbessert Deel das Finanzmanagement und die Transparenz und ist so ein wertvolles Tool für Unternehmen, die ihre globale Finanzstruktur klar und organisiert halten möchten.

Deel Schlüsselfunktionen

Neben den globalen Teamfunktionen bietet Deel eine Reihe von Features, die es als Software für das Ausgabenmanagement besonders attraktiv machen.

• Automatisierte Ausgabenerfassung: Diese Funktion ermöglicht es Ihrem Team, Ausgaben automatisch zu erfassen, wodurch manuelle Eingaben reduziert und Fehler minimiert werden.
• Anpassbare Genehmigungsworkflows: Sie können Genehmigungsprozesse individuell auf die Struktur Ihres Unternehmens zuschneiden, sodass Ausgaben effizient geprüft und genehmigt werden.
• Integration mit Buchhaltungssystemen: Deel lässt sich nahtlos in bestehende Buchhaltungssoftware integrieren, was einen reibungslosen Transfer von Finanzdaten ermöglicht und den Verwaltungsaufwand reduziert.
• Echtzeit-Reporting und Analysen: Dieses Feature bietet sofortigen Zugriff auf Finanzberichte und ermöglicht es Ihnen, Ausgabentrends zu überwachen und fundierte Budgetentscheidungen zu treffen.

Deel-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Expensify, QuickBooks, Google Workspace, Slack, JIRA, HubSpot, BambooHR, Workday, Xero, Salesforce, Microsoft Teams und Zendesk.

Entdecken Sie eine Lösung, die Ihre Einkaufsprozesse vereinfacht und mit Precoro mehr Kontrolle über Ihre Ausgaben ermöglicht. Ideal für Unternehmen jeder Größe, integriert sich diese KI-gestützte Plattform mit beliebten Buchhaltungssystemen wie NetSuite und QuickBooks und bietet Funktionen wie Lieferantenmanagement und Rechnungsfreigabe. Mit Precoro können Sie Ausgaben über verschiedene Projekte und Standorte hinweg verwalten und Ihrem Team die Werkzeuge bieten, die es für mehr Effizienz und Compliance benötigt.

Warum ich Precoro gewählt habe

Ich habe mich für Precoro entschieden, da das System besonders bei der Festlegung von Budgetgrenzen überzeugt – ein entscheidendes Merkmal für das Ausgabenmanagement. Die Plattform ermöglicht es, Budgetbeschränkungen für verschiedene Abteilungen und Projekte einzurichten, sodass die Ausgaben mit den finanziellen Zielsetzungen übereinstimmen. Durch die Echtzeit-Transparenz von Ausgaben lässt sich die Einhaltung überwachen und Sie erhalten Benachrichtigungen, um ein Überschreiten des Budgets zu verhindern. Darüber hinaus sorgen Funktionen wie automatisierte Genehmigungsprozesse und Drei-Wege-Abgleich für eine verbesserte finanzielle Kontrolle, was Precoro zu einer verlässlichen Wahl für die Wahrung finanzieller Disziplin macht.

Wichtige Funktionen von Precoro

Neben der Festlegung von Budgetgrenzen bietet Precoro eine Reihe von Funktionen, die das Ausgabenmanagement optimieren.

• Zentrale Nachverfolgung: Diese Funktion ermöglicht Ihrem Team, alle Ausgaben über eine einzige Plattform zu verfolgen und bietet umfassende Transparenz über die Ausgabenaktivitäten.
• Automatisierte Rückerstattung: Precoro automatisiert den Rückerstattungsprozess, reduziert manuelle Dateneingaben und minimiert Fehler, sodass eine zügige Bearbeitung von Spesenabrechnungen gewährleistet ist.
• Erweiterte Berichtsoptionen: Mit anpassbaren Berichten analysieren Sie Ausgabemuster, identifizieren Einsparpotenziale und treffen fundierte finanzielle Entscheidungen.
• Mobiler Zugriff: Ihr Team kann Ausgaben unterwegs verwalten und die Plattform von jedem Gerät nutzen – das unterstützt Entscheidungen und Freigaben in Echtzeit.

Precoro-Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks Online, NetSuite, Xero, Amazon, Google, Power BI, Slack, HiBob, Keycloak und JumpCloud.

Für Unternehmen, die ihre Finanzprozesse optimieren möchten, bietet Ramp eine KI-gestützte Ausgabenmanagement-Lösung, die das Nachverfolgen von Ausgaben sowie die Einhaltung von Richtlinien vereinfacht. Speziell für Organisationen entwickelt, die ihre Spesenabrechnung und Genehmigungsworkflows automatisieren wollen, reduziert Ramp manuelle Aufgaben und steigert die operative Effizienz. Dank Echtzeitanalysen und Integration in Buchhaltungssysteme sorgt Ramp für eine exakte Finanzverwaltung, sodass Ihr Team sich auf strategische Prioritäten konzentrieren kann.

Warum ich Ramp ausgewählt habe

Ich habe Ramp als herausragende Wahl für Ausgabenmanagementsoftware ausgewählt, weil die automatisierten Funktionen für Spesenabrechnungen den manuellen Aufwand – ein zentrales Problem vieler Finanzabteilungen – erheblich reduzieren. Durch die Möglichkeit, Ausgaben automatisch per SMS oder Mobil-App einzureichen und Belege mittels KI-gestützter Texterkennung (OCR) abzugleichen, spart Ramp wertvolle Zeit und minimiert Fehler. Die Plattform bietet Ihrem Team durch Echtzeiteinblicke in die Ausgaben die Möglichkeit, Budgets gezielt anzupassen, während die nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungssysteme einen reibungslosen Finanzbericht gewährleistet. Diese Fähigkeiten machen Ramp zur idealen Lösung für Unternehmen, die Effizienz steigern und Ausgabenkontrolle präzise halten möchten.

Wichtige Funktionen von Ramp

Neben den automatisierten Funktionen zur Spesenabrechnung bietet Ramp weitere Features, die den Nutzen beim Management von Geschäftsausgaben erhöhen:

• Kartenmanagement: Unbegrenzte physische und virtuelle Firmenkarten mit detaillierten Steuerungsmöglichkeiten und Echtzeit-Tracking sorgen für Übersicht über alle Transaktionen.
• Genehmigungsworkflows: Anpassbare Genehmigungsregeln sind mit dem HR-Informationssystem (HRIS) verknüpft und ermöglichen Ihrem Team eine effektive Richtliniendurchsetzung sowie die Verschlankung der Genehmigungsprozesse.
• KI-Agenten: Diese autonomen Controller setzen Richtlinien mit hoher Genauigkeit um und bieten kanalübergreifenden Support für Mitarbeiteranfragen, was die Verwaltungslast verringert.
• Analysen & Berichte: Dashboards in Echtzeit sowie KI-gestützte Empfehlungen liefern prüfungssichere Berichte für die Einhaltung von Vorschriften und ermöglichen eine bessere finanzielle Analyse und Entscheidungsfindung.

Ramp-Integrationen

Zu den Integrationen zählen NetSuite, QuickBooks, Xero, Amazon Business, American Airlines AAdvantage Business, DoorDash und Egencia. Außerdem bietet Ramp eine API für individuelle Integrationen an.

Klippa SpendControl ist eine cloudbasierte Lösung, die entwickelt wurde, um die Verwaltung von Geschäftsausgaben zu vereinfachen. Durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien automatisiert sie das Einreichen, Genehmigen und Verarbeiten von Ausgaben und reduziert so den Zeit- und Arbeitsaufwand für diese Aufgaben.

Warum ich Klippa SpendControl gewählt habe: Mir gefällt der Einsatz der optischen Zeichenerkennung (OCR). Diese Funktion extrahiert automatisch Daten aus Belegen und Rechnungen, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt und Fehler reduziert werden. Zudem bietet Klippa anpassbare Genehmigungsworkflows, mit denen Sie mehrstufige Freigabeprozesse einrichten können, die den Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen.  Außerdem liefert das Dashboard einen Echtzeit-Überblick über alle Ausgaben, sodass Sie jederzeit wissen, wohin Ihr Geld fließt, und schnell fundierte Entscheidungen treffen können.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Zu den bemerkenswerten Funktionen zählen Betrugserkennung zur Wahrung der Integrität Ihres Ausgabenmanagements, die Möglichkeit, Fremdwährungen basierend auf Tageskursen oder eigenen Kursen umzuwandeln, Integration von Google Maps für präzise Kilometerabrechnungen sowie die Option, Daten in verschiedenen Formaten wie XLSX, CSV, XML, UBL und PDF zu exportieren. 

Integrationen umfassen AFAS Software, SAP, Exact Online, Odoo, Twinfield, Oracle Netsuite, Xero, Okta, QuickBooks und Microsoft Entra ID.

QuickBooks Online ist eine Buchhaltungsplattform, die für Kleinunternehmer und selbstständige Fachkräfte entwickelt wurde. Sie hilft Ihnen, Ausgaben zu verwalten, Rechnungen und Einkäufe nachzuverfolgen und die Liquidität an einem Ort zu überblicken. Indem sie Ihre Finanzen organisiert, vereinfacht sie die Berichterstattung und hält Ihre Aufzeichnungen genau.

Warum ich QuickBooks Online ausgewählt habe:

QuickBooks Online ist ideal, wenn Sie eine preiswerte und effiziente Lösung für Ihre Spesenabrechnungen suchen. Sie können Belege automatisch sortieren, mehrere Transaktionen stapelweise neu zuordnen und Ihre Kategorien übersichtlich halten. Das Dashboard bietet einen klaren Überblick über Ausgaben und Liquidität, sodass Sie klügere finanzielle Entscheidungen treffen können. Außerdem gibt es einen speziellen Tarif für Selbstständige, der es Einzelunternehmern erleichtert, ihre Finanzen im Griff zu behalten.

Vidhi Mehta, eine Buchhalterin mit über acht Jahren Erfahrung, erklärte ihre Begeisterung für die Ausgabenmanagement-Funktionen von QuickBooks. Sie sagte, 'Als ich anfing, die Funktion für wiederkehrende Transaktionen für monatliche Ausgaben zu nutzen, hat das einen großen Unterschied gemacht. Dinge wie Miete, Nebenkosten und Abonnements werden nun automatisch jeden Monat erfasst. Ich muss die gleichen Informationen nicht immer wieder neu eingeben, und es geht nichts mehr verloren.'

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten das Scannen von Belegen zur automatischen Sortierung von Ausgaben, Liquiditätsüberwachung mit übersichtlichen Dashboards und die Stapelumklassifizierung von Transaktionen zur Zeitersparnis. Diese Funktionen tragen dazu bei, manuelle Arbeit zu reduzieren und die Genauigkeit bei Ihrer Finanzberichterstattung zu gewährleisten.

Integrationen umfassen PayPal, Stripe, Square, Shopify, Gusto, Bill.com, Expensify, Amazon Business, eBay und Etsy.

Emburse ist eine Plattform für Ausgabenmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, Ausgaben zu kontrollieren und zu verfolgen und gleichzeitig manuelle Arbeit zu reduzieren. Sie ist für Teams konzipiert, die die Spesenabrechnung vereinfachen und einen besseren Überblick über Finanzdaten erhalten möchten. Das System bietet Werkzeuge zum Erstellen, Einreichen und Freigeben von Ausgaben von jedem Gerät aus.

Warum ich Emburse ausgewählt habe:

Emburse ist ideal, wenn Sie die Zeit verkürzen möchten, die Ihr Team für das Ausgabenmanagement aufwendet. Sie können virtuelle und physische Karten mit integrierten Ausgabenregeln einrichten, was die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien erleichtert. Das Erfassen von Belegen per Mobilgerät und Erinnerungen sorgen dafür, dass alle auf Kurs bleiben, ohne dass Papierkram entsteht. Rollenbasierte Berechtigungen und Genehmigungsprozesse geben Sicherheit, dass Ausgaben überwacht werden. Automatisierte Kategorisierungen erleichtern zudem die Berichterstellung erheblich.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Betrugsschutz zum Schutz Ihres Unternehmens, Unterstützung für Apple Wallet und Android Pay für schnelle Zahlungen sowie anpassbare Genehmigungsprozesse, mit denen Sie Regeln an die Struktur Ihres Unternehmens anpassen können. Diese Funktionen sorgen für reibungslosere Abläufe und ermöglichen bessere Kontrolle über Ausgaben.

Integrationen sind u.a. NetSuite, Sage Intacct, QuickBooks, Xero, Salesforce, Chrome River und Certify.

Slash ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die Firmenkreditkarten, Geschäftskonten und fortschrittliche Analysen kombiniert, um die finanzielle Kontrolle für wachsende Unternehmen zu vereinfachen. Teams erhalten die Flexibilität, Ausgaben über ertragreiche Geschäftskonten und Karten mit Cashback-Funktion zu verwalten, während sie gleichzeitig bei jeder Transaktion die Übersicht behalten.

Warum ich Slash gewählt habe: Ich habe Slash ausgewählt, weil die Plattform Multi-Entity-Unterstützung und globale Zahlungen bietet – unerlässlich, wenn Reisen und Ausgaben über verschiedene Regionen und Tochtergesellschaften hinweg verwaltet werden müssen. Sie erhalten den Komfort von virtuellen Karten und separaten „Geldpools“ pro Einheit, sodass jede juristische Einheit oder Region separat gesteuert, aber dennoch unter einem Dashboard konsolidiert werden kann. Mit Echtzeit-Analysen, detaillierten Benutzerkontrollen (Ausgabenlimits, Freigabeprozesse) und Integrationen mit Ihrem Buchhaltungssystem erhalten Sie Transparenz und Governance für globale Reiseausgaben.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen anpassbare Benutzerkontrollen zur Verwaltung von Berechtigungen und Limits, ertragreiche Geschäftskonten zur Vermehrung überschüssiger Firmengelder und automatisierte Transaktionskategorisierung für eine effizientere Berichterstattung. Die Plattform unterstützt außerdem taggleiche ACH-Überweisungen und FDIC-versicherte Girokonten für zusätzliche Sicherheit und Compliance.

Integrationen umfassen QuickBooks, Google Sheets, Notion, Airtable, E-Mail, Webhook, Amplitude, Zapier, Slack, NetSuite, Xero und Stripe.

Airbase ist eine umfassende Plattform für Ausgabenmanagement, die das Spesenmanagement, die Kreditorenbuchhaltung (AP) und die Verwaltung von Unternehmenskreditkarten vereinfacht.

Warum ich Airbase ausgewählt habe: Ich habe Airbase für diese Liste ausgewählt, weil seine leistungsstarken Funktionen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung den manuellen Aufwand deutlich reduzieren und die Genauigkeit in den Finanzprozessen erhöhen. Mit seinem umfassenden Werkzeug- und Funktionsangebot bietet es unvergleichliche Konsolidierung und Kontrolle, was es zu einer idealen Wahl für Unternehmen macht, die ihre Kreditorenprozesse automatisieren möchten. Es automatisiert den gesamten Procure-to-Pay-Prozess und lässt sich nahtlos in Buchhaltungssysteme integrieren, sodass alle Finanzdaten synchronisiert und stets aktuell sind. 

Hervorzuhebende Funktionen & Integrationen:

Hervorzuhebende Funktionen umfassen KI-gestützte Automatisierung für das Ausgabenmanagement, Berichte in Echtzeit und eine automatische Prüfspur, die Compliance und Kontrolle sicherstellt. Das Belegmanagementsystem und die mobile App verbessern das Nutzererlebnis, indem sie eine unkomplizierte Einreichung und Verfolgung von Ausgaben ermöglichen.

Integrationen sind nativ mit verschiedenen Systemen verfügbar, darunter NetSuite, Sage Intacct, QuickBooks, Microsoft Dynamics, HRIS, Jira, Ironclad, DocuSign, Asana, Slack, TravelPerk, SSO. Über die ERP-Integrations-API werden mehr als 70 ERP-Systeme unterstützt. Zusätzlich bietet es Kreditkartenintegration mit American Express und Silicon Valley Bank Card an.

Navan ist eine ausgefeilte Lösung für das Ausgabenmanagement, die das Erfassen, Berichten und Abstimmen von Geschäftsausgaben vereinfacht. Sie integriert Reise- und Ausgabenmanagement in einer einzigen Plattform und ist damit ein vielseitiges Werkzeug für Unternehmen, die detaillierte finanzielle Kontrolle und operative Steuerung in Echtzeit benötigen.

Warum ich Navan gewählt habe: Ich habe Navan aufgrund der benutzerfreundlichen Oberfläche und der vielfältigen Integrationsmöglichkeiten ausgewählt, die es von anderen Tools für Ausgabenmanagement abheben. Navan ist bekannt für sein benutzerzentriertes Design, das eine intuitive Nutzererfahrung ermöglicht und dadurch die beste Wahl für Unternehmen ist, die Wert auf Benutzerfreundlichkeit und effiziente Prozessgestaltung legen. Dieser Fokus auf Nutzerfreundlichkeit ist besonders vorteilhaft für Vielreisende und für Finanzteams, die umfangreiche Spesenabrechnungen bearbeiten.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Herausragende Funktionen sind unter anderem Echtzeit-Tracking von Ausgaben, automatisierte Benachrichtigungen zur Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und die Möglichkeit, Ausgaben direkt über eine mobile App zu verwalten. Diese Funktionen sorgen dafür, dass Ausgaben effizient und unter Einhaltung der Richtlinien des Unternehmens verwaltet werden – und das ohne ständige manuelle Überwachung. Darüber hinaus unterstützt Navan die Integration mit wichtigen ERP-Systemen wie SAP und Oracle, was die Funktionalität in verschiedenartigen IT-Umgebungen erhöht.

Integrationen stehen nativ mit bedeutenden Plattformen wie SAP, Oracle, Xero, Salesforce, Slack, Okta, Zoom und Microsoft Teams zur Verfügung.