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Belegmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, Belege digital zu erfassen, zu organisieren und nachzuverfolgen. Sie reduzieren damit manuelle Dateneingaben und bleiben prüfungsbereit. Wenn Sie auf der Suche nach der besten Belegmanagement-Software sind, möchten Sie vermutlich die Ausgabenerfassung vereinfachen, Fehler reduzieren und Ihr Unternehmen gesetzeskonform halten – ohne Ihrer Belegschaft zusätzliche Arbeit aufzubürden. Diese Liste hilft Ihnen, führende Tools zu vergleichen, ihre einzigartigen Funktionen zu verstehen und die passende Lösung auszuwählen, um Ihre Finanzunterlagen organisiert und zugänglich zu halten.

Why Trust Our Software Reviews

Zusammenfassung Belegmanagement-Software

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Top-Belegmanagement-Software zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre Geschäftsanforderungen finden.

Belegmanagement-Software im Test

Im Folgenden finden Sie meine detaillierten Zusammenfassungen der Belegmanagement-Software, die es auf meine Auswahlliste geschafft haben. Meine Bewertungen beleuchten die Funktionen, Integrationen und besten Einsatzbereiche der jeweiligen Software, damit Sie die beste Entscheidung treffen können.

Am besten für automatisierte Genehmigungsprozesse

  • Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
  • Ab $49/Nutzer/Monat
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Rating: 4.4/5

BILL ist eine Plattform für automatische Kreditorenbuchhaltung und Ausgabenverwaltung für Finanzteams entwickelt, mit Belegerfassung, OCR-basierter Datenerfassung und Ausgabenkontrolle in einem einzigen System.

Für wen ist BILL am besten geeignet?

BILL eignet sich gut für kleine bis mittelgroße Unternehmen mit separaten Finanz- oder Buchhaltungsteams, die ein hohes Volumen an Verbindlichkeiten, Ausgaben und Belegen über mehrere Freigabestufen hinweg verwalten.

Warum habe ich BILL ausgewählt?

BILL steht auf meiner Auswahlliste, weil jeder Kontaktpunkt auf einem Beleg oder einer Rechnung – vom Eintritt ins System bis zur finalen Zahlung – protokolliert und mit Zeitstempel in einer dauerhaften Prüfspur gespeichert wird. Besonders gefällt mir, dass dies nicht nur ein Protokoll darüber ist, wer was genehmigt hat; es erfasst jede Rücksprache und speichert sie direkt bei der Transaktion. Falls ein Prüfer oder Bankmitarbeiter nach einer bestimmten Ausgabe fragt, kann ich die vollständige Historie innerhalb von Sekunden abrufen – inklusive Hinweisen auf PO-Abgleiche und doppelte Rechnungen, ganz ohne mühsames Durchsuchen von E-Mail-Threads.

BILL: Zentrale Funktionen

  • Mobile Belegerfassung: Laden Sie Belege direkt von Ihrem Smartphone per BILL-App hoch, indem Sie ein Foto machen oder eine Nachricht weiterleiten.
  • OCR-Datenerfassung: BILL liest und extrahiert automatisch die wichtigsten Datenfelder aus hochgeladenen Belegen, darunter Lieferantenname, Datum und Betrag.
  • KI-Belegabgleich: Das System ordnet erfasste Belege automatisch den passenden Transaktionen zu – ganz ohne manuelle Eingriffe.
  • Durchsetzung von Ausgabenrichtlinien: Legen Sie individuelle Ausgaberegeln fest, die Ausgaben außerhalb der Richtlinien markieren oder blockieren, noch bevor sie eingereicht werden.

BILL Integrationen

BILL bietet native Integrationen mit QuickBooks Online, QuickBooks Pro/Premier, QuickBooks Enterprise, Xero, Oracle NetSuite und Sage Intacct. Es gibt HR-Synchronisationen, eine Slack-Integration und eine API für die Entwicklung eigener Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

  • KI-gestützte Belegerfassung und -zuordnung
  • Mehrstufige Freigabeprozesse mit Regeln
  • Unbegrenzter cloudbasierter Dokumentenspeicher

Cons:

  • Gelegentliche Synchronisationsfehler können Daten duplizieren
  • Keine Inline-PDF-Vorschau für Rechnungen

Am besten für den Import großer Belegmengen und Automatisierung

  • 14-tägige kostenlose Testphase und kostenloser Tarif verfügbar
  • Ab $3/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)
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Rating: 4.5/5

Zoho Expense ist eine digitale Ausgabenmanagement-Plattform, die für Finanzteams und Unternehmen entwickelt wurde, die große Mengen an Belegen verarbeiten. Sie spricht Organisationen an, die Automatisierung und Kontrolle über Ausgabendokumentation sowie Genehmigungen wünschen. Die Software hilft, manuelle Eingaben zu reduzieren und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien zu unterstützen.

Für wen ist Zoho Expense am besten geeignet?

Zoho Expense eignet sich für Finanzteams mittelständischer Unternehmen, die große Mengen an Belegdaten automatisieren und verwalten müssen.

Warum ich Zoho Expense ausgewählt habe

Ich habe mich für Zoho Expense entschieden, weil die Funktionen für den Import großer Belegmengen und die Automatisierung ein echtes Bedürfnis von Finanzteams abdecken, die mit hohen Belegvolumina arbeiten. Die Plattform ermöglicht es Benutzern, mehrere Belege gleichzeitig hochzuladen, sei es per E-Mail, mobile App oder direktem Dateiimport, was den Dokumentationsprozess beschleunigt. Gut gefällt mir auch, dass Zoho Expense OCR verwendet, um Daten automatisch aus Belegen zu extrahieren und sie passenden Ausgaben zuzuordnen, wodurch manuelle Eingaben reduziert werden. Diese Automatisierungstools helfen Unternehmen, mit einem hohen Transaktionsvolumen Schritt zu halten und führen zu präzisen Aufzeichnungen.

Hauptfunktionen von Zoho Expense

Weitere Funktionen von Zoho Expense, die Ihre Finanzprozesse unterstützen können, sind:

  • Fahrtkostenerfassung: Erfassen und berechnen Sie Fahrtkosten für Geschäftsreisen per GPS-Tracking oder manueller Eingabe.
  • Automatisierte Tagespauschalen: Legen Sie Tagespauschalen für Mitarbeitende basierend auf Standort und Unternehmensrichtlinien fest und verwalten Sie diese.
  • Genehmigungsworkflows mit mehreren Ebenen: Konfigurieren Sie individuelle Genehmigungsketten, die dem Ausgabenfreigabeprozess Ihres Unternehmens entsprechen.
  • Prüfpfad: Führen Sie ein detailliertes Protokoll aller Aktionen auf Belegen und Berichten zur Einhaltung von Vorschriften und für mehr Transparenz.

Zoho Expense Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks Online, Xero, Sage Accounting, Zoho Books und Slack.

Pros and Cons

Pros:

  • Direkte Synchronisation mit Zoho Books und CRM
  • Effiziente Kilometer- und GPS-Erfassung
  • Kennzeichnung von doppelten Belegen

Cons:

  • OCR kann verblassten oder unleserlichen Text falsch erkennen
  • Kostenloser Tarif hat geringe monatliche Scanlimits

Am besten für textbasierte Belegeinreichung

  • Kostenlose Demo verfügbar
  • Ab $11.99/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)
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Rating: 4.6/5

Sage Expense Management bietet eine digitale Plattform für Unternehmen, die Belege effizient organisieren, nachverfolgen und verarbeiten müssen. Die Software eignet sich besonders für Finanzteams und Buchhalter, die die Spesenabrechnung vereinfachen und manuelle Eingaben reduzieren möchten. Flexible Einreichungsoptionen und Automatisierungsfunktionen helfen, typische Engpässe bei der Ausgabenberichterstattung zu beheben.

Für wen ist Sage Expense Management am besten geeignet?

Sage Expense Management ist ideal für kleine bis mittelgroße Unternehmen und Finanzteams, die eine flexible, digitale Belegerfassung und Spesenverfolgung benötigen.

Warum habe ich Sage Expense Management ausgewählt?

Ich habe mich für Sage Expense Management entschieden, weil die textbasierte Belegeinreichung besonders für Teams interessant ist, die mit Belegen in unterschiedlichen Formaten arbeiten. Die Plattform ermöglicht es Nutzern, Belege direkt aus E-Mails weiterzuleiten oder sie als Text hochzuladen. Das ist vor allem für Unternehmen nützlich, die digitale Belege oder Rechnungen im Klartext oder im E-Mail-Text erhalten. Außerdem schätze ich, dass Sage Expense Management die Daten aus diesen Einreichungen automatisch extrahiert und kategorisiert und so manuelle Eingaben reduziert. Dieser Ansatz hilft Finanzteams, mehr Belege präzise zu erfassen, selbst wenn sie nicht als Bildanhang vorliegen.

Wichtige Funktionen von Sage Expense Management

Weitere nützliche Funktionen von Sage Expense Management für Ihren Arbeitsablauf sind zum Beispiel:

  • Automatisierte Richtliniendurchsetzung: Unternehmensrichtlinien für Ausgaben werden automatisch auf eingereichte Belege angewendet, nicht konforme Einträge werden markiert.
  • Kreditkartenintegration: Geschäftskreditkarten-Transaktionen werden direkt mit der Plattform synchronisiert, um die Abstimmung zu erleichtern.
  • Individuelle Genehmigungsworkflows: Mehrstufige Genehmigungsprozesse können passend zur Struktur Ihres Unternehmens für die Spesenverwaltung gestaltet werden.
  • Analyse-Dashboard: Ein visuelles Dashboard verschafft Übersicht über Ausgabenentwicklungen und zeigt Möglichkeiten zur Kosteneindämmung auf.

Sage Expense Management Integrationen

Zu den Integrationen gehören Sage Intacct, Sage 300 CRE, Sage 50, QuickBooks Online, QuickBooks Desktop und Mastercard.

Pros and Cons

Pros:

  • Akzeptiert Belege per E-Mail, Text oder Upload
  • Markiert doppelte und nicht konforme Belege
  • Integriert sich mit führenden Buchhaltungsplattformen

Cons:

  • Vereinzelt Verzögerungen bei der Synchronisierung mit der Buchhaltung
  • Einige Nutzer berichten über langsamen Kundensupport

New Product Updates from Sage Expense Management (formerly Fyle)

Streamlined ACH Reimbursements for Churches
Main banner for ACH reimbursements in Sage Expense Management
January 4 2026
Streamlined ACH Reimbursements for Churches

Sage Expense Management enhances efficiency by introducing ACH payments, enabling direct reimbursements for church staff and volunteers. For more information, visit Sage Expense Management (formerly Fyle)'s official site.

Am besten für das automatische Abgleichen von Bank- und Kartentransaktionen

  • 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar
  • Ab $38/Monat
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Rating: 4.4/5

QuickBooks bietet eine digitale Plattform zum Verfolgen von Ausgaben, Verwalten von Belegen und Organisieren von Finanzunterlagen an einem Ort. Es eignet sich besonders für kleine Unternehmen und Buchhalter, die die Belegerfassung automatisieren und eindeutige Prüfpfade gewährleisten möchten. Das Tool hilft, manuelle Eingaben zu reduzieren und unterstützt eine genaue Buchführung für Steuer- und Compliance-Zwecke.

Für wen ist QuickBooks am besten geeignet?

QuickBooks ist ideal für kleine Unternehmen und Buchhalter, die eine automatisierte Ausgabenerfassung und Belegverwaltung benötigen.

Warum ich QuickBooks ausgewählt habe

Ich habe QuickBooks ausgewählt, weil es den Prozess der Zuordnung von Belegen zu Bank- und Kartentransaktionen automatisiert – eine große Herausforderung für Finanzteams, die viele Transaktionen abwickeln. Die Plattform importiert Transaktionen direkt von verknüpften Konten und verwendet integrierte Logik, um sie mit hochgeladenen Belegen abzugleichen, wodurch manueller Abgleichaufwand reduziert wird. 

Mir gefällt auch, dass QuickBooks nicht zugeordnete oder doppelte Transaktionen kennzeichnet, sodass Unstimmigkeiten schnell erkannt und korrekte Aufzeichnungen geführt werden können. Dieses Maß an Automatisierung ist besonders wertvoll für Unternehmen, die ihre Ausgabenerfassung und Prüfpfade mit minimalem manuellem Aufwand aktuell halten möchten.

Wichtige Funktionen von QuickBooks

Weitere Funktionen, die QuickBooks für die Belegverwaltung nützlich machen:

  • Belegerfassung per Mobile App: Belege unterwegs fotografieren und direkt in Ihr QuickBooks-Konto hochladen.
  • Automatische Kategorisierung von Ausgaben: Das System ordnet Ausgaben automatisch dem korrekten Kontenrahmen zu, basierend auf den Beleginformationen.
  • Prüfprotokoll-Verfolgung: Jede Änderung an Belegen und Ausgaben wird für Compliance und Transparenz protokolliert.
  • Zugriffssteuerung für mehrere Benutzer: Legen Sie Berechtigungen fest, wer innerhalb Ihres Unternehmens Belege hochladen, ansehen oder bearbeiten kann.

QuickBooks-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Amazon Business, PayPal, Square, Etsy, Amazon Seller, eBay und Gusto.

Pros and Cons

Pros:

  • Gleicht Belege automatisch mit Transaktionen ab
  • Importiert Bank- und Kartendaten in Echtzeit
  • Mobile App unterstützt Belegerfassung unterwegs

Cons:

  • Kein Massen-Upload von Belegen vom Desktop
  • Unterstützung für Belege in mehreren Währungen ist eingeschränkt

Am besten für Post-Einsende-Digitalisierung von Papierbelegen

  • 30-tägige Geld-zurück-Garantie
  • Ab $9/Monat
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Rating: 4.4/5

Shoeboxed bietet eine Lösung für die Belegverwaltung, die speziell für Unternehmen und Fachleute entwickelt wurde, die große Mengen an Papierbelegen verarbeiten. Die Plattform ist besonders nützlich für Buchhalter, Steuerberater und Kleinunternehmer, die physische Belege für Steuer- oder Spesenabrechnungen digitalisieren und organisieren müssen. Shoeboxed hilft Nutzern dabei, Papierchaos in durchsuchbare, kategorisierte digitale Aufzeichnungen zu verwandeln.

Für wen ist Shoeboxed am besten geeignet?

Shoeboxed eignet sich besonders für kleine Unternehmen, Buchhalter und Berater, die große Mengen an Papierbelegen digitalisieren und organisieren müssen.

Warum ich Shoeboxed ausgewählt habe

Was Shoeboxed im Bereich der Belegverwaltung einzigartig macht, ist der Post-Einsende-Service für die Digitalisierung von Papierbelegen. Ich habe Shoeboxed gewählt, weil Sie physische Belege in vorfrankierten Umschlägen einsenden können, die dann vom Team eingescannt, kategorisiert und als durchsuchbare digitale Datensätze in Ihr Konto hochgeladen werden. Dieser Ansatz ist besonders hilfreich für Unternehmen oder Fachleute, die immer noch viele Papierbelege erhalten und manuelle Dateneingaben vermeiden möchten. Die Fähigkeit von Shoeboxed, mit physischen Dokumenten umzugehen, hebt es von den meisten rein digitalen Tools zur Belegverwaltung ab.

Wichtige Funktionen von Shoeboxed

Zusätzlich zum Einsende-Digitalisierungsservice bietet Shoeboxed noch weitere erwähnenswerte Funktionen:

  • Visitenkartenverwaltung: Scannen und organisieren Sie Visitenkarten und wandeln Sie diese in digitale Kontakte in Ihrem Konto um.
  • Erstellung von Spesenberichten: Erstellen Sie detaillierte Spesenberichte mit angehängten Belegbildern für einfaches Teilen und die Buchhaltung.
  • Fahrtenbuchführung: Nutzen Sie die mobile App, um Fahrten für Geschäftsreisen direkt neben Ihren Belegen zu erfassen und zu protokollieren.
  • Zugriff für mehrere Benutzer: Laden Sie Teammitglieder in Ihr Shoeboxed-Konto ein und vergeben Sie Berechtigungen für die gemeinsame Belegverwaltung.

Shoeboxed-Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Xero, Evernote, WorkingPoint, Bench, RightSignature und HP.

Pros and Cons

Pros:

  • Stapel-Upload unterstützt das Importieren mehrerer Belege
  • Visitenkartenscan zur Kontaktverwaltung
  • Durchsuchbarer Cloud-Speicher für alle Dokumente

Cons:

  • Eingeschränkte Freigabeworkflows für Spesenberichte
  • Fehlen von erweiterten Analysen oder Dashboard-Tools

Am besten geeignet für KI-gestütztes Compliance-Auditing

  • Kostenlose Demo verfügbar
  • Ab $9/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)
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Rating: 4.4/5

Rydoo bietet eine cloudbasierte Ausgabenmanagement-Plattform, die für Finanzteams entwickelt wurde, die die Erfassung von Belegen und Ausgaben-Workflows automatisieren möchten. Die Software spricht Organisationen mit globalen Aktivitäten oder strengen Compliance-Anforderungen an. Rydoo hilft Unternehmen, manuelle Prüfungen zu reduzieren, die Prüfungsbereitschaft zu verbessern und Ausgabendokumentationen an einem Ort organisiert zu halten.

Für wen ist Rydoo am besten geeignet?

Rydoo passt zu Finanzteams in mittelständischen bis großen Unternehmen, die automatisierte Compliance-Prüfungen und weltweites Ausgabenmanagement benötigen.

Warum ich Rydoo gewählt habe

Ich habe Rydoo ausgewählt, weil das KI-gestützte Compliance-Auditing sich besonders für Finanzteams eignet, die Richtlinien durchsetzen und manuelle Prüfungen reduzieren möchten. Rydoo überprüft automatisch Belege und Ausgaben im Hinblick auf Unternehmensrichtlinien und markiert potenzielle Probleme, bevor sie Prüfern vorgelegt werden. Außerdem gefällt mir, dass die Plattform maschinelles Lernen einsetzt, um Duplikate und verdächtige Aktivitäten zu erkennen. Das hilft Teams dabei, Fehler und Betrug frühzeitig aufzudecken. Diese Funktionen machen Rydoo zu einer guten Wahl für Organisationen mit strengen Audit-Anforderungen oder komplexen Freigabeprozessen.

Wichtige Funktionen von Rydoo

Weitere Funktionen von Rydoo, die Ihrem Finanzteam helfen können, sind unter anderem:

  • Echtzeit-Ausgabeneinreichung: Reichen Sie Ausgaben sofort über die mobile App oder die Webplattform ein, um schnellere Bearbeitung zu ermöglichen.
  • Verpflegungspauschalen-Verwaltung: Richten Sie Verpflegungspauschalen für Geschäftsreisen basierend auf Standort und Unternehmensrichtlinie ein und verwalten Sie diese.
  • Integration mit ERP-Systemen: Verbinden Sie Rydoo mit ERP-Plattformen wie SAP und Microsoft Dynamics, um Ausgabendaten automatisch zu synchronisieren.
  • Mehrsprachige Benutzeroberfläche: Greifen Sie auf die Plattform in mehreren Sprachen zu, um globale Teams und Nutzer zu unterstützen.

Rydoo-Integrationen

Zu den Integrationen gehören NetSuite, SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Business Central, QuickBooks und Uber.

Pros and Cons

Pros:

  • Einfache Stapelverarbeitung mehrerer Belege
  • Automatische Erkennung von Währungen & Steuern
  • Echtzeitüberprüfung der Richtlinienkonformität

Cons:

  • Fehlende Belege können Einreichungen blockieren
  • Eingeschränkte Offline-Funktionalität

Am besten geeignet für globale Rückerstattungen in mehreren Währungen

  • 30-tägige kostenlose Testversion
  • Ab $5/Nutzer/Monat

Expensify bietet eine digitale Plattform zur Verwaltung von Geschäftsquittungen, Ausgaben und Rückerstattungen an einem Ort. Sie eignet sich besonders für Finanzteams und Unternehmen mit verteilten oder reisenden Mitarbeitern, die Ausgaben an verschiedenen Standorten nachverfolgen müssen. Das Tool hilft dabei, Belegerfassung zu vereinfachen, Spesenabrechnungen zu automatisieren und den manuellen Aufwand für vielbeschäftigte Fachkräfte zu reduzieren.

Für wen ist Expensify am besten geeignet?

Expensify eignet sich für Finanzteams und Unternehmen, die Rückerstattungen für Mitarbeitende weltweit oder in mehreren Währungen verwalten.

Warum ich Expensify gewählt habe

Ich habe Expensify gewählt, weil es globale Rückerstattungen in mehreren Währungen mit Funktionen unterstützt, die direkt auf die Herausforderungen des internationalen Ausgabenmanagements eingehen. Die Plattform wandelt Quittungen automatisch in Ihre Heimatwährung um und unterstützt Rückerstattungs-Workflows für Mitarbeitende in verschiedenen Ländern. Besonders schätze ich, dass Expensify Wechselkurse verfolgt und diese auf jede Transaktion anwendet, sodass Finanzteams genaue Aufzeichnungen ohne manuelle Berechnungen führen können. Das macht Expensify zu einer starken Wahl für Unternehmen mit internationalen Standorten oder Remote-Teams, die regelmäßig mit grenzüberschreitenden Ausgaben zu tun haben.

Expensify – Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die Expensify für die Belegverwaltung nützlich machen, sind:

  • SmartScan Belegerfassung: Quittungen hochladen, indem Sie ein Foto machen – Expensify extrahiert und kategorisiert die Daten automatisch.
  • Abgleich von Firmenkreditkarten: Firmenkarten verknüpfen, um Quittungen und Transaktionen automatisch abzugleichen und die Ausgabennachverfolgung zu vereinfachen.
  • Richtlinien- und Genehmigungs-Tools: Legen Sie individuelle Regeln für Spesenfreigaben, Ausgabenlimits und Compliance-Prüfungen innerhalb der Plattform fest.
  • Automatisiertes Weiterleiten von Belegen: Leiten Sie per E-Mail erhaltene Quittungen direkt an Expensify weiter, damit sie sofort verarbeitet und den Spesenberichten zugeordnet werden.

Expensify-Integrationen

Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Oracle und Lyft.

Pros and Cons

Pros:

  • Unterstützt automatische Belegdatenextraktion
  • Direkte Integration von Firmenkreditkarten möglich
  • Erlaubt das Weiterleiten von Quittungen per E-Mail

Cons:

  • Die mobile App kann bei großen Uploads langsam sein
  • Es gibt keine detailgenaue Berichterstattung auf Belegebene

Am besten mit Echtzeit-Synchronisation der Buchhaltungssoftware

  • 14-tägige kostenlose Testphase
  • $25.21/Monat (jährliche Abrechnung)

Dext bietet eine digitale Lösung für Unternehmen und Buchhalter, die Belege mit minimalem manuellen Aufwand erfassen, organisieren und verarbeiten müssen. Die Plattform ist für Teams konzipiert, die die Datenerfassung automatisieren und den Zeitaufwand für die Spesenabrechnung verringern möchten. Besonders nützlich ist sie für Firmen, die eine hohe Anzahl an Belegen verwalten und die Genauigkeit ihrer Finanzprozesse verbessern wollen.

Für wen ist Dext am besten geeignet?

Dext eignet sich für Buchhalter, Steuerberater sowie kleine und mittelständische Unternehmen, die die Belegerfassung automatisieren und Spesendaten direkt in ihre Buchhaltungssysteme integrieren möchten.

Warum ich Dext ausgewählt habe

Ich habe Dext gewählt, weil die Echtzeit-Synchronisierung mit Buchhaltungssoftware eine häufige Herausforderung von Finanzteams adressiert: Das Halten von aktuellen Spesendaten über alle Plattformen hinweg. Dext ermöglicht es, Belege zu erfassen und extrahierte Daten direkt automatisch ins Buchhaltungssystem zu übertragen – wodurch manuelle Eingaben und Abstimmungen reduziert werden. Mir gefällt besonders, dass das Tool eine Live-Synchronisierung mit beliebten Buchhaltungsplattformen unterstützt, sodass Ihre Aufzeichnungen stets die neuesten Transaktionen widerspiegeln. Das macht Dext besonders wertvoll für Unternehmen, die genaue und aktuelle Spesendaten für Berichte und Compliance benötigen.

Wichtige Funktionen von Dext

Weitere Funktionen von Dext zur Unterstützung des Belegmanagements sind unter anderem:

  • Mobile Belegerfassung: Fotografieren Sie Belege mit der mobilen App für sofortigen Upload und Verarbeitung.
  • Mehrbenutzerzugriff: Ermöglichen Sie mehreren Teammitgliedern, Belege einzureichen und Ausgaben innerhalb eines einzigen Kontos zu verwalten.
  • Automatisierte Spesenkategorisierung: Weist Belege basierend auf vordefinierten Regeln den richtigen Ausgabenkategorien zu.
  • Export in mehrere Formate: Laden Sie Belegdaten und Berichte in Formaten wie PDF, CSV oder Excel für die weitere Analyse oder Weitergabe herunter.

Dext-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Xero, QuickBooks, Sage, PayPal, Shopify und Stripe.

Pros and Cons

Pros:

  • Mobile App unterstützt die Belegerfassung auch offline
  • Sichere Cloud-Speicherung für alle Dokumente
  • Verarbeitet mehrseitige und lange Belege problemlos

Cons:

  • Gelegentliche Fehler bei der Währungserkennung
  • Liest manchmal einzelne Belegpositionen falsch oder lässt sie aus

Am besten für sichere digitale Dokumentenspeicherung

  • 15-tägige kostenlose Testphase
  • Ab $200/Jahr (jährliche Abrechnung)

Neat bietet eine digitale Dokumentenmanagement-Plattform, die für kleine Unternehmen und selbstständige Fachkräfte entwickelt wurde, um Belege sicher zu organisieren und zu speichern. Das Tool hilft Nutzern, Finanzdokumente zu zentralisieren, was das Auffinden, Teilen und die Vorbereitung für Buchhaltung oder Steuerzwecke erleichtert. Neat ist besonders nützlich für alle, die Papierkram reduzieren und die Zugänglichkeit von Dokumenten verbessern möchten.

Für wen ist Neat am besten geeignet?

Neat ist ideal für kleine Unternehmen und selbstständige Fachkräfte, die eine sichere, zentrale Aufbewahrung für Finanzdokumente und Belege benötigen.

Warum habe ich Neat ausgewählt?

Was bei Neat für das Belegmanagement besonders auffällt, ist die Konzentration auf sichere digitale Dokumentenspeicherung. Ich habe Neat ausgewählt, weil es Verschlüsselung auf Bankniveau und rollenbasierte Zugriffskontrollen bietet, die helfen, sensible Finanzunterlagen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Die Plattform ermöglicht es zudem, Belege und andere Dokumente zu organisieren, zu taggen und zu durchsuchen, sodass Unterlagen bei Prüfungen oder zur Steuersaison leicht auffindbar sind. Für Finanzprofis, die Dokumente sicher und zugänglich aufbewahren müssen, sind Neats Sicherheits- und Organisationsfunktionen besonders wertvoll.

Wichtige Funktionen von Neat

Weitere Funktionen von Neat, die Ihr Team interessieren könnten, sind unter anderem:

  • Bankkonto-Integration: Verbinden Sie Ihre Geschäftskonten, um Transaktionen automatisch in der Plattform zu importieren und abzugleichen.
  • Individuelle Ausgabenkategorisierung: Erstellen und verwalten Sie eigene Kategorien, um Belege und Ausgaben nach Ihren betrieblichen Anforderungen zu organisieren.
  • Mobile Belegerfassung: Nutzen Sie die mobile App, um Fotos von Belegen zu machen und diese direkt in Ihr Neat-Konto hochzuladen.
  • Export zu Buchhaltungssoftware: Exportieren Sie Ihre Finanzdaten in Formate, die mit QuickBooks, Excel und anderen Buchhaltungsplattformen kompatibel sind.

Neat-Integrationen

Integrationen umfassen QuickBooks Online, H&R Block, Quicken, TurboTax, Outlook und Constant Contact.

Pros and Cons

Pros:

  • Sammel-Upload für mehrere Belegimporte
  • Individuelle Ausgabenkategorien für detaillierte Nachverfolgung
  • Direkter Export zu QuickBooks und TurboTax

Cons:

  • Keine mobile App für die Erfassung unterwegs
  • Gelegentliche Fehler bei der Datenerfassung mit verblassten Belegen

Am besten geeignet für Einzelposten-Datenextraktion von Belegen

  • Kostenloser Plan + 14 Tage kostenloser Test
  • Ab $500/Monat

Veryfi ist eine Belegverwaltungsplattform, die für Finanzteams, Buchhalter und Geschäftsinhaber entwickelt wurde, die eine schnelle und genaue Datenerfassung von Belegen und Rechnungen benötigen. Das Tool richtet sich an Organisationen, die große Mengen an Ausgabendokumenten verarbeiten und die manuelle Eingabe automatisieren möchten. Mit dem Schwerpunkt auf Echtzeit-Extraktion und sicherer Speicherung hilft Veryfi, Fehler zu reduzieren und die Effizienz der Ausgabenverfolgung zu verbessern.

Für wen ist Veryfi am besten geeignet?

Veryfi ist eine hervorragende Wahl für Finanzteams und Buchhalter in mittelständischen bis großen Unternehmen, die eine detaillierte und automatisierte Extraktion von Beleg- und Rechnungsdaten benötigen.

Warum ich Veryfi ausgewählt habe

Was mich an Veryfi für die Belegverwaltung überzeugt hat, ist die fortschrittliche Einzelposten-Datenextraktion, die über das bloße Erfassen von Gesamtbeträgen und Daten hinausgeht. Die Plattform nutzt KI-gestützte OCR, um einzelne Artikel, Mengen und Preise aus Belegen zu extrahieren, was die Analyse von Ausgaben auf Detailebene deutlich erleichtert. Ich schätze außerdem, dass Veryfi Dokumente in Echtzeit verarbeitet, sodass Sie sofortigen Zugriff auf strukturierte Daten für Berichte oder Prüfungen erhalten. Dieses Maß an Detailgenauigkeit ist besonders wertvoll für Finanzteams, die Ausgaben nach Kategorie oder Projekt verfolgen müssen, ohne manuelle Eingabe.

Wichtige Funktionen von Veryfi

Weitere Funktionen, die Veryfi für die Belegverwaltung nützlich machen, sind unter anderem:

  • Mobile Belegerfassung: Fotografieren Sie Belege mit der mobilen App für sofortigen Upload und Verarbeitung.
  • Mehrwährungsunterstützung: Erkennt und konvertiert automatisch Fremdwährungen auf Belegen.
  • Audit-Trail-Tracking: Führt ein detailliertes Protokoll aller Dokumentaktionen und -änderungen für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
  • Individuelle Ausgabenkategorien: Weist Belege benutzerdefinierten Kategorien zur besseren Organisation zu.

Veryfi-Integrationen

Integrationen umfassen QuickBooks Online, Xero, Dropbox und Google Drive.

Pros and Cons

Pros:

  • Schnelle und genaue OCR für Belege
  • Datenextraktion und -verarbeitung in Echtzeit
  • Bietet detaillierte Prüfprotokolle für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Cons:

  • Kein integriertes Fahrten- oder Zeittracking
  • Höherer Einstiegspreis als einige Wettbewerber

Weitere Belegmanagement-Software

Hier sind einige zusätzliche Optionen für Belegmanagement-Software, die es nicht auf meine Auswahlliste geschafft haben, aber trotzdem einen Blick wert sind:

  1. SimplyWise

    Am besten für den automatischen Import von E-Mail-Belegen

  2. Foreceipt

    Am besten für IRS- und CRA-konforme Ausgabenkategorien

  3. Ramp

    Am besten für richtlinienbasierte Ausgabenkontrollen

  4. BILL Spend & Expense

    Am besten für anpassbare Freigabe-Workflows

Auswahlkriterien für Belegmanagement-Software

Bei der Auswahl der besten Belegmanagement-Software für diese Liste habe ich typische Anforderungen und Probleme von Käufern berücksichtigt, wie z. B. die Reduzierung manueller Dateneingabe und die Sicherstellung einer korrekten Ausgabenerfassung. Außerdem habe ich das folgende Bewertungsschema verwendet, um die Auswahl strukturiert und fair zu gestalten:

Kernfunktionen (25% der Gesamtpunktzahl) 

Für eine Aufnahme in diese Liste musste jede Lösung folgende Anwendungsfälle abdecken:

  • Digitale Belege erfassen und speichern
  • Daten aus eingescannten Belegen extrahieren
  • Ausgaben automatisch kategorisieren
  • Belege an Spesenberichte anhängen
  • Belegdaten für die Buchhaltung exportieren

Zusätzliche besondere Funktionen (25% der Gesamtpunktzahl) 

Um die Auswahl weiter einzugrenzen, habe ich auch auf besondere Merkmale geachtet, z. B.:

  • Funktion für den Import von Belegen in großen Mengen
  • Automatisierte Compliance-Prüfung von Richtlinien
  • Mehrsprachige OCR-Unterstützung
  • Abgleich von Firmenkartentransaktionen
  • Anpassbare Genehmigungs-Workflows

Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtpunktzahl) 

Um die Benutzerfreundlichkeit jedes Systems einzuschätzen, habe ich Folgendes berücksichtigt:

  • Einfache und intuitive Benutzeroberfläche
  • Klare Navigation zwischen den Modulen
  • Funktion und Gestaltung der mobilen App
  • Geschwindigkeit beim Hochladen und Verarbeiten von Belegen
  • Zugänglichkeit auch für nicht-technische Nutzer

Onboarding (10% der Gesamtpunktzahl) 

Um das Onboarding jeder Plattform einzuschätzen, habe ich Folgendes geprüft:

  • Verfügbarkeit von Schritt-für-Schritt-Einrichtungsanleitungen
  • Zugang zu Schulungsvideos und Tutorials
  • Interaktive Produkttouren für neue Nutzer
  • Vorgefertigte Vorlagen für Ausgabenkategorien
  • Reaktionsschnelle Onboarding-Unterstützung oder Chatbots

Kundensupport (10% der Gesamtnote) 

Um die Kundensupportdienste der einzelnen Softwareanbieter zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

  • Mehrere Supportkanäle wie Chat und Telefon
  • Schnelle Reaktionszeiten auf Anfragen
  • Zugang zu einem durchsuchbaren Hilfe-Center
  • Bereitstellung von Live-Schulungen oder Webinaren
  • Qualität bei der Fehlerbehebung und Nachverfolgung

Preis-Leistungs-Verhältnis (10% der Gesamtnote) 

Um das Preis-Leistungs-Verhältnis jeder Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

  • Transparente und vorhersehbare Preisstruktur
  • Umfang der im Basistarif enthaltenen Funktionen
  • Verfügbarkeit einer kostenlosen Testphase oder eines Gratis-Tarifs
  • Kosten im Vergleich zu ähnlichen Tools
  • Flexibilität zur Skalierung entsprechend den Unternehmensanforderungen

Kundenbewertungen (10% der Gesamtnote) 

Um einen Gesamteindruck der Kundenzufriedenheit zu bekommen, habe ich beim Lesen von Kundenbewertungen auf Folgendes geachtet:

  • Konsistenz von positivem Feedback über verschiedene Plattformen hinweg
  • Berichte über zuverlässige Belegerkennung und Datenextraktion
  • Zufriedenheit mit den Automatisierungsfunktionen
  • Feedback zu den Erfahrungen mit dem Kundensupport
  • Häufigkeit von Beschwerden über Fehler oder Ausfallzeiten

Wie wählt man eine Belegmanagement-Software aus?

Es ist leicht, sich in langen Feature-Listen und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie sich bei der Auswahl der passenden Software nicht verzetteln, finden Sie hier eine Checkliste wichtiger Faktoren, die Sie im Auge behalten sollten:

FaktorWorauf achten?
SkalierbarkeitKann die Software Ihr aktuelles und künftiges Belegvolumen bewältigen, während Ihr Unternehmen wächst?
IntegrationenGibt es eine native Anbindung an Ihre Buchhaltung, ERP-, HR- und Kartensysteme – ohne manuelle Umwege?
AnpassbarkeitKönnen Sie Freigabeprozesse, Ausgabenkategorien und Benutzerrechte nach Ihren Richtlinien gestalten?
BenutzerfreundlichkeitAkzeptiert Ihr Team das Tool schnell oder werden Trainings und Support ständig benötigt?
Implementierung und OnboardingWie lange dauert die Einführung, und welche Ressourcen oder Support werden benötigt?
KostenSind Preismodelle klar und passen sie zu Ihren Nutzungsgewohnheiten und Budgetvorgaben?
SicherheitsmaßnahmenBietet der Anbieter Verschlüsselung, Prüfpfade und Zugriffskontrollen für Ihre Compliance-Anforderungen?
SupportverfügbarkeitErreichen Sie den Support während Ihrer Geschäftszeiten und sind SLAs oder Eskalationswege klar definiert?

Was ist eine Belegmanagement-Software?

Eine Belegmanagement-Software ist ein digitales Tool, das Belege erfasst, speichert und organisiert, um Ausgaben zu verwalten und Finanzberichte zu erstellen. Solche Plattformen nutzen Funktionen wie Datenextraktion, Kategorisierung und Dokumentenspeicherung, damit Finanzteams manuelle Erfassungsarbeiten reduzieren und genaue Aufzeichnungen führen können. Durch die zentrale Verwaltung von Belegdaten werden Prüfungen, Compliance-Anforderungen sowie Rückerstattungs- und Abstimmungsprozesse vereinfacht.

Funktionen einer Belegmanagement-Software

Achten Sie bei der Auswahl einer Belegmanagement-Software insbesondere auf folgende zentrale Funktionen:

  • Digitale Belegerfassung: Ermöglicht es den Nutzern, Belege per Mobilgerät oder Desktop hochzuladen oder zu fotografieren und für jede Transaktion einen digitalen Nachweis zu erstellen.
  • Datenextraktion: Extrahiert automatisch wichtige Informationen – wie Datum, Betrag und Händler – aus hochgeladenen Belegen, um manuelle Eingaben zu reduzieren.
  • Spesenkategorisierung: Ordnet Belege vordefinierten Ausgabenkategorien zu und trägt so zu einer organisierten Dokumentation und präzisen Berichterstattung bei.
  • Belegarchivierung: Speichert digitale Kopien der Belege in einem durchsuchbaren, zentralen Archiv zur einfachen Auffindung und Auditbereitschaft.
  • Genehmigungsworkflows: Leitet eingereichte Spesenbelege durch anpassbare Genehmigungsketten, um die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.
  • Integration mit Buchhaltungssystemen: Verbindet sich direkt mit Buchhaltungs- oder ERP-Plattformen und synchronisiert Belegdaten für eine effiziente Abstimmung und Berichterstellung.
  • Mehrwährungsunterstützung: Verarbeitet Belege in verschiedenen Währungen und rechnet Beträge um, um internationale Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
  • Prüfpfad: Verfolgt alle Aktionen an Belegen und bietet eine transparente Historie zur Einhaltung von Vorschriften und für interne Kontrollen.
  • Mobile App-Zugriff: Bietet eine spezielle mobile Anwendung, damit Nutzer Belege und Spesen auch unterwegs verwalten können.
  • Export- und Reporting-Tools: Ermöglicht es Nutzern, Berichte zu erstellen oder Belegdaten in verschiedenen Formaten für weitere Analysen oder zum Teilen zu exportieren.

Häufige KI-Funktionen in Belegmanagement-Software

Über die oben genannten Standardfunktionen hinaus integrieren viele dieser Lösungen Künstliche Intelligenz (KI) mit folgenden Funktionen:

  • Intelligente Belegklassifizierung: Nutzt KI, um Belege automatisch anhand von historischen Daten und Kontext den richtigen Ausgabenkategorien zuzuordnen.
  • Anomalieerkennung: Markiert ungewöhnliche oder potenziell betrügerische Belege durch Analyse von Ausgabemustern und identifiziert Ausreißer, die einer weiteren Prüfung bedürfen.
  • Automatisierte Richtlinienkontrolle: Setzt KI ein, um Belege in Echtzeit mit Unternehmensrichtlinien abzugleichen und Benutzer oder Genehmiger bei Nichtkonformität zu benachrichtigen.
  • Kontextuelle Datenanreicherung: Ergänzt Belegdaten durch zusätzliche Informationen – wie Händlerdetails oder Standortdaten – mittels KI-basierter Datenabgleiche.
  • Vorausschauende Spesenempfehlungen: Empfiehlt wahrscheinliche Ausgabenkategorien oder Genehmiger für neue Belege basierend auf dem bisherigen Nutzerverhalten und organisatorischen Trends.

Vorteile von Belegmanagement-Software

Die Einführung einer Belegmanagement-Software bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Nachfolgend einige der wichtigsten Vorteile:

  • Weniger manuelle Dateneingabe: Automatisierte Datenextraktion aus Belegen reduziert den Zeitaufwand für manuelle Erfassung und minimiert Fehlerquellen.
  • Verbesserte Compliance: Anpassbare Genehmigungsworkflows und Prüfpfade sorgen für die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben.
  • Schnellere Erstattungsprozesse: Digitale Erfassung und optimierte Freigabeprozesse beschleunigen die Spesenabrechnung und die Rückerstattung an Mitarbeitende.
  • Zentrale Dokumentenablage: Alle Belege werden in einem durchsuchbaren, sicheren Archiv gespeichert, was Prüfungen und Auffinden enorm erleichtert.
  • Bessere Finanztransparenz: Echtzeit-Reporting und die Integration mit Buchhaltungssystemen liefern aktuelle Einblicke in Ausgabemuster.
  • Besserer Betrugsschutz: KI-gestützte Anomalieerkennung und Richtlinienkontrolle helfen, verdächtige oder nicht konforme Ausgaben frühzeitig zu erkennen.
  • Skalierbarkeit für wachsende Teams: Cloud-basierte Plattformen und Massenimport-Funktionen unterstützen steigende Belegvolumina beim Firmenskalieren.

Kosten und Preisgestaltung für Belegmanagement-Software

Bei der Auswahl von Belegmanagement-Software ist es wichtig, die unterschiedlichen Preisstrukturen und Tarifmodelle zu kennen. Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über gängige Tarife, deren durchschnittlichen Preise sowie typische Funktionen von Belegmanagement-Lösungen:

Tarifvergleichstabelle für Belegmanagement-Software

TariftypDurchschnittlicher PreisGängige Funktionen
Gratis-Tarif$0Grundlegende Belegerfassung, begrenzter Speicherplatz, manuelle Dateneingabe und einfache Exportoptionen.
Persönlicher Tarif$5-$15/Nutzer/MonatDigitale Belegerfassung, Datenauslese, Ausgabenkategorisierung und Zugriff per mobiler App.
Business-Tarif$15-$40/Nutzer/MonatAutomatisierte Genehmigungsworkflows, Buchhaltungsintegrationen, Massenimport, Prüfpfade und Berichtswerkzeuge.
Enterprise-Tarif$40-$80/Nutzer/MonatIndividuelle Workflows, erweiterte Sicherheit, Unterstützung mehrerer Unternehmenseinheiten, dediziertes Onboarding und Prioritäts-Support.

Häufig gestellte Fragen zu Belegmanagement-Software

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Belegmanagement-Software:

Kann Belegmanagement-Software Belege in mehreren Währungen verarbeiten?

Ja, die meisten Belegmanagement-Softwares unterstützen Belege in mehreren Währungen. Das ist besonders für Unternehmen mit internationalen Aktivitäten oder reisende Mitarbeitende wichtig, da so eine korrekte Umrechnung und Auswertung von Ausgaben in unterschiedlichen Währungen gewährleistet wird.

Wie sicher ist Belegmanagement-Software für die Speicherung sensibler Finanzdokumente?

Die meisten Lösungen verwenden Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Prüfpfade, um sensible Daten zu schützen. Achten Sie bei der Auswahl auf Zertifizierungen wie SOC 2 oder ISO 27001 und informieren Sie sich nach Datenstandort und Backup-Richtlinien.

Welche Arten von Integrationen sollte ich bei Belegmanagement-Software suchen?

Achten Sie auf Integrationen mit Ihrer Buchhaltungssoftware, ERP, Lohnabrechnung und Kreditkartenanbietern. Nahtlose Integrationen reduzieren manuellen Aufwand und sorgen für korrekte, aktuelle Finanzdaten.

Wie lange dauert die Implementierung einer Belegmanagement-Software?

Die Implementierungsdauer variiert je nach Anbieter und Unternehmensgröße, aber die meisten Cloud-Lösungen sind in wenigen Tagen bis wenigen Wochen einsatzbereit. Berücksichtigen Sie dabei die Verfügbarkeit von Onboarding-Support, Schulungsmaterial und Tools für die Datenmigration.

Kann Belegmanagement-Software bei der Audit-Vorbereitung helfen?

Ja, solche Tools zentralisieren und organisieren Belege, bieten durchsuchbaren Speicherplatz und erhalten die Prüfhistorie. Dadurch lassen sich Belege leichter auffinden und Sie können bei internen oder externen Audits die Einhaltung von Anforderungen nachweisen.

Wie geht es weiter:

Wenn Sie gerade dabei sind, Lösungen für Belegmanagement zu recherchieren, kontaktieren Sie einen SoftwareSelect-Berater für kostenlose Empfehlungen.

Sie füllen ein Formular aus und führen anschließend ein kurzes Gespräch, in dem Ihre Anforderungen konkretisiert werden. Danach erhalten Sie eine Vorauswahl passender Softwarelösungen zur Ansicht. Außerdem werden Sie während des gesamten Kaufprozesses begleitet, inklusive Preisverhandlungen.