10 Softwarelösungen zur Belegverwaltung für 2026

Bewertungen von Belegverwaltungssoftware

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   Sage Expense Management (formerly Fyle)

   Am besten für die textbasierte Einreichung von Belegen geeignet

   • Kostenlose Demo verfügbar
   • Ab $11.99/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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   Customer Rating:4.6/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Sage Expense Management bietet eine digitale Plattform für Unternehmen, die Belege effizient organisieren, verfolgen und verarbeiten müssen. Die Software eignet sich gut für Finanzteams und Buchhalter, die die Dokumentation von Ausgaben vereinfachen und die manuelle Dateneingabe reduzieren möchten. Die flexiblen Einreichungsoptionen und Automatisierungsfunktionen helfen dabei, häufige Engpässe bei der Ausgabenabrechnung zu beseitigen.

   Für wen eignet sich Sage Expense Management am besten?

   Sage Expense Management eignet sich für kleine bis mittelgroße Unternehmen und Finanzteams, die eine flexible digitale Erfassung von Belegen und Ausgabenverfolgung benötigen.

   Warum ich Sage Expense Management ausgewählt habe

   Ich habe Sage Expense Management ausgewählt, weil sich die textbasierte Einreichung von Belegen besonders für Teams hervorhebt, die Belege in verschiedenen Formaten verarbeiten. Die Plattform ermöglicht es Nutzern, Belege direkt aus E-Mails weiterzuleiten oder als Text hochzuladen. Das ist besonders nützlich für Unternehmen, die digitale Belege oder Rechnungen als einfachen Text oder im Textkörper einer E-Mail erhalten. Außerdem gefällt mir, dass Sage Expense Management Daten aus diesen Einreichungen automatisch extrahiert und kategorisiert, wodurch die manuelle Dateneingabe reduziert wird. Dieser Ansatz hilft Finanzteams, mehr Belege korrekt zu erfassen, selbst wenn diese nicht als Bildanhänge eingehen.

   Wichtige Funktionen von Sage Expense Management

   Weitere Funktionen von Sage Expense Management, die für Ihren Arbeitsablauf nützlich sein können, sind:

   • Automatische Durchsetzung von Richtlinien: Wenden Sie Unternehmensrichtlinien für Ausgaben automatisch auf eingereichte Belege an und markieren Sie nicht konforme Einträge.
   • Kreditkartenintegration: Synchronisieren Sie geschäftliche Kreditkartentransaktionen direkt mit der Plattform, um den Abgleich zu erleichtern.
   • Individuelle Genehmigungsworkflows: Erstellen Sie mehrstufige Genehmigungsprozesse, die zur Struktur Ihres Ausgabenmanagements passen.
   • Analyse-Dashboard: Greifen Sie auf ein visuelles Dashboard zu, um Ausgabentrends zu überwachen und Bereiche für eine bessere Kostenkontrolle zu identifizieren.

   Integrationen von Sage Expense Management

   Zu den Integrationen gehören Sage Intacct, Sage 300 CRE, Sage 50, QuickBooks Online, QuickBooks Desktop und Mastercard.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Akzeptiert Belege per E-Mail, Text oder Upload
   • Markiert doppelte und nicht konforme Belege
   • Integration mit wichtigen Buchhaltungsplattformen

   Cons:

   • Gelegentliche Verzögerungen bei der Synchronisierung mit der Buchhaltung
   • Einige Nutzer berichten von langsamem Kundensupport
   Learn more about Sage Expense Management (formerly Fyle):

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2. 

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   BILL

   Am besten für automatisierte Genehmigungsprozesse

   • Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
   • Ab $49/Nutzer/Monat

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   Customer Rating:4.5/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   BILL ist eine Plattform für automatische Kreditorenbuchhaltung und Ausgabenverwaltung für Finanzteams entwickelt, mit Belegerfassung, OCR-basierter Datenerfassung und Ausgabenkontrolle in einem einzigen System.

   Für wen ist BILL am besten geeignet?

   BILL eignet sich gut für kleine bis mittelgroße Unternehmen mit separaten Finanz- oder Buchhaltungsteams, die ein hohes Volumen an Verbindlichkeiten, Ausgaben und Belegen über mehrere Freigabestufen hinweg verwalten.

   Warum habe ich BILL ausgewählt?

   BILL steht auf meiner Auswahlliste, weil jeder Kontaktpunkt auf einem Beleg oder einer Rechnung – vom Eintritt ins System bis zur finalen Zahlung – protokolliert und mit Zeitstempel in einer dauerhaften Prüfspur gespeichert wird. Besonders gefällt mir, dass dies nicht nur ein Protokoll darüber ist, wer was genehmigt hat; es erfasst jede Rücksprache und speichert sie direkt bei der Transaktion. Falls ein Prüfer oder Bankmitarbeiter nach einer bestimmten Ausgabe fragt, kann ich die vollständige Historie innerhalb von Sekunden abrufen – inklusive Hinweisen auf PO-Abgleiche und doppelte Rechnungen, ganz ohne mühsames Durchsuchen von E-Mail-Threads.

   BILL: Zentrale Funktionen

   • Mobile Belegerfassung: Laden Sie Belege direkt von Ihrem Smartphone per BILL-App hoch, indem Sie ein Foto machen oder eine Nachricht weiterleiten.
   • OCR-Datenerfassung: BILL liest und extrahiert automatisch die wichtigsten Datenfelder aus hochgeladenen Belegen, darunter Lieferantenname, Datum und Betrag.
   • KI-Belegabgleich: Das System ordnet erfasste Belege automatisch den passenden Transaktionen zu – ganz ohne manuelle Eingriffe.
   • Durchsetzung von Ausgabenrichtlinien: Legen Sie individuelle Ausgaberegeln fest, die Ausgaben außerhalb der Richtlinien markieren oder blockieren, noch bevor sie eingereicht werden.

   BILL Integrationen

   BILL bietet native Integrationen mit QuickBooks Online, QuickBooks Pro/Premier, QuickBooks Enterprise, Xero, Oracle NetSuite und Sage Intacct. Es gibt HR-Synchronisationen, eine Slack-Integration und eine API für die Entwicklung eigener Integrationen.

   Pros and Cons

   Pros:

   • KI-gestützte Belegerfassung und -zuordnung
   • Mehrstufige Freigabeprozesse mit Regeln
   • Unbegrenzter cloudbasierter Dokumentenspeicher

   Cons:

   • Gelegentliche Synchronisationsfehler können Daten duplizieren
   • Keine Inline-PDF-Vorschau für Rechnungen
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3. 

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   Ramp

   Am besten für richtlinienbasierte Ausgabenkontrollen

   • 30-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
   • Ab $15/Nutzer/Monat + plattformbasierte Gebühr

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   Customer Rating:4.8/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Ramp bietet eine Ausgabenmanagement-Plattform, die für Finanzteams wachsender Unternehmen entwickelt wurde, die die Unternehmenskosten kontrollieren und verfolgen müssen. Die Software spricht Organisationen an, die eine automatisierte Belegerfassung, Echtzeit-Transparenz bei Ausgaben und zentrale Durchsetzung von Richtlinien suchen. Ramp hilft Unternehmen, manuelle Arbeiten zu reduzieren und die Compliance zu verbessern, indem es Ausgaben-Workflows und Dokumentationen digitalisiert.

   Für wen ist Ramp am besten geeignet?

   Ramp eignet sich für mittelständische und größere Unternehmen, die eine zentrale Kontrolle über Mitarbeiterausgaben und Ausgabenrichtlinien benötigen.

   Warum habe ich Ramp ausgewählt?

   Ich habe Ramp ausgewählt, weil es granulare, richtlinienbasierte Ausgabenkontrollen bietet, die über die einfache Belegerfassung hinausgehen. Mit Ramp können Sie individuelle Regeln für Ausgaben nach Abteilung, Rolle oder Anbieter festlegen, sodass Sie die Einhaltung der Richtlinien schon vor der Entstehung der Kosten sicherstellen können. Mir gefällt auch, dass Ramp Belege automatisch Transaktionen zuordnet und Ausgaben außerhalb der Richtlinien in Echtzeit markiert. Diese Funktionen helfen Finanzteams, Ausgaben des Unternehmens streng zu kontrollieren und gleichzeitig den manuellen Prüf- und Abstimmungsaufwand zu reduzieren.

   Wichtige Funktionen von Ramp

   Weitere Funktionen, die Ramp für das Belegmanagement nützlich machen, sind unter anderem:

   • Automatische Belegerinnerungen: Die Plattform sendet automatische Benachrichtigungen an Mitarbeitende, fehlende Belege für Kartentransaktionen hochzuladen.
   • Mobiler Beleg-Upload: Nutzer können Fotos von Belegen aufnehmen und direkt von ihren Mobilgeräten hochladen.
   • Echtzeit-Transaktionsübersicht: Alle Unternehmenskartentransaktionen erscheinen sofort in einem zentralen Dashboard zur einfachen Nachverfolgung und Abstimmung.
   • Direkte Synchronisierung mit Buchhaltungssoftware: Ramp verbindet sich nativ mit Buchhaltungsplattformen wie QuickBooks Online, NetSuite und Xero, um Ausgabendaten automatisch zu übermitteln.

   Ramp-Integrationen

   Zu den Integrationen gehören NetSuite, Sage Intacct, QuickBooks, Microsoft Dynamics Business Central, Xero, Workday Financial Management und Oracle Fusion Cloud.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Belege werden automatisch Transaktionen zugeordnet
   • Schnelle Uploads per SMS, E-Mail oder App
   • Karte wird gesperrt, wenn Belege fehlen

   Cons:

   • Schwierig, Kategorien in großen Mengen zu aktualisieren
   • Gelegentliche Verzögerung bei Anzeige von Transaktionen
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4. 

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   Zoho Expense

   Am besten für den Import großer Belegmengen und Automatisierung

   • 14-tägige kostenlose Testphase und kostenloser Tarif verfügbar
   • Ab $3/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)

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   Customer Rating:4.5/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Zoho Expense ist eine digitale Ausgabenmanagement-Plattform, die für Finanzteams und Unternehmen entwickelt wurde, die große Mengen an Belegen verarbeiten. Sie spricht Organisationen an, die Automatisierung und Kontrolle über Ausgabendokumentation sowie Genehmigungen wünschen. Die Software hilft, manuelle Eingaben zu reduzieren und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien zu unterstützen.

   Für wen ist Zoho Expense am besten geeignet?

   Zoho Expense eignet sich für Finanzteams mittelständischer Unternehmen, die große Mengen an Belegdaten automatisieren und verwalten müssen.

   Warum ich Zoho Expense ausgewählt habe

   Ich habe mich für Zoho Expense entschieden, weil die Funktionen für den Import großer Belegmengen und die Automatisierung ein echtes Bedürfnis von Finanzteams abdecken, die mit hohen Belegvolumina arbeiten. Die Plattform ermöglicht es Benutzern, mehrere Belege gleichzeitig hochzuladen, sei es per E-Mail, mobile App oder direktem Dateiimport, was den Dokumentationsprozess beschleunigt. Gut gefällt mir auch, dass Zoho Expense OCR verwendet, um Daten automatisch aus Belegen zu extrahieren und sie passenden Ausgaben zuzuordnen, wodurch manuelle Eingaben reduziert werden. Diese Automatisierungstools helfen Unternehmen, mit einem hohen Transaktionsvolumen Schritt zu halten und führen zu präzisen Aufzeichnungen.

   Hauptfunktionen von Zoho Expense

   Weitere Funktionen von Zoho Expense, die Ihre Finanzprozesse unterstützen können, sind:

   • Fahrtkostenerfassung: Erfassen und berechnen Sie Fahrtkosten für Geschäftsreisen per GPS-Tracking oder manueller Eingabe.
   • Automatisierte Tagespauschalen: Legen Sie Tagespauschalen für Mitarbeitende basierend auf Standort und Unternehmensrichtlinien fest und verwalten Sie diese.
   • Genehmigungsworkflows mit mehreren Ebenen: Konfigurieren Sie individuelle Genehmigungsketten, die dem Ausgabenfreigabeprozess Ihres Unternehmens entsprechen.
   • Prüfpfad: Führen Sie ein detailliertes Protokoll aller Aktionen auf Belegen und Berichten zur Einhaltung von Vorschriften und für mehr Transparenz.

   Zoho Expense Integrationen

   Zu den Integrationen gehören QuickBooks Online, Xero, Sage Accounting, Zoho Books und Slack.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Direkte Synchronisation mit Zoho Books und CRM
   • Effiziente Kilometer- und GPS-Erfassung
   • Kennzeichnung von doppelten Belegen

   Cons:

   • OCR kann verblassten oder unleserlichen Text falsch erkennen
   • Kostenloser Tarif hat geringe monatliche Scanlimits
   Learn more about Zoho Expense:

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5. 

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   QuickBooks

   Am besten für das automatische Abgleichen von Bank- und Kartentransaktionen

   • 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar
   • Ab $38/Monat

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   Customer Rating:4.4/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   QuickBooks bietet eine digitale Plattform zum Verfolgen von Ausgaben, Verwalten von Belegen und Organisieren von Finanzunterlagen an einem Ort. Es eignet sich besonders für kleine Unternehmen und Buchhalter, die die Belegerfassung automatisieren und eindeutige Prüfpfade gewährleisten möchten. Das Tool hilft, manuelle Eingaben zu reduzieren und unterstützt eine genaue Buchführung für Steuer- und Compliance-Zwecke.

   Für wen ist QuickBooks am besten geeignet?

   QuickBooks ist ideal für kleine Unternehmen und Buchhalter, die eine automatisierte Ausgabenerfassung und Belegverwaltung benötigen.

   Warum ich QuickBooks ausgewählt habe

   Ich habe QuickBooks ausgewählt, weil es den Prozess der Zuordnung von Belegen zu Bank- und Kartentransaktionen automatisiert – eine große Herausforderung für Finanzteams, die viele Transaktionen abwickeln. Die Plattform importiert Transaktionen direkt von verknüpften Konten und verwendet integrierte Logik, um sie mit hochgeladenen Belegen abzugleichen, wodurch manueller Abgleichaufwand reduziert wird. 

   Mir gefällt auch, dass QuickBooks nicht zugeordnete oder doppelte Transaktionen kennzeichnet, sodass Unstimmigkeiten schnell erkannt und korrekte Aufzeichnungen geführt werden können. Dieses Maß an Automatisierung ist besonders wertvoll für Unternehmen, die ihre Ausgabenerfassung und Prüfpfade mit minimalem manuellem Aufwand aktuell halten möchten.

   Wichtige Funktionen von QuickBooks

   Weitere Funktionen, die QuickBooks für die Belegverwaltung nützlich machen:

   • Belegerfassung per Mobile App: Belege unterwegs fotografieren und direkt in Ihr QuickBooks-Konto hochladen.
   • Automatische Kategorisierung von Ausgaben: Das System ordnet Ausgaben automatisch dem korrekten Kontenrahmen zu, basierend auf den Beleginformationen.
   • Prüfprotokoll-Verfolgung: Jede Änderung an Belegen und Ausgaben wird für Compliance und Transparenz protokolliert.
   • Zugriffssteuerung für mehrere Benutzer: Legen Sie Berechtigungen fest, wer innerhalb Ihres Unternehmens Belege hochladen, ansehen oder bearbeiten kann.

   QuickBooks-Integrationen

   Zu den Integrationen gehören Amazon Business, PayPal, Square, Etsy, Amazon Seller, eBay und Gusto.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Gleicht Belege automatisch mit Transaktionen ab
   • Importiert Bank- und Kartendaten in Echtzeit
   • Mobile App unterstützt Belegerfassung unterwegs

   Cons:

   • Kein Massen-Upload von Belegen vom Desktop
   • Unterstützung für Belege in mehreren Währungen ist eingeschränkt
   Learn more about QuickBooks:

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   • Explore best alternatives to QuickBooks
6. 

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   Shoeboxed

   Am besten für die Digitalisierung von Papierbelegen per Post

   • 30-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar
   • Ab $97/Jahr (jährlich abgerechnet)

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   Customer Rating:4.4/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Shoeboxed bietet eine Belegverwaltungslösung für Unternehmen und Fachleute, die große Mengen an Papierbelegen bearbeiten. Die Plattform ist besonders nützlich für Buchhalter, Buchführungsfachleute und Kleinunternehmer, die physische Belege für die Steuer- oder Spesenabrechnung digitalisieren und organisieren müssen. Shoeboxed hilft Nutzern dabei, Papierchaos in durchsuchbare, kategorisierte digitale Aufzeichnungen umzuwandeln.

   Für wen ist Shoeboxed am besten geeignet?

   Shoeboxed eignet sich gut für Kleinunternehmen, Buchhalter und Berater, die große Mengen an Papierbelegen digitalisieren und organisieren müssen.

   Warum ich Shoeboxed ausgewählt habe

   Was Shoeboxed im Bereich der Belegverwaltung einzigartig macht, ist der Service zur Digitalisierung von Papierbelegen per Post. Ich habe Shoeboxed ausgewählt, weil Sie physische Belege in frankierten Umschlägen einsenden können, die das Team anschließend scannt, kategorisiert und als durchsuchbare digitale Aufzeichnungen in Ihr Konto hochlädt. Dieser Ansatz ist besonders hilfreich für Unternehmen oder Fachleute, die weiterhin viele Papierbelege erhalten und die manuelle Dateneingabe vermeiden möchten. Die Fähigkeit von Shoeboxed, physische Unterlagen zu verarbeiten, hebt es von den meisten rein digitalen Tools zur Belegverwaltung ab.

   Wichtigste Funktionen von Shoeboxed

   Zusätzlich zu seinem Digitalisierungsservice per Post bietet Shoeboxed mehrere weitere erwähnenswerte Funktionen:

   • Verwaltung von Visitenkarten: Visitenkarten scannen und organisieren und sie in digitale Kontakte innerhalb Ihres Kontos umwandeln.
   • Erstellung von Spesenabrechnungen: Detaillierte Spesenabrechnungen mit angehängten Belegbildern zur einfachen Weitergabe und Aufbewahrung erstellen.
   • Fahrtenbuchführung: Mit der mobilen App die Kilometerleistung für Geschäftsreisen erfassen und protokollieren, direkt zusammen mit Ihren Belegen.
   • Zugriff für mehrere Nutzer: Teammitglieder zu Ihrem Shoeboxed-Konto einladen und Berechtigungen für die gemeinsame Belegverwaltung festlegen.

   Integrationen von Shoeboxed

   Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Xero, Evernote, WorkingPoint, Bench, RightSignature und HP.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Stapel-Upload unterstützt den Import mehrerer Belege
   • Scannen von Visitenkarten zur Kontaktverwaltung
   • Durchsuchbarer Cloud-Speicher für alle Dokumente

   Cons:

   • Eingeschränkter Genehmigungsworkflow für Spesenabrechnungen
   • Keine erweiterten Analyse- oder Dashboard-Tools
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   Rydoo

   Am besten geeignet für KI-gestütztes Compliance-Auditing

   • Kostenlose Demo verfügbar
   • Ab $9/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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   Customer Rating:4.4/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Rydoo bietet eine cloudbasierte Ausgabenmanagement-Plattform, die für Finanzteams entwickelt wurde, die die Erfassung von Belegen und Ausgaben-Workflows automatisieren möchten. Die Software spricht Organisationen mit globalen Aktivitäten oder strengen Compliance-Anforderungen an. Rydoo hilft Unternehmen, manuelle Prüfungen zu reduzieren, die Prüfungsbereitschaft zu verbessern und Ausgabendokumentationen an einem Ort organisiert zu halten.

   Für wen ist Rydoo am besten geeignet?

   Rydoo passt zu Finanzteams in mittelständischen bis großen Unternehmen, die automatisierte Compliance-Prüfungen und weltweites Ausgabenmanagement benötigen.

   Warum ich Rydoo gewählt habe

   Ich habe Rydoo ausgewählt, weil das KI-gestützte Compliance-Auditing sich besonders für Finanzteams eignet, die Richtlinien durchsetzen und manuelle Prüfungen reduzieren möchten. Rydoo überprüft automatisch Belege und Ausgaben im Hinblick auf Unternehmensrichtlinien und markiert potenzielle Probleme, bevor sie Prüfern vorgelegt werden. Außerdem gefällt mir, dass die Plattform maschinelles Lernen einsetzt, um Duplikate und verdächtige Aktivitäten zu erkennen. Das hilft Teams dabei, Fehler und Betrug frühzeitig aufzudecken. Diese Funktionen machen Rydoo zu einer guten Wahl für Organisationen mit strengen Audit-Anforderungen oder komplexen Freigabeprozessen.

   Wichtige Funktionen von Rydoo

   Weitere Funktionen von Rydoo, die Ihrem Finanzteam helfen können, sind unter anderem:

   • Echtzeit-Ausgabeneinreichung: Reichen Sie Ausgaben sofort über die mobile App oder die Webplattform ein, um schnellere Bearbeitung zu ermöglichen.
   • Verpflegungspauschalen-Verwaltung: Richten Sie Verpflegungspauschalen für Geschäftsreisen basierend auf Standort und Unternehmensrichtlinie ein und verwalten Sie diese.
   • Integration mit ERP-Systemen: Verbinden Sie Rydoo mit ERP-Plattformen wie SAP und Microsoft Dynamics, um Ausgabendaten automatisch zu synchronisieren.
   • Mehrsprachige Benutzeroberfläche: Greifen Sie auf die Plattform in mehreren Sprachen zu, um globale Teams und Nutzer zu unterstützen.

   Rydoo-Integrationen

   Zu den Integrationen gehören NetSuite, SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Business Central, QuickBooks und Uber.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Einfache Stapelverarbeitung mehrerer Belege
   • Automatische Erkennung von Währungen & Steuern
   • Echtzeitüberprüfung der Richtlinienkonformität

   Cons:

   • Fehlende Belege können Einreichungen blockieren
   • Eingeschränkte Offline-Funktionalität
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8. 

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   Expensify

   Am besten geeignet für globale Rückerstattungen in mehreren Währungen

   • 30-tägige kostenlose Testversion
   • Ab $5/Nutzer/Monat

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   Customer Rating:4.5/5This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   

   Expensify bietet eine digitale Plattform zur Verwaltung von Geschäftsquittungen, Ausgaben und Rückerstattungen an einem Ort. Sie eignet sich besonders für Finanzteams und Unternehmen mit verteilten oder reisenden Mitarbeitern, die Ausgaben an verschiedenen Standorten nachverfolgen müssen. Das Tool hilft dabei, Belegerfassung zu vereinfachen, Spesenabrechnungen zu automatisieren und den manuellen Aufwand für vielbeschäftigte Fachkräfte zu reduzieren.

   Für wen ist Expensify am besten geeignet?

   Expensify eignet sich für Finanzteams und Unternehmen, die Rückerstattungen für Mitarbeitende weltweit oder in mehreren Währungen verwalten.

   Warum ich Expensify gewählt habe

   Ich habe Expensify gewählt, weil es globale Rückerstattungen in mehreren Währungen mit Funktionen unterstützt, die direkt auf die Herausforderungen des internationalen Ausgabenmanagements eingehen. Die Plattform wandelt Quittungen automatisch in Ihre Heimatwährung um und unterstützt Rückerstattungs-Workflows für Mitarbeitende in verschiedenen Ländern. Besonders schätze ich, dass Expensify Wechselkurse verfolgt und diese auf jede Transaktion anwendet, sodass Finanzteams genaue Aufzeichnungen ohne manuelle Berechnungen führen können. Das macht Expensify zu einer starken Wahl für Unternehmen mit internationalen Standorten oder Remote-Teams, die regelmäßig mit grenzüberschreitenden Ausgaben zu tun haben.

   Expensify – Hauptfunktionen

   Weitere Funktionen, die Expensify für die Belegverwaltung nützlich machen, sind:

   • SmartScan Belegerfassung: Quittungen hochladen, indem Sie ein Foto machen – Expensify extrahiert und kategorisiert die Daten automatisch.
   • Abgleich von Firmenkreditkarten: Firmenkarten verknüpfen, um Quittungen und Transaktionen automatisch abzugleichen und die Ausgabennachverfolgung zu vereinfachen.
   • Richtlinien- und Genehmigungs-Tools: Legen Sie individuelle Regeln für Spesenfreigaben, Ausgabenlimits und Compliance-Prüfungen innerhalb der Plattform fest.
   • Automatisiertes Weiterleiten von Belegen: Leiten Sie per E-Mail erhaltene Quittungen direkt an Expensify weiter, damit sie sofort verarbeitet und den Spesenberichten zugeordnet werden.

   Expensify-Integrationen

   Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Oracle und Lyft.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Unterstützt automatische Belegdatenextraktion
   • Direkte Integration von Firmenkreditkarten möglich
   • Erlaubt das Weiterleiten von Quittungen per E-Mail

   Cons:

   • Die mobile App kann bei großen Uploads langsam sein
   • Es gibt keine detailgenaue Berichterstattung auf Belegebene
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   Dext

   Am besten mit Echtzeit-Synchronisation der Buchhaltungssoftware

   • 14-tägige kostenlose Testphase
   • $25.21/Monat (jährliche Abrechnung)

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   Dext bietet eine digitale Lösung für Unternehmen und Buchhalter, die Belege mit minimalem manuellen Aufwand erfassen, organisieren und verarbeiten müssen. Die Plattform ist für Teams konzipiert, die die Datenerfassung automatisieren und den Zeitaufwand für die Spesenabrechnung verringern möchten. Besonders nützlich ist sie für Firmen, die eine hohe Anzahl an Belegen verwalten und die Genauigkeit ihrer Finanzprozesse verbessern wollen.

   Für wen ist Dext am besten geeignet?

   Dext eignet sich für Buchhalter, Steuerberater sowie kleine und mittelständische Unternehmen, die die Belegerfassung automatisieren und Spesendaten direkt in ihre Buchhaltungssysteme integrieren möchten.

   Warum ich Dext ausgewählt habe

   Ich habe Dext gewählt, weil die Echtzeit-Synchronisierung mit Buchhaltungssoftware eine häufige Herausforderung von Finanzteams adressiert: Das Halten von aktuellen Spesendaten über alle Plattformen hinweg. Dext ermöglicht es, Belege zu erfassen und extrahierte Daten direkt automatisch ins Buchhaltungssystem zu übertragen – wodurch manuelle Eingaben und Abstimmungen reduziert werden. Mir gefällt besonders, dass das Tool eine Live-Synchronisierung mit beliebten Buchhaltungsplattformen unterstützt, sodass Ihre Aufzeichnungen stets die neuesten Transaktionen widerspiegeln. Das macht Dext besonders wertvoll für Unternehmen, die genaue und aktuelle Spesendaten für Berichte und Compliance benötigen.

   Wichtige Funktionen von Dext

   Weitere Funktionen von Dext zur Unterstützung des Belegmanagements sind unter anderem:

   • Mobile Belegerfassung: Fotografieren Sie Belege mit der mobilen App für sofortigen Upload und Verarbeitung.
   • Mehrbenutzerzugriff: Ermöglichen Sie mehreren Teammitgliedern, Belege einzureichen und Ausgaben innerhalb eines einzigen Kontos zu verwalten.
   • Automatisierte Spesenkategorisierung: Weist Belege basierend auf vordefinierten Regeln den richtigen Ausgabenkategorien zu.
   • Export in mehrere Formate: Laden Sie Belegdaten und Berichte in Formaten wie PDF, CSV oder Excel für die weitere Analyse oder Weitergabe herunter.

   Dext-Integrationen

   Zu den Integrationen gehören Xero, QuickBooks, Sage, PayPal, Shopify und Stripe.

   Pros and Cons

   Pros:

   • Mobile App unterstützt die Belegerfassung auch offline
   • Sichere Cloud-Speicherung für alle Dokumente
   • Verarbeitet mehrseitige und lange Belege problemlos

   Cons:

   • Gelegentliche Fehler bei der Währungserkennung
   • Liest manchmal einzelne Belegpositionen falsch oder lässt sie aus
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10. 

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    Neat

    Am besten für sichere digitale Dokumentenspeicherung

    • 15-tägige kostenlose Testphase
    • Ab $200/Jahr (jährliche Abrechnung)

    Visit Website

    

    Neat bietet eine digitale Dokumentenmanagement-Plattform, die für kleine Unternehmen und selbstständige Fachkräfte entwickelt wurde, um Belege sicher zu organisieren und zu speichern. Das Tool hilft Nutzern, Finanzdokumente zu zentralisieren, was das Auffinden, Teilen und die Vorbereitung für Buchhaltung oder Steuerzwecke erleichtert. Neat ist besonders nützlich für alle, die Papierkram reduzieren und die Zugänglichkeit von Dokumenten verbessern möchten.

    Für wen ist Neat am besten geeignet?

    Neat ist ideal für kleine Unternehmen und selbstständige Fachkräfte, die eine sichere, zentrale Aufbewahrung für Finanzdokumente und Belege benötigen.

    Warum habe ich Neat ausgewählt?

    Was bei Neat für das Belegmanagement besonders auffällt, ist die Konzentration auf sichere digitale Dokumentenspeicherung. Ich habe Neat ausgewählt, weil es Verschlüsselung auf Bankniveau und rollenbasierte Zugriffskontrollen bietet, die helfen, sensible Finanzunterlagen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Die Plattform ermöglicht es zudem, Belege und andere Dokumente zu organisieren, zu taggen und zu durchsuchen, sodass Unterlagen bei Prüfungen oder zur Steuersaison leicht auffindbar sind. Für Finanzprofis, die Dokumente sicher und zugänglich aufbewahren müssen, sind Neats Sicherheits- und Organisationsfunktionen besonders wertvoll.

    Wichtige Funktionen von Neat

    Weitere Funktionen von Neat, die Ihr Team interessieren könnten, sind unter anderem:

    • Bankkonto-Integration: Verbinden Sie Ihre Geschäftskonten, um Transaktionen automatisch in der Plattform zu importieren und abzugleichen.
    • Individuelle Ausgabenkategorisierung: Erstellen und verwalten Sie eigene Kategorien, um Belege und Ausgaben nach Ihren betrieblichen Anforderungen zu organisieren.
    • Mobile Belegerfassung: Nutzen Sie die mobile App, um Fotos von Belegen zu machen und diese direkt in Ihr Neat-Konto hochzuladen.
    • Export zu Buchhaltungssoftware: Exportieren Sie Ihre Finanzdaten in Formate, die mit QuickBooks, Excel und anderen Buchhaltungsplattformen kompatibel sind.

    Neat-Integrationen

    Integrationen umfassen QuickBooks Online, H&R Block, Quicken, TurboTax, Outlook und Constant Contact.

    Pros and Cons

    Pros:

    • Sammel-Upload für mehrere Belegimporte
    • Individuelle Ausgabenkategorien für detaillierte Nachverfolgung
    • Direkter Export zu QuickBooks und TurboTax

    Cons:

    • Keine mobile App für die Erfassung unterwegs
    • Gelegentliche Fehler bei der Datenerfassung mit verblassten Belegen
    Learn more about Neat:

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