ERP-Zusammenarbeit: Tools, Vorteile & Beispiele
Stell dir eine Organisation vor, in der jeder Mitarbeiter, von der Produktion bis zur Führungsetage, die für seine Aufgaben erforderlichen Informationen hat. Das kann die Zusammenarbeit im ERP ermöglichen.
- Dein Vertriebsteam kann Daten einsehen und Kunden Liefertermine bestätigen.
- Die Finanzabteilung kann die Lagerbestände in Echtzeit überwachen, um den Cashflow zu optimieren.
- Du kannst eine Pause machen, weil du weißt, dass dein Unternehmen reibungslos arbeitet.
So kannst du eine ERP-Plattform auswählen und implementieren, die die Zusammenarbeit in deiner gesamten Organisation fördert.
Eine Einführung in die ERP-Zusammenarbeit
ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) erleichtern die Zusammenarbeit, indem sie eine zentrale Plattform bereitstellen, die Daten und Prozesse aus verschiedenen Abteilungen und Funktionsbereichen innerhalb einer Organisation integriert. Dadurch werden der Austausch von Informationen in Echtzeit und die Optimierung von Arbeitsabläufen ermöglicht und, wie zu erwarten, die Kommunikation und Koordination zwischen den Teams verbessert.
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Zum Beispiel implementierte die University of Toronto das ERP-System von SAP, um ihre Finanz-, Forschungs-, Studierenden- und HR-Daten zu integrieren. Dadurch konnten sie:
- Arbeitsabläufe wie „Beschaffung bis Zahlung“ und „Einstellung bis Ruhestand“ automatisieren und so abteilungsübergreifende Prozesse optimieren
- 18.000 Mitarbeitern und Lehrkräften Selbstbedienungszugriff auf Echtzeitdaten ermöglichen und dadurch schnellere Entscheidungen fördern
- Erweiterte Analysen und Dashboards für eine bessere Berichterstattung und tiefere Einblicke bereitstellen
Indem die University of Toronto Automatisierung und Zusammenarbeit zu ihren wichtigsten Prioritäten machte, konnte sie mit dem Softwarepaket SAP S/4HANA die Abschlusszeit zum Monatsende um 50 % verkürzen und die Stapelverarbeitung um 25 % beschleunigen.
Die wichtigsten Vorteile der ERP-Zusammenarbeit
Dank ERP-Software können Unternehmen Informationen in ihrer gesamten Organisation besser zugänglich machen. Wenn Abteilungen wie Finanzen, Vertrieb, Betrieb und HR mit derselben zentralen Datenquelle arbeiten, werden fundierte Entscheidungen deutlich einfacher.
Hier ist ein Überblick über einige gängige Arten, wie die ERP-Zusammenarbeit Unternehmen Vorteile bringt, jeweils mit Beispielen aus der Praxis:
1. Informationsaustausch in Echtzeit
Durch die Integration aller Daten in eine einzige Datenbank stellt ein ERP-System eine „einzige verlässliche Datenquelle“ bereit, auf die alle Abteilungen sofort zugreifen können. Dadurch werden Datensilos, Redundanzen und Fehler vermieden, die durch die Nutzung verschiedener Altsysteme entstehen.
48 % jährlicher ROI und mehr
Durch die Einführung von Oracle Analytics Cloud und Oracle Fusion ERP Analytics erzielte ein Datenwissenschaftsunternehmen einen jährlichen ROI von 48 % bei einer Amortisationszeit von 2,7 Jahren. Da Echtzeitdaten es den Benutzern ermöglichten, ERP, HCM und andere Software problemlos für funktionsübergreifende Analysen zu kombinieren, verringerte sich die Zeit für die Datenaufbereitung um mehrere hundert Stunden.
2. Geografische Grenzen überwinden
Indem ERP-Systeme deine Daten und Prozesse auf eine einzige Plattform bringen, ermöglichen sie Mitarbeitern unabhängig von ihrem physischen Standort den Zugriff auf Echtzeitinformationen. Dies ist besonders wertvoll für global tätige Organisationen mit Büros, Lagern und Produktionsstätten in mehreren Ländern oder auf mehreren Kontinenten.
Distanzen überbrücken
Coca-Cola HBC, einer der weltweit größten Verpackungspartner von Coca-Cola, implementierte SAP ERP in seinen Geschäftsbereichen in 28 Ländern.
Wir bedienen Kunden, die digitale Dienstleistungen und Schnelligkeit verlangen und begrüßen. Die SAP-Services und der Support haben uns eine erfolgreiche Migration zu SAP S/4HANA ermöglicht, sodass wir diese Anforderungen erfüllen können.
3. Mehr Transparenz und Verantwortlichkeit
Die Implementierung eines ERP-Systems kann die Transparenz und Verantwortlichkeit innerhalb einer Organisation erheblich verbessern. Die Fallstudie der Quantum Group ist ein hervorragendes Beispiel dafür.
Bessere Nachverfolgung
Der führende Anbieter von Druck- und Marketingdienstleistungen Quantum implementierte ein ERP-System namens Interprise Suite, um Ineffizienzen zu beheben und die Transparenz zu verbessern.
Mit einer einheitlichen Plattform, die den Datenaustausch in Echtzeit zwischen den Abteilungen ermöglichte, konnte das Unternehmen Bestellungen nachverfolgen, die Bestandsverwaltung verbessern und seine Finanzprozesse überarbeiten. Dies führte innerhalb des ersten Jahres zu einer Senkung der Betriebskosten um 35 %.
4. Vereinfachter Zugriff auf Finanzdaten
ERP-Systeme führen Finanzdaten zusammen und ermöglichen Finanzteams einen schnellen und effizienten Zugriff auf aktuelle Informationen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit unterschiedlicher Finanzsysteme und der manuellen Dateneingabe, was zu einer schnelleren Transaktionsverarbeitung mit weniger Fehlern führt.
Implementierung in drei Tagen = 50 % mehr Umsatz
Fulton & Roark ist ein Einzelhändler mit Sitz in North Carolina, der Pflegeprodukte für Männer vertreibt und kürzlich eine Partnerschaft mit Netsuite ERP einging, um seine Finanzdaten zusammenzuführen. Nach einem dreiwöchigen Implementierungsprozess konnte das Unternehmen sein jährliches Umsatzvolumen um mehr als 50 % steigern.
Mit dem ERP-System konnte das Finanzteam außerdem die Fehler in der Buchführung reduzieren und die Buchhaltung vollständig ins eigene Unternehmen holen.
5. Verbesserte Teamkommunikation
Mit einer zentralisierten Plattform für den Datenaustausch und Aktualisierungen in Echtzeit können ERP-Systeme, unterstützt durch integrierte Kommunikationstools, die Zusammenarbeit in Remote-Teams mit verteilten Arbeitsabläufen erheblich verbessern.
Reduzierung des Technologie-Stacks
Ein Beispiel ist der Hersteller industrieller Reinigungsmittel ABC Compounding. ABC begann mit der Nutzung von Sage ERP X3, um den Datenaustausch und die interne Kommunikation innerhalb seines 150-köpfigen Teams zu verbessern.
Wir konnten mehrere Drittanbieteranwendungen aufgeben, die wir zuvor benötigt hatten. Wir sind erst seit kurzer Zeit in Betrieb, aber unser Team ist bereits von dem Beitrag von Sage ERP X3 überzeugt.
6. Verbesserte Ressourcenverteilung
Mithilfe von Echtzeitdaten zu Verfügbarkeit, Arbeitsauslastung und Nachfrage können Unternehmen ihre Ressourcen effizienter verteilen. Viele cloudbasierte ERP-Tools können außerdem auf Grundlage historischer Daten die zukünftige Ressourcenverfügbarkeit prognostizieren und so eine optimale Auslastung sicherstellen.
Zentralisierung von Daten
Moul'appétit SRL, ein in Belgien ansässiges Unternehmen für den Vertrieb von Meeresfrüchten, stand vor Herausforderungen bei der Bestandsverwaltung, der Nachverfolgung von Bestellungen und der Koordination von Lieferungen. Mit Odoo ERP konnte Moul'appétit seine Bestandsverwaltung, Vertriebs- und Lieferprozesse in einer einzigen Plattform integrieren. Diese Integration ermöglichte eine Echtzeitübersicht über Bestandsmengen, Bestellstatus und Lieferpläne.
Dadurch konnte das Unternehmen die Nachfrage genauer prognostizieren, Bestandsmengen optimieren und pünktliche Lieferungen sicherstellen.
Die besten ERP-Tools für kollaboratives Arbeiten
Mein Team und ich haben die führenden ERP-Systeme auf dem Markt geprüft und festgestellt, dass dies die besten verfügbaren Lösungen sind:
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Beispiele für die Verbesserung der Zusammenarbeit durch ERP
Wie sieht die Zusammenarbeit mit ERP in der Praxis aus? Ich habe eine Reihe fortschrittlicher ERP-Anwendungsfälle zusammengestellt, um Ihnen einen Eindruck von diesen Funktionen in der Praxis zu vermitteln. Von gemeinsam genutzten Dashboards für KPIs bis hin zur kollaborativen Dokumentenverwaltung mit Versionskontrolle – hier sind einige besondere Möglichkeiten, wie ERP-Systeme die Zusammenarbeit in B2B-Teams fördern können:
Gemeinsam genutzte Dashboards für die Abstimmung im Team
ERP-Systeme bieten gemeinsam genutzte Dashboards, die einen umfassenden Überblick über die Datenlandschaft eines Unternehmens ermöglichen. Diese Dashboards stellen sicher, dass alle Teammitglieder Zugriff auf dieselben Echtzeitinformationen haben, wodurch Inkonsistenzen beseitigt und abgestimmte Entscheidungen gefördert werden.
So ermöglichen es die Team-Dashboards von Freshservice Führungskräften, wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) für ihre Teams auszuwählen und sicherzustellen, dass alle bei kritischen Themen auf dem gleichen Stand sind.
Zentralisierte Kommunikationskanäle
ERP-Systeme verbessern die Kommunikation, indem sie zentralisierte Kanäle für Nachrichten und Zusammenarbeit bereitstellen. Integrierte Werkzeuge wie Nachrichtenfunktionen, Dateifreigabe, Videokonferenzen und CRM ermöglichen die Kommunikation in Echtzeit und bauen Abteilungsgrenzen ab.
TallyPrime verfügt über eine Funktion, mit der Sie bestimmte Dokumente über WhatsApp teilen können. Ebenso ist Katana ein cloudbasiertes ERP mit einer Integration von Facebook Messenger über Zapier.
Dokumentenverwaltung für optimierte Arbeitsabläufe
ERP-Systeme optimieren die Dokumentenverwaltung, indem sie Speicherung, Freigabe und Versionskontrolle zentralisieren. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder Zugriff auf die neuesten Informationen haben, wodurch Duplikate und Fehler reduziert werden.
Beispielsweise ermöglicht das Dokumentenverwaltungssystem von Infor CloudSuite den schnellen Abruf und die Bearbeitung in Echtzeit, was die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden verbessert und Projektlaufzeiten verkürzt. Dies ist äußerst hilfreich, um effiziente und fehlerfreie Arbeitsabläufe aufrechtzuerhalten.
Aufgabenverwaltung und Verantwortlichkeit
ERP-Systeme ermöglichen das Projektmanagement mit konkreten Fristen und Nachverfolgungsfunktionen und stellen so die Verantwortlichkeit sicher.
Das integrierte ERP-Modul von XB Software ermöglicht die Erstellung, Zuweisung und Nachverfolgung von Aufgaben. Dadurch können Führungskräfte den Fortschritt überwachen und sicherstellen, dass Aufgaben planmäßig abgeschlossen werden. Dies schafft ein Gefühl der Verantwortung und Transparenz bei Projekten und ermöglicht Teams eine reibungslose Zusammenarbeit.
Mobile Zusammenarbeit
ERP-Lösungen unterstützen die mobile Zusammenarbeit und ermöglichen es Teams, unabhängig von ihrem Standort verbunden zu bleiben und Entscheidungen in Echtzeit zu treffen. Dies ist eine äußerst wertvolle Funktion für Teams an entfernten Standorten und Außendienstmitarbeitende.
Vault ERP gehört zu den Anbietern, die mobile Anwendungen integrieren, mit denen Teams unterwegs zusammenarbeiten können. So werden eine kontinuierliche Verbindung und Beteiligung an Entscheidungsprozessen sichergestellt. QuickBooks, Dynamics365 und Bitrix24 bieten ebenfalls spezielle mobile Apps für Android und iOS an.
Integration mit anderen Tools für die Zusammenarbeit
Viele ERP-Anbieter integrieren sich heute nahtlos mit anderen Tools für die Zusammenarbeit wie Microsoft Teams, Slack und Zoom. Integrationen ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre bevorzugten Kommunikationstools weiterhin zum Teilen von Informationen zu nutzen und gleichzeitig von den erweiterten Funktionen eines ERP-Systems zu profitieren.
Die meisten heute verfügbaren ERP-Systeme bieten mehrere Integrationsmöglichkeiten: nativ, über Automatisierungsplattformen wie Zapier und Make sowie über offene APIs. Beispiele hierfür sind NetSuite ERP, Intuit QuickBooks, Microsoft Dynamics365 und weitere.
Soziales ERP: Der nächste Schritt in der ERP-Zusammenarbeit
Soziales ERP stellt den nächsten Schritt bei kollaborativen ERP-Systemen dar, indem es die Leistungsfähigkeit sozialer Medien mit der traditionellen Ressourcenplanung verbindet.
Während viele Arten von ERP-Systemen bereits eigene integrierte Werkzeuge für die Zusammenarbeit anbieten, ermöglicht die Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern und Partnern auf der von ihnen gewählten Plattform eine deutlich nahtlosere Kommunikation.
Was ist soziales ERP?
Soziales ERP integriert traditionelle ERP-Systeme mit Werkzeugen sozialer Medien wie Twitter, LinkedIn und Facebook, um die Produktivität zu steigern und die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Partnern zu verbessern. Indem Sie Stakeholder unter ihren eigenen Bedingungen treffen und die von ihnen bevorzugte Plattform nutzen, können Sie eine effektivere Problemlösung ermöglichen.
Im Gegensatz zu traditionellen ERP-Systemen – die integrierte Kommunikationswerkzeuge für den Dokumentenaustausch, Chat und Video anbieten – integriert sich soziales ERP in soziale Medienplattformen von Drittanbietern, um Teams eine möglichst nahtlose Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Die Integration sozialer Medien durch SAP über SAP Jam ermöglicht beispielsweise eine nahtlose Zusammenarbeit in Geschäftsprozessen und verbessert sowohl die interne als auch die externe Kommunikation. Weitere Beispiele für ERP-Anbieter, die Integrationen mit sozialen Medien untersuchen, sind Oracle SRM und Epicor Social Enterprise.
Vorteile des sozialen ERP
Soziales ERP ist nicht für jeden ein Wendepunkt, kann aber für zukunftsorientierte Unternehmen, die häufig mit verteilten Belegschaften arbeiten, einen großen Wettbewerbsvorteil darstellen. Hier sind einige zentrale Vorteile:
- Verbesserte Zusammenarbeit: Systeme für soziales ERP erleichtern Teams die Zusammenarbeit und Kommunikation, indem sie Werkzeuge wie Aktivitätsfeeds, Chatbots und Gesprächsverläufe bereitstellen. SYSPRO Harmony ermöglicht beispielsweise den Austausch von Informationen und die Zusammenarbeit in Echtzeit über Abteilungsgrenzen hinweg und verbessert dadurch die allgemeine Produktivität und Reaktionsfähigkeit.
- Kundenbindung: Durch die Integration sozialer Medien in ERP-Systeme können Unternehmen effektiver mit Kunden interagieren. Indem Unternehmen Kundeninteraktionen auf sozialen Plattformen verfolgen und analysieren, können sie personalisierte Dienstleistungen anbieten und schnell auf Kundenanfragen und Feedback reagieren.
- Optimierte Arbeitsabläufe: Systeme für soziales ERP können Geschäftsprozesse verbessern, indem sie Echtzeitzugriff auf soziale Daten ermöglichen und diese mit traditionellen ERP-Funktionen integrieren. Diese Integration trägt dazu bei, Arbeitsabläufe zu optimieren, Redundanzen zu reduzieren und die Entscheidungsfindung zu verbessern.
- Mehr Transparenz: Durch die Integration von Werkzeugen sozialer Medien bieten Systeme für soziales ERP mehr Einblick in Geschäftsprozesse und fördern eine Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit. Oracle Social Relationship Management (SRM) durchsucht beispielsweise bezahlte, eigene und erworbene Medieninhalte in sozialen Netzwerken, auf Nachrichtenplattformen, in Blogs und mehr. Durch die Filterung von mehr als 700 Millionen Nachrichten pro Tag werden relevante Gespräche sichtbar, sodass Unternehmen den Überblick behalten können.
Soziales ERP im Vergleich zu traditionellem ERP
| Traditionelles ERP | Soziales ERP | |
| Definition | Optimiert die täglichen Geschäftsabläufe in den Bereichen Personalwesen, Buchhaltung, Dienstleistungen, Lieferkette und weiteren Bereichen. | Integriert sich zusätzlich in Werkzeuge sozialer Medien wie Twitter, LinkedIn und Facebook, um Zusammenarbeit, Kommunikation und Kundenbindung zu verbessern. |
| Hauptmerkmale | - Verwendet native Kommunikationswerkzeuge für Teamarbeit und Zusammenarbeit - Funktioniert standardmäßig nicht mit Tools von Drittanbietern für Dateifreigabe, soziale Netzwerke und Instant Messaging - Verfügt nicht über leistungsfähige Integrationswerkzeuge wie Plugins, Konnektoren oder APIs | - Integriert sich in Werkzeuge sozialer Medien - Kann Gespräche, Projekte und Prozesse problemlos über mehrere soziale Plattformen hinweg verfolgen - Bietet fortschrittliche Funktionen wie API-Zugriff und Integrationsfunktionen |
| Vorteile | - Sichere Plattform - Umfassende Anpassungsmöglichkeiten - Kontrolle vor Ort | - Verbesserte Teamarbeit - Bessere Kundenbindung - Optimierte Kommunikation |
| Nachteile | - Vorabkosten - Komplexe Implementierung - Widerstand der Mitarbeiter | - Erhöhte Sicherheitsrisiken - Herausforderungen bei Integrationen - Höhere Kosten |
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