Med så mange typer regnskabssoftware der findes, er det helt naturligt at føle sig en smule overvældet. Måske har du brug for et program, der er bedst til almindelige driftsopgaver i små virksomheder, eller måske et program, der er ideelt til virksomheder med store vækstplaner.
Efter at have testet software i årevis på tværs af alle slags brancher har jeg lært, at det bedste match ikke kun handler om funktioner – det handler om at finde noget, der passer til dit komfortniveau, dine mål og den måde, du gerne vil drive din virksomhed på.
Her er det, du skal vide for at skære igennem marketingsnakken & vælge det værktøj, der passer til dine tekniske færdigheder, forretningsmål og foretrukne arbejdsmetoder.
Forståelse af regnskabssoftware
Regnskabssoftware henviser til enhver form for værktøj, der kan bruges til at spore virksomhedens økonomiske aktiviteter og administrere konti.
De konkrete funktioner kan variere, men disse programmer:
- er specifikt udviklet til virksomheders regnskabsfunktioner
- tilbyder grundlæggende funktioner til finansbogføring, debitorstyring og kreditorstyring
- kan håndtere ting som lagerstyring, prissætning, fakturering og opkrævninger
- tilbyder muligheder for generering af skabeloner til økonomiske rapporter
- kan overholde forskellige regnskabsregler og bestemmelser såsom GAAP og IFRS
- kan hjælpe med skatteforberedelse, f.eks. ved at samle oplysninger, der skal indberettes på skatteformularer
- kan automatisere regnskabsopgaver såsom lønadministration og fakturering
Før du køber et værktøj, er det vigtigt at vide, hvad der klassificeres som regnskabssoftware. Nogle virksomheder bruger muligvis andre dataindtastningsværktøjer til regnskabsføring, såsom Microsoft Excel eller Google Sheets.
Selvom det er rigtigt, at en helt ny virksomhed eller en virksomhed, der altid vil have begrænset drift, kan bruge regneark til at spore pengestrømme, betragtes disse produkter teknisk set ikke som regnskabssoftware.
Typer af regnskabssoftware
Ikke alle programmer har de samme fokusområder. Før du går i gang med udvælgelsesprocessen, skal du finde ud af, hvilken type regnskabssoftware der passer bedst til din virksomhed, f.eks.:
Generel regnskabssoftware
Generel regnskabssoftware er den mest grundlæggende mulighed, der findes, og er beregnet til at dække behovene i de fleste almindelige virksomheder. Nogle af disse behov omfatter:
- sporing af indtægter og udgifter, herunder debitorer og kreditorer
- grundlæggende rapporteringsmuligheder, herunder årsregnskaber og analyseværktøjer
- likviditetsstyring, herunder bankkonti, bankafstemning, pengestrømme, kreditkort og valutaer
- lagerstyring og sporing af priser
- transaktionsstyring
- fejlkontrol for at sikre, at tallene stemmer og er korrekte
Generel regnskabssoftware fås typisk i to former: cloudbaseret og lokalt installeret. Her er en gennemgang af hver mulighed:
Tjek alle boksene
\u003c!– wp:paragraph –\u003e
Hvis du leder efter et enkelt og pålideligt værktøj til at håndtere den daglige økonomi, er generel regnskabssoftware et godt sted at starte. Disse programmer betragtes dog ofte som universalløsninger. Når du vælger, bør du nøje overveje styrkerne ved hvert enkelt program, f.eks. budgettering og prognoser kontra fakturering og opkrævning, for at sikre, at det opfylder dine behov.
Online-/cloudbaseret regnskabssoftware
Online regnskabssoftware kræver, at man køber et abonnement for at få adgang til softwaren; man ejer på intet tidspunkt værktøjet fuldt ud.
Men blandt cloudbaseret regnskabssoftwares mange fordele skiller fleksibiliteten sig mest ud:
- Medarbejdere kan logge ind fra et utal af enheder og fra enhver placering
- Lagerpladsen kan udvides, og nye licenser kan tilføjes efter behov, i takt med at virksomheden vokser
- Nye funktioner kan implementeres i realtid, efterhånden som leverandøren tilføjer dem
Selvom den indledende investering er meget lavere end ved lokalt installeret software, bliver de samlede omkostninger over tid højere, fordi du også betaler for værktøjsleverandørens opdateringer og vedligeholdelse.
Fordele:
- Log ind hvor som helst fra.
- Del data online på sikker vis.
- Få adgang fra enhver enhed.
- Opdateringer af softwaren i realtid.
Bedst egnet til:
- De fleste virksomheder — dette er den mest populære type regnskabssoftware på markedet
Eksempler:
- FreshBooks
- Oracle NetSuite
- Kashoo
Ud over ovenstående eksempler har jeg også samlet mine bedste bud på online regnskabssoftware for at give et bedre billede af de tilgængelige muligheder:
Lokalt installeret regnskabssoftware
Lokalt installeret regnskabssoftware henviser til regnskabsværktøjer, der købes på forhånd, installeres på lokale servere og vedligeholdes af kunden.
Denne type software er mindre almindelig i dag, da de fleste virksomheder foretrækker en cloudbaseret softwaretjeneste. Hvis du derimod er begrænset af databeskyttelsesregler eller har brug for omfattende tilpasninger, er dette en god mulighed.
Fordele:
- Engangskøb
- Fuld kontrol over data
- Omfattende tilpasningsmuligheder
Bedst egnet til:
- Store virksomheder med dedikerede servere eller virksomheder, der opererer i stærkt regulerede brancher (såsom medicinalbranchen eller sundhedssektoren)
*Eksempler:
- QuickBooks
- Odoo
- Xero
* Alle disse værktøjer har et lokalt installeret tilbud ud over deres mere populære cloudbaserede tilbud.
Have an account? Log In
Software til fakturering og fakturaudstedelse
Software til fakturering og fakturaudstedelse automatiserer processen med at oprette, sende og spore fakturaer for leverede tjenester eller solgte produkter. Det betragtes som en type regnskabssoftware, fordi det håndterer finansielle transaktioner, effektiviserer debitorprocessen og integreres med andre finansielle systemer for at opretholde nøjagtige registreringer.
Dette er et mere specialiseret produkt end de fleste regnskabsprogrammer og et godt værktøj til virksomheder, der ikke har brug for hele pakken (eller blot har brug for ekstra hjælp til fakturering).
Fordele:
- Automatiserer oprettelse af fakturaer og betalingspåmindelser.
- Reducerer menneskelige fejl i faktureringen.
- Giver mulighed for at spore fakturastatus og betalinger i realtid.
Bedst egnet til:
- Små virksomheder, der kun har brug for specifikke funktioner, eller e-handelsvirksomheder, der har brug for ekstra hjælp på dette område.
De fleste regnskabsprogrammer tilbyder funktioner til fakturering og udstedelse af fakturaer, men her er nogle af de bedste løsninger, jeg er stødt på, som fokuserer mere på disse funktioner:
Regnskabsprogrammer til freelancere
De minder om generelle regnskabsprogrammer, men er beregnet til enkeltpersoner. Der er mange fordele ved regnskabsprogrammer til freelancere, men disse programmer er ofte mere simple, og de er som regel ikke særligt velegnede til vækst eller en mere formaliseret virksomhed.
På grund af den enkle opbygning kan du som regel nøjes med at bruge gratis regnskabsprogrammer eller regnskabsprogrammer til freelancere.
Hvornår du skal betale
De fleste regnskabsprogrammer til freelancere tilbyder gratis prøveperioder og abonnementer med grundlæggende regnskabsfunktioner. Hvis du beslutter dig for at begynde at ansætte medarbejdere og påtage dig nye typer opgaver, vil du på et tidspunkt ramme en grænse og få brug for at skifte til et nyt program eller opgradere til et betalt abonnement.
Regnskabsprogrammer til nonprofitorganisationer
Regnskabsområdet for nonprofitorganisationer og offentlige myndigheder kan være yderst specifikt, i hvert fald set fra regnskabsprocessernes perspektiv.
Generelt anvender nonprofitorganisationer (NPOs) en proces, der kaldes fondsregnskab, og som adskiller sig markant fra blot at føre en hovedbog eller følge pengestrømmen på en konto. Derfor er programmer, der specifikt henvender sig til nonprofitorganisationer, det bedste valg.
Rådgivning er afgørende
Indlæringskurven for regnskabsprocesser i nonprofitorganisationer kan være betydeligt stejlere end i en privat virksomhed. Derfor er det bedst, hvis et medlem af dit team har den nødvendige uddannelse, eller hvis du får hjælp fra en ekstern konsulent.
Det kan være vanskeligt at finde det rette regnskabsprogram til nonprofitorganisationer, men her er nogle fremragende muligheder, der kan hjælpe dig med at komme i gang:
Regnskabsprogrammer til store virksomheder
Regnskabsprogrammer til store virksomheder er omfattende løsninger, der er udviklet til at håndtere hele den finansielle drift i en stor organisation. De integrerer forskellige forretningsprocesser, såsom regnskab, økonomi, indkøb, projektstyring og personaleadministration, i ét samlet system.
Fordele:
- Samler data fra flere afdelinger.
- Tilpasser funktionerne til virksomhedens specifikke behov.
- Kan håndtere en stor mængde transaktioner
- Giver dybdegående økonomiske analyser og rapportering.
Bedst egnet til:
- Du gættede det — store virksomheder. Uanset om de opererer i ét land eller over hele verden, har de fleste virksomheder, der bruger denne type software, flere lokationer og/eller forretningsenheder.
Eksempler:
- Tally
- SAP
- Oracle NetSuite
Faktureringssoftware
Faktureringssoftware er beregnet til én enkelt opgave: at oprette, sende og opkræve betaling for fakturaer.
Hvis et større regnskabsprogram med detaljerede faktureringsfunktioner overstiger dit budget eller dine virksomhedsbehov, kan specialiseret faktureringssoftware være en fordel.
På den anden side vil det for dem med et lavt til moderat behov for fakturering, såsom sporing af onlinebetalinger og indkøbsordrer, sandsynligvis være unødvendigt omfattende at investere i et selvstændigt program frem for at bruge de funktioner, som grundlæggende regnskabssoftware kan tilbyde.
Det er nødvendigt at vide, hvor du og din virksomhed befinder jer, for at kunne vælge den rigtige løsning. Når du har fundet ud af det, kan du vende tilbage til denne liste for at begynde din søgning.
Tilpasset regnskabssoftware
Tilpasset regnskabssoftware er udviklet specifikt til at imødekomme din virksomheds unikke krav. I modsætning til standardværktøjer med foruddefinerede funktioner udvikles eller tilpasses det i høj grad, så det passer til dine arbejdsgange, branchestandarder og interne systemer.
Denne type software er bedst egnet til virksomheder med højt specialiserede regnskabsprocesser, unikke krav til overholdelse af regler eller komplekse ældre systemer, der ikke integreres godt med almindelige platforme.
Du vil sandsynligvis vælge tilpasset regnskabssoftware, når:
- Du er vokset fra dine traditionelle regnskabsværktøjer og har brug for mere avancerede, skalerbare løsninger.
- Din branche har unikke krav til overholdelse af regler, rapportering eller skat, som ikke understøttes af almindelig regnskabssoftware .
- Du ønsker at integrere regnskab tæt med proprietære værktøjer, ERP-systemer eller tilpasset forretningslogik.
- Du ønsker fuld kontrol over brugerroller, datalagring og automatisering af arbejdsgange.
Før du køber
Før du investerer i tilpasset software, bør du gennemføre en grundig omkostnings- og fordelanalyse. Selvom det tilbyder en uovertruffen fleksibilitet, kan udviklings- og vedligeholdelsesomkostningerne være betydelige — og du får brug for interne ressourcer til at understøtte det på lang sigt.
Fordele ved regnskabssoftware
For enhver virksomhed, der har vækst i horisonten eller blot ønsker at sikre, at de økonomiske optegnelser er komplette, nøjagtige og organiserede, er den bedste regnskabssoftware en nødvendighed.
Ved hjælp af regnskabssoftware kan du:
- Administrere kreditorer, debitorer, likvider og lagerbeholdning baseret på branchens behov
- Generere regnskaber til både finansiel rapportering og forretningsanalyse
- Forebygge fejl gennem afstemning
- Imødekomme unikke virksomhedsbehov, såsom fondregnskab for NGO'er
- Spare tid gennem automatisering, f.eks. ved at generere fakturaer eller organisere lønadministration
- Udvide forretningsaktiviteter hurtigt og nemt med mulighed for cloudbaserede platforme
Derudover kan specialiserede softwareprodukter (såsom CRM-systemer til regnskab og ERP-software) fokusere på vigtige nichebehov, som virksomheder kan have, såsom effektiv lønbehandling og fakturastyring, uden at inkludere komplette regnskabsløsninger og den tilsvarende prisstigning — en fordel for enhver virksomhed.
Vigtige funktioner i regnskabssoftware
Ikke alle typer regnskabssoftwareløsninger er ens, men de fleste tilbyder de samme grundlæggende funktioner — til en vis grad.
Her er alt det, du sandsynligvis vil se:
- Håndtering af regnskaber & rapporter
- Finansiel analyse
- Automatiseret skatteindberetning
- Opkrævning & fakturering
- Lønadministration
Håndtering af regnskaber & rapporter
Håndtering af regnskaber og rapporter kan være en vigtig del af bogføringsarbejdet og er ret standard i regnskabssoftware.
Enhver god softwareløsning sikrer en overskuelig og nøjagtig bogføring samt muligheden for at generere almindelige virksomhedsrapporter, såsom fakturaopgørelser og balancer. I hvor høj grad rapporteringen kan tilpasses, kan dog variere fra software til software.
Finansiel analyse & beslutningstagning
Evnen til at bruge finansielle data som grundlag for beslutninger er afgørende for at drive en god virksomhed. I hvor høj grad analysefunktioner er tilgængelige, kan dog variere.
Nogle programmer gør det nemt at opbygge tilpassede prognoseoversigter, følge specifikke problemområder og oprette rapportskabeloner efter behov, mens andre ikke gør. Hvis dette er en prioritet, bør du undersøge de mest interessante værktøjers funktioner, før du køber.
Automatiseret skatteindberetning
Virksomhedsskatter kan, især når en virksomhed vokser og udvider sig, være alt andet end nemme. Derfor er regnskabssoftware, der kan hjælpe dig, en stor fordel.
Det sagt, er dette ikke nødvendigvis en almindelig funktion i basisprodukter, især ikke for virksomheder med komplicerede skattekrav.
Selvom mange regnskabssystemer dækker skattehåndtering, såsom estimering af skatteforpligtelser eller beregning af skat på ting som løn, solgte varer og salgsskat, omfatter de ikke altid skatteindberetning.
Hvis du ønsker et regnskabsprogram, der er designet til at minimere tidsforbruget og føre dig gennem hele processen fra A til Z, når det er tid til at indberette skat, skal du sørge for, at dette er en specifik del af din søgning.
Elektronisk opkrævning & fakturering
Opkrævning og fakturering er normalt centrale dele af driften; derfor er regnskabssoftware, der kan håndtere dem, den bedste løsning.
Selv virksomheder, der kun har nogle få regelmæssige fakturaer at sende, kan stadig spare tid og energi med værktøjer, der kan hjælpe med at organisere indgående og udgående pengestrømme samt forventede indbetalinger og økonomiske forpligtelser.
De fleste tilbyder generelle værktøjer på dette område — som minimum generering af fakturaer, der er klar til at blive sendt — men ikke alle kan udføre det egentlige arbejde, såsom at distribuere fakturaerne og/eller følge op på betalinger. Specifikke løsninger til fakturering og software til kreditorstyring er bedst her.
More Articles
Lønadministration
Lønadministrationssoftware kan være en ønskværdig funktion for mange virksomheder, fordi automatisk beregning af lønskatter og tilbageholdelser samt generering af lønsedler kan betyde, at meget manuelt arbejde elimineres.
Hvis du nogensinde har drømt om en dag, hvor du ikke skulle underskrive checks i hånden fredag morgen, kan dette være en god mulighed for at effektivisere en virksomhed.
Selvom dette er en almindelig funktion i de fleste regnskabsprogrammer, tilbyder mange kun grundlæggende understøttelse, såsom indenlandske lønudbetalinger og tidsregistrering.
Hvis du for eksempel har medarbejdere i andre lande eller med andre valutaer, kan du få brug for software, der er specifikt designet til at håndtere mere komplekse løn- og skattekrav.
Sådan vælger du regnskabssoftware
Uanset om du ejer et bageri eller en hurtigt voksende e-handelsvirksomhed, findes der en perfekt regnskabsløsning, der kan effektivisere din virksomheds behov. Det er enkelt at finde den rigtige:
- Identificer din virksomheds primære mål.
- Fastslå, hvilken kernefunktionalitet du har brug for for at nå disse mål.
- Fastslå, om der er behov for specialiserede tjenester eller mere generel software.
- Vurder mulighederne på markedet.
- Træf din beslutning.
- Find ud af, hvordan du bedst bruger softwaren.
Faktorer, du bør overveje
Hvis du ikke er sikker på, hvor du skal starte, kan du overveje, hvad du har brug for inden for følgende områder:
- Virksomhedens størrelse og behov: Tilpas softwarefunktionerne til din virksomheds størrelse og specifikke regnskabskrav.
- Skalerbarhed: Sørg for, at softwaren kan vokse sammen med din virksomhed.
- Integration: Kontrollér kompatibiliteten med eksisterende systemer (CRM, ERP osv.).
- Brugervenlighed: Vurder brugervenligheden og indlæringskurven.
- Pris: Vurder de samlede omkostninger, herunder abonnementer, implementering, licenser og vedligeholdelse. Nogle virksomheder udsender udbudsanmodninger om regnskabssoftware for at indhente tilbud på forhånd.
- Sikkerhed: Sørg for databeskyttelse og overholdelse af gældende regler.
- Support og oplæring: Se efter tilgængelig kundesupport og ressourcer til oplæring.
- Tilpasningsmuligheder: Overvej, om softwaren kan tilpasses dine forretningsprocesser.
- Skyen eller lokal installation: Træf beslutningen ud fra dit behov for tilgængelighed og din IT-infrastruktur.
Husk, at flere leverandører tilbyder demoer af regnskabssoftware, så du kan afprøve produktet, før du køber det. På den måde kan du sikre dig, at du vælger den rigtige løsning til din virksomhed.
Når du har gjort det...
Sørg for at tilmelde dig vores gratis nyhedsbrev med ekspertråd, vejledninger og indsigter fra finansledere, der klarer sig virkelig godt med deres regnskabssoftware og samtidig er med til at forme techbranchen.
