Die besten Arten von ERP-Systemen für Sie: Vorteile & Beispiele
Von cloudbasierten über On-Premise-, Hybrid- und branchenspezifische Lösungen gibt es unzählige Arten von ERP-Systemen. Bei so vielen verfügbaren Optionen ist es nicht ungewöhnlich, den Überblick zu verlieren.
Als Digitalsoftware-Experte habe ich verschiedene ERP-Software und -Typen getestet, bewertet und genutzt. Eines habe ich dabei gelernt: Der beste Einstieg ist, die verschiedenen Modelle, ihre Funktionen und ihren Nutzen für Ihr Unternehmen zu kennen.
Ab da... nun ja, ist es nur noch eine Entscheidung. Fangen wir also an, das passende ERP-System für Ihr Unternehmen zu finden.
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Was ist ein ERP-System?
Ein Enterprise Resource Planning System (ERP) ist eine Form von Unternehmensmanagement-Software, die dabei helfen kann, Prozesse zu optimieren, die Kommunikation zu vereinfachen, die Produktivität zu steigern und vieles mehr.
ERPs funktionieren als zentralisiertes System integrierter Anwendungen. Sie umfassen alles, was die Abteilungen Ihres Unternehmens zum Betreiben, Verwalten und Automatisieren von Prozessen benötigen.
Obwohl das gesamte Unternehmen von der Implementierung eines solchen Systems profitieren kann, sind folgende Abteilungen diejenigen, die den größten Vorteil aus einer ERP-Implementierung ziehen:
- Buchhaltung & Finanzen
- Personalwesen
- Vertrieb
- Kundensupport
- Lagerverwaltung
Mit einem umfassenden ERP-System können Sie Insellösungen wie Ihr separates Customer Relationship Management (CRM) System, Finanzmanagement-System oder Lagerverwaltungssystem abschaffen.
All diese Systeme sind im ERP enthalten – mit dem zusätzlichen Vorteil, dass alles miteinander verbunden und zentralisiert in einer Plattform zur Verfügung steht.
ERP-Systeme im Überblick
Der Einsatz eines ERP-Systems kann auf mehreren Ebenen jedem Unternehmen helfen. Aber nicht alle ERP-Systeme sind gleich geschaffen.
Wer schon einmal Organisations- oder Betriebssoftware für sein Unternehmen gesucht hat, weiß: Diese Lösungen gibt es in vielen Varianten mit unterschiedlichen Komponenten, um den Bedürfnissen verschiedener Unternehmen gerecht zu werden.
Bei ERP-Systemen gibt es vier Hauptsystemtypen, aus denen Sie wählen können:
- Out-of-the-Box-ERPs: Diese Systeme sind sehr benutzerfreundlich und damit für Einsteiger geeignet. Sie lassen sich leicht installieren, verfügen jedoch nicht über die Anpassungs- und Konfigurationsmöglichkeiten komplexerer Systeme. Sie gelten als Out-of-the-Box-Systeme, weil sie vorgefertigt sind und sofort genutzt werden können. Um zu starten, müssen Sie nur die Informationen Ihres Unternehmens eingeben.
- Anpassbare ERPs: Auch bekannt als Tier-1-ERPs (SAP, Microsoft Dynamics 365 und Oracle), diese Systeme werden auf Grundlage eines von Ihrem Unternehmen entworfenen oder ausgewählten Frameworks entwickelt. Das macht sie zu einer der individuellsten Optionen – allerdings sind sie teuer und erfordern eventuell Schulungen. Um benutzerdefinierte Geschäftsprozesse zu erstellen, benötigen groß angelegte ERPs viele Stunden Entwicklung und Beratung.
- Intermediate ERPs: Auch bekannt als Tier-2-ERPs, befinden sich diese Systeme zwischen den ersten beiden Optionen. Während Ihr Unternehmen Intermediate ERPs direkt nutzen kann, bieten sie auch viele Anpassungs- und Konfigurationsmöglichkeiten. Wer eine Lösung sucht, die genau zu seinen Bedürfnissen passt, ohne das Budget zu sprengen, ist mit diesem Systemtyp gut bedient. Das ist in der Regel die beste Wahl für kleine Unternehmen.
- Branchenspezifische ERPs: Unser letzter Systemtyp sind solche, die speziell für bestimmte Branchen gebaut werden, wie z. B. Lebensmittel und Getränke, Professionelle Dienstleistungen oder Bau. Für diese Art von ERP-System müssen Sie mit branchenspezifischen Begriffen, Standards, Richtlinien und Verfahren vertraut sein.
Beachte:
ERP-Systeme sind nicht immer nach Typ gekennzeichnet. Aber mit den obigen kurzen Erklärungen solltest du erkennen können, mit welcher Art von System du es zu tun hast – und welches für dein Unternehmen am sinnvollsten ist.
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Arten von ERP
Natürlich solltest du bei der Entscheidung für die passende Enterprise-Resource-Planning-Software für dein Unternehmen nicht nur das System selbst betrachten; du solltest auch deinen bevorzugten Hosting-Typ im Auswahlprozess berücksichtigen.
Während Systemtypen differenzierter und selten beworben werden, sind Hosting-Typen allgemein bekannt und werden von ERP-Anbietern aktiv vermarktet. Die gängigsten Hosting-Arten sind:
Cloud-basiertes ERP
Ein cloud-basiertes ERP wird auf den Servern des ERP-Anbieters gehostet und von dir über das Internet abgerufen.
In der Regel handelt es sich dabei um Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen mit einem abonnementbasierten Preismodell, bei dem du eine festgelegte, vorab bestimmte Gebühr monatlich, vierteljährlich oder jährlich bezahlst.
Die meisten Unternehmen entscheiden sich aus folgenden Gründen für cloud-basierte ERP-Lösungen:
- Die Möglichkeit, sich jederzeit und von überall einzuloggen
- Speicher und Lizenzen lassen sich leicht erweitern, wenn das Unternehmen wächst
- Neue Funktionen und Änderungen können schnell implementiert werden, sodass die Software immer aktuell ist
Obwohl der Gesamtpreis in der Regel niedriger ist als bei anderen Lösungen, bieten sie nur begrenzte Anpassungsmöglichkeiten und die Datensicherheit liegt nicht in deinem direkten Einflussbereich.
Vorteile:
- Vergleichsweise kostengünstig
- Einfach zu berechnender, umfassender Preis
- Schnellere Implementierung
- Kein Bedarf an internen IT-Spezialisten zur Systemwartung
Am besten geeignet für:
- Die meisten Unternehmen, einschließlich Startups, KMU und größere Organisationen
Beispiele:
- Odoo
- Oracle NetSuite
- Acumatica
Dies sind nicht die einzigen verfügbaren Cloud-Optionen. Hier sind einige meiner weiteren Favoriten, die dir helfen können, die richtige Lösung zu finden:
Multi-Cloud-ERP
Ähnlich wie cloud-basierte ERPs nutzen Multi-Cloud-ERPs mehrere Cloud-Anwendungen und Dienste von Drittanbietern, um dein System zu betreiben. Diese können öffentlich oder privat sein.
In der Regel werden Multi-Cloud-ERP-Systeme von großen Unternehmen genutzt, da sie es ermöglichen, die besten Einzellösungen zu kombinieren und das Beste aus den Systemen herauszuholen. Zwar können auch KMU Multi-Cloud-ERP-Systeme einsetzen, doch sind sie meist komplexer zu verwalten und teurer in der Anschaffung.
Vorteile:
- Ermöglicht Nutzern, Funktionen mit mehreren cloud-basierten Lösungen zu erweitern
- Bietet ein zentrales System für Zugriffsmöglichkeiten
- Integration mit öffentlichen Cloud-Ressourcen zur Erweiterung der Systemfähigkeiten und Leistungsfähigkeit
Am besten geeignet für:
- Großunternehmen, Firmen in stark regulierten Branchen oder digital fortgeschrittene Organisationen
On-Premises-ERP
Ein On-Premises-ERP wird auf den Servern und Computern deiner Organisation vor Ort betrieben. Es kann über einen beliebigen verbundenen Computer und – je nach Konfiguration – manchmal auch remote erreicht werden.
Da On-Premises-ERP-Lösungen auf Ihrem eigenen Server gehostet werden, eignen sie sich am besten für Unternehmen mit dedizierten IT-Teams. Sie sind außerdem für Wartung und Änderungen verantwortlich, weshalb diese Systemarten schnell höhere Kosten verursachen können.
Vorteile:
- Volle Systemkontrolle
- Vollständige Anpassungs- und Konfigurationsmöglichkeiten
- Datensicherheit unter Ihrer direkten Kontrolle
Am besten geeignet für:
- Unternehmen, die umfangreiche Anpassung, volle Steuerung und vollständige Kontrolle benötigen
Beispiele:
- Aptean
- Dolibarr
- Xledger
Mehrere Anbieter bieten sowohl On-Premises- als auch Cloud-basierte Optionen an, wodurch die Auswahl eines geeigneten ERP-Systems verwirrend sein kann. Um sicherzugehen, dass Sie den richtigen Typ wählen, nutzen Sie meine Liste:
Hybrides ERP
Ein hybrides ERP zu finden kann schwieriger sein als bei den beiden anderen Optionen. Aber wie der Name schon sagt, verbindet diese Hosting-Art Aspekte eines Cloud-basierten und eines On-Premises-ERP.
Hybride ERP-Lösungen bieten die Vorteile beider Ansätze und eignen sich daher ideal für KMUs. Sie sind zwar ein Mischtyp, benötigen jedoch mehr IT-Beteiligung als Cloud-Optionen und bieten weniger Flexibilität.
Vorteile:
- Möglichkeit, Altsysteme leichter zu aktualisieren
- Benötigen keine unternehmenseigenen Server
- Bieten mehr Kontrolle über Systemfunktionen
Am besten geeignet für: Wachsende Unternehmen, die skalieren, aber keine vollständige Kontrolle benötigen
Beispiele:
- Microsoft Dynamics 365
- SAP S/4HANA
- Oracle Fusion Cloud
Anwendungsfälle für ERP-Software
ERP-Software kann viele Funktionen abdecken, was sie so leistungsstark – und manchmal auch etwas überwältigend – macht.
Um mehr Klarheit zu schaffen, habe ich die besten Anwendungsbeispiele für verschiedene Arten von ERP-Systemen zusammengetragen. So bekommen Sie ein besseres Gefühl dafür, wie jedes System zur Wertschöpfung beiträgt.
- Bestandsmanagement: Verfolgen, aktualisieren und optimieren Sie Ihren Warenbestand. Sie können diesen Prozess zusätzlich beschleunigen, indem Sie ein ERP wählen, das auch Einkaufsfunktionen integriert.
- Software-Lizenzmanagement: Verbessern Sie Ihre Beschaffungsprozesse, indem Sie alles von Lieferanten bis zu Kreditorenbuchhaltung auf einer einzigen Plattform zentralisieren.
- Vertrieb und Marketing: Vertriebsmitarbeitende können mit Hilfe eines ERP Angebotsanfragen innerhalb von Minuten in Verkaufsaufträge umwandeln. Durch die Integration von Vertrieb und Marketing erhalten Sie einen umfassenderen Überblick über erfolgreiche Maßnahmen – und möglicherweise noch wichtiger, über das, was nicht funktioniert.
- Finanzmanagement: Verwalten Sie alle finanziellen Aspekte Ihres Unternehmens zentral, um die Produktivität zu erhöhen und eine umfassende Übersicht über die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu erhalten.
- Kundenbeziehungsmanagement: Nutzen Sie ein ERP, um Kundeninformationen zu verfolgen und Marketingmaßnahmen zu personalisieren. Außerdem können Sie Ihre Kundenservicemöglichkeiten direkt mit Kundenportalen verknüpfen, um die Effizienz zu steigern.
- Supply-Chain-Management: Organisieren Sie Ihre Bestellungen besser und überwachen Sie laufende Produktionsprozesse. Ein ERP hilft dabei, das Risiko von Engpässen zu verringern, damit Sie stets das liefern können, was Ihre Kunden wünschen.
- Personalmanagement: Verwalten Sie alle Personalangelegenheiten effektiv, steuern Sie Firmenrichtlinien und fördern Sie die Unternehmenskultur direkt im ERP-System.
- Projektmanagement: Steuern Sie Projekte, indem Sie Aufgaben zuweisen, Ausgaben nachverfolgen und den Fortschritt direkt im ERP überwachen. Zusätzlich ermöglicht das System die Erstellung detaillierter Berichte in jeder Projektphase – für mehr Effizienz und schnellen Handlungsbedarf beim Auftreten von Problemen.
Branchen, die am meisten vom Einsatz von ERP-Software profitieren
Viele Branchen können vom Einsatz eines ERP-Systems profitieren – und die Unternehmen erkennen das zunehmend. Der Beweis? Allied Marketing Research prognostiziert, dass der globale ERP-Markt bis 2030 mehr als 117 Milliarden US-Dollar wert sein wird.
Obwohl grundsätzlich Unternehmen aus allen Branchen profitieren können, gibt es einige Bereiche, in denen der Nutzen besonders groß ist. Deshalb findet man in diesen Branchen auch am häufigsten Unternehmensressourcenplanungssysteme. Zu diesen Branchen zählen:
- Technologie & SaaS
- E-Commerce
- Bauwesen
- Lebensmittel & Getränke
- Gesundheitswesen
- Fertigung
Häufige Funktionen von ERP-Software
Obwohl sich die Funktionen und Einsatzmöglichkeiten von ERP-Software je nach Anbieter und Lösung erheblich unterscheiden können, gibt es eine Reihe gemeinsamer Funktionen (so genannte Module), die alle Top-Systeme enthalten. Dazu gehören:
Buchhaltung
Manche halten die Buchhaltung für das eigentliche Herzstück moderner ERP-Software, da sie durch die zentrale Datenhaltung stark profitiert – insbesondere durch die Möglichkeit, umfangreiche und detaillierte Unternehmensberichte zu erstellen.
Zu den Buchhaltungsfunktionen von ERP-Software zählen unter anderem Rechnungsstellung, die Erstellung von Finanzberichten, Budgetierung, Datenaggregation (tschüss, unkontrollierte Tabellenkalkulationen!) und allgemeine Finanzverwaltung. In Kombination mit Buchhaltungssystemen ist ERP-Software eine leistungsstarke Lösung für die meisten Finanzprozesse.
Website/E-Commerce
Die meisten ERP-Systeme bieten Funktionen, mit denen Sie Ihre Website direkt aus dem System heraus gestalten, konfigurieren und hosten können. Damit werden Prozesse wie Online-Zahlungen, Auftragsabwicklung sowie Design und Pflege eines Kundenportals wesentlich einfacher.
Projektmanagement
Zwar bieten die meisten ERP-Systeme Projektmanagement-Funktionen an, doch der Umfang dieser Funktionen variiert stark. Die meisten Systeme umfassen Zeiterfassung und Aufgabenmanagement; umfangreichere Lösungen bieten darüber hinaus oftmals Beschaffung, Ressourcenmanagement, Auftragsverwaltung, Kostenschätzungen und Projektberichte oder Übersichten.
Kundenservice
Ein ERP sollte alle grundlegenden Funktionen eines Customer-Relationship-Management-Systems (CRM) bieten. Typischerweise beinhalten ERP-Systeme daher Live-Chat, individuell anpassbare Umfragen, Kunden-Datentracking sowie ein Helpdesk.
Im Zusammenspiel ermöglichen diese Funktionen eine schlankere Abwicklung von Kundenservice-Prozessen, verkürzen die Wartezeiten und bieten insgesamt ein besseres Kundenerlebnis.
Personalwesen
Dieses Modul ist speziell darauf ausgelegt, sämtliche Kernaufgaben der Personalabteilung zu unterstützen. Ein ERP kann beispielsweise Mitarbeiterbeurteilungen, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Recruiting-Funktionen, Spesenabrechnungen sowie Urlaubs- und Abwesenheitserfassung abdecken.
Allgemeine Betriebsabläufe
Einer der entscheidenden Vorteile von ERP-Software besteht darin, dass Sie sämtliche Abläufe zentral auf einer Plattform steuern können.
So lassen sich Vorgänge bündeln und verwalten, die in anderen Kollaborationslösungen oft nicht abgedeckt werden, wie z. B. Beschaffung, Lieferkettensteuerung, Rentabilitätsverfolgung, Bestandsmanagement und mehr.
Workflow-Automatisierung
Automatisierungsfunktionen für verschiedene Arbeitsabläufe in unterschiedlichen Abteilungen können die Zeit für mühsame oder wiederkehrende Aufgaben deutlich verringern – z. B. bei der Datenzusammenführung für die Erstellung von Finanzberichten.
Analytik und Reporting
Die Analyse- und Berichtsfunktionen, die in einem ERP verfügbar sind, sind leistungsfähiger, da sie das gesamte Unternehmen abdecken und nicht nur abteilungs- oder projektspezifisch sind.
Dies kann die Entscheidungsfindung verbessern und eine klare Definition der notwendigen Geschäftsanforderungen für die Zukunft ermöglichen.
Suchen Sie, wenn möglich, nach Optionen für Echtzeitdaten, um noch leistungsstärkere Entscheidungsfähigkeiten zu erhalten.
Tipps zur Auswahl des richtigen ERP-Systems
Nachdem Sie nun ein tiefgehendes Verständnis der Arten von ERP-Systemen haben, die Ihr Unternehmen nutzen könnte, ist es Zeit, das richtige ERP-System für Sie zu finden. Berücksichtigen Sie die folgenden Fragen bei der Auswahl Ihres ERP-Typs und Ihrer Software.
- Was sind Ihre speziellen geschäftlichen Anforderungen? Kann die gewählte Software und der gewählte Typ mit Ihrem Unternehmen wachsen?
- Benötigen Sie einen Implementierungspartner, um sicherzustellen, dass Ihr ERP-Projekt pünktlich und im Budget startet?
- Welche Risiken sind mit jedem Typ verbunden und wie können Sie diese minimieren?
- Welches Maß an Anpassung ist mit jeder Bereitstellungsoption möglich?
- Wie wirken sich die verschiedenen Bereitstellungsmodelle auf Kosten, Wartung und Zugänglichkeit aus?
- Wie viel Schulung ist für verschiedene Benutzerstufen erforderlich?
Wenn Sie nach der Beantwortung dieser Fragen noch unsicher sind, schauen Sie sich einige meiner Top-ERP-Softwareoptionen an, um den Einstieg zu erleichtern. Darüber hinaus können spezialisierte ERP-Newsletter laufend Einblicke und Aktualisierungen liefern, die Ihren Entscheidungsprozess unterstützen.
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