Die besten Arten von ERP-Systemen für Sie: Vorteile & Beispiele
Von cloudbasierten über On-Premise-, Hybrid- bis hin zu branchenspezifischen Lösungen – es gibt unzählige Arten von ERP-Systemen. Bei so vielen Optionen ist es kein Wunder, wenn man sich verloren fühlt.
Als Experte für digitale Software habe ich verschiedene ERP-Softwares und -Typen getestet, bewertet und genutzt. Eine Sache, die ich gelernt habe: Der beste Startpunkt besteht darin, die verschiedenen Modelle zu kennen, zu verstehen, was sie leisten und wie sie Ihrem Unternehmen nutzen können.
Danach... nun, ist es nur noch eine Entscheidungsfrage. Also, fangen wir an, den passenden ERP-Systemtyp für Ihr Unternehmen zu finden.
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Was ist ein ERP-System?
Ein Enterprise Resource Planning System (ERP) ist eine Form von Unternehmensverwaltungssoftware, die Prozesse optimieren, die Kommunikation vereinfachen, die Produktivität steigern und vieles mehr kann.
ERPs fungieren als zentrale, integrierte Anwendungsplattform. Sie beinhalten alles, was die Abteilungen Ihres Unternehmens benötigen, um Abläufe zu steuern, Prozesse zu verwalten und zu automatisieren.
Auch wenn Ihr gesamtes Unternehmen von der Implementierung eines solchen Systems profitieren kann, gibt es einige Bereiche, die besonders profitieren. Dazu gehören insbesondere die folgenden Abteilungen, die vom ERP-Einsatz am meisten profitieren:
- Buchhaltung & Finanzen
- Personalwesen
- Vertrieb
- Kundensupport
- Lager- und Bestandsverwaltung
Mit einem umfassenden ERP-System können Sie Insellösungen wie Ihr separates Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Finanzmanagementsystem oder Bestandsmanagementsystem ablösen.
All diese Systeme finden sich im ERP wieder – mit dem zusätzlichen Vorteil, dass sie alle miteinander vernetzt und zentralisiert in einer einzigen Plattform vereint sind.
Überblick über ERP-Systeme
Der Einsatz eines ERP-Systems kann Ihr Unternehmen auf mehreren Ebenen unterstützen. Aber nicht alle ERP-Systeme sind gleich.
Wenn Sie schon einmal nach Organisations- oder Betriebssoftware für Ihr Unternehmen gesucht haben, wissen Sie, dass es diese in verschiedensten Ausführungen gibt, jeweils mit unterschiedlichen Komponenten, um den Anforderungen verschiedener Unternehmen gerecht zu werden.
Hinsichtlich ERP-Systemen gibt es vier Hauptsystemtypen, zwischen denen Sie wählen können:
- Out-of-the-Box ERPs: Diese Systeme sind äußerst benutzerfreundlich und daher sehr anfängerfreundlich. Sie lassen sich einfach installieren, bieten jedoch nicht die Anpassungs- und Konfigurationsmöglichkeiten komplexerer Systeme. Sie gelten als Out-of-the-Box, weil sie vorgefertigt und einsatzbereit sind. Sie müssen nur die Informationen Ihres Unternehmens eingeben, um loszulegen.
- Anpassbare ERPs: Auch als Tier 1 ERPs (SAP, Microsoft Dynamics 365 und Oracle) bekannt, werden diese Systeme auf Grundlage eines Rahmens entwickelt, der von Ihrem Unternehmen entworfen oder vorgegeben wird. Sie gehören zu den anpassungsfähigsten Lösungen, sind jedoch kostenintensiv und erfordern meist eine Schulung. Um individuell angepasste Geschäftsprozesse zu erstellen, sind bei groß angelegten ERPs viele Entwicklungs- und Beratungsstunden notwendig.
- Intermediate ERPs: Auch als Tier 2 ERPs bekannt, bewegen sich diese Systeme zwischen den beiden vorherigen Varianten. Ihr Unternehmen kann Intermediate ERPs direkt nutzen, sie bieten aber auch zahlreiche Anpassungs- und Konfigurationsmöglichkeiten. Wer eine Lösung sucht, die exakt zu den eigenen Anforderungen passt, dabei aber das Budget schont, liegt mit diesem Systemtyp richtig. In der Regel ist dies die beste Option für kleine Unternehmen.
- Branchenspezifische ERPs: Der letzte Systemtyp sind Lösungen, die speziell für bestimmte Branchen entwickelt wurden, zum Beispiel Lebensmittel und Getränke, professionelle Dienstleistungen oder Bauwesen. Zur Nutzung dieses ERP-Typs sollten Sie vertraut mit branchenspezifischen Begriffen, Standards, Richtlinien und Abläufen sein.
Beachte:
ERP-Systeme sind nicht immer nach Typ gekennzeichnet. Mit den obigen kurzen Zusammenfassungen solltest du jedoch erkennen können, mit welcher Art von System du es zu tun hast – und welches für dein Unternehmen am sinnvollsten ist.
Arten von ERP
Natürlich solltest du bei der Auswahl der passenden Unternehmensressourcenplanungssoftware für dein Unternehmen nicht nur auf das System achten; du solltest im Auswahlprozess auch deinen idealen Bereitstellungstyp bestimmen.
Während Systeme meist differenzierter sind und selten beworben werden, werden Bereitstellungstypen von ERP-Anbietern meistens klar kommuniziert und vermarktet. Die am häufigsten verbreiteten Bereitstellungstypen sind:
Cloud-basiertes ERP
Ein cloud-basiertes ERP wird auf den Servern deines ERP-Anbieters gehostet und du greifst über das Internet darauf zu.
In der Regel handelt es sich dabei um Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen mit einem abonnementbasierten Preismodell, bei dem du monatlich, vierteljährlich oder jährlich einen festgelegten Betrag zahlst.
Die meisten Unternehmen setzen auf cloud-basierte ERP-Lösungen aus folgenden Gründen:
- Die Möglichkeit, sich jederzeit und von überall einzuloggen
- Speicherplatz und Lizenzen können einfach erweitert werden, wenn das Unternehmen wächst
- Neue Funktionen und Änderungen lassen sich schnell implementieren, wodurch die Software immer aktuell bleibt
Obwohl der Gesamtpreis für cloud-basierte Lösungen in der Regel niedriger ist, bieten sie nur begrenzte Anpassungsmöglichkeiten, und die Datensicherheit liegt nicht in deinem direkten Einflussbereich.
Vorteile:
- Vergleichsweise erschwinglich
- Ein leicht kalkulierbarer Gesamtpreis
- Schnellere Implementierung
- Es werden keine internen IT-Spezialisten zur Systempflege benötigt
Am besten geeignet für:
- Die meisten Unternehmen, darunter Start-ups, KMUs und größere Organisationen
Beispiele:
- Odoo
- Oracle NetSuite
- Acumatica
Das sind nicht die einzigen Cloud-Optionen auf dem Markt. Hier sind ein paar meiner weiteren Top-Empfehlungen, um dir die Auswahl der richtigen Lösung zu erleichtern:
Multi-Cloud-ERP
Ähnlich wie cloud-basierte ERPs nutzen Multi-Cloud-ERPs mehrere cloudbasierte Anwendungen und Dienste von Drittanbietern, um dein System zu betreiben. Diese können öffentlich sein oder nicht.
In der Regel werden Multi-Cloud-ERP-Systeme von größeren Unternehmen eingesetzt, da sie es ermöglichen, die besten Lösungen zu kombinieren und so das Maximum aus dem System herauszuholen. Auch KMUs können Multi-Cloud-ERP-Systeme einsetzen, allerdings sind diese meist komplexer zu verwalten und mit höheren Kosten verbunden.
Vorteile:
- Ermöglicht es Nutzern, durch mehrere Cloud-Lösungen Funktionen zu ergänzen
- Bietet ein zentrales System für Login-Optionen
- Bietet die Möglichkeit, öffentliche Cloud-Ressourcen zu integrieren, um die Systemfähigkeiten und die Performance zu verbessern
Am besten geeignet für:
- Großunternehmen, Unternehmen in stark regulierten Branchen oder digital fortgeschrittene Organisationen
On-Premises-ERP
Ein On-Premises-ERP wird auf den Computern und Servern deiner Organisation gehostet. Es kann über jeden verbundenen Computer und, je nach Konfiguration, manchmal auch aus der Ferne aufgerufen werden.
Da On-Premises-ERP-Lösungen auf Ihrem eigenen Server gehostet werden, eignen sie sich am besten für Unternehmen mit eigenen IT-Abteilungen. Sie sind außerdem für Wartung und Änderungen verantwortlich, weshalb diese Systemarten schnell höhere Kosten verursachen können.
Vorteile:
- Volle Systemkontrolle
- Umfassende Anpassungs- und Konfigurationsmöglichkeiten
- Datensicherheit liegt in Ihrer direkten Verantwortung
Am besten geeignet für:
- Unternehmen, die umfassende Anpassung, volle Kontrolle und umfassende Steuerung benötigen
Beispiele:
- Aptean
- Dolibarr
- Xledger
Mehrere Anbieter bieten sowohl On-Premise- als auch Cloud-basierte Lösungen an, was die Auswahl eines passenden ERP-Systems schwierig machen kann. Damit Sie den richtigen Typ wählen, verwenden Sie meine Liste:
Hybrides ERP
Ein hybrides ERP zu finden kann schwieriger sein als bei den anderen beiden Optionen. Aber wie der Name schon sagt, verbindet diese Hosting-Variante Aspekte eines Cloud-basierten ERP mit denen eines On-Premises-ERP.
Hybride ERP-Lösungen bieten die Vorteile beider Ansätze und sind daher ideal für kleine und mittlere Unternehmen. Allerdings erfordern sie mehr IT-Beteiligung als Cloud-basierte Optionen und bieten weniger Flexibilität.
Vorteile:
- Die Möglichkeit, Altsysteme einfacher zu modernisieren
- Erfordert keine unternehmenseigenen Server
- Bietet mehr Kontrolle über Systemfunktionen
Am besten geeignet für: Wachsende Unternehmen im Wachstum, die keine vollständige Kontrolle benötigen
Beispiele:
- Microsoft Dynamics 365
- SAP S/4HANA
- Oracle Fusion Cloud
Anwendungsfälle für ERP-Software
ERP-Software kann viele Aufgaben übernehmen, was sie besonders leistungsstark macht – aber manchmal auch ein wenig überwältigend.
Um einen besseren Überblick zu bekommen, habe ich die besten Anwendungsfälle für verschiedene ERP-System-Typen recherchiert, damit Sie ein Gefühl bekommen, wie jeder Typ eingesetzt werden kann.
- Inventarverwaltung: Verfolgen, aktualisieren und optimieren Sie Ihren Lagerbestand. Durch die Integration von Einkaufsfunktionen in Ihr ERP sparen Sie außerdem Zeit in diesem Prozess.
- Software-Lizenzverwaltung: Erweitern Sie Ihre Beschaffungsprozesse, indem Sie alle Lieferanten- und Zahlungsdaten in einer einzigen Plattform zentralisieren.
- Vertrieb und Marketing: Vertriebsmitarbeiter können mit Hilfe eines ERP Angebots in Aufträge umwandeln – und das in wenigen Minuten. Durch eine Integration von Vertrieb und Marketing erhalten Sie einen ganzheitlicheren Überblick darüber, was funktioniert (und vor allem, was nicht).
- Finanzmanagement: Verwalten Sie sämtliche Finanzprozesse zentral über eine Plattform, steigern Sie die Produktivität und erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens.
- Kundenbeziehungsmanagement: Nutzen Sie Ihr ERP, um Kundendaten zu verfolgen und Marketingmaßnahmen zu personalisieren. Außerdem können Sie Kundenservice-Optionen direkt in Kundenportale einbinden, um die Effizienz zu steigern.
- Lieferkettenmanagement: Organisieren Sie Ihre Bestellungen effizienter und überwachen Sie laufende Produktionsprozesse. Ein ERP hilft Ihnen, das Risiko von Engpässen zu minimieren, sodass Sie immer liefern können, was Ihre Kunden brauchen.
- Personalmanagement: Verwalten Sie sämtliche Personalangelegenheiten, steuern Sie Unternehmensrichtlinien und fördern Sie eine lebendige Unternehmenskultur – alles innerhalb des ERP-Systems.
- Projektmanagement: Steuern Sie Projekte, indem Sie Aufgaben zuweisen, Ausgaben verfolgen und Fortschritte im ERP überwachen. Zusätzlich können Sie in jeder Projektphase umfassende Berichte erstellen und so effizient arbeiten und mögliche Problemfelder rasch identifizieren.
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Branchen, die am meisten von der Nutzung von ERP-Software profitieren
Viele Branchen können von der Nutzung eines ERP profitieren – und die Betreiber erkennen dies zunehmend. Der Beweis? Allied Marketing Research prognostiziert, dass der weltweite ERP-Markt bis 2030 mehr als 117 Milliarden US-Dollar wert sein wird.
Obwohl praktisch alle Unternehmen in allen Branchen profitieren können, gibt es einige, die besonders profitieren. Daher sind es auch genau diese Branchen, in denen Sie am häufigsten ein Enterprise Resource Planning System finden. Zu diesen Branchen gehören:
- Technologie & SaaS
- E-Commerce
- Bauwirtschaft
- Lebensmittel & Getränke
- Gesundheitswesen
- Fertigung
Häufige Funktionen von ERP-Software
Obwohl sich die Funktionen und Möglichkeiten von ERP-Software je nach Option deutlich unterscheiden können, gibt es eine Reihe von Standardfunktionen (sogenannte Module), die alle Top-Lösungen gemeinsam haben. Dazu zählen:
Buchhaltung
Manche sehen Buchhaltung als das eigentliche Herzstück von ERP-Software, da sie besonders von der Zentralisierung profitiert – beispielsweise durch die Möglichkeit, unternehmensweite, detaillierte Berichte auf höchstem Niveau zu erstellen.
Typische Buchhaltungsfunktionen einer ERP-Software sind beispielsweise Rechnungsstellung, Erstellung von Finanzberichten, Budgetierung, Datenbündelung (Adieu, wilde Tabellenkalkulationen) und allgemeine Finanzfunktionen. Bei Integration mit Buchhaltungssystemen kann ERP-Software eine leistungsstarke Lösung für die meisten Finanzprozesse bieten.
Website/E-Commerce
Die meisten ERP-Softwarelösungen bieten Funktionen, mit denen Sie Ihre Website direkt aus dem System heraus gestalten, konfigurieren und hosten können. Dadurch wird vieles einfacher, zum Beispiel Online-Zahlungen, die Auftragsabwicklung und die Gestaltung oder Pflege eines Kundenportals.
Projektmanagement
Obwohl die meisten ERP-Systeme Projektmanagementfunktionen bieten, unterscheiden sich diese oft deutlich voneinander. Die meisten Systeme enthalten Zeiterfassung und Aufgabenverwaltung; umfangreichere Systeme bieten zusätzlich Beschaffung, Ressourcenmanagement, Auftragsverwaltung, Kostenkalkulationen und Projektübersichten bzw. Berichte.
Kundenservice
Ein ERP sollte alle grundlegenden Funktionen eines Customer Relationship Management Systems (CRM) bereitstellen. Beispielsweise bieten ERPs üblicherweise Live-Chat, individuell anpassbare Umfragen, Nachverfolgung von Kundendaten und ein Helpdesk.
Diese Funktionen tragen gemeinsam dazu bei, Geschäftsabläufe im Kundenservice zu optimieren, die Wartezeiten am Telefon zu senken und das Kundenerlebnis insgesamt zu verbessern.
Personalwesen
Dieses Modul ist mit Funktionen ausgestattet, um alle zentralen Aufgaben des Personalwesens abzudecken. Zum Beispiel können ein ERP Leistungsbeurteilungen, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Recruiting-Funktionen, Spesenberichte sowie Abwesenheits- oder Urlaubsverwaltung bieten.
Allgemeine Abläufe
Einer der wohl größten Vorteile von ERP-Software ist die Möglichkeit, alle Betriebsabläufe auf einer einzigen Plattform zu zentralisieren.
Dadurch können Sie auch allgemeine Abläufe verwalten und verfolgen, die in anderen kollaborativen Softwarelösungen meist fehlen – wie zum Beispiel Beschaffung, Lieferkettenmanagement, Gewinnverfolgung, Bestandsverwaltung und mehr.
Workflow-Automatisierung
Automatisierungsfunktionen für verschiedene Arbeitsabläufe in den Abteilungen können die Zeit für mühsame oder sich ständig wiederholende Aufgaben reduzieren, etwa bei der Datenzusammenführung für die Erstellung von Finanzberichten.
Analytik und Berichterstattung
Die Analyse- und Reporting-Funktionen eines ERP-Systems sind leistungsstärker, da sie das gesamte Unternehmen umfassen und nicht nur auf einzelne Abteilungen oder Projekte beschränkt sind.
Dies kann dazu beitragen, die Entscheidungsfähigkeit zu verbessern und eine klare Definition der zukünftigen geschäftlichen Anforderungen zu ermöglichen.
Wenn möglich, achten Sie auf Optionen für Echtzeitdaten, um noch fundiertere Entscheidungen treffen zu können.
Tipps zur Auswahl des richtigen ERP-Systems
Nachdem Sie nun detaillierte Einblicke in die möglichen ERP-Systemtypen für Ihr Unternehmen erhalten haben, ist es an der Zeit, das passende ERP-System zu finden. Berücksichtigen Sie die folgenden Fragen bei der Auswahl des ERP-Typs und der Software.
- Was sind Ihre spezifischen geschäftlichen Anforderungen? Kann die gewählte Software und der entsprechende Typ mit Ihrem Unternehmen mitwachsen?
- Benötigen Sie einen Implementierungspartner, damit Ihr ERP pünktlich und im Budget startet?
- Welche Risiken sind mit den einzelnen Typen verbunden und wie können Sie diese minimieren?
- Wie viel Individualisierung ist mit den jeweiligen Bereitstellungsoptionen möglich?
- Wie beeinflussen die jeweiligen Bereitstellungsmodelle die Kosten, Wartung und Zugänglichkeit?
- Wie viel Schulung benötigen verschiedene Nutzergruppen?
Falls Sie nach Beantwortung dieser Fragen noch unsicher sind, werfen Sie einen Blick auf einige meiner Top-ERP-Software-Empfehlungen, um den Einstieg zu erleichtern. Zusätzlich kann ein Abonnement von spezialisierten ERP-Newslettern wertvolle Einblicke und Updates liefern, die Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung unterstützen.
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