Die 8 Schritte des Buchhaltungszyklus und warum jeder einzelne wichtig ist
Der Buchhaltungszyklus beschreibt, wie Transaktionen letztlich in Ihren Abschlüssen erscheinen. Wenn beispielsweise ein Kunde sein Abonnement bezahlt, wird dies nicht direkt in den Umsatzerlös Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung eingetragen. Die Transaktion durchläuft das Journal, das Hauptbuch und dann erst die Abschlüsse.
In diesem Artikel erkläre ich, wie eine Transaktion zunächst in Ihrer Buchhaltung erfasst wird und welche aufeinanderfolgenden Schritte des Buchhaltungszyklus schließlich dazu führen, dass eine Buchung in der Gewinn- und Verlustrechnung oder der Bilanz erscheint.
Was ist der Buchhaltungszyklus?
Der Buchhaltungszyklus ist ein achtstufiger Prozess, den Unternehmen nutzen, um die Finanztransaktionen eines Unternehmens vom Zeitpunkt ihres Entstehens bis zum Abschluss der Unternehmensbuchhaltung zu erfassen.
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Die Dauer, die ein Unternehmen für die Durchführung des Buchhaltungszyklus benötigt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Beispielsweise können Unternehmen, die automatisierte Buchhaltungssoftware einsetzen und einen kontinuierlichen Abschlussprozess verfolgen, den Zyklus schneller abschließen als Unternehmen, die mit manuellen Prozessen und einem harten Abschluss arbeiten.
Der Zweck des Buchhaltungszyklus
Der Hauptzweck des Buchhaltungszyklus besteht darin, einen systematischen Rahmen zur Erfassung der Finanztransaktionen eines Unternehmens bereitzustellen.
Dieser Rahmen bietet Buchhaltern und Rechnungswesenfachleuten die Möglichkeit, die gebuchten Geschäftsvorfälle auf Einheitlichkeit und Genauigkeit zu überprüfen – beides ist entscheidend für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
So beinhaltet einer der Schritte im Buchhaltungszyklus die Erstellung einer Probebilanz. Eine Probebilanz hilft dabei, die rechnerische Richtigkeit der erfassten Buchungen zu überprüfen. Stimmen Soll und Haben nicht überein, hat der Buchhalter möglicherweise einen der Beträge falsch gebucht.
Die 8 Schritte des Buchhaltungszyklus
Der Prozess beginnt damit, einzelne Transaktionen zu erfassen, und endet mit der Zusammenstellung einer Übersicht (Abschlüsse) über die Finanzlage des Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum.
Finanzbuchhaltungssoftware kann viele Schritte des Buchhaltungszyklus automatisch durchführen. Es ist jedoch wichtig, die Abläufe zu verstehen, damit Sie bei Bedarf eingreifen können.
Beachten Sie, dass Sie den Buchhaltungszyklus nicht in der Ursprungsform anwenden müssen. Sie können ihn an Ihr Geschäftsmodell und Ihre buchhalterischen Prozesse anpassen. Mit diesem Grundverständnis gehen wir nun die acht Schritte des Buchhaltungszyklus im Detail durch.
Schritt 1: Transaktionen identifizieren
Der erste Schritt im Buchhaltungszyklus ist die Identifizierung der Geschäftsvorfälle. Sie können verschiedene technische Systeme nutzen, um Transaktionen zu identifizieren. Unternehmen setzen interne Kontrollmechanismen ein, um sicherzustellen, dass alle Geschäftsvorfälle erkannt und korrekt erfasst werden. Rechnungsnummern sind hierfür ein Beispiel.
CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning) und andere technische Systeme können dabei helfen, Transaktionen im Zusammenhang mit Verkäufen, Ausgaben, Krediten, Entnahmen und mehr zu identifizieren.
Wenn zum Beispiel ein Kunde $500 für den Start eines Jahresabonnements bezahlt, markiert dies den Beginn des Buchhaltungszyklus. Falls Sie mehrere Unternehmen besitzen, müssen Sie zunächst Ihre Finanzen konsolidieren.
Schritt 2: Transaktionen erfassen
Der zweite Schritt ist das Verbuchen der im ersten Schritt identifizierten Transaktionen.
Wann Sie die Transaktionen im Journal erfassen, hängt davon ab, ob Sie die Kassen- oder die Periodenabgrenzung einsetzen. Bei periodischer Abgrenzung müssen Sie Einnahmen und Ausgaben periodengerecht zuordnen.
Nach den Grundsätzen der doppelten Buchführung betreffen alle Transaktionen mindestens zwei Nebenbuchkonten mit jeweils gleichem Betrag im Soll und Haben.
Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung über $500 für eine Abonnementgebühr erstellen, buchen Sie den Erlös im Haben des Umsatzkontos und im Soll des Forderungskontos:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Umsatzerlöse | $500 | - |
| Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | - | $500 |
Schritt 3: Transaktionen auf das Hauptbuch übertragen
Das Hauptbuch (GL) ist ein zentrales Verzeichnis aller Transaktionen, die in bestimmte Kategorien wie Herstellungskosten (COGS), Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Kassenbestand und andere unterteilt sind.
Fast alle Unternehmen nutzen Buchhaltungssoftware, sodass die Buchung von Transaktionen ins Hauptbuch heutzutage weniger problematisch ist als früher. Buchhaltungssoftware verbucht Transaktionen automatisch und in Echtzeit im Hauptbuch.
Schritt 4: Erstellung der unbereinigten Saldenbilanz
Eine Saldenbilanz hilft, die rechnerische Richtigkeit der erfassten Transaktionen zu überprüfen. Die Saldenbilanz ist im Wesentlichen eine Liste der Konten mit ihren Soll- und Habenbeträgen.
Sie wird am Ende der Abrechnungsperiode erstellt. Wenn Sie jedoch Buchhaltungssoftware verwenden, müssen Sie die Saldenbilanz nicht manuell erstellen.
Wenn Soll und Haben nicht übereinstimmen, könnten Sie:
- Den falschen Betrag in einem der Buchungssätze eingetragen haben oder
- Die Konten verwechselt haben, die im Soll beziehungsweise Haben gebucht werden sollten
Buchhaltungssoftware kann helfen, diese Fehler zu vermeiden, da sie die Beträge sowie das Gleichgewicht von Soll und Haben beim Buchen von Geschäftsvorfällen prüft.
Schritt 5: Arbeitsblatt erstellen
Ein Arbeitsblatt dient dazu, die „unbereinigte" Saldenbilanz gegebenenfalls anzupassen. Wenn die Saldenbilanz Fehler aufweist, hilft das Arbeitsblatt bei deren Ursachenfindung.
Das Erstellen eines Arbeitsblatts erfordert die Zusammenführung aller Soll- und Habenbuchungen des aktuellen Abrechnungszeitraumes in eine Tabelle. Stimmen Soll und Haben nicht überein, müssen die notwendigen Anpassungsbuchungen gemacht werden, um die bereinigte Saldenbilanz aufzustellen.
Hat beispielsweise der Buchhalter die Kasse im Soll um $100 und das Kundenkonto A im Haben um $1.000 gebucht, stimmen die Salden nicht überein. Der Buchhalter muss den Buchungssatz korrigieren oder eine entsprechende Korrekturbuchung vornehmen, um den Fehler zu beheben.
Schritt 6: Buchungssätze anpassen
Sobald Sie einen Fehler erkennen, müssen Sie die Zahlen im Buchhaltungssystem korrigieren oder eine zusätzliche Buchung erfassen.
Sie müssen ebenfalls zusätzliche Buchungen erfassen, um Aufwendungen zu berücksichtigen, die noch nicht im Verbindlichkeiten-Konto erfasst wurden, oder die nach der Buchung der Verbindlichkeiten ins Hauptbuch, aber vor dem Periodenende, entstanden sind.
Bemerkt der Buchhalter beispielsweise, dass das Kassenkonto mit $100 statt $1.000 im Soll bebucht wurde, muss er eine Korrekturbuchung über $900 vornehmen, um das Kassenkonto auszugleichen.
Schritt 7: Jahresabschlüsse erstellen
Jahresabschlüsse sind Berichte, die die finanzielle Leistung und Lage des Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum zusammenfassen. Unternehmen erstellen drei Abschlüsse:
- Gewinn- und Verlustrechnung: Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein Leistungsbericht zur Rentabilität Ihres Unternehmens. Sie hilft Geschäftsinhabern und Interessengruppen, die Kostenstruktur des Unternehmens zu verstehen und Optimierungspotenziale für die Rentabilität zu erkennen.
- Bilanz: Die Bilanz fasst das Eigenkapital der Aktionäre sowie die Vermögenswerte und Verbindlichkeiten zusammen. Hier werden die Soll-Salden (Vermögenswerte) und Haben-Salden (Eigenkapital und Verbindlichkeiten) aller Unternehmenskonten aufgelistet. Die Bilanz ist quasi eine Momentaufnahme der finanziellen Lage des Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag.
- Kapitalflussrechnung: Die Kapitalflussrechnung ist eine Übersicht der Transaktionen mit Auswirkungen auf den Kassenbestand. Sie zeigt die Einzahlungen, Auszahlungen und die Nettoveränderung der Kassenlage. Cashflow ist eine zentrale Kennzahl, um die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens zu beurteilen, die Liquidität zu wahren sowie herauszufinden, ob und wo ein Unternehmen überschüssiges Geld verliert.
Schritt 8: Bücher abschließen
Das Abschließen der Bücher beinhaltet die Rücksetzung von temporären Konten auf einen Nullsaldo. Diese Konten sehen Sie in der Gewinn- und Verlustrechnung. Bilanzkonten werden nicht abgeschlossen—daher erscheinen sie in der „Bilanz“.
Sie müssen beispielsweise Abschlussbuchungen vornehmen, um sämtliche Erlös- und Aufwandskonten abzuschließen. Der Jahresüberschuss wird auf das Gewinnvortragskonto (ein dauerhaftes Konto) übertragen, das in der Bilanz im Eigenkapitalbereich wie folgt erscheint:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Jahresüberschuss | $200,000 | - |
| Gewinnvortrag | - | $200,000 |
Sobald Sie die Konten abgeschlossen haben, können Sie den Buchhaltungszyklus für das nächste Geschäftsjahr neu starten. Beachten Sie, dass das Abschließen der Konten bei einem Soft Close nicht erforderlich ist.
Den Buchhaltungszyklus optimieren
Alle acht Schritte des Buchhaltungszyklus durchzuführen, kann zeitaufwendig sein. Es besteht zudem ein größeres Risiko für menschliche Fehler – wenn Sie Tausende von Buchungen erfassen und übertragen, kann es passieren, dass Sie einen Buchungsbetrag falsch eingeben oder eine Transaktion übersehen.
Buchhaltungssoftware kann den Buchhaltungszyklus optimieren. Selbst als kleines Unternehmen lohnt sich die Investition in Buchhaltungssoftware, da sie nahezu alle Schritte des Buchhaltungszyklus automatisiert.
Sie können Buchhaltungssoftware in Ihr Verkaufssystem integrieren. Wenn Sie einen Verkauf tätigen, fügt die Software die Transaktion automatisch dem Umsatzkonto hinzu und aktualisiert die Gewinn- und Verlustrechnung. Sie können zudem Ihr ERP und weitere Systeme verknüpfen, sodass die Buchhaltungssoftware Ausgaben erfassen und überwachen kann.
Die Software generiert automatisch Finanzberichte, sodass Sie Ihre Bücher am Ende des Berichtszeitraums direkt abschließen können. Das spart erhebliche Kosten, die Sie ansonsten für die Buchführung und das Korrigieren von Fehlern aufwenden müssten. Natürlich müssen Sie Ihre Finanzberichte von einem Wirtschaftsprüfer prüfen lassen, wenn Sie ein börsennotiertes Unternehmen sind.
Unterschied zwischen Buchhaltungszyklus und Budgetzyklus
Der Hauptunterschied zwischen Buchhaltungszyklus und Budgetzyklus liegt im jeweils betrachteten Zeitraum.
Der Buchhaltungszyklus konzentriert sich auf die Erfassung und Zusammenfassung der im Jahr anfallenden finanziellen Aktivitäten.
Der Budgetzyklus hingegen nutzt die vom Buchhaltungszyklus erstellten Finanzdaten, um Umsatz, Ausgaben, Liquidität und mehr für den nächsten Abrechnungszeitraum zu prognostizieren.
Erfassen, Berichten, Wiederholen
Der Buchhaltungszyklus bietet einen Rahmen, um Transaktionen zu erfassen und auf ihre Richtigkeit zu überprüfen, bevor sie den Weg in die Finanzberichte finden.
Genauigkeit ist entscheidend, da Sie die im Buchhaltungszyklus erzielten Finanzinformationen nutzen, um Transaktionen und die finanzielle Leistung zu analysieren. Für Unternehmen, die Finanzdaten an die SEC (Securities and Exchange Commission) melden müssen, ist Präzision sogar noch wichtiger.
Die meisten Unternehmen verwenden heute Buchhaltungssoftware, um die Genauigkeit zu erhöhen und die Buchführung zu beschleunigen. Auch wenn Sie zunächst in die Anschaffung und Einführung der Buchhaltungssoftware investieren müssen, überwiegen die langfristigen Vorteile die Kosten deutlich.
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