6 Unverzichtbare ERP-Funktionen und warum sie 2026 wichtig sind
In den letzten fünf Jahren gab es einen deutlichen Trend hin zu cloudbasierten ERP-Softwarelösungen mit Funktionen, von denen altmodische Systeme nicht einmal hätten träumen können.
Moderne ERP-Systeme integrieren beispielsweise zunehmend KI- und ML-Fähigkeiten, um intelligente Automatisierung, prädiktive Analysen, Chatbots und personalisierte Nutzererlebnisse zu ermöglichen. Klingt cool? Das ist es auch.
Hier sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten, wenn Sie ein ERP-System auswählen.
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Was sind ERP-Funktionen?
ERP-Funktionen sind die spezifischen Fähigkeiten und Funktionalitäten, die in einer ERP-Software enthalten sind, wie zum Beispiel Analysen in Echtzeit, mobile Zugänglichkeit und KI-gestützte Automatisierung.
Sie unterscheiden sich von ERP-Funktionen (auch Module oder Komponenten genannt), die größere Anwendungsbereiche abdecken wie Auftragsmanagement, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Business Intelligence, Buchhaltung und Personalmanagement (HRM).
Wenn Sie nach ERP-Software suchen, sollten Sie Funktionen priorisieren, die möglichst eng mit Ihren Geschäftsprozessen übereinstimmen. Hier einige gängige Beispiele:
1. Nahtlose Integration
Integrationen ermöglichen einen optimierten Datenfluss. Sie verbessern zudem die Sichtbarkeit und steigern die operative Effizienz im gesamten Unternehmen. Durch die Verbindung Ihres Cloud-ERP mit dem breiten Anwendungsspektrum Ihres Unternehmens können Datensilos aufgebrochen, Prozesse automatisiert und völlig neue Workflows eröffnet werden, an die Sie vielleicht noch nicht einmal gedacht haben.
Suchen Sie nach einer Lösung, die eine offene Architektur unterstützt, über eine Vielzahl direkt integrierter Konnektoren verfügt, Integrationen mit Tools wie Zapier und Make anbietet und Zugang zu einer eigenen API bereitstellt.
API-Zugriff
Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) sind das Rückgrat nahtloser ERP-Integrationen. Sie ermöglichen den Datenaustausch in Echtzeit und stellen sicher, dass Informationen über alle angebundenen Systeme hinweg stets aktuell und präzise sind.
Vorgefertigte Konnektoren
ERP-Anbieter stellen häufig vorgefertigte Konnektoren und Integrationsvorlagen für populäre Geschäftsanwendungen wie Salesforce, Workday und Tableau bereit. Diese Integrationen können die Zeit zur Verbindung der beiden Plattformen deutlich verkürzen und oft für einen besseren Datenaustausch sorgen.
Integrationsplattformen
Für komplexere Integrationsszenarien arbeiten ERP-Anbieter mit Integration Platform as a Service (iPaaS)-Lösungen wie Zapier, Make (Integromat) und Automate.io zusammen, um eine größere Bandbreite an Anwendungen und Diensten zu unterstützen.
2. Analytik und Berichterstattung
Echtzeit-Analysen ermöglichen es Unternehmen, Daten bei ihrer Entstehung zu analysieren und verschaffen sofortige Einblicke in wichtige Leistungskennzahlen (KPIs), Trends, Auffälligkeiten und mehr. Durch die Analyse von Daten in Echtzeit können Organisationen rasch auf Marktveränderungen, Kundenverhalten und operative Herausforderungen reagieren.
ERP-Systeme integrieren Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen wie Finanzen, Vertrieb, Lagerhaltung und Produktion in eine zentrale Datenbank. Fortschrittliche Analysetechnologien wie In-Memory-Datenbanken, Daten-Streaming und komplexe Ereignisverarbeitung (CEP) ermöglichen es Softwareplattformen, diese Daten sofort auszuwerten und aufbereitete Erkenntnisse für datenbasierte Entscheidungen zu liefern.
Finanzberichte
Echtzeit-Finanzberichte, wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Kapitalflussrechnungen, geben einen umfassenden Überblick über die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. Solche Berichte helfen, Ausgaben im Blick zu behalten und die Rentabilität zu analysieren, um fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.
Verkaufsberichte
Verkaufsberichte bieten Einblicke in die Verkaufsleistung, den Umsatz, die Kundenakquise und die Produktivität des Vertriebsteams. Unternehmen können diese Berichte nutzen, um Verkaufsmöglichkeiten zu erkennen, Kundenbeziehungen zu verbessern und Verkaufsstrategien zu optimieren.
Bestandsberichte
Bestandsdaten liefern Informationen zu Lagerbeständen, Umschlagshäufigkeiten und Lagerbewegungen. Diese Berichte helfen Unternehmen, ihr Lieferkettenmanagement zu optimieren, Engpässe und Überbestände zu minimieren und Bestandsprozesse zu rationalisieren.
Produktionsberichte
Produktionsberichte verfolgen und analysieren Produktionsprozesse, einschließlich Stückzahlen, Zykluszeiten, Qualitätskennzahlen und Ressourcenauslastung. Unternehmen können diese Berichte nutzen, um die Produktionseffizienz zu überwachen, Engpässe zu identifizieren und die gesamte operative Leistung zu steigern.
Kundenberichte
Echtzeit-Kundenberichte bieten Einblicke in das Kundenverhalten, die Zufriedenheit, Loyalität und Präferenzen. Durch die Analyse dieser Berichte können Unternehmen Marketingmaßnahmen personalisieren, das Kundenerlebnis verbessern und die Kundenbindung stärken.
3. Künstliche Intelligenz
Auch wenn KI im ERP-Bereich etwas überbewertet wurde, kann sie tatsächlich echten Mehrwert bieten, wenn sie auf die richtigen Anwendungsfälle angewendet wird – etwa zur Automatisierung von Aufgaben wie Rechnungsabgleich und Bedarfsprognosen.
Chatbots nutzen die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), um den Datenzugriff zu vereinfachen. Wenn Sie jedoch größere Ergebnisse erzielen möchten, empfehle ich, KI-Funktionen mit konkreten Geschäftszielen im ERP-System zu verknüpfen.
Doch bei allem Potenzial, das KI für ERP-Systeme mitbringt, ist Vorsicht vor „KI-Washing“ geboten. Aufgrund der zuletzt stark gestiegenen Nachfrage nach KI übertreiben ERP-Anbieter teils ihre KI-basierten Funktionalitäten und deren Nutzen für Unternehmen. Damit Sie nicht auf diesen Trend hereinfallen, sollten Sie darauf achten:
- Bitten Sie um konkrete Nachweise und Demonstrationen der KI-Fähigkeiten
- Suchen Sie nach spezifischen Anwendungsfällen und messbaren Vorteilen
- Beteiligen Sie Ihr IT-Team am Auswahlprozess
- Stellen Sie das Lösen von Geschäftsproblemen über den KI-Hype
Intelligente Automatisierung
Einer der wichtigsten Vorteile von ERP durch den Einsatz von KI ist die Möglichkeit, routinemäßige Aufgaben und Prozesse zu automatisieren. Mithilfe von maschinellen Lernalgorithmen können ERP-Systeme aus historischen Daten und Nutzerverhalten lernen, um Aufgaben wie Dateneingabe, Projektmanagement, Rechnungsbearbeitung und Bestandsmanagement zu automatisieren.
Dies spart nicht nur Zeit und reduziert Fehler, sondern ermöglicht es den Mitarbeitenden auch, sich auf strategischere und wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.
Prädiktive Analytik
KI-basierte prädiktive Analytik ermöglicht es ERP-Systemen, riesige Datenmengen zu analysieren und präzise Prognosen und Datenanalysen zu liefern. Durch das Erkennen von Mustern und Trends in historischen Daten können KI-Algorithmen zukünftige Entwicklungen wie Nachfrageschwankungen, Ressourcenbedarf und potenzielle Risiken vorhersagen.
Personalisierte Nutzererlebnisse
KI kann außerdem das Nutzererlebnis innerhalb von ERP-Systemen verbessern, indem sie personalisierte Empfehlungen, intelligente Suchfunktionen und konversationsbasierte Schnittstellen bereitstellt.
Durch das Verständnis der Nutzerpräferenzen und des Nutzerverhaltens können KI-gestützte ERP-Systeme die Benutzeroberfläche anpassen, kontextspezifische Vorschläge liefern und Interaktionen in natürlicher Sprache ermöglichen—was die Nutzung intuitiver und benutzerfreundlicher macht.
Wenn Sie beispielsweise im Einzelhandel oder E-Commerce tätig sind, kann eine ERP-Software für die Bekleidungsbranche mit diesen Funktionen Ihnen dabei helfen, wertvolle Kundendaten zu nutzen und Ihr Produkt gezielt auf spezifische Bedürfnisse auszurichten.
4. Vertikale Spezialisierung
Vertikale Spezialisierung ist ein wichtiger Trend bei modernen ERP-Systemen, bei dem Anbieter branchenspezifische Lösungen entwickeln, die auf die besonderen Anforderungen und Prozesse bestimmter Sektoren zugeschnitten sind. Indem sie sich auf die Besonderheiten einer bestimmten Branche konzentrieren (wie zum Beispiel gemeinnützige Organisationen oder E-Commerce), können ERP-Lösungen gezieltere Funktionen, eine schnellere Implementierung und einen höheren Mehrwert bieten als generische Software.
Vertikale ERP-Lösungen sind mit integrierten Funktionen, Workflows und Best Practices ausgestattet, die auf die speziellen Anforderungen einer Branche abgestimmt sind.
Beispielsweise:
- Fertigungs-ERP enthält Funktionen für Produktionslebenszyklus-Planung, Qualitätskontrolle, Werkstattzuweisung und Anlagenverwaltung. Weitere Vorteile von Fertigungs-ERP finden Sie hier.
- Handels-ERP bietet Funktionen für Kassensysteme, Warenwirtschaft, Omnichannel-Commerce, Bestandsüberwachung und Kundeninformationsmanagement.
- Gesundheitswesen-ERP unterstützt Patientenverwaltung, medizinische Abrechnung und die Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA.
Durch die Bereitstellung branchenspezifischer Funktionen "out-of-the-box" können Anbieter den Bedarf an umfangreicher Anpassung verringern, um komplexere Anwendungsfälle zu unterstützen.
Schnellere Implementierung
Mit vorkonfigurierten branchenspezifischen Funktionen und Vorlagen kann die ERP-Einführung bei vertikalen Plattformen schneller erfolgen als bei generischen Systemen, die erhebliche Anpassungen erfordern. Durch einen schnelleren Onboarding-Prozess und die passenden ERP-Schulungsprogramme verkürzt sich auch die Zeit bis zum Mehrwert deutlich.
Kontinuierliche Innovation
Vertikale Enterprise-Resource-Planning-Systeme entwickeln ihre Lösungen ständig weiter, um mit Branchenveränderungen und neuen Technologien Schritt zu halten. Sie investieren in Forschung und Entwicklung, um neue Funktionen zu integrieren, die ihren Kunden helfen, sich an Veränderungen der Marktdynamik, regulatorische Anforderungen und Kundenerwartungen anzupassen.
5. Low-Code-Anpassung
Durch den Einsatz visueller Oberflächen und vorgefertigter Komponenten können ERP-Plattformen die Anpassung demokratisieren, indem sie den Bedarf an Einbindung der IT-Abteilung für jede kleine Änderung reduzieren. Sie können Workflows, Formulare, Berichte und vieles mehr anpassen, ohne sich mit komplexen Programmiersprachen auseinandersetzen zu müssen.
Visuelle Entwicklungsumgebung
Low-Code-ERP-Plattformen bieten eine benutzerfreundliche visuelle Entwicklungsumgebung, die es Nutzern ermöglicht, Anwendungen mithilfe intuitiver Drag-and-Drop-Funktionalität zu erstellen und zu bearbeiten. Mit einer Bibliothek von vorgefertigten Komponenten, Modulen und Vorlagen, die einfach konfiguriert werden können, wird der Bau maßgeschneiderter Anwendungen für branchenspezifische Anforderungen wesentlich einfacher.
Schnelles Prototyping
Low-Code-Anpassung ermöglicht schnelles Prototyping und die schnelle Iteration von ERP-Anwendungen. Geschäftsanwender können rasch funktionale Prototypen erstellen, Feedback einholen und Anpassungen in Echtzeit vornehmen, um sicherzustellen, dass das Endprodukt den Anforderungen und den Erwartungen der Stakeholder entspricht.
Bessere Integrationsunterstützung
Low-Code-ERP-Plattformen sind darauf ausgelegt, sich nahtlos in bestehende Systeme und Datenquellen zu integrieren. So können Unternehmen ihre ERP-Funktionen erweitern und individualisieren, ohne ihr IT-Ökosystem zu stören. Low-Code-Lösungen sind von Haus aus skalierbar, sodass Organisationen ihr ERP-System problemlos anpassen und mit den sich ändernden IT-Anforderungen wachsen können.
Wenn Sie beispielsweise in der Öl- und Gasindustrie tätig sind, benötigt Ihr Unternehmen möglicherweise umfangreichere Anpassungs- und Integrationsmöglichkeiten, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt gespeichert und erfasst werden.
6. Compliance-Management
Regulatorische Compliance ist ein entscheidender Aspekt moderner Geschäftsabläufe. ERP-Software stellt eine zentrale Plattform für das Management und die Nachverfolgung von compliancebezogenen Daten, Prozessen und Berichten zur Verfügung. Durch die Nutzung einer ERP-Software können Unternehmen ihre Compliance-Bemühungen beim Umgang mit Finanzdaten, Zahlungsdetails, Bestellungen und Kontaktdaten absichern.
Datenmanagement
Eine der wichtigsten Möglichkeiten, wie ERP-Systeme die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen unterstützen, ist das zentrale Datenmanagement. Durch die Konsolidierung von Daten aus verschiedenen Abteilungen und Funktionen in einem einheitlichen Dashboard oder einer zentralen Datenbank sorgt ERP-Software für Datenkonsistenz, Genauigkeit und Zugänglichkeit.
Wenn Sie zum Beispiel für eine Behörde arbeiten, die öffentliche Gesundheitsdaten verwaltet, kann ein ERP-System Eingaben aus Bereichen wie Epidemiologie, Logistik und Kommunikation auf einer einheitlichen Plattform bündeln.
Diese einheitliche Ansicht reduziert Datensilos und stellt sicher, dass alle an Aufsichtsbehörden übermittelten Regulierungsberichte auf genauen, aktuellen und überprüfbaren Informationen basieren, was für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und das Vertrauen der Öffentlichkeit unverzichtbar ist.
Prüfpfade
ERP-Systeme bieten eine integrierte Funktion zur Nachverfolgung von Änderungen, die sämtliche Änderungen an Daten, Transaktionen und Systemkonfigurationen dokumentiert. Diese Prüfpfade dienen als wertvolle Aufzeichnungen für interne Prüfungen und externe Audits und helfen Organisationen, ihre Compliance-Bemühungen nachzuweisen.
Automatisierte Compliance
ERP-Systeme können viele compliancebezogene Prozesse automatisieren, wodurch das Risiko menschlicher Fehler reduziert und die konsequente Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleistet wird.
Zum Beispiel können ERP-Systeme automatisch Compliance-Berichte erzeugen, Benachrichtigungen bei potenziellen Regelverstößen auslösen und Genehmigungsabläufe für sensible Transaktionen durchsetzen. Dies ist besonders vorteilhaft in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen und chemiebasierten Industrien.
Die besten ERP-Systeme auf dem Markt
Jetzt, da Sie wissen, nach welchen Funktionen Sie suchen, ist es Zeit einzukaufen. Hier sind die besten derzeit auf dem Markt verfügbaren ERP-Systeme, die von meinem Team bewertet wurden:
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Die Funktionen von ERP-Lösungen können je nach Branche, Anwendungsgebiet und Anwendungsfall immer komplexer und vielschichtiger werden. Es gibt keinen allgemeinen Rat, welche Funktionen Sie bei ERP-Anbietern priorisieren sollten. Sollten Sie jedoch unsicher sein, ziehen Sie in Erwägung, mit professionellen Beratern zusammenzuarbeiten, die Sie hierbei unterstützen können.
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