6 Unverzichtbare ERP-Funktionen & Warum Sie 2026 Wichtig Sind
In den letzten 5 Jahren gab es einen bedeutenden Wandel hin zu cloudbasierten ERP-Softwaresystemen mit Funktionen, die sich alte Systeme nicht hätten vorstellen können.
Moderne ERP-Systeme zum Beispiel integrieren zunehmend KI- und ML-Funktionen, um intelligente Automatisierung, prädiktive Analysen, Chatbots und personalisierte Nutzererlebnisse zu ermöglichen. Klingt cool? Ist es auch.
Hier sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl eines ERP-Systems achten sollten.
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Was sind ERP-Funktionen?
ERP-Funktionen sind die spezifischen Fähigkeiten und Funktionalitäten, die in einer ERP-Software-Suite enthalten sind, wie z. B. Analysen in Echtzeit, mobiler Zugriff und KI-gesteuerte Automatisierung.
Sie unterscheiden sich von ERP-Funktionen (auch Module oder Komponenten genannt), die breitere Anwendungen für Bereiche wie Auftragsmanagement, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Business Intelligence, Buchhaltung und Personalmanagement (HRM) darstellen.
Wenn Sie auf der Suche nach ERP-Software sind, müssen Sie die Funktionen priorisieren, die am besten zu Ihren Geschäftsabläufen passen. Hier sind einige gängige Beispiele:
1. Nahtlose Integration
Integrationen ermöglichen einen reibungslosen Datenfluss, verbessern die Transparenz und steigern die operative Effizienz im gesamten Unternehmen. Durch die Vernetzung Ihres Cloud-ERP-Systems mit dem breiteren Ökosystem von Business-Anwendungen können Datensilos aufgebrochen, Prozesse automatisiert und neue Workflows erschlossen werden, an die Sie vielleicht noch gar nicht gedacht haben.
Suchen Sie nach einer Lösung, die eine offene Architektur unterstützt, zahlreiche vorgefertigte Connectoren bietet, Integrationen mit Tools wie Zapier und Make ermöglicht und Zugriff auf eine eigene API bereitstellt.
API-Zugang
Application Programming Interfaces (APIs) sind das Rückgrat nahtloser ERP-Integrationen. Sie ermöglichen den Austausch von Daten in Echtzeit und gewährleisten, dass Informationen in allen angeschlossenen Systemen stets aktuell und korrekt sind.
Vorgefertigte Connectoren
ERP-Anbieter stellen häufig vorgefertigte Connectoren und Integrationsvorlagen für populäre Geschäftsanwendungen wie Salesforce, Workday und Tableau bereit. Diese Integrationen verkürzen die Zeit, die benötigt wird, um zwei Plattformen zu verbinden – meist mit besseren Datenaustausch-Ergebnissen.
Integrationsplattformen
Für komplexere Integrationsszenarien arbeiten ERP-Anbieter mit Integration Platform as a Service (iPaaS)-Lösungen wie Zapier, Make (Integromat) und Automate.io zusammen, um eine größere Bandbreite an Anwendungen und Diensten zu unterstützen.
2. Analysen und Berichterstattung
Analysen in Echtzeit ermöglichen es Unternehmen, Daten bei ihrer Entstehung zu analysieren und bieten sofortige Transparenz bei wichtigen Leistungskennzahlen (KPIs), Trends, Abweichungen und mehr. Durch die Analyse der Daten in Echtzeit können Unternehmen schnell auf Veränderungen am Markt, im Kundenverhalten und bei operativen Vorgängen reagieren.
ERP-Systeme integrieren Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen wie Finanzen, Vertrieb, Lager und Produktion in eine zentrale Datenbank. Moderne Analysetechnologien wie In-Memory-Datenbanken, Data Streaming und Complex Event Processing (CEP) ermöglichen Softwareplattformen, diese Daten sofort zu analysieren und relevante Einblicke für datenbasierte Entscheidungen bereitzustellen.
Finanzberichte
Echtzeit-Finanzberichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Cashflow-Statements bieten einen umfassenden Überblick über die finanzielle Lage einer Organisation. Diese Berichte helfen Unternehmen, Ausgaben zu überwachen und die Rentabilität zu analysieren, um fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.
Verkaufsberichte
Verkaufsberichte bieten Einblicke in die Verkaufsleistung, den Umsatz, die Kundengewinnung und die Produktivität des Vertriebsteams. Unternehmen können diese Berichte nutzen, um Verkaufschancen zu identifizieren, Kundenbeziehungen zu verbessern und Vertriebsstrategien zu optimieren.
Lagerberichte
Lagerdaten liefern Informationen über Bestandsniveaus, Umschlagshäufigkeiten und Warenbewegungen. Diese Berichte helfen Unternehmen, ihr Lieferkettenmanagement zu optimieren, Fehlbestände und Überbestände zu minimieren und Lagerprozesse zu rationalisieren.
Produktionsberichte
Produktionsberichte verfolgen und analysieren Produktionsprozesse, darunter Stückzahlen, Durchlaufzeiten, Qualitätskennzahlen und Ressourcenauslastung. Unternehmen können diese Berichte nutzen, um die Produktionseffizienz zu überwachen, Engpässe zu identifizieren und die gesamte operative Leistung zu verbessern.
Kundenberichte
Echtzeit-Kundenberichte bieten Einblicke in das Verhalten, die Zufriedenheit, die Loyalität und die Vorlieben der Kunden. Durch die Analyse dieser Berichte können Unternehmen Marketingmaßnahmen personalisieren, das Kundenerlebnis verbessern und die Kundenbindung stärken.
3. Künstliche Intelligenz
Auch wenn KI in ERP-Systemen teilweise überbewertet wurde, kann sie echten Mehrwert bringen, wenn sie auf die richtigen Anwendungsfälle angewendet wird – etwa zur Optimierung von Aufgaben wie Rechnungsabgleich und Prognose von Nachfragen.
Chatbots nutzen natürliche Sprachverarbeitung (Natural Language Processing, NLP), um den Datenzugriff zu vereinfachen. Wer jedoch größere Ergebnisse erzielen möchte, sollte KI-Funktionen auf praktische Geschäftsergebnisse im ERP-System ausrichten.
Doch so viel Potenzial Künstliche Intelligenz für ERP-Systeme bietet, sollte man vorsichtig gegenüber dem sogenannten „AI Washing“ sein. Aufgrund des aktuellen Booms um KI übertreiben ERP-Anbieter manchmal den Funktionsumfang ihrer KI-basierten Lösungen und deren Nutzen für Unternehmen. Damit Sie nicht darauf hereinfallen, sollten Sie:
- Fordern Sie konkrete Nachweise und Demonstrationen von KI-Fähigkeiten an
- Suchen Sie nach konkreten Anwendungsfällen und messbaren Vorteilen
- Beteiligen Sie Ihr IT-Team am Auswahlprozess
- Stellen Sie die Lösung echter Geschäftsprobleme vor den KI-Hype
Intelligente Automatisierung
Einer der wichtigsten Vorteile eines ERP-Systems mit KI ist die Fähigkeit, Routinetätigkeiten und Prozesse zu automatisieren. Mithilfe von Machine Learning-Algorithmen können ERP-Systeme aus historischen Daten und Nutzerverhalten lernen, um Aufgaben wie Dateneingabe, Projektmanagement, Rechnungsbearbeitung und Lagerverwaltung zu automatisieren.
Dies spart nicht nur Zeit und reduziert Fehler, sondern ermöglicht auch, dass sich Mitarbeitende auf strategischere und wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren.
Prädiktive Analytik
Durch KI-gestützte prädiktive Analytik können ERP-Systeme riesige Mengen an Daten analysieren und präzise Prognosen und Datenanalysen bereitstellen. Anhand von Mustern und Trends in historischen Daten können KI-Algorithmen zukünftige Entwicklungen wie Nachfrageschwankungen, Ressourcenbedarf und potenzielle Risiken vorhersagen.
Personalisierte Nutzererlebnisse
KI kann das Benutzererlebnis in ERP-Systemen verbessern, indem sie personalisierte Empfehlungen, intelligente Suchfunktionen und konversationelle Schnittstellen bietet.
Indem sie Nutzerpräferenzen und -verhalten versteht, können KI-gestützte ERP-Systeme die Benutzeroberfläche individuell anpassen, kontextspezifische Vorschläge bieten und Interaktionen mit natürlicher Sprache ermöglichen—was das System intuitiver und benutzerfreundlicher macht.
Wenn Sie zum Beispiel im Einzelhandel oder E-Commerce tätig sind, kann eine ERP-Software für die Textilbranche mit diesen Funktionen Ihnen helfen, wertvolle Kundendaten zu nutzen und Ihr Produkt gezielt auf bestimmte Bedarfsfälle zuzuschneiden.
4. Branchenspezialisierung
Vertikale Spezialisierung ist ein zentraler Trend in modernen ERP-Systemen, bei dem Anbieter branchenspezifische Lösungen entwickeln, die auf die besonderen Anforderungen und Prozesse bestimmter Sektoren zugeschnitten sind. Durch die Fokussierung auf die Feinheiten einer bestimmten Branche (wie gemeinnützige Organisationen oder E-Commerce) können ERP-Lösungen gezieltere Funktionalitäten, eine schnellere Implementierung und einen größeren Mehrwert im Vergleich zu generischer Software bieten.
Vertikale ERP-Lösungen sind mit integrierten Funktionen, Arbeitsabläufen und Best Practices ausgestattet, die den spezifischen Anforderungen einer Branche entsprechen.
Zum Beispiel:
- Fertigungs-ERP beinhaltet Funktionen für die Produktionslebenszyklusplanung, Qualitätskontrolle, Werkstattzuordnung und Anlagenverwaltung. Weitere Vorteile von Fertigungs-ERP finden Sie hier.
- Handels-ERP bietet Funktionen für Point-of-Sale, Warenmanagement, Omnichannel-Commerce, Nachverfolgung von Lagerbeständen und Verwaltung von Kundendaten.
- Gesundheitswesen-ERP unterstützt das Patientenmanagement, medizinische Abrechnung und die Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA.
Durch die Bereitstellung branchenspezifischer Funktionalitäten direkt "out of the box" können Anbieter den Bedarf an umfangreichen Anpassungen verringern, um komplexere Anwendungsfälle zu unterstützen.
Schnellere Implementierung
Mit vorkonfigurierten branchenspezifischen Funktionen und Vorlagen kann die ERP-Implementierung für vertikale Plattformen deutlich schneller erfolgen als bei generischen Systemen, die erhebliche Anpassungen erfordern. Durch einen beschleunigten Onboarding-Prozess und passende ERP-Schulungsprogramme ist auch der Zeitraum bis zum Wertbeitrag erheblich kürzer.
Stetige Innovation
Vertikale Systeme für Enterprise Resource Planning entwickeln ihre Lösungen laufend weiter, um mit branchenspezifischen Entwicklungen und neuen Technologien Schritt zu halten. Sie investieren in Forschung und Entwicklung, um neue Funktionen zu integrieren, die ihren Kunden helfen, sich an Veränderungen der Marktdynamik, gesetzlicher Auflagen und Kundenerwartungen anzupassen.
5. Low-Code-Anpassung
Durch die Nutzung visueller Benutzeroberflächen und vorgefertigter Komponenten können ERP-Plattformen die Anpassung demokratisieren, indem sie die Notwendigkeit verringern, bei jeder kleinen Änderung die IT-Abteilung einzubeziehen. Sie können Arbeitsabläufe, Formulare, Berichte und vieles mehr ändern, ohne sich mit komplexen Programmiersprachen auseinandersetzen zu müssen.
Visuelle Entwicklungsumgebung
Low-Code-ERP-Plattformen bieten eine benutzerfreundliche visuelle Entwicklungsumgebung, die es Anwendern ermöglicht, Anwendungen mit intuitiven Drag-and-Drop-Funktionen zu erstellen und zu verändern. Mit einer Bibliothek aus vorgefertigten Komponenten, Modulen und Vorlagen, die die Nutzer einfach konfigurieren können, wird der Bau maßgeschneiderter Anwendungen für branchenspezifische Anforderungen erheblich erleichtert.
Schnelles Prototyping
Low-Code-Anpassung ermöglicht ein schnelles Prototyping und die zügige Iteration von ERP-Anwendungen. Fachanwender können rasch funktionsfähige Prototypen erstellen, Feedback einholen und in Echtzeit Anpassungen vornehmen, sodass das Endprodukt eng an die Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder angepasst ist.
Bessere Integrationsmöglichkeiten
Low-Code-ERP-Plattformen sind darauf ausgelegt, sich nahtlos mit bestehenden Systemen und Datenquellen zu verbinden, sodass Unternehmen ihre ERP-Funktionalitäten erweitern und anpassen können, ohne ihre IT-Landschaft zu stören. Low-Code-Lösungen sind grundsätzlich skalierbar, sodass Organisationen ihr ERP-System problemlos an neue IT-Anforderungen anpassen und erweitern können.
Wenn Sie zum Beispiel in der Öl- und Gasbranche tätig sind, benötigt Ihr Unternehmen eventuell ein höheres Maß an Anpassung und Integrationsfähigkeit, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt erfasst und verbucht werden.
6. Compliance-Management
Regulatorische Compliance ist ein entscheidender Bestandteil moderner Geschäftsprozesse. ERP-Software stellt eine zentrale Plattform bereit, um compliance-relevante Daten, Prozesse und Berichte zu verwalten und zu verfolgen. Durch die Nutzung von ERP-Software können Unternehmen ihre Compliance-Bemühungen beim Umgang mit Finanzdaten, Zahlungsdetails, Bestellungen und Kontakten besser absichern.
Datenmanagement
Eine der wichtigsten Möglichkeiten, wie ERP-Systeme die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützen, ist das zentrale Datenmanagement. Durch die Konsolidierung von Daten aus verschiedenen Abteilungen und Funktionen in einem einheitlichen Dashboard oder einer Datenbank sorgt die ERP-Software für Datenkonsistenz, Genauigkeit und einfache Verfügbarkeit.
Angenommen, Sie arbeiten für eine Behörde, die öffentliche Gesundheitsdaten verwaltet. Ein ERP-System kann die Eingaben aus Abteilungen wie Epidemiologie, Logistik und Kommunikation in einer konsistenten Plattform zentralisieren.
Diese einheitliche Ansicht reduziert Datensilos und stellt sicher, dass alle an Aufsichtsbehörden übermittelten Berichte auf korrekten, aktuellen und überprüfbaren Informationen basieren – ein entscheidender Faktor zur Einhaltung von Vorschriften und Wahrung des öffentlichen Vertrauens.
Prüfpfade
ERP-Systeme bieten eine integrierte Audit-Trail-Funktionalität, die alle Änderungen an Daten, Transaktionen und Systemeinstellungen dokumentiert. Diese Prüfpfade dienen als wertvolle Nachweise für interne Überprüfungen und externe Audits und helfen Unternehmen, ihre Compliance-Bemühungen nachzuweisen.
Automatisierte Compliance
ERP-Systeme können viele compliance-bezogene Prozesse automatisieren, wodurch das Risiko menschlicher Fehler reduziert und eine konsequente Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleistet wird.
Beispielsweise können sie automatisch Compliance-Berichte erstellen, Warnmeldungen bei potenziellen Compliance-Problemen auslösen und Genehmigungsworkflows für sensible Transaktionen erzwingen. Dies ist besonders vorteilhaft in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen und chemiebasierten Industrien.
Beste ERP-Systeme auf dem Markt
Jetzt, da Sie wissen, nach welchen Funktionen Sie suchen, ist es Zeit, sich umzusehen. Dies sind derzeit die besten ERP-Systeme auf dem Markt, die mein Team bewertet hat:
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Die Funktionen von ERP-Lösungen können je nach Branche, Anwendungsbereich und Anwendungsfall immer komplexer und spezifischer werden. Es gibt keine universelle Empfehlung, welche Funktionen Sie bei ERP-Anbietern priorisieren sollten. Wenn Sie jedoch unsicher sind, ziehen Sie in Erwägung, mit professionellen Beratern zusammenzuarbeiten, die Sie diesbezüglich beraten können.
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