6 unverzichtbare ERP-Funktionen & warum sie 2026 wichtig sind
In den letzten 5 Jahren hat sich ein großer Wandel hin zu cloudbasierten ERP-Softwares vollzogen, mit Funktionen, von denen altmodische Systeme nicht einmal träumen konnten.
Moderne ERP-Systeme integrieren beispielsweise zunehmend KI- und ML-Fähigkeiten, um intelligente Automatisierung, prädiktive Analysen, Chatbots und personalisierte Nutzererlebnisse zu ermöglichen. Klingt spannend? Ist es auch.
Hier sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten, wenn Sie ein ERP-System auswählen.
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Was sind ERP-Funktionen?
ERP-Funktionen sind die spezifischen Möglichkeiten und Merkmale, die in einer ERP-Software-Suite enthalten sind, wie z. B. Analysen in Echtzeit, mobile Zugänglichkeit und KI-gestützte Automatisierung.
Sie unterscheiden sich von ERP-Funktionen (auch Module oder Komponenten genannt), die breitere Anwendungsbereiche wie Auftragsmanagement, Customer Relationship Management (CRM), Business Intelligence, Buchhaltung und Human Resource Management (HRM) abdecken.
Wenn Sie auf der Suche nach ERP-Software sind, sollten Sie vorrangig Merkmale auswählen, die am besten zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Hier sind einige gängige Beispiele:
1. Nahtlose Integration
Integrationen ermöglichen einen reibungslosen Datenfluss. Sie steigern zudem die Transparenz und verbessern die operative Effizienz im gesamten Unternehmen. Durch die Anbindung Ihres Cloud-ERP an das umfassende Business-Application-Ökosystem können Datensilos aufgelöst, Prozesse automatisiert und neue, ungeahnte Workflows erschlossen werden.
Suchen Sie nach einer Lösung, die eine offene Architektur unterstützt, über zahlreiche direkte, vorgefertigte Konnektoren verfügt, Integrationen mit Tools wie Zapier und Make bietet und Zugang zu einer eigenen API bereitstellt.
API-Zugriff
Application Programming Interfaces (APIs) sind das Rückgrat nahtloser ERP-Integrationen. Sie ermöglichen den Echtzeit-Datenaustausch, sodass Informationen in allen angebundenen Systemen immer aktuell und korrekt sind.
Vorgefertigte Konnektoren
ERP-Anbieter stellen oft vorgefertigte Konnektoren und Integrationsvorlagen für beliebte Geschäftsanwendungen wie Salesforce, Workday und Tableau bereit. Diese Integrationen verkürzen die Zeit, die zur Verbindung beider Plattformen benötigt wird – in der Regel mit einem besseren Datenaustausch.
Integrationsplattformen
Für komplexere Integrationsszenarien arbeiten ERP-Anbieter mit Integration Platform as a Service (iPaaS)-Lösungen wie Zapier, Make (Integromat) und Automate.io zusammen, um eine größere Bandbreite an Anwendungen und Diensten zu unterstützen.
2. Analytik und Berichterstattung
Echtzeit-Analysen ermöglichen es Unternehmen, Daten unmittelbar nach ihrer Erfassung zu analysieren und erhalten so sofortigen Einblick in wichtige Leistungskennzahlen (KPIs), Trends, Anomalien und mehr. Durch die Echtzeit-Analyse von Daten können Organisationen schnell auf Veränderungen am Markt, im Kundenverhalten oder auf operative Probleme reagieren.
ERP-Systeme integrieren Daten aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen wie Finanzen, Vertrieb, Lager und Produktion in einer zentralen Datenbank. Fortschrittliche Analytik-Technologien wie In-Memory-Datenbanken, Daten-Streaming und Complex Event Processing (CEP) ermöglichen es Software-Plattformen, diese Daten augenblicklich auszuwerten und so relevante Erkenntnisse für datengetriebene Entscheidungen zu liefern.
Finanzberichte
Echtzeit-Finanzberichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Kapitalflussrechnungen verschaffen einen umfassenden Einblick in die finanzielle Gesundheit einer Organisation. Solche Berichte helfen Unternehmen, Ausgaben zu überwachen und die Rentabilität zu analysieren, sodass fundierte finanzielle Entscheidungen getroffen werden können.
Verkaufsberichte
Verkaufsberichte bieten Einblicke in die Verkaufsleistung, den Umsatz, die Kundengewinnung und die Produktivität des Vertriebsteams. Unternehmen können diese Berichte nutzen, um Verkaufschancen zu identifizieren, Kundenbeziehungen zu verbessern und Vertriebsstrategien zu optimieren.
Bestandsberichte
Bestandsdaten liefern Informationen zu Lagerbeständen, Umschlagshäufigkeit und Warenbewegungen. Diese Berichte helfen Unternehmen, ihr Lieferkettenmanagement zu optimieren, Bestandslücken und Überbestände zu minimieren und Bestandsprozesse zu straffen.
Produktionsberichte
Produktionsberichte verfolgen und analysieren Produktionsprozesse, einschließlich Volumina, Zykluszeiten, Qualitätskennzahlen und Ressourcenauslastung. Unternehmen können diese Berichte nutzen, um die Produktionseffizienz zu überwachen, Engpässe zu identifizieren und die gesamte operative Leistung zu verbessern.
Kundenberichte
Echtzeit-Kundenberichte bieten Einblicke in das Kundenverhalten, die Zufriedenheit, Loyalität und Präferenzen. Durch die Analyse dieser Berichte können Unternehmen Marketingaktivitäten personalisieren, das Kundenerlebnis verbessern und die Kundenbindung steigern.
3. Künstliche Intelligenz
Auch wenn KI im ERP-Bereich etwas überbewertet wurde, kann sie echten Mehrwert liefern, wenn sie auf die richtigen Anwendungsfälle angewendet wird, wie etwa die Automatisierung von Aufgaben wie Rechnungsabgleich und Nachfrageprognose.
Chatbots nutzen Natural Language Processing (NLP), um den Datenzugriff zu vereinfachen. Für größere Erfolge empfiehlt es sich jedoch, KI-Funktionen an konkrete Geschäftsergebnisse im ERP-System zu knüpfen.
Doch obwohl KI enorme Potenziale für ERP-Systeme bietet, sollte man vorsichtig gegenüber dem „AI Washing" sein. Aufgrund der gestiegenen Nachfrage nach KI übertreiben ERP-Anbieter gelegentlich den Funktionsumfang und den Nutzen ihrer KI-Features. Um nicht auf diesen Trend hereinzufallen, sollten Sie:
- Konkrete Nachweise und Demonstrationen der KI-Fähigkeiten einfordern
- Nach spezifischen Anwendungsfällen und messbaren Vorteilen suchen
- Ihre IT-Abteilung in den Auswahlprozess einbinden
- Die Lösung von Geschäftsproblemen vor das Verfolgen bloßer KI-Trends stellen
Intelligente Automatisierung
Einer der wichtigsten Vorteile von ERP unter Verwendung von KI ist die Fähigkeit, Routineaufgaben und -prozesse zu automatisieren. Durch maschinelles Lernen können ERP-Systeme aus historischen Daten und Nutzerverhalten lernen und so Aufgaben wie Dateneingabe, Projektmanagement, Rechnungsbearbeitung und Bestandsmanagement automatisieren.
Das spart nicht nur Zeit und reduziert Fehler, sondern ermöglicht es Mitarbeitenden auch, sich auf strategischere und wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.
Prädiktive Analytik
KI-gestützte prädiktive Analysen ermöglichen es ERP-Systemen, große Datenmengen zu analysieren und präzise Prognosen und Datenanalysen bereitzustellen. Durch das Erkennen von Mustern und Trends in historischen Daten können KI-Algorithmen zukünftige Ergebnisse wie Nachfrageschwankungen, Ressourcenbedarf und potenzielle Risiken vorhersagen.
Personalisierte Nutzererlebnisse
KI kann auch das Nutzererlebnis innerhalb von ERP-Systemen verbessern, indem sie personalisierte Empfehlungen, intelligente Suchfunktionen und konversationsbasierte Schnittstellen bietet.
Durch das Verstehen von Nutzerpräferenzen und -verhalten können KI-gestützte ERP-Systeme die Benutzeroberfläche anpassen, kontextabhängige Vorschläge machen und Interaktionen über natürliche Sprache ermöglichen—was das System intuitiver und benutzerfreundlicher macht.
Wenn Sie beispielsweise im Einzelhandel oder E-Commerce arbeiten, kann eine ERP-Software für die Bekleidungsindustrie mit diesen Funktionen Ihnen helfen, wertvolle Kundendaten zu nutzen und Ihr Produkt gezielt auf spezielle Anwendungsfälle auszurichten.
4. Vertikale Spezialisierung
Vertikale Spezialisierung ist ein zentraler Trend in modernen ERP-Systemen, bei dem Anbieter branchenspezifische Lösungen entwickeln, die auf die besonderen Anforderungen und Prozesse bestimmter Sektoren zugeschnitten sind. Durch die Fokussierung auf die Besonderheiten einer bestimmten Branche (wie gemeinnützige Organisationen oder den E-Commerce) können ERP-Lösungen gezieltere Funktionalitäten, eine schnellere Implementierung und einen größeren Mehrwert bieten als allgemeine Software.
Vertikale ERP-Lösungen sind mit integrierten Funktionen, Workflows und Best Practices ausgestattet, die auf die spezifischen Anforderungen einer Branche zugeschnitten sind.
Zum Beispiel:
- ERP für die Fertigungsindustrie umfasst Funktionen für die Produktionslebenszyklusplanung, Qualitätskontrolle, Werkstattzuweisung und Anlagenmanagement.
- ERP für den Einzelhandel bietet Funktionen für den Point-of-Sale, die Warenverwaltung, Omnichannel-Commerce, das Verfolgen von Lagerbeständen sowie das Kundeninformationsmanagement.
- ERP für das Gesundheitswesen unterstützt Patientenmanagement, medizinische Abrechnung und die Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA.
Durch die Bereitstellung branchenspezifischer Funktionen ab Werk können Anbieter den Bedarf an umfangreichen Anpassungen zur Unterstützung komplexerer Anwendungsfälle reduzieren.
Schnellere Implementierung
Mit vorkonfigurierten branchenspezifischen Funktionen und Vorlagen kann die ERP-Implementierung bei vertikalen Plattformen schneller erfolgen als bei generischen Systemen, die umfangreiche Anpassungen erfordern. Mit einem schnelleren Onboarding-Prozess und passenden ERP-Schulungsprogrammen ist auch die Time-to-Value deutlich kürzer.
Kontinuierliche Innovation
Vertikale Enterprise-Resource-Planning-Systeme entwickeln ihre Lösungen ständig weiter, um mit Branchentrends und neuen Technologien Schritt zu halten. Sie investieren in Forschung und Entwicklung, um neue Funktionen einzubauen, die ihren Kunden helfen, sich an Veränderungen von Marktbedingungen, regulatorischen Anforderungen und Kundenerwartungen anzupassen.
5. Low-Code-Anpassung
Durch die Nutzung visueller Oberflächen und vorgefertigter Komponenten können ERP-Plattformen Anpassungen demokratisieren, da nicht für jede kleine Änderung die IT-Abteilung eingeschaltet werden muss. Sie können Workflows, Formulare, Berichte und vieles mehr ändern, ohne sich mit komplexen Programmiersprachen auseinandersetzen zu müssen.
Visuelle Entwicklungsumgebung
Low-Code-ERP-Plattformen bieten eine benutzerfreundliche visuelle Entwicklungsumgebung, die es Anwendern ermöglicht, Anwendungen mit intuitiver Drag-and-Drop-Funktionalität zu erstellen und anzupassen. Mit einer Bibliothek vorgefertigter Komponenten, Module und Vorlagen, die von Nutzern leicht konfiguriert werden können, wird die Entwicklung maßgeschneiderter Anwendungen zur Unterstützung branchenspezifischer Anwendungsfälle deutlich vereinfacht.
Schnelle Prototyp-Erstellung
Low-Code-Anpassung ermöglicht die schnelle Erstellung von Prototypen und deren Iteration für ERP-Anwendungen. Geschäftsbereiche können rasch funktionsfähige Prototypen erstellen, Feedback einholen und Anpassungen in Echtzeit vornehmen, sodass das Endprodukt genau den Anforderungen und den Erwartungen der Beteiligten entspricht.
Bessere Integrationsunterstützung
Low-Code-ERP-Plattformen sind darauf ausgelegt, sich nahtlos in bestehende Systeme und Datenquellen zu integrieren. So können Unternehmen die ERP-Funktionalität problemlos erweitern und anpassen, ohne ihr IT-Ökosystem zu stören. Low-Code-Lösungen sind von Natur aus skalierbar, sodass Unternehmen ihr ERP-System einfach anpassen und erweitern können, wenn sich ihre IT-Anforderungen ändern.
Wenn Sie beispielsweise in der Öl- und Gasbranche tätig sind, benötigt Ihr Unternehmen möglicherweise höhere Anforderungen an Anpassung und Integration, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt gespeichert und berücksichtigt werden.
6. Compliance-Management
Regulatorische Compliance ist ein entscheidender Aspekt moderner Geschäftstätigkeit. ERP-Software bietet eine zentrale Plattform zum Verwalten und Nachverfolgen von Compliance-relevanten Daten, Prozessen und Berichten. Durch die Nutzung einer ERP-Software können Unternehmen ihre Compliance-Bemühungen beim Umgang mit Finanzdaten, Zahlungsdetails, Bestellungen und Kontaktdaten absichern.
Datenmanagement
Einer der Hauptwege, wie ERP-Systeme die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützen, liegt im zentralisierten Datenmanagement. Durch die Konsolidierung von Daten aus verschiedenen Abteilungen und Funktionen auf ein gemeinsames Dashboard oder in eine zentrale Datenbank sorgt ERP-Software für Konsistenz, Genauigkeit und Zugänglichkeit der Daten.
Angenommen, Sie arbeiten für eine Behörde, die Gesundheitsdaten der Öffentlichkeit verwaltet. Ein ERP-System kann Eingaben aus verschiedenen Abteilungen wie Epidemiologie, Logistik und Kommunikation auf einer zentralen Plattform bündeln.
Diese einheitliche Sichtweise reduziert Datensilos und stellt sicher, dass alle an Aufsichtsbehörden übermittelten Berichte auf genauen, aktuellen und überprüfbaren Informationen basieren – ein entscheidender Faktor, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und das öffentliche Vertrauen zu gewährleisten.
Prüfpfade
ERP-Systeme bieten eine integrierte Audit-Trail-Funktionalität, die sämtliche Änderungen an Daten, Transaktionen und Systemkonfigurationen protokolliert. Dieser Prüfpfad dient als wertvoller Nachweis für interne Überprüfungen und externe Audits und hilft Organisationen, ihre Compliance-Bemühungen nachzuweisen.
Automatisierte Compliance
ERP-Systeme können viele compliancebezogene Prozesse automatisieren, wodurch das Risiko menschlicher Fehler verringert und die konsequente Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleistet wird.
Sie können beispielsweise automatisch Compliance-Berichte erstellen, Warnhinweise bei potenziellen Verstößen auslösen und Genehmigungs-Workflows für sensible Transaktionen durchsetzen. Dies ist besonders vorteilhaft in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen und chemiebasierten Industrien.
Die besten ERP-Systeme auf dem Markt
Jetzt, da Sie wissen, auf welche Funktionen Sie achten sollten, ist es Zeit für die Auswahl. Das sind die besten aktuell erhältlichen ERP-Systeme, bewertet von meinem Team:
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Die Funktionen von ERP-Lösungen können je nach Branche, Anwendung und Anwendungsfall immer komplexer und nuancierter werden. Es gibt keine universelle Empfehlung, welche Funktionen Sie bei ERP-Anbietern priorisieren sollten. Sollten Sie sich unsicher fühlen, ziehen Sie professionelle Berater in Betracht, die Sie in solchen Fragen unterstützen können.
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