6 unverzichtbare ERP-Funktionen & warum sie im Jahr 2026 wichtig sind
In den letzten 5 Jahren hat es eine deutliche Verschiebung hin zu cloudbasierten ERP-Systemen mit Funktionen gegeben, die Systeme der alten Schule sich nicht hätten vorstellen können.
Moderne ERP-Systeme integrieren beispielsweise zunehmend KI- und ML-Funktionen, um intelligente Automatisierung, prädiktive Analysen, Chatbots und personalisierte Benutzererlebnisse zu ermöglichen. Klingt gut? Ist es auch.
Hier sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl eines ERP-Systems achten sollten.
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Was sind ERP-Funktionen?
ERP-Funktionen sind die spezifischen Fähigkeiten und Funktionalitäten, die in einem ERP-Softwarepaket enthalten sind, etwa Analysen in Echtzeit, mobiler Zugriff und KI-gestützte Automatisierung.
Sie unterscheiden sich von ERP-Funktionen (auch Module oder Komponenten genannt), bei denen es sich um umfassendere Anwendungen für Bereiche wie Auftragsverwaltung, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Geschäftsanalytik, Buchhaltung und Personalmanagement (HRM) handelt.
Wenn Sie auf der Suche nach ERP-Software sind, müssen Sie Funktionen priorisieren, die möglichst gut zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Hier sind einige gängige Beispiele:
1. Nahtlose Integration
Integrationen ermöglichen einen optimierten Datenfluss. Sie verbessern außerdem die Transparenz und steigern die betriebliche Effizienz im gesamten Unternehmen. Indem Sie Ihr Cloud-ERP mit dem umfassenderen Ökosystem der Geschäftsanwendungen verbinden, können Sie Datensilos auflösen, Prozesse automatisieren und neue Arbeitsabläufe erschließen, an die Sie noch gar nicht gedacht hatten.
Achten Sie auf eine Lösung, die eine offene Architektur unterstützt, zahlreiche direkt nutzbare vorgefertigte Konnektoren bietet, Integrationen mit Tools wie Zapier und Make ermöglicht und Zugriff auf eine eigene API gewährt.
API-Zugriff
Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) bilden das Rückgrat nahtloser ERP-Integrationen. Sie ermöglichen den Datenaustausch in Echtzeit und stellen sicher, dass Informationen in allen verbundenen Systemen stets aktuell und korrekt sind.
Vorgefertigte Konnektoren
ERP-Anbieter stellen häufig vorgefertigte Konnektoren und Integrationsvorlagen für beliebte Geschäftsanwendungen wie Salesforce, Workday und Tableau bereit. Diese Integrationen können die für die Verbindung der beiden Plattformen benötigte Zeit verkürzen – in der Regel mit besseren Ergebnissen beim Datenaustausch.
Integrationsplattformen
Für komplexere Integrationsszenarien arbeiten ERP-Anbieter mit Lösungen für Integrationsplattformen als Dienst (iPaaS) wie Zapier, Make (Integromat) und Automate.io zusammen, um eine größere Bandbreite an Anwendungen und Diensten zu unterstützen.
2. Analysen und Berichte
Analysen in Echtzeit ermöglichen es Unternehmen, Daten bereits bei ihrer Entstehung zu analysieren, und bieten sofortige Einblicke in wichtige Leistungskennzahlen (KPIs), Trends, Anomalien und vieles mehr. Durch die Analyse von Daten in Echtzeit können Unternehmen sich ändernde Marktbedingungen, Kundenverhalten und betriebliche Probleme schnell erkennen und darauf reagieren.
ERP-Systeme integrieren Daten aus verschiedenen Geschäftsbereichen wie Finanzen, Vertrieb, Lagerbestand und Produktion in einer zentralen Datenbank. Fortschrittliche Analysetechnologien wie In-Memory-Datenbanken, Datenstreaming und komplexe Ereignisverarbeitung (CEP) ermöglichen es Softwareplattformen, diese Daten sofort zu analysieren und relevante Erkenntnisse für datenbasierte Entscheidungen bereitzustellen.
Finanzberichte
Finanzberichte in Echtzeit, etwa Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Kapitalflussrechnungen, vermitteln ein umfassendes Bild der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens. Diese Berichte helfen Unternehmen, Ausgaben zu verfolgen und die Rentabilität zu analysieren, um fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.
Vertriebsberichte
Verkaufsberichte bieten Einblicke in die Verkaufsleistung, den Umsatz, die Kundenakquise und die Produktivität des Verkaufsteams. Unternehmen können diese Berichte nutzen, um Verkaufschancen zu erkennen, Kundenbeziehungen zu verbessern und Verkaufsstrategien zu optimieren.
Lagerbestandsberichte
Lagerbestandsdaten liefern Informationen zu Lagerbeständen, Umschlagshäufigkeiten und Lagerbewegungen. Diese Berichte helfen Unternehmen, ihr Lieferkettenmanagement zu optimieren, Fehlbestände und Überbestände zu minimieren und Lagerbestandsprozesse zu optimieren.
Produktionsberichte
Produktionsberichte erfassen und analysieren Produktionsprozesse, einschließlich Produktionsmengen, Zykluszeiten, Qualitätskennzahlen und Ressourcennutzung. Unternehmen können diese Berichte nutzen, um die Produktionseffizienz zu überwachen, Engpässe zu erkennen und die allgemeine betriebliche Leistung zu verbessern.
Kundenberichte
Echtzeit-Kundenberichte bieten Einblicke in das Kundenverhalten, die Kundenzufriedenheit, die Kundentreue und die Präferenzen der Kunden. Durch die Analyse dieser Berichte können Unternehmen ihre Marketingmaßnahmen personalisieren, das Kundenerlebnis verbessern und die Kundenbindung stärken.
3. Künstliche Intelligenz
Obwohl KI in ERP-Systemen etwas überbewertet wurde, kann sie einen echten Mehrwert liefern, wenn sie für die richtigen Anwendungsfälle eingesetzt wird, beispielsweise zur Optimierung von Aufgaben wie dem Abgleich von Rechnungen und der Bedarfsprognose.
Chatbots nutzen die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), um den Datenzugriff zu vereinfachen. Wenn Sie jedoch größere Ergebnisse erzielen möchten, empfehle ich, KI-Funktionen in einem ERP-System an praktischen Geschäftsergebnissen auszurichten.
Obwohl KI ein enormes Potenzial für ERP-Systeme bietet, ist es wichtig, beim sogenannten „KI-Washing“ vorsichtig zu sein. Aufgrund des jüngsten Anstiegs der Nachfrage nach KI übertreiben ERP-Anbieter manchmal ihre KI-gestützten Funktionsumfänge und den Mehrwert, den sie Unternehmen bieten. Um sicherzustellen, dass Sie diesem Trend nicht zum Opfer fallen, sollten Sie:
- Konkrete Nachweise und Demonstrationen der KI-Funktionen anfordern
- Nach spezifischen Anwendungsfällen und messbaren Vorteilen suchen
- Ihr IT-Team in den Bewertungsprozess einbeziehen
- Die Lösung von Geschäftsproblemen priorisieren, statt dem KI-Hype hinterherzulaufen
Intelligente Automatisierung
Einer der wichtigsten Vorteile von ERP-Systemen mit KI ist die Möglichkeit, Routineaufgaben und -prozesse zu automatisieren. Mithilfe von Algorithmen des maschinellen Lernens können ERP-Systeme aus historischen Daten und dem Nutzerverhalten lernen, um Aufgaben wie Dateneingabe, Projektmanagement, Rechnungsverarbeitung und Lagerbestandsverwaltung zu automatisieren.
Das spart nicht nur Zeit und reduziert Fehler, sondern ermöglicht es den Mitarbeitenden auch, sich auf strategischere und wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.
Prädiktive Analysen
KI-gestützte prädiktive Analysen ermöglichen es ERP-Systemen, große Datenmengen zu analysieren und präzise Prognosen und Datenanalysen bereitzustellen. Durch das Erkennen von Mustern und Trends in historischen Daten können KI-Algorithmen zukünftige Entwicklungen wie Nachfrageschwankungen, Ressourcenbedarf und potenzielle Risiken vorhersagen.
Personalisierte Benutzererfahrungen
KI kann auch die Benutzererfahrung innerhalb von ERP-Systemen verbessern, indem sie personalisierte Empfehlungen, intelligente Suchfunktionen und dialogorientierte Benutzeroberflächen bereitstellt.
Durch das Verständnis der Präferenzen und des Verhaltens der Benutzer können KI-gestützte ERP-Systeme die Benutzeroberfläche anpassen, kontextspezifische Vorschläge bereitstellen und Interaktionen in natürlicher Sprache ermöglichen – dadurch wird das System intuitiver und benutzerfreundlicher.
Wenn Sie beispielsweise im Einzelhandel oder E-Commerce tätig sind, kann eine ERP-Software für die Bekleidungsbranche mit diesen Funktionen Ihnen dabei helfen, wertvolle Kundendaten zu nutzen und Ihr Produkt auf spezifische Anwendungsfälle zuzuschneiden.
4. Branchenspezialisierung
Die vertikale Spezialisierung ist ein wichtiger Trend bei modernen ERP-Systemen, bei dem Anbieter branchenspezifische Lösungen entwickeln, die auf die einzigartigen Anforderungen und Prozesse bestimmter Branchen zugeschnitten sind. Durch die Konzentration auf die Besonderheiten einer bestimmten Branche (wie gemeinnützige Organisationen oder den E-Commerce) können ERP-Lösungen im Vergleich zu allgemeiner Software eine gezieltere Funktionalität, eine schnellere Implementierung und einen größeren Mehrwert bieten.
Vertikale ERP-Lösungen sind mit integrierten Funktionen, Workflows und Best Practices ausgestattet, die auf die spezifischen Anforderungen einer bestimmten Branche abgestimmt sind.
Zum Beispiel:
- ERP für die Fertigungsindustrie umfasst Funktionen für die Planung des Produktionslebenszyklus, die Qualitätskontrolle, die Zuweisung von Aufgaben in der Produktion und die Anlagenverwaltung. Weitere Informationen zu den Vorteilen von ERP für die Fertigungsindustrie finden Sie hier.
- ERP für den Einzelhandel bietet Funktionen für Kassensysteme, Warenverwaltung, Omnichannel-Commerce, die Verfolgung von Lagerbeständen und die Verwaltung von Kundeninformationen.
- ERP für das Gesundheitswesen unterstützt die Patientenverwaltung, die medizinische Abrechnung und die Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA.
Durch die sofortige Bereitstellung branchenspezifischer Funktionen können Anbieter den Bedarf an umfangreichen Anpassungen reduzieren, um komplexere Anwendungsfälle zu unterstützen.
Schnellere Implementierung
Dank vorkonfigurierter branchenspezifischer Funktionen und Vorlagen kann die ERP-Implementierung bei vertikalen Plattformen schneller erfolgen als bei allgemeinen Systemen, die umfangreiche Anpassungen erfordern. Durch einen schnelleren Einführungsprozess und die richtigen ERP-Schulungsprogramme verkürzt sich auch die Zeit bis zur Wertschöpfung erheblich.
Kontinuierliche Innovation
Vertikale Systeme zur Unternehmensressourcenplanung entwickeln ihre Lösungen kontinuierlich weiter, um mit Branchenveränderungen und neuen Technologien Schritt zu halten. Sie investieren in Forschung und Entwicklung, um neue Funktionen zu integrieren, die ihren Kunden dabei helfen, sich an Veränderungen der Marktdynamik, regulatorische Anforderungen und Kundenerwartungen anzupassen.
5. Low-Code-Anpassung
Durch die Verwendung visueller Benutzeroberflächen und vorgefertigter Komponenten können ERP-Plattformen die Anpassung demokratisieren, indem sie den Bedarf verringern, die IT-Abteilung für jede noch so kleine Änderung einzubeziehen. Sie können Workflows, Formulare, Berichte und vieles mehr ändern, ohne sich mit komplexen Programmiersprachen auseinandersetzen zu müssen.
Visuelle Entwicklungsumgebung
Low-Code-ERP-Plattformen bieten eine benutzerfreundliche visuelle Entwicklungsumgebung, mit der Nutzer mithilfe einer intuitiven Drag-and-Drop-Funktionalität Anwendungen erstellen und ändern können. Mit einer Bibliothek vorgefertigter Komponenten, Module und Vorlagen, die Nutzer einfach konfigurieren können, wird die Erstellung benutzerdefinierter Anwendungen zur Unterstützung branchenspezifischer Anwendungsfälle deutlich erleichtert.
Schnelle Prototypenerstellung
Low-Code-Anpassungen ermöglichen die schnelle Erstellung und Weiterentwicklung von ERP-Anwendungen. Geschäftsanwender können schnell funktionsfähige Prototypen erstellen, Feedback einholen und Anpassungen in Echtzeit vornehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Endprodukt eng an den Anforderungen und den Erwartungen der Stakeholder ausgerichtet ist.
Bessere Integrationsunterstützung
Low-Code-ERP-Plattformen sind darauf ausgelegt, sich nahtlos in bestehende Systeme und Datenquellen zu integrieren. Dadurch können Unternehmen ihre ERP-Funktionen erweitern und anpassen, ohne ihr IT-Ökosystem zu beeinträchtigen. Low-Code-Lösungen sind von Grund auf skalierbar und ermöglichen es Unternehmen, ihr ERP-System problemlos anzupassen und weiterzuentwickeln, wenn sich ihre IT-Anforderungen ändern.
Wenn Sie beispielsweise in der Öl- und Gasindustrie arbeiten, benötigt Ihr Unternehmen möglicherweise umfassendere Anforderungen an Anpassung und Integration, um sicherzustellen, dass alle Ihre Informationen korrekt gespeichert und erfasst werden.
6. Compliance-Management
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist ein entscheidender Aspekt moderner Geschäftsabläufe. ERP-Software bietet eine zentrale Plattform zur Verwaltung und Nachverfolgung von compliancebezogenen Daten, Prozessen und Berichten. Durch die Nutzung von ERP-Software können Unternehmen die Risiken bei ihren Compliance-Bemühungen im Umgang mit Finanzdaten, Zahlungsdetails, Bestellungen und Kontaktdaten reduzieren.
Datenverwaltung
Eine der wichtigsten Möglichkeiten, wie ERP-Systeme die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützen, ist die zentrale Datenverwaltung. Durch die Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Abteilungen und Funktionen in einem einheitlichen Dashboard oder einer zentralen Datenbank gewährleistet ERP-Software die Konsistenz, Genauigkeit und Zugänglichkeit der Daten.
Angenommen, Sie arbeiten für eine staatliche Behörde, die Daten zur öffentlichen Gesundheit verwaltet. Ein ERP-System kann Eingaben aus Abteilungen wie Epidemiologie, Logistik und Kommunikation in einer einheitlichen Plattform zentralisieren.
Diese einheitliche Ansicht reduziert Datensilos und stellt sicher, dass alle an Aufsichtsbehörden übermittelten regulatorischen Berichte auf korrekten, aktuellen und überprüfbaren Informationen basieren, was für die Aufrechterhaltung der Compliance und des öffentlichen Vertrauens von entscheidender Bedeutung ist.
Prüfpfade
ERP-Systeme verfügen über integrierte Funktionen für Prüfpfade, die alle an Daten, Transaktionen und Systemkonfigurationen vorgenommenen Änderungen aufzeichnen. Dieser Prüfpfad dient als wertvolle Dokumentation für interne Überprüfungen und externe Audits und hilft Unternehmen dabei, ihre Compliance-Bemühungen nachzuweisen.
Automatisierte Einhaltung von Vorschriften
ERP-Systeme können viele Prozesse im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften automatisieren, wodurch das Risiko menschlicher Fehler reduziert und eine konsequente Befolgung regulatorischer Anforderungen sichergestellt wird.
Beispielsweise können sie automatisch Compliance-Berichte erstellen, Warnmeldungen bei potenziellen Compliance-Problemen auslösen und Genehmigungsworkflows für sensible Transaktionen durchsetzen. Dies ist in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen und chemischen Industrien äußerst vorteilhaft.
Die besten ERP-Systeme auf dem Markt
Nachdem Sie nun wissen, nach welchen Funktionen Sie suchen, ist es an der Zeit, sich umzusehen. Dies sind die derzeit besten ERP-Systeme auf dem Markt, wie sie von meinem Team bewertet wurden:
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Die Funktionen von ERP-Lösungen können je nach Branche, Anwendungen und Anwendungsfall zunehmend komplex und differenziert werden. Es gibt keine allgemeingültige Empfehlung dazu, welche Funktionen Sie bei ERP-Anbietern priorisieren sollten. Wenn Sie sich jedoch verloren fühlen, sollten Sie in Betracht ziehen, mit professionellen Beratern zusammenzuarbeiten, die Sie zu solchen Themen beraten können.
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