12 beneficios del software de contabilidad que ahorran dinero
Sin las herramientas adecuadas para impulsar tu flujo de trabajo contable, las finanzas fácilmente podrían convertirse en una caja negra indescifrable dentro de tu organización, resultando en retrasos, errores y gastos imprevistos que podrían haberse evitado.
¿Te preguntas si es el momento adecuado para invertir en un software de contabilidad? Aquí tienes los mayores beneficios de los softwares de contabilidad para ayudarte a decidir.
¿Por qué obtener un software de contabilidad?
Existen muchas razones para adquirir un software de contabilidad. Pero si tuvieras que elegir solo una, se reduce a esto: transparencia.
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Sin una trazabilidad de auditoría acerca de dónde provienen tus datos financieros, quién es responsable de los cambios y cómo todo se une para formar la imagen global, nunca sabrás en qué números confiar.
Aunque pienses que tus hojas de Excel están ahorrando dinero, en realidad:
- Son propensas a errores humanos que pueden llevar a costosos fallos e informes inexactos
- Requieren mucho tiempo para mantenerse a medida que tu negocio crece y aumenta el volumen de transacciones
- Carecen de funciones de colaboración, lo que dificulta que los equipos financieros trabajen juntos
- No son seguras, ya que las hojas de cálculo pueden ser fácilmente compartidas con cualquiera sin controles de acceso
- Carecen de funciones como conciliación automática, seguimiento de gastos y informes financieros
En lugar de copiar y pegar datos de una hoja de cálculo a otra, tienes toda la información de tus transacciones en un solo lugar. Puedes ver fácilmente qué se ha gastado o qué ha ingresado al negocio y, siempre sabes dónde encontrar esta información.
De acuerdo, pero ¿realmente lo necesitas?
Técnicamente, no. Así como no necesitas a un carpintero para ese tablón de madera viejo. Todo lo que realmente necesitas es una hoja afilada y algo de pegamento.
Pero, después de quince minutos, un tablón roto y unas cuantas astillas, ¿quizás habría sido más fácil llamar a uno?
El software de contabilidad es mucho más que un centro para visualizar datos financieros. También es una plataforma de automatización, una herramienta de informes y un vigilante para garantizar el cumplimiento fiscal. Aquí tienes algunos de los beneficios más impactantes del software de contabilidad, extraídos de casos reales de uso en diferentes startups tecnológicas tanto B2B como B2C:
1. Visibilidad financiera en tiempo real
En lugar de depender de datos aislados entre varias hojas de cálculo, las soluciones contables en la nube se integran con bancos, procesadores de pago y aplicaciones empresariales para ofrecer una visión siempre actualizada del flujo de caja, ingresos y gastos de una empresa. Esta es una de las características principales de los softwares de contabilidad modernos que pueden ayudar no solo a grandes empresas, sino también a pymes, startups y organizaciones sin fines de lucro.
Durante el confinamiento en el Reino Unido, los líderes financieros de diferentes empresas necesitaron ayuda para mantenerse al día con el complejo esquema de subsidio gubernamental del país. Pamela Phillips explica cómo integrarse con Xero ayudó a sus clientes a gestionar problemas de flujo de caja durante este periodo:
Cada vez que el gobierno lanzaba una nueva iniciativa, teníamos que actuar de inmediato, interpretar lo que significaba para los clientes y comunicar lo que estaba ocurriendo y cómo podíamos ayudarles a acceder a ello.
Con Xero, los números de nuestros clientes están siempre actualizados. En el momento en que comenzó la pandemia, pudimos revisar las cuentas de nuestros clientes y ver si tenían un problema de flujo de caja.
2. Operaciones de Entrada de Datos Automatizadas
La entrada manual de datos consume mucho tiempo, es propensa a errores y frena el crecimiento. Las plataformas contables utilizan herramientas como IA y Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para interpretar documentos de forma rápida y precisa.
Stack Overflow, la comunidad en línea para desarrolladores, utiliza Tipalti para la automatización financiera desde 2019.
Desde la implementación, Stack Overflow ha empleado las soluciones multi-entidad y multi-moneda de Tipalti para automatizar el 90% de sus procesos financieros, con auditorías detalladas que registran cada cambio sin ningún esfuerzo manual.
¿Por qué es importante? Según Quickbooks, el dueño de una pequeña empresa promedio dedica más de diez horas por semana a tareas manuales de entrada de datos contables. Todo esto podría ser fácilmente automatizado, ahorrando a una empresa al menos $15,000/año. Esta también es una ventaja importante del software de contabilidad para freelancers.
3. Integración Fluida y Multidepartamental
Gartner descubrió que el 39% de los líderes de empresas consideran que la integración con el software existente es el factor más importante al elegir un nuevo proveedor de software.
Esto es especialmente cierto en las tareas contables. Al conectar los datos financieros con datos operativos de tu CRM, gestión de inventario, ERP, nómina y otras herramientas, puedes obtener una visión completa del rendimiento financiero en todos los verticales.
Por ejemplo, Quickbooks ha sido considerado durante mucho tiempo el estándar de oro de la integración entre plataformas contables. Actualmente, cuenta con una biblioteca de más de 750 integraciones de terceros y una API abierta para el intercambio bidireccional de datos.
Antes de tener TSheets, toda nuestra planificación se hacía en una hoja de cálculo, lo que generaba muchos errores. Ahora, podemos ver cuántas horas trabajó cada técnico y en qué trabajo.
Para aportar contexto, la integración a la que se refiere, TSheets, ahora se llama Quickbooks Time, y permite a los operadores gestionar los horarios de los empleados y hacer ajustes en tiempo real.
4. Registros de Auditoría y Gestión de Cumplimiento
En lugar de depender de registros manuales propensos a errores, los registros de auditoría capturan sin esfuerzo el quién, qué, cuándo y dónde de las actividades financieras. Al registrar cada transacción, acción de usuario y evento del sistema, proporcionan un registro financiero que puede usarse para demostrar el cumplimiento de leyes como GAAP, SOX y GDPR.
Al crear registros detallados de auditoría que aseguran la apropiada rendición de cuentas tanto dentro como fuera de tu organización, las soluciones de software ofrecen múltiples formas de ayudarte a cumplir con normativas como GAAP y SOX. Aquí algunos ejemplos:
- Demostrar que el reconocimiento de ingresos se realizó correctamente según ASC 606.
- Validar que los gastos se registraron en el período correspondiente.
- Mostrar que se siguieron los planes de depreciación adecuados para los activos fijos.
- Confirmar que los devengos y estimaciones se calcularon de acuerdo con las normas GAAP.
En 2019, la SEC impuso una multa de 16 millones de dólares a Hertz por presentar informes inexactos que no cumplían con las normas GAAP. De manera similar, en 2016, Monsanto fue multada con 80 millones de dólares por no poder reflejar el costo de los reembolsos de acuerdo con las reglas GAAP. El incumplimiento puede resultar costoso para las empresas, y contar con un registro electrónico de sus transacciones financieras puede evitar muchos dolores de cabeza a su equipo.
5. Consolidación Multientidad
La consolidación multientidad es el proceso de combinar los estados financieros de múltiples unidades de negocio, subsidiarias o entidades legales en un solo conjunto de estados financieros para la empresa matriz.
Esto es crucial para presentar una imagen completa y precisa de la salud financiera y el desempeño general de una organización ante partes interesadas como inversionistas, prestamistas y reguladores.
Sin embargo, consolidar datos financieros entre entidades con diferentes planes de cuentas, sistemas contables y periodos de reporte puede ser sumamente complejo y demandar mucho tiempo. El software contable multientidad automatiza y agiliza este proceso de varias maneras clave:
- Recolección y estandarización automática de datos financieros desde diferentes sistemas
- Gestión de conversiones de divisas y eliminación de transacciones entre compañías
- Provisión de plantillas de consolidación preconstruidas alineadas con los estándares contables
- Ofrecimiento de rastreo de auditorías y controles para asegurar la precisión y el cumplimiento
- Habilitación de informes consolidados en tiempo real y análisis detallados
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central y Tipalti son ejemplos de buenas soluciones contables que pueden consolidar datos financieros de múltiples subsidiarias empresariales. Ofrecen tanto funciones avanzadas como básicas tales como planes de cuentas compartidos, transacciones entre entidades, consolidación automatizada multi-moneda y más.
6. Reportes Dimensionales de Datos Financieros
La elaboración de reportes dimensionales permite a las startups analizar los datos financieros desde múltiples perspectivas, proporcionando una visión más profunda para tomar mejores decisiones. Al etiquetar las transacciones con dimensiones relevantes como cliente, producto, ubicación o proyecto, los equipos de finanzas pueden segmentar fácilmente los datos para descubrir tendencias y oportunidades. Esto también es muy beneficioso a la hora de elaborar presupuestos y libros mayores.
Por ejemplo, una startup SaaS podría emplear reportes dimensionales para comparar métricas clave como el costo de adquisición de clientes (CAC) y el valor de por vida del cliente (LTV) en distintos segmentos de clientes, geografías o líneas de productos.
De igual manera, las empresas de petróleo y gas pueden analizar la rentabilidad en diferentes pozos, regiones o métodos de extracción. Esta visión granular ayuda a identificar las áreas más rentables en las que enfocar los esfuerzos de crecimiento.
The Irish Times Group comenzó a trabajar con AccountsIQ para agilizar sus informes financieros poco después de que adquiriera The Examiner Group en 2018. Gestionar sistemas dispares entre ambas entidades mediáticas se había convertido en todo un reto, pero la contabilidad multientidad ayudó a centralizar todas las transacciones financieras en un solo lugar.
Uno de los beneficios de reunir a un grupo es impulsar sinergias en la base de costos a medida que reinventamos nuestra operatividad diaria. La automatización de sistemas es el verdadero objetivo y AccountsIQ nos está permitiendo alcanzar estas metas operativas.
7. Proceso de Compra a Pago Eficiente
Las plataformas contables con funcionalidad de compra a pago automatizan todo el proceso desde la solicitud de compra hasta el pago al proveedor. La conciliación automática en tres vías de las órdenes de compra, las recepciones de mercancía y las facturas asegura que los pedidos se cumplan correctamente antes de emitir el pago.
Por ejemplo, la solución de cuentas por pagar de Tipalti ayudó a la empresa de medios digitales Tapjoy a reducir la carga de trabajo de pagos en un 50%.
8. Reducción de Costos de Hardware de IT
El software de contabilidad en la nube elimina la necesidad de servidores locales, reduciendo los costos de infraestructura y mantenimiento de hardware en millones de dólares. Con actualizaciones y copias de seguridad automáticas gestionadas por el proveedor, los equipos de finanzas pueden concentrarse en sus responsabilidades principales en lugar de la gestión tecnológica.
9. Mejor Colaboración para Equipos Remotos
La contabilidad en la nube permite la colaboración en tiempo real para equipos de finanzas distribuidos. Las empresas con varias entidades también pueden estandarizar procesos entre ubicaciones mientras mantienen la flexibilidad.
Todo esto se logra sin comprometer la seguridad organizacional, gracias a rastros de auditoría detallados que responsabilizan a los gerentes por sus acciones.
10. Cierre Mensual Más Rápido
Con un buen software de contabilidad, la consolidación financiera continua y la conciliación bancaria automatizada aceleran el cierre mensual. Por ejemplo, Ramp pudo reducir su tiempo de cierre de fin de mes en nada menos que 5 días al migrar a Netsuite, lo que les permitió invertir aún más en automatización financiera para su equipo.
11. Recuperación ante Desastres para Datos Sensibles
Con copias de seguridad automatizadas, estrictos controles de acceso y monitoreo 24/7, el software de contabilidad en la nube protege los datos financieros ante pérdidas o robos. Plataformas como Oracle NetSuite y Workday tienen sólidas medidas de recuperación ante desastres para minimizar el tiempo de inactividad, lo cual es de gran valor para empresas más grandes.
12. Proyección Precisa del Flujo de Caja
Para finalizar con los beneficios destacados del software de contabilidad, hablemos de analítica avanzada. Las herramientas de contabilidad empresarial utilizan datos en tiempo real, presupuestos y calendarios para proyectar entradas y salidas de efectivo, asegurando que siempre estés preparado. Esto también es una ventaja clave del software de contabilidad para startups.
Paneles visuales, reportes personalizables y notificaciones en tiempo real ofrecen visibilidad sobre la posición de caja y ayudan a identificar posibles déficits antes de que afecten al negocio.
¿Listo para Elegir Tu Sistema?
El equipo de analistas de The CFO Club ha pasado cientos, o mejor dicho, miles de horas analizando software de contabilidad; estas son las herramientas que salieron al tope:
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Si necesitas más ayuda para elegir el tipo de software de contabilidad que mejor se adapte a ti, no te preocupes — tengo algo para eso.
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Como le dijo una vez un soplón sombrío en un callejón oscuro a un periodista respetable que se encontraba completamente fuera de lugar: “Solo... sigue el dinero.” Ya sea que estés destapando corrupción política o simplemente intentando mantener una correcta rendición de cuentas en tu organización, facilitar el seguimiento del dinero te conviene.
... ¿paralelismo extraño? Quizá he estado viendo demasiadas series policiales.
En fin.
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