12 beneficios del software de contabilidad que ahorran dinero
Sin las herramientas adecuadas para impulsar el flujo de trabajo contable, las finanzas fácilmente pueden convertirse en una caja negra indescifrable dentro de tu organización, lo que resulta en retrasos, errores y gastos imprevistos que se podrían haber evitado.
¿Te preguntas si es el momento adecuado para invertir en un software de contabilidad? Aquí tienes los mayores beneficios del software de contabilidad para ayudarte a decidir.
¿Por Qué Adquirir un Software de Contabilidad?
Existen muchas razones por las que deberías obtener un software de contabilidad. Pero si tuvieras que elegir solo una, se resume en esto: transparencia.
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Sin una trazabilidad de auditoría sobre el origen de tus datos financieros, quién es responsable de los cambios y cómo se ensambla todo para formar el panorama general, nunca sabes en qué números puedes confiar.
Aunque puedas pensar que tus hojas de Excel te están ahorrando dinero, en realidad:
- Son propensas a errores humanos que pueden causar costosos fallos e informes imprecisos
- Requieren mucho tiempo para mantener a medida que tu negocio crece y el volumen de transacciones aumenta
- Carecen de características de colaboración, lo que dificulta que los equipos financieros trabajen juntos
- No son seguras, ya que las hojas de cálculo se pueden compartir fácilmente con cualquier persona sin controles de acceso
- No tienen funciones como conciliación automática, seguimiento de gastos y informes financieros
En lugar de copiar y pegar datos de una hoja de cálculo a otra, tienes toda tu información de transacciones en un solo lugar. Puedes ver fácilmente qué se ha gastado o qué ha ingresado al negocio y, además, siempre sabes dónde encontrar esta información.
Vale, ¿Pero Realmente Lo Necesitas?
Técnicamente, no. Al igual que no necesitas un carpintero para ese tablón de suelo envejecido. Todo lo que realmente necesitas es una cuchilla afilada y un poco de pegamento.
Pero de nuevo, después de quince minutos, un tablón roto y algunas astillas, ¿quizás hubiera sido más fácil simplemente llamar a uno?
El software de contabilidad es mucho más que un centro para visualizar datos financieros. También es una plataforma de automatización, una herramienta de reportes y un vigilante para asegurar el cumplimiento fiscal. Aquí tienes algunos de los beneficios más impactantes del software de contabilidad, extraídos de casos reales en diferentes startups tecnológicas B2B y B2C:
1. Visibilidad Financiera en Tiempo Real
En lugar de depender de datos aislados en múltiples hojas de cálculo, las soluciones de contabilidad en la nube se integran con bancos, procesadores de pagos y aplicaciones empresariales para ofrecer una visión siempre actualizada del flujo de caja, ingresos y gastos de un negocio. Esta es una de las características principales del software de contabilidad moderno que puede ayudar no solo a grandes empresas, sino también a pymes, startups y organizaciones sin fines de lucro.
Durante el confinamiento en el Reino Unido, los responsables financieros de diferentes empresas necesitaban ayuda para seguir el ritmo del complejo sistema de subsidios temporales del país. Pamela Phillips explica cómo integrar con Xero ayudó a sus clientes a navegar problemas de flujo de caja durante ese periodo:
Cada vez que el gobierno lanzaba una nueva iniciativa, teníamos que actuar de inmediato, interpretar lo que significaba para los clientes y comunicar qué estaba ocurriendo y cómo podíamos ayudarles a acceder a ello.
Con Xero, los números de nuestros clientes están siempre actualizados. En cuanto ocurrió la pandemia, pudimos revisar las cuentas de nuestros clientes y ver si tenían algún problema de flujo de efectivo.
2. Operaciones de Ingreso de Datos Automatizadas
El ingreso de datos manual es lento, propenso a errores y dificulta el crecimiento. Las plataformas de contabilidad utilizan herramientas como IA y Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para interpretar y procesar documentos de manera rápida y precisa.
Stack Overflow, la comunidad en línea para desarrolladores, ha estado utilizando Tipalti para la automatización financiera desde 2019.
Desde la implementación, Stack Overflow ha utilizado las soluciones multi-entidad y multi-moneda de Tipalti para automatizar el 90% de sus procesos financieros, con registros de auditoría detallados que rastrean cada cambio sin esfuerzo manual.
¿Por qué es esto importante? Según Quickbooks, el dueño promedio de una pequeña empresa dedica más de diez horas cada semana a tareas manuales de ingreso de datos contables. Todo esto podría ser fácilmente automatizado, ahorrando a una empresa al menos $15,000/año. Esto también es un beneficio importante del software de contabilidad para freelancers.
3. Integración fluida entre funciones
Gartner encontró que el 39% de los líderes de empresas consideran las integraciones con software existente como el factor más importante al elegir un nuevo proveedor de software.
Esto es especialmente cierto para las tareas contables. Al conectar los datos financieros con los datos operativos de tu CRM, gestión de inventarios, ERP, nómina y otras herramientas, puedes obtener una visión completa de tu desempeño financiero a lo largo de diferentes áreas.
Por ejemplo, Quickbooks ha sido considerado durante mucho tiempo el estándar de oro en integración entre plataformas de contabilidad. Actualmente, cuenta con una biblioteca de más de 750 integraciones de terceros y una API abierta para intercambio de datos bidireccional.
Antes de tener TSheets, toda nuestra programación se hacía en una hoja de cálculo, lo que ocasionaba muchos errores. Ahora, podemos ver cuántas horas trabajó cada técnico y en qué trabajo.
Para dar contexto, la integración a la que se refiere, TSheets, ahora se llama Quickbooks Time y permite a los operadores llevar el control de los horarios de los empleados y realizar ajustes en tiempo real.
4. Registros de Auditoría y Gestión de Cumplimiento
En lugar de depender de un registro manual propenso a errores, los registros de auditoría capturan fácilmente el quién, qué, cuándo y dónde de las actividades financieras. Al registrar cada transacción, acción de usuario y evento del sistema, proporcionan un registro financiero que puede usarse para demostrar el cumplimiento de leyes como GAAP, SOX y GDPR.
Al crear registros de auditoría detallados que aseguran la responsabilidad adecuada tanto dentro como fuera de tu organización, existen múltiples maneras en que las soluciones de software pueden ayudarte a cumplir con normativas como GAAP y SOX. Aquí algunos ejemplos:
- Demostrando que el reconocimiento de ingresos se manejó correctamente según ASC 606.
- Validando que los gastos fueron registrados en el periodo adecuado.
- Mostrando que se siguieron calendarios de depreciación correctos para los activos fijos.
- Confirmando que las acumulaciones y estimaciones se calcularon siguiendo las reglas de GAAP.
En 2019, la SEC impuso una multa de $16 millones a Hertz por reportes inexactos que no estaban en conformidad con los estándares GAAP. De manera similar, en 2016, Monsanto fue multada con $80 millones por no poder reflejar el costo de los reembolsos de acuerdo con las reglas GAAP. El incumplimiento puede resultar costoso para las empresas, y contar con un registro electrónico de tus transacciones financieras puede ahorrar muchos dolores de cabeza a tu equipo.
5. Consolidación Multi-Entidad
La consolidación multi-entidad es el proceso de combinar los estados financieros de múltiples unidades de negocio, subsidiarias o entidades legales en un único conjunto de estados financieros para la empresa matriz.
Esto es crucial para presentar una imagen completa y precisa de la salud financiera y el desempeño general de una organización ante las partes interesadas, como inversores, prestamistas y reguladores.
Sin embargo, consolidar datos financieros entre entidades con diferentes planes de cuentas, sistemas contables y períodos de reporte puede ser extremadamente complejo y requerir mucho tiempo. El software de contabilidad multi-entidad automatiza y agiliza este proceso de varias formas clave:
- Recolección y estandarización automática de datos financieros desde sistemas distintos
- Gestión de conversiones de divisas y eliminación de transacciones intercompañía
- Ofrecimiento de plantillas de consolidación preconfiguradas alineadas con los estándares contables
- Provisión de pistas de auditoría y controles para garantizar precisión y cumplimiento
- Permitir reportes consolidados en tiempo real y análisis detallado
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central y Tipalti son todos ejemplos de buenas soluciones contables capaces de consolidar datos financieros de múltiples filiales empresariales. Ofrecen tanto funciones avanzadas como básicas, como planes de cuentas compartidos, transacciones entre entidades, consolidación automática de varias divisas y más.
6. Reportes Dimensionales de Datos Financieros
Los informes dimensionales permiten a las startups analizar los datos financieros bajo múltiples enfoques, proporcionando perspectivas más profundas para tomar mejores decisiones. Etiquetando las transacciones con dimensiones relevantes como cliente, producto, ubicación o proyecto, los equipos financieros pueden filtrar y analizar fácilmente los datos para descubrir tendencias y oportunidades. Esto también resulta muy útil al elaborar presupuestos y libros mayores.
Por ejemplo, una startup SaaS podría utilizar reportes dimensionales para comparar métricas clave como el costo de adquisición de clientes (CAC) y el valor de vida del cliente (LTV) en diferentes segmentos de clientes, geografías o líneas de productos.
De forma similar, las empresas de petróleo y gas pueden analizar la rentabilidad en diferentes pozos, regiones o métodos de extracción. Esta visión detallada ayuda a identificar las áreas más rentables en las que enfocar los esfuerzos de crecimiento.
The Irish Times Group comenzó a trabajar con AccountsIQ para agilizar sus informes financieros poco después de adquirir The Examiner Group en 2018. Gestionar sistemas dispares en ambas entidades mediáticas había resultado un desafío, pero la contabilidad multi-entidad permitió centralizar todas las transacciones financieras en un solo lugar.
Uno de los beneficios de unir un grupo es impulsar sinergias en la base de costos al rediseñar cómo operamos día a día. La automatización de sistemas es el verdadero premio y AccountsIQ nos está permitiendo alcanzar estos objetivos operacionales.
7. Proceso de Compra a Pago Eficiente
Las plataformas de contabilidad con funcionalidad de compra a pago automatizan todo el proceso, desde la solicitud de compra hasta el pago al proveedor. La validación automática de órdenes de compra, recepción de mercancía y facturas garantiza que los pedidos se cumplan correctamente antes de emitir el pago.
Por ejemplo, la solución de cuentas por pagar (AP) de Tipalti ayudó a la empresa de medios digitales Tapjoy a reducir las cargas de trabajo de pagos en un 50%.
8. Reducción en Costos de Hardware de TI
El software de contabilidad basado en la nube elimina la necesidad de servidores en las instalaciones, reduciendo la infraestructura de hardware y los costos de mantenimiento por millones de dólares. Con actualizaciones y copias de seguridad automáticas gestionadas por el proveedor, los equipos financieros pueden centrarse en sus responsabilidades principales en lugar de en la gestión tecnológica.
9. Mejor Colaboración para Equipos Remotos
La contabilidad en la nube permite la colaboración en tiempo real para equipos financieros distribuidos. Las empresas con varias entidades también pueden estandarizar procesos en diferentes ubicaciones sin perder flexibilidad.
Todo esto se logra sin comprometer la seguridad organizacional, gracias a auditorías detalladas que responsabilizan a los gerentes por sus acciones.
10. Cierre de Mes Más Rápido
Con un buen software de contabilidad, la consolidación financiera continua y la conciliación bancaria automatizada aceleran el cierre mensual. Por ejemplo, Ramp pudo reducir su cierre de mes en nada menos que 5 días al migrar a Netsuite, lo que les permitió invertir aún más en automatización financiera para su equipo.
11. Recuperación ante Desastres para Datos Sensibles
Con copias de seguridad automáticas, controles de acceso estrictos y monitorización 24/7, el software de contabilidad en la nube protege los datos financieros de pérdidas o robos. Plataformas como Oracle NetSuite y Workday disponen de medidas robustas de recuperación ante desastres para minimizar el tiempo de inactividad, lo cual aporta un valor extremo a empresas más grandes.
12. Pronósticos Precisos de Flujo de Caja
Para cerrar nuestra lista de beneficios del software de contabilidad, hablemos de análisis avanzados. Las herramientas de contabilidad empresarial usan datos en tiempo real, presupuestos y calendarios para proyectar entradas y salidas de efectivo, asegurando que siempre estés preparado. Esto también es un beneficio clave del software de contabilidad para startups.
Los paneles visuales, los informes personalizables y las notificaciones en tiempo real brindan visibilidad sobre las posiciones de caja para ayudar a identificar posibles déficits antes de que afecten al negocio.
¿Listo para Elegir tu Sistema?
El equipo de analistas de The CFO Club ha pasado cientos, mejor dicho, miles de horas analizando software de contabilidad; estas son las herramientas que se destacaron:
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- 8. Reckon One
Si necesitas más ayuda para elegir el tipo de software de contabilidad más adecuado para ti, no te preocupes — tengo algo para eso.
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Como una fuente sombría en un callejón oscuro le dijo una vez a un periodista respetable que se encontró muy superado: “Simplemente... sigue el dinero.” Ya sea que estés exponiendo la corrupción política o simplemente tratando de mantener la rendición de cuentas dentro de tu propia organización, facilitar el seguimiento del dinero es lo que más te conviene.
... ¿paralelo extraño? Tal vez he visto demasiadas series policíacas.
Eeeen fin.
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