12 beneficios del software de contabilidad que ahorran dinero
Sin las herramientas adecuadas para impulsar el flujo de trabajo contable, las finanzas podrían convertirse fácilmente en una caja negra indescifrable dentro de tu organización, lo que resultaría en retrasos, errores y gastos imprevistos que se podrían haber evitado.
¿Te preguntas si es el momento adecuado para invertir en un software de contabilidad? Aquí están los mayores beneficios del software de contabilidad para ayudarte a decidir.
¿Por Qué Obtener un Software de Contabilidad?
Existen muchas razones para adquirir un software de contabilidad. Pero si tuvieras que elegir solo una, se resume en esto: la transparencia.
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Sin un historial de auditoría que muestre de dónde provienen tus datos financieros, quién es responsable de los cambios y cómo todo se une para formar el panorama completo, nunca sabrás en qué cifras confiar.
Aunque puedes pensar que tus hojas de Excel te están ahorrando dinero, en realidad están:
- Propensas a errores humanos que pueden llevar a costosos fallos e informes inexactos
- Requieren mucho tiempo para mantener a medida que tu empresa crece y el volumen de transacciones aumenta
- Carecen de funciones de colaboración, lo que dificulta la cooperación en los equipos financieros
- No son seguras, ya que las hojas de cálculo pueden compartirse fácilmente con cualquiera sin controles de acceso
- Carecen de funciones como conciliación automática, seguimiento de gastos e informes financieros
En lugar de copiar y pegar datos de una hoja de cálculo a otra, tienes toda la información de tus transacciones en un solo lugar. Puedes ver fácilmente en qué se ha gastado o qué ha ingresado en el negocio, y siempre sabes dónde encontrar esta información.
Bien, ¿Pero Realmente lo Necesitas?
Técnicamente, no. Igual que no necesitas un carpintero para esa tabla del suelo que está envejeciendo. Todo lo que realmente necesitas es una hoja afilada y algo de pegamento.
Pero luego, después de quince minutos, una tabla rota y algunas astillas, ¿quizá hubiese sido más fácil simplemente llamar a uno?
El software de contabilidad es mucho más que un centro para ver datos financieros. También es una plataforma de automatización, una herramienta de informes y un vigilante para garantizar el cumplimiento fiscal. Aquí tienes algunos de los beneficios más impactantes del software de contabilidad, tomados de casos reales en distintas startups tecnológicas B2B y B2C:
1. Visibilidad Financiera en Tiempo Real
En lugar de depender de datos aislados dispersos entre distintas hojas de cálculo, las soluciones de contabilidad en la nube se integran con bancos, procesadores de pago y aplicaciones empresariales para proporcionar una visión siempre actualizada del flujo de caja, los ingresos y los gastos de la empresa. Esta es una de las características clave del software de contabilidad moderno que puede ayudar no solo a grandes empresas, sino también a pymes, startups y organizaciones sin fines de lucro.
Durante el confinamiento en el Reino Unido, los líderes financieros de diferentes empresas necesitaron ayuda para seguir el ritmo del complejo esquema de suspensión temporal del país. Pamela Phillips explica cómo integrarse con Xero ayudó a sus clientes a superar problemas de flujo de caja durante este periodo:
Cada vez que el gobierno introducía una nueva iniciativa, teníamos que actuar de inmediato, interpretar lo que significaba para los clientes y comunicar lo que estaba sucediendo, además de las formas en que podíamos ayudarlos a acceder a ello.
Con Xero, los números de nuestros clientes siempre están actualizados. En cuanto ocurrió la pandemia, pudimos revisar las cuentas de nuestros clientes y ver si tenían un problema de flujo de caja.
2. Operaciones de Entrada de Datos Automatizadas
La entrada de datos manual es lenta, propensa a errores y dificulta el crecimiento. Las plataformas contables utilizan herramientas como IA y Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para interpretar documentos de forma rápida y precisa.
Stack Overflow, la comunidad en línea para desarrolladores, utiliza Tipalti para la automatización financiera desde 2019.
Desde la implementación, Stack Overflow ha usado las soluciones multi-entidad y multi-moneda de Tipalti para automatizar el 90% de sus procesos financieros, con registros de auditoría detallados que rastrean cada cambio sin esfuerzo manual.
¿Por qué es importante esto? Según Quickbooks, el dueño promedio de una pequeña empresa pasa más de diez horas a la semana realizando tareas de entrada manual de datos contables. Todo esto se podría automatizar fácilmente, ahorrando a una empresa al menos $15,000 al año. Esto también es un importante beneficio del software contable para freelancers.
3. Integración fluida entre funciones
Gartner descubrió que el 39% de los líderes empresariales consideran que la integración con el software existente es el factor más importante al elegir un nuevo proveedor de software.
Esto es especialmente cierto en las tareas de contabilidad. Al conectar los datos financieros con los datos operativos de tu CRM, gestión de inventarios, ERP, nómina y otras herramientas, puedes obtener una visión completa del rendimiento financiero en todos los verticales.
Por ejemplo, Quickbooks ha sido considerado durante mucho tiempo el estándar de oro en integración entre las plataformas contables. Actualmente, cuenta con una biblioteca de más de 750 integraciones de terceros y una API abierta para el intercambio de datos en ambas direcciones.
Antes de tener TSheets, toda nuestra programación se hacía en una hoja de cálculo, lo que ocasionaba muchos errores. Ahora podemos ver cuántas horas trabajó cada técnico y en qué trabajo.
Para dar contexto, la integración a la que se refiere, TSheets, ahora se llama Quickbooks Time y permite a los operadores llevar un seguimiento de los horarios de los empleados y hacer ajustes en tiempo real.
4. Registros de auditoría y gestión de cumplimiento
En lugar de depender de registros manuales propensos a errores, los registros de auditoría capturan fácilmente el quién, qué, cuándo y dónde de las actividades financieras. Al registrar cada transacción, acción del usuario y evento del sistema, proporcionan un historial financiero que puede usarse para demostrar el cumplimiento de leyes como GAAP, SOX y GDPR.
Al crear registros de auditoría detallados que aseguran la debida responsabilidad tanto interna como externamente, existen múltiples formas en que las soluciones de software pueden ayudarte a cumplir con normativas como GAAP y SOX. Aquí hay algunos ejemplos:
- Demostrar que el reconocimiento de ingresos se realizó correctamente conforme a ASC 606.
- Validar que los gastos se registraron en el período correspondiente.
- Mostrar que se siguieron los calendarios de depreciación adecuados para los activos fijos.
- Confirmar que las acumulaciones y estimaciones se calcularon siguiendo las reglas de GAAP.
En 2019, la SEC impuso una multa de 16 millones de dólares a Hertz por reportes inexactos que no cumplían con los estándares de GAAP. De manera similar, en 2016, Monsanto fue multada con 80 millones de dólares por no poder reflejar el costo de los reembolsos conforme a las normas GAAP. El incumplimiento puede ser costoso para las empresas, y contar con un registro electrónico de tus transacciones financieras puede ahorrar muchos dolores de cabeza a tu equipo.
5. Consolidación Multi-Entidad
La consolidación multi-entidad es el proceso de combinar los estados financieros de varias unidades de negocio, filiales o entidades legales en un solo conjunto de estados financieros para la empresa matriz.
Esto es crucial para presentar una visión completa y precisa de la salud financiera y el rendimiento general de una organización a las partes interesadas como inversionistas, prestamistas y organismos reguladores.
Sin embargo, consolidar datos financieros entre entidades con diferentes planes de cuentas, sistemas contables y períodos de reporte puede ser extremadamente complejo y llevar mucho tiempo. El software de contabilidad multi-entidad automatiza y optimiza este proceso de varias maneras clave:
- Recopilando y estandarizando automáticamente la información financiera de sistemas dispares
- Gestionando conversiones de divisas y eliminando transacciones entre compañías
- Proporcionando plantillas de consolidación predefinidas alineadas con los estándares contables
- Ofreciendo rastreabilidad y controles de auditoría para asegurar exactitud y cumplimiento
- Permitiendo informes consolidados en tiempo real y análisis detallado
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central y Tipalti son ejemplos de buenas soluciones contables que pueden consolidar datos financieros de varias filiales. Ofrecen tanto funcionalidades avanzadas como básicas como catálogos de cuentas compartidos, transacciones entre entidades, consolidación automática de múltiples monedas y mucho más.
6. Reportes Dimensionales de Datos Financieros
El reporte dimensional permite a las startups analizar los datos financieros desde múltiples perspectivas, proporcionando ideas más profundas para tomar mejores decisiones. Al etiquetar las transacciones con dimensiones relevantes como cliente, producto, ubicación o proyecto, los equipos de finanzas pueden segmentar fácilmente los datos para descubrir tendencias y oportunidades. Esto también es muy útil al construir presupuestos y libros mayores.
Por ejemplo, una startup SaaS podría usar el reporte dimensional para comparar métricas clave como coste de adquisición de clientes (CAC) y valor de vida del cliente (LTV) entre diferentes segmentos de clientes, geografías o líneas de producto.
De igual manera, las empresas petroleras y gasíferas pueden analizar la rentabilidad según diferentes pozos, regiones o métodos de extracción. Esta visión detallada ayuda a identificar en qué áreas conviene enfocar los esfuerzos de crecimiento.
The Irish Times Group comenzó a trabajar con AccountsIQ para optimizar su reporte financiero poco después de adquirir The Examiner Group en 2018. Intentar gestionar sistemas dispares en ambas entidades mediáticas fue un reto, pero la contabilidad multi-entidad ayudó a unificar todas las transacciones financieras en un solo lugar.
Uno de los beneficios de unir a un grupo es generar sinergias en la estructura de costos a medida que rediseñamos nuestra operación diaria. La automatización de sistemas es el verdadero premio, y AccountsIQ nos está permitiendo alcanzar estos objetivos operativos.
7. Proceso de Solicitud y Pago Eficiente
Las plataformas contables con funcionalidad de solicitud y pago automatizan todo el proceso, desde la solicitud de compra hasta el pago al proveedor. La conciliación automática en tres vías de órdenes de compra, recepciones de mercancías y facturas asegura que los pedidos sean cumplidos correctamente antes de emitir el pago.
Por ejemplo, la solución de Cuentas por Pagar de Tipalti ayudó a la empresa de medios digitales Tapjoy a reducir la carga de trabajo de pagos en un 50%.
8. Costos de hardware de TI reducidos
El software de contabilidad basado en la nube elimina la necesidad de servidores en sitio, reduciendo los costos de infraestructura y mantenimiento de hardware por millones de dólares. Con actualizaciones y copias de seguridad automáticas gestionadas por el proveedor, los equipos financieros pueden enfocarse en sus responsabilidades principales en lugar de gestionar tecnología.
9. Mejor colaboración para equipos remotos
La contabilidad en la nube permite la colaboración en tiempo real para equipos financieros distribuidos. Las empresas con múltiples entidades también pueden estandarizar procesos entre ubicaciones sin perder flexibilidad.
Todo esto se realiza sin comprometer la seguridad de la organización, gracias a detallados registros de auditoría que hacen responsables a los gerentes de sus acciones.
10. Cierre de mes más rápido
Con un buen software de contabilidad, la consolidación financiera continua y la conciliación bancaria automatizada aceleran el cierre mensual. Por ejemplo, Ramp logró reducir su cierre de fin de mes en 5 días completos al migrar a Netsuite, lo que les permitió invertir aún más en automatización financiera para su equipo.
11. Recuperación ante desastres para datos sensibles
Con copias de seguridad automáticas, controles de acceso estrictos y monitoreo 24/7, el software de contabilidad en la nube protege los datos financieros contra pérdidas o robos. Plataformas como Oracle NetSuite y Workday cuentan con robustas medidas de recuperación ante desastres para minimizar los tiempos de inactividad, lo cual puede ser de gran valor para empresas de mayor tamaño.
12. Pronóstico preciso del flujo de efectivo
Para finalizar con nuestros beneficios destacados del software de contabilidad, hablemos de análisis avanzados. Las herramientas de contabilidad empresarial utilizan datos en tiempo real, presupuestos y cronogramas para proyectar entradas y salidas de efectivo, garantizando que siempre estés preparado. Esto también es un beneficio clave del software de contabilidad para startups.
Paneles visuales, reportes personalizables y notificaciones en tiempo real brindan visibilidad sobre las posiciones de efectivo para ayudar a identificar posibles déficits antes de que impacten al negocio.
¿Listo para elegir tu sistema?
El equipo de analistas de The CFO Club ha dedicado cientos, es más, miles de horas analizando software de contabilidad; estas son las herramientas que destacaron:
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- 8. Reckon One
Si necesitas más ayuda para elegir el tipo de software de contabilidad que mejor se adapte a ti, no te preocupes: tengo algo para eso.
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Como dijo una vez un informante turbio en un oscuro callejón a un periodista respetable que se metió en un lío demasiado grande: “Solo... sigue el dinero”. Ya sea que estés exponiendo corrupción política o simplemente intentando mantener la debida responsabilidad dentro de tu organización, facilitar el seguimiento del dinero es lo mejor para ti.
¿Paralelismo extraño? Puede que haya visto demasiados programas de crímenes.
Eeeen fin.
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