12 beneficios del software de contabilidad que ahorran dinero
Sin las herramientas adecuadas para impulsar tu flujo de trabajo contable, las finanzas podrían convertirse fácilmente en una caja negra imposible de descifrar dentro de tu organización, lo que provocaría retrasos, errores y gastos imprevistos que podrían haberse evitado.
¿Te preguntas si ha llegado el momento adecuado para invertir en software de contabilidad? Estos son los principales beneficios del software de contabilidad para ayudarte a decidir.
¿Por qué adquirir un software de contabilidad?
Hay muchas razones por las que deberías adquirir un software de contabilidad. Pero si tuvieras que elegir solo una, se reduce a esto: transparencia.
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Sin un registro de auditoría que muestre de dónde proceden tus datos financieros, quién es responsable de los cambios y cómo se combina todo para formar una visión general, nunca sabes en qué cifras confiar.
Aunque puedas pensar que tus hojas de Excel te están ahorrando dinero, en realidad:
- Son propensas a errores humanos que pueden provocar equivocaciones costosas e informes inexactos
- Requieren mucho tiempo de mantenimiento a medida que crece tu empresa y aumenta el volumen de transacciones
- Carecen de funciones de colaboración, lo que dificulta que los equipos financieros trabajen juntos
- No son seguras, ya que las hojas de cálculo pueden compartirse fácilmente con cualquier persona sin controles de acceso
- Carecen de funciones como la conciliación automatizada, el seguimiento de gastos y la presentación de informes financieros
En lugar de copiar y pegar datos de una hoja de cálculo a otra, tienes toda la información de tus transacciones en un solo lugar. Puedes ver fácilmente en qué se ha gastado el dinero o qué ingresos ha recibido la empresa y siempre sabes dónde encontrar esta información.
De acuerdo, pero ¿lo necesitas?
Técnicamente, no. Del mismo modo que no necesitas un carpintero para esa tabla del suelo deteriorada. Todo lo que realmente necesitas es una cuchilla afilada y un poco de pegamento.
Pero, pensándolo bien, después de quince minutos, una tabla rota y unas cuantas astillas, ¿quizá habría sido más fácil llamar a uno?
El software de contabilidad es mucho más que un centro para consultar datos financieros. También es una plataforma de automatización, una herramienta de elaboración de informes y un mecanismo de control para garantizar el cumplimiento fiscal. Estos son algunos de los beneficios más importantes del software de contabilidad, extraídos de casos de uso reales de distintas empresas emergentes tecnológicas B2B y B2C:
1. Visibilidad financiera en tiempo real
En lugar de depender de datos aislados distribuidos en varias hojas de cálculo, las soluciones de contabilidad en la nube se integran con bancos, procesadores de pagos y aplicaciones empresariales para proporcionar una visión siempre actualizada del flujo de caja, los ingresos y los gastos de una empresa. Esta es una de las funciones esenciales del software de contabilidad moderno que puede ayudar no solo a las grandes empresas, sino también a las pequeñas y medianas empresas, las empresas emergentes y las organizaciones sin ánimo de lucro.
Durante el confinamiento en el Reino Unido, los responsables financieros de distintas empresas necesitaban ayuda para mantenerse al día con el complejo programa de permisos del país. Pamela Phillips explica cómo la integración con Xero ayudó a sus clientes a afrontar los problemas de flujo de caja durante este periodo:
Cada vez que el Gobierno introducía una nueva iniciativa, teníamos que reaccionar de inmediato, interpretar lo que significaba para los clientes y comunicarles qué estaba sucediendo y de qué manera podíamos ayudarles a acceder a ella.
Con Xero, las cifras de nuestros clientes están siempre actualizadas. En cuanto comenzó la pandemia, podíamos consultar las cuentas de nuestros clientes y comprobar si tenían problemas de flujo de caja.
2. Operaciones automatizadas de introducción de datos
La introducción manual de datos requiere mucho tiempo, es propensa a errores y obstaculiza el crecimiento. Las plataformas de contabilidad utilizan herramientas como la IA y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para interpretar documentos de forma rápida y precisa.
Stack Overflow, la comunidad en línea para desarrolladores, utiliza Tipalti para la automatización financiera desde 2019.
Desde la implementación, Stack Overflow ha utilizado las soluciones multidivisa y para múltiples entidades de Tipalti para automatizar el 90 % de sus procesos financieros, con registros de auditoría detallados que hacen un seguimiento de cada cambio sin ningún esfuerzo manual.
¿Por qué es importante? Según Quickbooks, el propietario medio de una pequeña empresa dedica más de diez horas semanales a tareas manuales de introducción de datos contables. Todo esto podría automatizarse fácilmente, lo que permitiría a una empresa ahorrar al menos 15.000 $ al año. Este también es un beneficio importante del software de contabilidad para autónomos.
3. Integración fluida entre funciones
Gartner descubrió que el 39 % de los líderes empresariales considera que las integraciones con el software existente son el factor más importante a la hora de elegir un nuevo proveedor de software.
Esto es especialmente cierto en el caso de las tareas contables. Al conectar los datos financieros con los datos operativos de tu CRM, la gestión de inventario, el ERP, las nóminas y otras herramientas, puedes obtener una visión completa de tu rendimiento financiero en todos los sectores.
Por ejemplo, Quickbooks se ha considerado durante mucho tiempo el estándar de oro de la integración entre las plataformas de contabilidad. Actualmente, cuenta con una biblioteca de más de 750 integraciones de terceros y una API abierta para el intercambio de datos multidireccional.
Antes de tener TSheets, toda nuestra planificación se hacía en una hoja de cálculo, lo que provocaba muchos errores. Ahora podemos ver cuántas horas trabajó cada técnico y en qué trabajo.
Para contextualizar, la integración a la que se refiere, TSheets, ahora se llama Quickbooks Time y permite a los operadores realizar un seguimiento de los horarios de los empleados y hacer ajustes en tiempo real.
4. Registros de auditoría y gestión del cumplimiento
En lugar de depender de un registro manual propenso a errores, los registros de auditoría capturan sin esfuerzo quién hizo qué, cuándo y dónde en relación con las actividades financieras. Al registrar cada transacción, acción del usuario y evento del sistema, proporcionan un registro financiero que puede utilizarse para demostrar el cumplimiento de leyes como GAAP, SOX y GDPR.
Al crear registros de auditoría detallados que garantizan una rendición de cuentas adecuada tanto dentro como fuera de tu organización, las soluciones de software pueden ayudarte a cumplir las normativas como GAAP y SOX de múltiples maneras. Estos son algunos ejemplos:
- Demostrar que el reconocimiento de ingresos se gestionó correctamente de acuerdo con ASC 606.
- Validar que los gastos se registraron en el periodo adecuado.
- Mostrar que se siguieron los calendarios de depreciación correctos para los activos fijos.
- Confirmar que las periodificaciones y las estimaciones se calcularon siguiendo las normas GAAP.
En 2019, la SEC impuso una multa de 16 millones de dólares a Hertz por presentar informes inexactos que no cumplían con las normas GAAP. Del mismo modo, en 2016, Monsanto recibió una multa de 80 millones de dólares por no poder reflejar el coste de los descuentos conforme a las normas GAAP. El incumplimiento puede resultar costoso para las empresas, y disponer de un registro electrónico de las transacciones financieras puede evitarle muchos quebraderos de cabeza a tu equipo.
5. Consolidación de varias entidades
La consolidación de varias entidades es el proceso de combinar los estados financieros de varias unidades de negocio, filiales o entidades jurídicas en un único conjunto de estados financieros para la empresa matriz.
Esto es fundamental para presentar a las partes interesadas, como inversores, prestamistas y organismos reguladores, una imagen completa y precisa de la salud y el rendimiento financiero general de una organización.
Sin embargo, consolidar datos financieros de entidades con planes contables, sistemas contables y períodos de presentación de informes diferentes puede ser extremadamente complejo y requerir mucho tiempo. El software de contabilidad para varias entidades automatiza y agiliza este proceso de varias formas clave:
- Recopilar y estandarizar automáticamente los datos financieros de sistemas dispares
- Gestionar las conversiones de divisas y eliminar las transacciones entre empresas
- Proporcionar plantillas de consolidación prediseñadas alineadas con las normas contables
- Ofrecer registros de auditoría y controles para garantizar la precisión y el cumplimiento
- Permitir informes consolidados en tiempo real y análisis detallados
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central y Tipalti son ejemplos de buenas soluciones contables que pueden consolidar datos financieros de varias filiales. Ofrecen tanto funciones avanzadas y básicas, como planes contables compartidos, transacciones entre entidades, consolidación multidivisa automatizada y mucho más.
6. Informes dimensionales de datos financieros
Los informes dimensionales permiten a las empresas emergentes analizar los datos financieros desde múltiples perspectivas, lo que proporciona información más detallada para tomar mejores decisiones. Al etiquetar las transacciones con dimensiones relevantes, como cliente, producto, ubicación o proyecto, los equipos financieros pueden segmentar y analizar fácilmente los datos para descubrir tendencias y oportunidades. Esto también resulta muy beneficioso al elaborar presupuestos y libros mayores.
Por ejemplo, una empresa emergente de SaaS podría utilizar informes dimensionales para comparar métricas clave, como el coste de adquisición de clientes (CAC) y el valor del tiempo de vida del cliente (LTV), entre distintos segmentos de clientes, áreas geográficas o líneas de productos.
Del mismo modo, las empresas de petróleo y gas pueden analizar la rentabilidad de distintos pozos, regiones o métodos de extracción. Esta visión detallada ayuda a identificar las áreas más rentables en las que concentrar los esfuerzos de crecimiento.
The Irish Times Group comenzó a trabajar con AccountsIQ para agilizar sus informes financieros poco después de que la primera adquiriera The Examiner Group en 2018. Gestionar sistemas dispares en ambas entidades de medios se había convertido en un desafío, pero la contabilidad para varias entidades ayudó a reunir todas las transacciones financieras en un solo lugar.
Una de las ventajas de unir un grupo es impulsar sinergias en la estructura de costes mientras rediseñamos nuestra forma de operar en el día a día. La automatización de sistemas es el verdadero objetivo, y AccountsIQ nos permite alcanzar estas metas operativas.
7. Proceso simplificado de adquisición a pago
Las plataformas contables con funcionalidades de adquisición a pago automatizan todo el proceso, desde la solicitud de compra hasta el pago al proveedor. La conciliación automatizada en tres fases de las órdenes de compra, las recepciones de mercancías y las facturas garantiza que los pedidos se completen correctamente antes de efectuar el pago.
Por ejemplo, la solución de cuentas por pagar de Tipalti ayudó a la empresa de medios digitales Tapjoy a reducir la carga de trabajo de los pagos en un 50 %.
8. Reducción de los costes de hardware informático
El software de contabilidad basado en la nube elimina la necesidad de servidores locales, reduciendo los costes de infraestructura y mantenimiento del hardware en millones de dólares. Con las actualizaciones y copias de seguridad automáticas del software gestionadas por el proveedor, los equipos financieros pueden centrarse en sus responsabilidades principales en lugar de en la gestión tecnológica.
9. Mejor colaboración para equipos remotos
La contabilidad en la nube permite la colaboración en tiempo real entre equipos financieros distribuidos. Las empresas con varias entidades también pueden estandarizar los procesos en distintas ubicaciones, manteniendo al mismo tiempo la flexibilidad.
Todo esto se hace sin comprometer la seguridad de la organización, gracias a unos registros de auditoría detallados que responsabilizan a los responsables de sus acciones.
10. Cierre mensual más rápido
Con un buen software de contabilidad, la consolidación financiera continua y la conciliación bancaria automatizada aceleran el cierre mensual. Por ejemplo, Ramp logró reducir en 5 días completos el tiempo de su cierre mensual al pasar a Netsuite, lo que les permitió invertir más en la automatización financiera de su equipo.
11. Recuperación ante desastres para datos confidenciales
Con copias de seguridad automatizadas, controles de acceso estrictos y supervisión las 24 horas del día, los 7 días de la semana, el software de contabilidad en la nube protege los datos financieros frente a pérdidas o robos. Plataformas como Oracle NetSuite y Workday cuentan con sólidas medidas de recuperación ante desastres para minimizar el tiempo de inactividad, lo que puede resultar extremadamente valioso para las empresas más grandes.
12. Previsión precisa del flujo de caja
Para terminar con las principales ventajas del software de contabilidad, hablemos de los análisis avanzados. Las herramientas de contabilidad empresarial utilizan datos en tiempo real, presupuestos y calendarios para proyectar las entradas y salidas de efectivo, asegurándose de que siempre estés preparado. Esta también es una ventaja clave del software de contabilidad para empresas emergentes.
Los paneles visuales, los informes personalizables y las notificaciones en tiempo real proporcionan visibilidad sobre las posiciones de efectivo, lo que ayuda a identificar posibles déficits antes de que afecten a la empresa.
¿Listo para elegir tu sistema?
El equipo de analistas de The CFO Club ha dedicado cientos, incluso miles de horas a analizar software de contabilidad; estas son las herramientas que quedaron en los primeros puestos:
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- 8. Reckon One
Si necesitas más ayuda para elegir el tipo de software de contabilidad que mejor se adapte a ti, no te preocupes: tengo algo para eso.
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Como dijo una vez un informante sospechoso en un callejón oscuro a un periodista respetable que se había metido en un buen lío: «Simplemente... sigue el dinero». Tanto si estás destapando una trama de corrupción política como si solo intentas mantener una rendición de cuentas adecuada dentro de tu propia organización, facilitar el seguimiento del dinero te interesa.
... ¿Una comparación extraña? Quizá he estado viendo demasiadas series policíacas.
En fin.
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