Kun saatavilla on niin monenlaisia kirjanpito-ohjelmistoja, on täysin luonnollista tuntea olonsa hieman hämmentyneeksi. Ehkä tarvitset ohjelman, joka sopii parhaiten tavanomaisiin pienyrityksen toimintoihin, tai kenties ohjelman, joka on ihanteellinen yrityksille, joilla on suuret kasvutavoitteet.
Vuosien ajan eri toimialojen ohjelmistoja testattuani olen oppinut, että paras vaihtoehto ei riipu vain ominaisuuksista – kyse on sellaisen ratkaisun löytämisestä, joka sopii osaamistasoosi, tavoitteisiisi ja tapaasi johtaa yritystäsi.
Tässä on kaikki, mitä sinun on tiedettävä markkinointipuheiden sivuuttamiseksi ja sellaisen työkalun valitsemiseksi, joka sopii teknisiin taitoihisi, liiketoimintatavoitteisiisi ja haluamiisi toimintatapoihin.
Kirjanpito-ohjelmiston ymmärtäminen
Kirjanpito-ohjelmistolla tarkoitetaan kaikenlaisia työkaluja, joita voidaan käyttää yrityksen taloudellisen toiminnan seurantaan ja tilikirjojen hallintaan.
Tarkat toiminnot voivat vaihdella, mutta nämä ohjelmat yleensä:
- on suunniteltu erityisesti yrityksen kirjanpitotoimintoja varten
- tarjoavat perustoiminnot pääkirjanpitoon, myyntisaamisiin ja ostoreskontran hallintaan
- pystyvät käsittelemään esimerkiksi varastonhallintaa, hinnoittelua, laskutusta ja perintää
- tarjoavat talousraporttien mallien luontitoimintoja
- voivat noudattaa erilaisia kirjanpitosääntöjä ja määräyksiä, kuten GAAP- ja IFRS-standardeja
- voivat auttaa verojen valmistelussa esimerkiksi kokoamalla veroilmoituksissa ilmoitettavat tiedot
- voivat automatisoida kirjanpitotehtäviä, kuten palkanmaksua ja laskutusta
Ennen työkalun ostamista on tärkeää tietää, mikä luokitellaan kirjanpito-ohjelmistoksi. Jotkin yritykset saattavat käyttää kirjanpidossa muita tiedonsyöttötyökaluja, kuten Microsoft Exceliä tai Google Sheetsia.
Vaikka on totta, että uusi yritys tai yritys, jonka toiminta pysyy aina rajallisena, voi käyttää laskentataulukoita kassavirtojen seurantaan, näitä tuotteita ei teknisesti pidetä kirjanpito-ohjelmistoina.
Kirjanpito-ohjelmistojen tyypit
Kaikilla ohjelmilla ei ole samoja painopistealueita. Ennen valintaprosessiin ryhtymistä selvitä, mikä kirjanpito-ohjelmistotyyppi sopii parhaiten yrityksellesi, esimerkiksi:
Yleinen kirjanpito-ohjelmisto
Yleinen kirjanpito-ohjelmisto on markkinoiden perustason vaihtoehto, ja se on tarkoitettu kattamaan useimpien tavanomaisten yritysten tarpeet. Näihin tarpeisiin kuuluvat muun muassa:
- tulojen ja kulujen seuranta, mukaan lukien myyntisaamiset ja ostovelat
- perusraportointivaihtoehdot, mukaan lukien tilinpäätökset ja analyysityökalut
- kassanhallinta, mukaan lukien pankkitilien saldot, pankkitilien täsmäytys, kassavirrat, luottokortit ja valuutat
- varastonhallinta ja hinnoittelun seuranta
- tapahtumien hallinta
- virheentarkistimet, jotka varmistavat lukujen täsmäämisen ja tasapainon
Yleisiä kirjanpito-ohjelmistoja on yleensä saatavilla kahdessa muodossa: pilvipohjaisina ja paikallisesti asennettavina. Tässä on yhteenveto kummastakin vaihtoehdosta:
Varmista kaikkien tarpeidesi täyttyminen
Jos etsit yksinkertaista ja luotettavaa työkalua jokapäiväisen talouden hallintaan, yleinen kirjanpito-ohjelmisto on hyvä lähtökohta. Näitä ohjelmia pidetään kuitenkin usein kaikille sopivina ratkaisuina. Kun teet valintaa, harkitse huolellisesti kunkin ohjelman yksilöllisiä vahvuuksia, kuten budjetointia ja ennustamista verrattuna laskutukseen ja laskujen hallintaan, jotta ohjelma vastaa tarpeitasi.
Verkko- ja pilvipohjainen kirjanpito-ohjelmisto
Verkossa toimiva kirjanpito-ohjelmisto edellyttää tilauksen ostamista ohjelmiston käyttöä varten; työkalua ei missään vaiheessa omisteta kokonaan.
Mutta pilvipohjaisen kirjanpito-ohjelmiston monista eduista joustavuus erottuu kaikkein selvimmin:
- Työntekijät voivat kirjautua lukemattomilla laitteilla mistä tahansa sijainnista
- Tallennustilaa voidaan laajentaa ja uusia käyttöoikeuksia lisätä tarpeen mukaan liiketoiminnan kasvaessa
- Uusia ominaisuuksia voidaan ottaa käyttöön reaaliajassa sitä mukaa, kun toimittaja lisää niitä
Vaikka alkuinvestointi on huomattavasti pienempi kuin paikallisesti asennettavissa ohjelmistoissa, kokonaiskustannukset ovat ajan mittaan suuremmat, koska maksat myös työkalun toimittajan päivityksistä ja ylläpidosta.
Edut:
- Kirjaudu sisään mistä tahansa.
- Jaa tietoja verkossa turvallisesti.
- Käytä millä tahansa laitteella.
- Ohjelmiston reaaliaikaiset päivitykset.
Sopii parhaiten:
- Useimmille yrityksille — tämä on suosituin saatavilla oleva kirjanpito-ohjelmistotyyppi
Esimerkkejä:
- FreshBooks
- Oracle NetSuite
- Kashoo
Edellä mainittujen esimerkkien lisäksi kokosin myös omat suosikkini verkossa toimivista kirjanpito-ohjelmistoista, jotta saat paremman kuvan saatavilla olevista vaihtoehdoista:
Paikallisesti asennettava kirjanpito-ohjelmisto
Paikallisesti asennettavalla kirjanpito-ohjelmistolla tarkoitetaan kirjanpitotyökaluja, jotka ostetaan etukäteen, asennetaan paikallisille palvelimille ja joiden ylläpidosta asiakas vastaa.
Tämä ohjelmistotyyppi on nykyään harvinaisempi, koska useimmat yritykset suosivat pilvipohjaista ohjelmistopalvelua. Jos tietosuoja- tai tietojenhallintasäännökset kuitenkin rajoittavat toimintaasi tai tarvitset laajoja mukautusmahdollisuuksia, tämä on hyvä vaihtoehto.
Edut:
- Kertaluonteinen hankinta
- Täysi hallinta tietoihin
- Laajat mukautusmahdollisuudet
Sopii parhaiten:
- Suurille yrityksille, joilla on omat palvelimet, tai yrityksille, jotka toimivat tiukasti säännellyillä toimialoilla (kuten lääketieteen tai terveydenhuollon alalla)
*Esimerkkejä:
- QuickBooks
- Odoo
- Xero
* Kaikilla näillä työkaluilla on paikallisesti asennettava versio suosituimpien pilvipohjaisten versioiden lisäksi.
Have an account? Log In
Laskutus- ja laskujenhallintaohjelmisto
Laskutus- ja laskujenhallintaohjelmisto automatisoi laskujen luomisen, lähettämisen ja seurannan tarjotuista palveluista tai myydyistä tuotteista. Sitä pidetään kirjanpito-ohjelmiston tyyppinä, koska se käsittelee rahoitustapahtumia, tehostaa myyntisaamisten hallintaa ja integroituu muihin talousjärjestelmiin tarkkojen tietojen ylläpitämiseksi.
Tämä on useimpia kirjanpito-ohjelmistoja tarkemmin rajattu tuote ja hyvä työkalu yrityksille, jotka eivät tarvitse koko pakettia (tai tarvitsevat vain lisätukea laskutukseen).
Edut:
- Automatisoi laskujen luomisen ja maksumuistutukset.
- Vähentää inhimillisiä virheitä laskutuksessa.
- Tarjoaa reaaliaikaisen seurannan laskujen tilasta ja maksuista.
Sopii parhaiten:
- Pienille yrityksille, jotka tarvitsevat vain tiettyjä toimintoja, tai verkkokauppayrityksille, jotka tarvitsevat lisäapua tällä osa-alueella.
Useimmat kirjanpito-ohjelmistot tarjoavat laskutus- ja laskujenhallintaominaisuuksia, mutta tässä on joitakin parhaita kohtaamiani ratkaisuja, jotka keskittyvät enemmän näihin ominaisuuksiin:
Kirjanpito-ohjelmistot freelancereille
Ne muistuttavat yleisiä kirjanpito-ohjelmistoja, mutta on suunniteltu yksityishenkilöille. Freelancereille suunnatuilla kirjanpito-ohjelmistoilla on monia hyötyjä, mutta nämä ohjelmat ovat usein yksinkertaisempia, eivätkä ne yleensä sovellu erityisen hyvin kasvuun tai muodollisempaan liiketoimintaan.
Yksinkertaisuutensa ansiosta voit yleensä käyttää ilmaista kirjanpito-ohjelmistoa tai freelancereille suunnattua kirjanpito-ohjelmistoa.
Milloin maksaa
Useimmat freelancereille tarkoitetut kirjanpito-ohjelmistot tarjoavat maksuttomia kokeilujaksoja ja maksuttomia tilauksia, joihin sisältyvät kirjanpidon perusominaisuudet. Jos päätät alkaa palkata alaisia ja ottaa vastaan uudenlaisia töitä, saavutat lopulta ohjelmiston rajat ja sinun on vaihdettava uuteen ohjelmaan tai päivitettävä maksulliseen tilaukseen.
Voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden kirjanpito-ohjelmistot
Voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden ja valtionhallinnon kirjanpidon ala voi olla erittäin erityislaatuinen, ainakin kirjanpitoprosessien näkökulmasta.
Yleisesti ottaen voittoa tavoittelemattomat organisaatiot (NPO:t) käyttävät rahastokirjanpidoksi kutsuttua prosessia, joka eroaa huomattavasti pelkän pääkirjanpidon ylläpitämisestä tai tilillä olevan käteisvarannon seuraamisesta. Siksi erityisesti voittoa tavoittelemattomille organisaatioille suunnatut ohjelmat ovat paras valinta.
Asiantuntijaneuvonta on avainasemassa
Voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden kirjanpitoprosessien oppimiskäyrä voi olla huomattavasti jyrkempi kuin yksityisellä yrityksellä. Siksi on parasta, että jollakulla tiimisi jäsenellä on tarvittava koulutus tai että palkkaat ulkopuolisen konsultin.
Oikean kirjanpito-ohjelmiston löytäminen voittoa tavoittelemattomille organisaatioille voi olla haastavaa, mutta tässä on muutama erinomainen vaihtoehto, joiden avulla pääset alkuun:
Suuryritysten kirjanpito-ohjelmistot
Suuryritysten kirjanpito-ohjelmisto on kattava ratkaisu, joka on suunniteltu hallitsemaan suuren organisaation koko taloushallintoa. Se yhdistää eri liiketoimintaprosessit, kuten kirjanpidon, taloushallinnon, hankinnan, projektinhallinnan ja henkilöstöhallinnon, yhdeksi järjestelmäksi.
Hyödyt:
- Keskittää useiden osastojen tiedot.
- Mukauttaa ominaisuudet liiketoiminnan erityistarpeisiin.
- Pystyy käsittelemään suuren määrän tapahtumia
- Tarjoaa perusteellisen talousanalyysin ja raportoinnin.
Sopii parhaiten:
- Arvasit oikein — suuryrityksille. Toimivatpa ne yhdessä maassa tai ympäri maailmaa, useimmilla tämän tyyppisiä ohjelmistoja käyttävillä yrityksillä on useita toimipaikkoja ja/tai liiketoimintayksiköitä.
Esimerkkejä:
- Tally
- SAP
- Oracle NetSuite
Laskutusohjelmisto
Laskutusohjelmiston ainoa tarkoitus on laskujen luominen, lähettäminen ja maksujen kerääminen.
Jos laajempi kirjanpito-ohjelma yksityiskohtaisine laskutustoimintoineen ylittää budjettisi tai yrityksesi tarpeet, erikoistunut laskutusohjelmisto voi olla hyvä vaihtoehto.
Toisaalta jos laskutustarpeesi ovat vähäiset tai kohtalaiset, kuten verkkomaksujen ja ostotilausten seuranta, erilliseen ohjelmaan investoiminen sen sijaan, että hyödyntäisit peruskirjanpidon ominaisuuksia, on todennäköisesti liioiteltua.
Oikean ratkaisun valitsemiseksi on tärkeää tietää, mihin kohtaan sinä ja yrityksesi sijoitutte. Kun olet selvittänyt tämän, palaa tähän luetteloon aloittaaksesi etsinnän.
Räätälöity kirjanpito-ohjelmisto
Räätälöity kirjanpito-ohjelmisto rakennetaan vastaamaan erityisesti yrityksesi yksilöllisiä vaatimuksia. Toisin kuin valmiit työkalut, joissa on ennalta määritetyt ominaisuudet, se kehitetään tai mukautetaan perusteellisesti sopimaan työnkulkuihisi, toimialasi standardeihin ja sisäisiin järjestelmiisi.
Tämäntyyppinen ohjelmisto sopii parhaiten yrityksille, joilla on erittäin erikoistuneita kirjanpitoprosesseja, yksilöllisiä vaatimustenmukaisuusvaatimuksia tai monimutkaisia vanhoja järjestelmiä, jotka eivät integroidu hyvin yleisesti käytettyihin alustoihin.
Turvaudut todennäköisesti räätälöityyn kirjanpito-ohjelmistoon, kun:
- Olet kasvanut perinteisten kirjanpitotyökalujesi ohi ja tarvitset kehittyneempiä, skaalautuvia ratkaisuja.
- Toimialallasi on erityisiä vaatimustenmukaisuus-, raportointi- tai verotusstandardeja, joita yleinen kirjanpito-ohjelmisto ei tue.
- Haluat integroida kirjanpidon tiiviisti omistusoikeudellisiin työkaluihin, ERP-järjestelmiin tai räätälöityyn liiketoimintalogiikkaan.
- Haluat täydellisen hallinnan käyttäjärooleista, tietojen tallennuksesta ja työnkulkujen automaatiosta.
Ennen ostamista
Ennen räätälöityyn ohjelmistoon investoimista tee perusteellinen kustannus-hyötyanalyysi. Vaikka se tarjoaa vertaansa vailla olevaa joustavuutta, kehitys- ja ylläpitokustannukset voivat olla merkittäviä, ja tarvitset sisäisiä resursseja sen pitkäaikaiseen tukemiseen.
Kirjanpito-ohjelmiston hyödyt
Parhaan kirjanpito-ohjelmiston hankkiminen on välttämätöntä jokaiselle yritykselle, joka tavoittelee kasvua tai haluaa yksinkertaisesti varmistaa talousasiakirjojen täydellisyyden, tarkkuuden ja järjestyksen.
Kirjanpito-ohjelmiston avulla voit:
- Hallita ostovelkoja, myyntisaamisia, käteistä ja varaston seurantaa toimialan tarpeiden mukaan
- Laatia tilinpäätöksiä sekä taloudellista raportointia että liiketoiminta-analyysiä varten
- Estää virheitä täsmäytysten avulla
- Vastata yksilöllisiin liiketoiminnan tarpeisiin, kuten kansalaisjärjestöjen rahastokirjanpitoon
- Säästää aikaa automaation avulla esimerkiksi luomalla laskuja tai järjestämällä palkanlaskennan
- Kasvattaa liiketoimintaa nopeasti ja helposti pilvipohjaisten alustojen tarjoaman vaihtoehdon avulla
Lisäksi erikoistuneet ohjelmistotuotteet, kuten taloushallinnon CRM- ja taloushallinnon ERP-ohjelmistot, voivat keskittyä yritysten keskeisiin erityistarpeisiin, kuten tehokkaaseen palkanlaskentaan ja laskujen hallintaan, ilman kokonaisvaltaisia kirjanpitoratkaisuja ja niihin liittyvää hinnankorotusta — hyöty, joka sopii jokaiselle yritykselle.
Kirjanpito-ohjelmiston tärkeimmät ominaisuudet
Kaikki kirjanpito-ohjelmistoratkaisut eivät ole samanlaisia, mutta useimmat tarjoavat samat perustoiminnot — ainakin tiettyyn pisteeseen asti.
Tässä on kaikki, mitä todennäköisesti tulet näkemään:
- Tietueiden ja raporttien hallinta
- Taloudellinen analyysi
- Automaattinen veroilmoitusten tekeminen
- Laskutus ja laskujen hallinta
- Palkanlaskennan hallinta
Tietueiden ja raporttien hallinta
Tietueiden ja raporttien hallinta voi olla tärkeä osa kirjanpitotoimintoja, ja se on melko yleinen ominaisuus kirjanpito-ohjelmistoissa.
Kaikki hyvät ohjelmistovaihtoehdot varmistavat siistin ja tarkan kirjanpidon sekä mahdollisuuden tuottaa tavanomaisia liiketoimintaraportteja, kuten laskutustietoja ja taseita. Raportoinnin mukautettavuus voi kuitenkin vaihdella ohjelmistosta toiseen.
Taloudellinen analyysi ja päätöksenteko
Taloustietojen hyödyntäminen päätöksenteon ohjaamisessa on olennaista hyvän liiketoiminnan harjoittamisessa. Analytiikan saatavuus voi kuitenkin vaihdella.
Joissakin ohjelmissa on helppo rakentaa mukautettuja ennustamisen koontinäyttöjä, seurata tiettyjä ongelmakohtia ja luoda tarvittaessa raporttipohjia, kun taas toisissa se ei ole mahdollista. Jos tämä on etusijalla, tutustu kiinnostavimpien työkalujen tarjontaan ennen ostopäätöstä.
Automaattinen veroilmoitusten tekeminen
Yritysverotus voi olla kaikkea muuta kuin helppoa, etenkin yrityksen kasvaessa ja laajentuessa. Siksi kirjanpito-ohjelmisto, joka voi auttaa tässä, on suuri etu.
On kuitenkin huomattava, että tämä ei välttämättä ole perustuotteiden yleinen ominaisuus, erityisesti yrityksissä, joilla on monimutkaiset verovaatimukset.
Vaikka monet kirjanpitojärjestelmät kattavat verojen hallinnan, kuten verovelkojen arvioinnin tai palkanlaskennan, myytyjen tuotteiden ja myyntiveron kaltaisten asioiden verojen laskemisen, ne eivät aina sisällä veroilmoitusten tekemistä.
Jos haluat kirjanpito-ohjelman, joka on suunniteltu vähentämään ajankäyttöä ja opastamaan sinut veroasioissa alusta loppuun, varmista, että tämä on yksi hakusi erityisistä kriteereistä.
Sähköinen laskutus ja laskujen hallinta
Laskutus ja laskujen hallinta ovat yleensä toiminnan keskeisiä osa-alueita, joten niitä käsittelevä kirjanpito-ohjelmisto on ylivoimainen.
Jopa yritykset, joilla on lähetettävänään vain muutama säännöllinen lasku, voivat säästää aikaa ja vaivaa työkaluilla, jotka auttavat järjestämään saapuvat ja lähtevät rahavirrat sekä odotettavissa olevat tulot ja sitoumukset.
Useimmat tarjoavat tällä alueella yleisiä työkaluja – vähintäänkin lähetettäväksi valmisteltavien laskujen luomisen – mutta kaikki eivät pysty hoitamaan varsinaista työtä, kuten laskujen jakelua ja/tai maksujen perinnän seurantaa. Erityiset laskutus- ja ostoreskontraohjelmistot ovat tässä paras ratkaisu.
More Articles
Palkanlaskennan hallinta
Palkanlaskennan hallintaohjelmisto voi olla monille yrityksille toivottu ominaisuus, sillä palkkaverot ja pidätykset voidaan laskea automaattisesti ja palkkalaskelmien tuottaminen voi poistaa suuren määrän manuaalista työtä.
Jos olet joskus haaveillut päivästä, jolloin sinun ei tarvitse allekirjoittaa sekkejä käsin perjantaiaamuisin, tämä voi olla erinomainen mahdollisuus tehostaa liiketoimintaa.
Vaikka tämä on useimpien kirjanpito-ohjelmien yleinen ominaisuus, monet tarjoavat vain perustason tuen, kuten kotimaiset palkkasekit ja työajan seurannan.
Jos sinulla on työntekijöitä muissa maissa tai käytät muita valuuttoja, saatat esimerkiksi tarvita ohjelmiston, joka on suunniteltu erityisesti monimutkaisempien palkanlaskenta- ja verovaatimusten käsittelyyn.
Näin valitset kirjanpito-ohjelmiston
Omistitpa leipomon tai nopeasti kasvavan verkkokaupan, markkinoilta löytyy täydellinen kirjanpitoratkaisu yrityksesi tarpeiden tehostamiseen. Oikean vaihtoehdon selvittäminen on helppoa:
- Tunnista yrityksesi tärkeimmät tavoitteet.
- Määritä, mitä keskeisiä toimintoja tarvitset näiden tavoitteiden saavuttamiseksi.
- Määritä, tarvitsetko erikoistuneita palveluja vai yleisemmän ohjelmiston.
- Arvioi markkinoilla olevat vaihtoehdot.
- Tee päätöksesi.
- Selvitä parhaat tavat käyttää ohjelmistoa.
Huomioitavat tekijät
Jos et ole varma, mistä aloittaa, harkitse tarpeitasi seuraavien näkökohtien osalta:
- Yrityksen koko ja tarpeet: Sovita ohjelmiston ominaisuudet yrityksesi kokoon ja erityisiin kirjanpitotarpeisiin.
- Skaalautuvuus: Varmista, että ohjelmisto voi kasvaa yrityksesi mukana.
- Integraatiot: Tarkista yhteensopivuus olemassa olevien järjestelmien (CRM, ERP jne.) kanssa.
- Helppokäyttöisyys: Arvioi käytön helppoutta ja oppimiskäyrää.
- Kustannukset: Arvioi kokonaiskustannukset, mukaan lukien tilaukset, käyttöönotto, lisenssit ja ylläpito. Jotkin yritykset lähettävät kirjanpito-ohjelmiston tarjouspyyntöjä saadakseen tarjouksia etukäteen.
- Tietoturva: Varmista tietosuoja ja säädösten noudattaminen.
- Tuki ja koulutus: Etsi saatavilla olevia asiakastuen ja koulutuksen resursseja.
- Muokattavuus: Harkitse, voiko ohjelmiston mukauttaa yrityksesi prosesseihin.
- Pilvipalvelu vai paikallinen asennus: Tee päätös sen perusteella, kuinka tärkeää käytettävyys ja IT-infrastruktuuri ovat tarpeidesi kannalta.
Muista, että useat toimittajat tarjoavat kirjanpito-ohjelmiston esittelyjä, joiden avulla voit kokeilla tuotetta ennen ostamista. Näin voit varmistaa, että valitset yrityksellesi oikean ratkaisun.
Kun olet tehnyt tämän...
Muista tilata maksuton uutiskirjeemme saadaksesi asiantuntijoiden neuvoja, oppaita ja näkemyksiä taloushallinnon johtajilta, jotka loistavat kirjanpito-ohjelmistojensa käytössä ja muokkaavat samalla teknologia-alaa.
