12 vantaggi dei software di contabilità che fanno risparmiare denaro
Senza gli strumenti giusti per gestire il flusso di lavoro contabile, la funzione finanziaria potrebbe facilmente trasformarsi in una scatola nera impossibile da decifrare all'interno della tua organizzazione, causando ritardi, errori e spese impreviste che avrebbero potuto essere evitate.
Ti stai chiedendo se sia arrivato il momento giusto per investire in un software di contabilità? Ecco i principali vantaggi del software di contabilità per aiutarti a decidere.
Perché adottare un software di contabilità?
Ci sono molti motivi per cui dovresti adottare un software di contabilità. Ma se dovessi sceglierne soltanto uno, tutto si ridurrebbe a questo: la trasparenza.
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Senza una traccia di controllo che mostri da dove provengono i tuoi dati finanziari, chi è responsabile delle modifiche e come tutto si combina per formare il quadro generale, non sai mai di quali numeri fidarti.
Sebbene tu possa pensare che i tuoi fogli Excel ti facciano risparmiare denaro, in realtà:
- Sono soggetti a errori umani che possono portare a costosi sbagli e a una reportistica inaccurata
- Richiedono molto tempo per la manutenzione man mano che l'azienda cresce e aumenta il volume delle transazioni
- Non dispongono di funzionalità di collaborazione, rendendo difficile il lavoro di squadra dei team finanziari
- Non sono sicuri, poiché i fogli di calcolo possono essere facilmente condivisi con chiunque senza controlli degli accessi
- Non includono funzionalità come la riconciliazione automatizzata, il monitoraggio delle spese e la reportistica finanziaria
Invece di copiare e incollare i dati da un foglio di calcolo all’altro, hai tutte le informazioni sulle transazioni in un unico posto. Puoi vedere facilmente quanto è stato speso o quanto è entrato nell’azienda e sai sempre dove trovare queste informazioni.
D'accordo, ma ne hai bisogno?
Tecnicamente, no. Proprio come non hai bisogno di un falegname per quella tavola del pavimento ormai usurata. Tutto ciò che ti serve davvero è una lama affilata e un po' di colla.
Ma poi, dopo quindici minuti, una tavola rotta e qualche scheggia, forse sarebbe stato più semplice chiamarne uno?
Il software di contabilità è molto più di un centro per visualizzare i dati finanziari. È anche una piattaforma di automazione, uno strumento di reportistica e un sistema di controllo che garantisce la conformità fiscale. Ecco alcuni dei vantaggi più significativi del software di contabilità, tratti da casi d'uso reali di diverse startup tecnologiche B2B e B2C:
1. Visibilità finanziaria in tempo reale
Invece di affidarsi a dati isolati distribuiti su più fogli di calcolo, le soluzioni di contabilità nel cloud si integrano con banche, gestori dei pagamenti e applicazioni aziendali per fornire una visione sempre aggiornata del flusso di cassa, dei ricavi e delle spese di un'azienda. Questa è una delle funzionalità fondamentali dei moderni software di contabilità che può aiutare non solo le grandi imprese, ma anche le PMI, le startup e le organizzazioni senza scopo di lucro.
Durante il confinamento nel Regno Unito, i responsabili finanziari di diverse aziende avevano bisogno di aiuto per tenere il passo con il complesso programma di sostegno al mantenimento dell'occupazione del Paese. Pamela Phillips spiega come l'integrazione con Xero abbia aiutato i suoi clienti a gestire i problemi di flusso di cassa durante questo periodo:
Ogni volta che il governo introduceva una nuova iniziativa, dovevamo essere subito pronti, interpretare cosa significasse per i clienti e comunicare cosa stava accadendo e in che modo potevamo aiutarli ad accedervi.
Con Xero, i dati dei nostri clienti sono sempre aggiornati. Nel momento in cui è scoppiata la pandemia, potevamo accedere ai conti dei nostri clienti e verificare se avevano problemi di flusso di cassa.
2. Operazioni di inserimento dati automatizzate
L'inserimento manuale dei dati richiede molto tempo, è soggetto a errori e ostacola la crescita. Le piattaforme di contabilità utilizzano strumenti come l'intelligenza artificiale e il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per interpretare i documenti in modo rapido e accurato.
Stack Overflow, la comunità online per gli sviluppatori, utilizza Tipalti per l'automazione finanziaria dal 2019.
Dall'implementazione, Stack Overflow ha utilizzato le soluzioni multi-entità e multi-valuta di Tipalti per automatizzare il 90% dei propri processi finanziari, con registri di controllo dettagliati che tengono traccia di ogni modifica senza alcun intervento manuale.
Perché è importante? Secondo Quickbooks, il titolare medio di una piccola impresa dedica oltre dieci ore alla settimana alle attività manuali di inserimento dei dati contabili. Tutto questo potrebbe essere facilmente automatizzato, consentendo a un'azienda di risparmiare almeno $15,000/anno. Questo rappresenta anche un importante vantaggio dei software di contabilità per freelance.
3. Integrazione interfunzionale senza soluzione di continuità
Gartner ha rilevato che il 39% dei dirigenti aziendali considera le integrazioni con i software esistenti il fattore più importante nella scelta di un nuovo fornitore di software.
Ciò è particolarmente vero per le attività contabili. Collegando i dati finanziari ai dati operativi provenienti dal CRM, dalla gestione dell'inventario, dall'ERP, dalle buste paga e da altri strumenti, è possibile ottenere un quadro completo delle prestazioni finanziarie nei vari settori verticali.
Ad esempio, Quickbooks è da tempo considerato il punto di riferimento per l'integrazione tra le piattaforme di contabilità. Attualmente dispone di una libreria con oltre 750 integrazioni di terze parti e di un'API aperta per lo scambio di dati bidirezionale.
Prima di avere TSheets, la nostra pianificazione veniva fatta interamente su un foglio di calcolo, il che causava molti errori. Ora possiamo vedere quante ore ha lavorato ogni tecnico e per quale intervento.
Per fare chiarezza, l'integrazione a cui si riferisce, TSheets, ora si chiama Quickbooks Time e consente agli operatori di tenere traccia degli orari dei dipendenti e apportare modifiche in tempo reale.
4. Registri di controllo e gestione della conformità
Anziché affidarsi a una registrazione manuale soggetta a errori, i registri di controllo acquisiscono senza sforzo chi ha svolto un'attività finanziaria, cosa è stato fatto, quando e dove. Registrando ogni transazione, azione dell'utente ed evento di sistema, forniscono una documentazione finanziaria che può essere utilizzata per dimostrare la conformità a normative come GAAP, SOX e GDPR.
Creando registri di controllo dettagliati che garantiscono una corretta responsabilizzazione sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione, le soluzioni software possono aiutare a rispettare normative come GAAP e SOX in diversi modi. Ecco alcuni esempi:
- Dimostrare che la rilevazione dei ricavi è stata gestita correttamente secondo ASC 606.
- Verificare che le spese siano state registrate nel periodo corretto.
- Dimostrare che per le immobilizzazioni materiali sono stati seguiti corretti piani di ammortamento.
- Confermare che ratei e stime siano stati calcolati in conformità alle regole GAAP.
Nel 2019, la SEC ha imposto a Hertz una sanzione di 16 milioni di dollari per una rendicontazione inaccurata e non conforme agli standard GAAP. Analogamente, nel 2016, Monsanto è stata multata per 80 milioni di dollari per non essere riuscita a riflettere il costo degli sconti in conformità alle norme GAAP. La non conformità può essere costosa per le aziende e disporre di una registrazione elettronica delle transazioni finanziarie può risparmiare al tuo team molti grattacapi.
5. Consolidamento di più entità
Il consolidamento di più entità è il processo di combinazione dei bilanci di diverse unità aziendali, società controllate o entità giuridiche in un unico insieme di bilanci per la società capogruppo.
Questo è fondamentale per presentare agli stakeholder, come investitori, finanziatori e autorità di regolamentazione, un quadro completo e accurato della salute finanziaria e delle prestazioni complessive di un'organizzazione.
Tuttavia, consolidare dati finanziari provenienti da entità con piani dei conti, sistemi contabili e periodi di rendicontazione diversi può essere estremamente complesso e richiedere molto tempo. Il software di contabilità per più entità automatizza e semplifica questo processo in diversi modi fondamentali:
- Raccogliendo e standardizzando automaticamente i dati finanziari provenienti da sistemi diversi
- Gestendo le conversioni valutarie ed eliminando le transazioni infragruppo
- Fornendo modelli di consolidamento predefiniti allineati agli standard contabili
- Offrendo registri di controllo e controlli per garantire accuratezza e conformità
- Consentendo la rendicontazione consolidata in tempo reale e l'analisi con dettaglio progressivo
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central e Tipalti sono tutti esempi di buone soluzioni contabili in grado di consolidare i dati finanziari di diverse società controllate. Offrono funzionalità sia avanzate sia di base, come piani dei conti condivisi, transazioni tra entità, consolidamento automatizzato in più valute e altro ancora.
6. Rendicontazione dimensionale dei dati finanziari
La rendicontazione dimensionale consente alle startup di analizzare i dati finanziari attraverso molteplici prospettive, fornendo informazioni più approfondite per prendere decisioni migliori. Contrassegnando le transazioni con dimensioni pertinenti, come cliente, prodotto, località o progetto, i team finanziari possono facilmente suddividere e analizzare i dati per individuare tendenze e opportunità. Questo è molto utile anche nella preparazione dei budget e dei libri mastri.
Ad esempio, una startup SaaS potrebbe utilizzare la rendicontazione dimensionale per confrontare metriche chiave come il costo di acquisizione del cliente (CAC) e il valore del cliente nel corso della sua vita (LTV) tra diversi segmenti di clientela, aree geografiche o linee di prodotto.
Analogamente, le aziende del settore petrolifero e del gas possono analizzare la redditività di diversi pozzi, regioni o metodi di estrazione. Questa visione granulare aiuta a identificare le aree più redditizie su cui concentrare gli sforzi di crescita.
The Irish Times Group ha iniziato a collaborare con AccountsIQ per semplificare la propria rendicontazione finanziaria poco dopo che quest'ultima ha acquisito The Examiner Group nel 2018. La gestione di sistemi diversi tra le due società editoriali era diventata una difficoltà, ma la contabilità per più entità ha contribuito a riunire tutte le transazioni finanziarie in un unico luogo.
Uno dei vantaggi dell’unificazione di un gruppo consiste nel creare sinergie nella struttura dei costi, mentre riprogettiamo il nostro modo di operare quotidianamente. L’automazione dei sistemi è il vero obiettivo e AccountsIQ ci permette di realizzare questi obiettivi operativi.
7. Processo di approvvigionamento e pagamento semplificato
Le piattaforme contabili dotate di funzionalità di approvvigionamento e pagamento automatizzano l'intero processo, dalla richiesta di acquisto al pagamento del fornitore. L'abbinamento automatizzato a tre vie degli ordini di acquisto, delle ricevute delle merci e delle fatture garantisce che gli ordini siano evasi correttamente prima dell'emissione del pagamento.
Ad esempio, la soluzione per i debiti verso fornitori di Tipalti ha aiutato l'azienda di media digitali Tapjoy a ridurre del 50% il carico di lavoro dei pagamenti.
8. Riduzione dei costi dell'hardware IT
Il software di contabilità basato sul cloud elimina la necessità di server locali, riducendo di milioni di dollari i costi dell'infrastruttura hardware e della manutenzione. Con gli aggiornamenti del software e i backup automatici gestiti dal fornitore, i team finanziari possono concentrarsi sulle responsabilità principali invece che sulla gestione della tecnologia.
9. Migliore collaborazione per i team da remoto
La contabilità cloud consente la collaborazione in tempo reale per i team finanziari distribuiti. Le aziende con più entità possono anche standardizzare i processi tra le varie sedi mantenendo al contempo la flessibilità.
Tutto questo avviene senza compromettere la sicurezza dell'organizzazione, grazie a registri di controllo dettagliati che rendono i responsabili responsabili delle proprie azioni.
10. Chiusura di fine mese più rapida
Con un buon software di contabilità, il consolidamento finanziario continuo e la riconciliazione bancaria automatizzata accelerano la chiusura mensile. Ad esempio, Ramp è riuscita a ridurre di ben 5 giorni i tempi della chiusura di fine mese passando a Netsuite, consentendo all'azienda di investire ulteriormente nell'automazione finanziaria per il proprio team.
11. Ripristino d'emergenza per i dati sensibili
Grazie ai backup automatici, ai rigorosi controlli degli accessi e al monitoraggio 24 ore su 24, 7 giorni su 7, il software di contabilità cloud protegge i dati finanziari da perdite o furti. Piattaforme come Oracle NetSuite e Workday dispongono di solide misure di ripristino d'emergenza per ridurre al minimo i tempi di inattività, un aspetto che può avere un valore enorme per le aziende più grandi.
12. Previsioni accurate del flusso di cassa
Per concludere la nostra panoramica sui principali vantaggi del software di contabilità, parliamo di analisi avanzate. Gli strumenti di contabilità aziendale utilizzano dati in tempo reale, budget e programmi per prevedere entrate e uscite di cassa, assicurandoti di essere sempre preparato. Questo è anche un vantaggio fondamentale del software di contabilità per startup.
I cruscotti visivi, i report personalizzabili e le notifiche in tempo reale offrono visibilità sulle disponibilità liquide, aiutando a identificare potenziali carenze prima che incidano sull'azienda.
Pronto a scegliere il tuo sistema?
Il team di analisti di The CFO Club ha trascorso centinaia, anzi, \u003cem\u003emigliaia\u003c/em\u003e di ore ad analizzare i software di contabilità; questi sono gli strumenti che si sono classificati ai primi posti:
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- 8. Reckon One
Se hai bisogno di ulteriore aiuto per scegliere il tipo di software di contabilità più adatto a te, non preoccuparti: ho qualcosa che fa al caso tuo.
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Come disse una volta un informatore losco in un vicolo buio a un rispettabile giornalista che si era ritrovato ben oltre le proprie competenze: “Segui semplicemente... il denaro.” Che tu stia smascherando la corruzione politica o cercando semplicemente di mantenere una corretta responsabilità all'interno della tua organizzazione, rendere facile seguire il denaro è nel tuo interesse.
... un parallelo strano? Forse ho guardato troppi polizieschi.
Comunque.
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