Przy tak wielu rodzajach oprogramowania księgowego dostępnych na rynku naturalne jest odczuwanie lekkiego przytłoczenia. Być może potrzebujesz programu najlepszego do standardowych działań małej firmy, a może programu idealnego dla przedsiębiorstw z ambitnymi planami rozwoju.
Po latach testowania oprogramowania w różnych branżach nauczyłem się, że najlepsze dopasowanie nie zależy wyłącznie od funkcji — chodzi o znalezienie rozwiązania, które odpowiada Twojemu poziomowi komfortu, celom oraz sposobowi prowadzenia firmy.
Oto, co musisz wiedzieć, aby przebić się przez marketingowe hasła & wybrać narzędzie dopasowane do Twoich umiejętności technicznych, celów biznesowych i preferowanych metod działania.
Zrozumienie oprogramowania księgowego
Oprogramowanie księgowe oznacza każdy rodzaj narzędzia, którego można używać do śledzenia finansowej działalności firmy i zarządzania księgami rachunkowymi.
Rzeczywiste funkcje mogą się różnić, ale programy te zazwyczaj:
- Są przeznaczone konkretnie do funkcji księgowych w firmie
- Oferują podstawowe opcje księgi głównej, należności oraz zarządzania zobowiązaniami
- Mogą obsługiwać takie kwestie jak zarządzanie zapasami, ustalanie cen, fakturowanie i windykacja należności
- Oferują możliwość generowania szablonów raportów finansowych
- Mogą być zgodne z różnymi zasadami i regulacjami rachunkowości, takimi jak GAAP i MSSF
- Mogą pomagać w przygotowaniu deklaracji podatkowych, na przykład poprzez gromadzenie informacji do wykazania w formularzach podatkowych
- Mogą automatyzować zadania księgowe, takie jak naliczanie wynagrodzeń i fakturowanie
Przed zakupem narzędzia warto wiedzieć, co można uznać za oprogramowanie księgowe. Niektóre firmy mogą używać innych narzędzi do wprowadzania danych na potrzeby księgowości, takich jak Microsoft Excel lub Arkusze Google.
Chociaż nowo założona firma lub firma, której działalność zawsze będzie ograniczona, może korzystać z arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia przepływów pieniężnych, produkty te nie są technicznie uznawane za oprogramowanie księgowe.
Rodzaje oprogramowania księgowego
Nie wszystkie programy koncentrują się na tych samych obszarach. Zanim przejdziesz do procesu wyboru, określ rodzaj oprogramowania księgowego najlepiej dopasowany do Twojej firmy, na przykład:
Ogólne oprogramowanie księgowe
Ogólne oprogramowanie księgowe to najbardziej podstawowa dostępna opcja, przeznaczona do zaspokojenia potrzeb większości standardowych firm. Potrzeby te obejmują między innymi:
- Śledzenie przychodów i wydatków, w tym należności i zobowiązań
- Podstawowe opcje raportowania, w tym sprawozdania finansowe i narzędzia analityczne
- Zarządzanie środkami pieniężnymi, w tym saldami rachunków bankowych, uzgadnianiem rachunków bankowych, przepływami pieniężnymi, kartami kredytowymi i walutami
- Zarządzanie zapasami i śledzenie cen
- Zarządzanie transakcjami
- Kontrolery błędów zapewniające równowagę i zgodność liczb
Ogólne oprogramowanie księgowe jest zazwyczaj dostępne w dwóch formach: opartej na chmurze i instalowanej lokalnie. Oto charakterystyka każdej z tych opcji:
Dopasuj wszystkie elementy
Jeśli szukasz prostego i niezawodnego narzędzia do obsługi codziennych finansów, ogólne oprogramowanie księgowe jest świetnym punktem wyjścia. Programy te są jednak często postrzegane jako rozwiązania uniwersalne. Przy wyborze dokładnie przeanalizuj mocne strony każdego programu, takie jak budżetowanie i prognozowanie w porównaniu z wystawianiem faktur i rozliczeniami, aby mieć pewność, że spełnia on Twoje potrzeby.
Internetowe/księgowe oprogramowanie oparte na chmurze
Internetowe oprogramowanie księgowe wymaga wykupienia subskrypcji zapewniającej dostęp do oprogramowania; w żadnym momencie nie stajesz się bezpośrednim właścicielem tego narzędzia.
Jednak spośród wielu zalet chmurowego oprogramowania księgowego najbardziej wyróżnia się elastyczność:
- Pracownicy mogą logować się na niezliczonych urządzeniach, z dowolnego miejsca
- Pamięć masową można rozszerzać, a w miarę rozwoju firmy dodawać nowe licencje zgodnie z potrzebami
- Nowe funkcje mogą być wdrażane w czasie rzeczywistym, gdy dostawca je dodaje
Choć początkowa inwestycja jest znacznie niższa niż w przypadku oprogramowania instalowanego lokalnie, całkowity koszt w dłuższej perspektywie będzie wyższy, ponieważ płacisz również za aktualizacje i utrzymanie narzędzia przez dostawcę.
Zalety:
- Logowanie z dowolnego miejsca.
- Bezpieczne udostępnianie danych online.
- Dostęp z dowolnego urządzenia.
- Aktualizacje oprogramowania w czasie rzeczywistym.
Najlepsze dla:
- Większości firm — jest to najpopularniejszy dostępny rodzaj oprogramowania księgowego
Przykłady:
- FreshBooks
- Oracle NetSuite
- Kashoo
Oprócz powyższych przykładów zebrałem również moje najlepsze propozycje internetowego oprogramowania księgowego, aby lepiej zobrazować dostępne opcje:
Oprogramowanie księgowe instalowane lokalnie
Oprogramowanie księgowe instalowane lokalnie to narzędzia księgowe kupowane z góry, instalowane na lokalnych serwerach i utrzymywane przez klienta.
Ten rodzaj oprogramowania jest obecnie mniej powszechny, ponieważ większość firm preferuje usługę księgową opartą na chmurze. Jeśli jednak ograniczają Cię przepisy dotyczące danych lub potrzebujesz szerokich możliwości dostosowania, jest to dobre rozwiązanie.
Zalety:
- Jednorazowy zakup
- Pełna kontrola nad danymi
- Szerokie możliwości dostosowania
Najlepsze dla:
- Dużych firm posiadających dedykowane serwery lub działających w silnie regulowanych branżach (takich jak medycyna lub opieka zdrowotna)
*Przykłady:
- QuickBooks
- Odoo
- Xero
* Wszystkie te narzędzia mają wersję instalowaną lokalnie oprócz swoich bardziej popularnych ofert opartych na chmurze.
Have an account? Log In
Oprogramowanie do rozliczeń i fakturowania
Oprogramowanie do rozliczeń i fakturowania automatyzuje proces tworzenia, wysyłania i monitorowania faktur za świadczone usługi lub sprzedane produkty. Jest uznawane za rodzaj oprogramowania księgowego, ponieważ obsługuje transakcje finansowe, usprawnia proces należności i integruje się z innymi systemami finansowymi, aby zapewnić dokładność rejestrów.
Jest to bardziej wyspecjalizowany produkt niż większość oprogramowania księgowego i dobre narzędzie dla firm, które nie potrzebują pełnego zestawu funkcji (lub po prostu potrzebują dodatkowego wsparcia w zakresie rozliczeń).
Zalety:
- Automatyzuje wystawianie faktur i wysyłanie przypomnień o płatnościach.
- Ogranicza liczbę błędów ludzkich podczas fakturowania.
- Zapewnia śledzenie statusu faktur i płatności w czasie rzeczywistym.
Najlepsze dla:
- Małych firm, które potrzebują tylko określonych funkcji, lub firm e-commerce potrzebujących dodatkowego wsparcia w tym obszarze.
Większość programów księgowych oferuje funkcje rozliczeń i fakturowania, jednak oto kilka najlepszych rozwiązań, z jakimi się spotkałem, które koncentrują się bardziej na tych funkcjach:
Programy księgowe dla freelancerów
Podobnie jak ogólne programy księgowe, ale przeznaczone dla osób fizycznych. Istnieje wiele zalet programów księgowych dla freelancerów, jednak programy te są często bardziej uproszczone i zazwyczaj nie nadają się szczególnie dobrze do rozwoju ani do bardziej sformalizowanej działalności.
Ze względu na prostotę zwykle można korzystać z bezpłatnego programu księgowego lub programu księgowego dla freelancerów.
Kiedy zapłacić
Większość programów księgowych dla freelancerów oferuje bezpłatne okresy próbne i plany obejmujące podstawowe funkcje księgowe. Jeśli zdecydujesz się zacząć zatrudniać pracowników i podejmować się nowych rodzajów pracy, w końcu natrafisz na ograniczenia i będziesz musiał przejść na nowy program lub uaktualnić plan do płatnego.
Programy księgowe dla organizacji non-profit
Obszar księgowości organizacji non-profit i administracji publicznej może być niezwykle specyficzny, przynajmniej z perspektywy procesów księgowych.
Ogólnie rzecz biorąc, organizacje non-profit (NPO) stosują proces zwany księgowością funduszy, który znacznie różni się od samego prowadzenia księgi głównej lub śledzenia środków pieniężnych na koncie. W związku z tym najlepszym wyborem są programy przeznaczone specjalnie dla organizacji non-profit.
Konsultacje mają kluczowe znaczenie
Krzywa uczenia się procesów księgowych w organizacjach non-profit może być znacznie bardziej stroma niż w prywatnej firmie, dlatego najlepiej, jeśli ktoś z zespołu ma odpowiednie szkolenie lub zostanie zaangażowany zewnętrzny konsultant.
Znalezienie odpowiedniego programu księgowego dla organizacji non-profit może być trudne, ale oto kilka wyróżniających się opcji, które pomogą Ci zacząć:
Programy księgowe dla przedsiębiorstw
Program księgowy dla przedsiębiorstw to kompleksowe rozwiązanie przeznaczone do zarządzania całością operacji finansowych dużej organizacji. Integruje różne procesy biznesowe, takie jak księgowość, finanse, zaopatrzenie, zarządzanie projektami i zasoby ludzkie, w jednym systemie.
Korzyści:
- Centralizuje dane z wielu działów.
- Dostosowuje funkcje do konkretnych potrzeb biznesowych.
- Może obsługiwać dużą liczbę transakcji
- Zapewnia szczegółową analizę finansową i raportowanie.
Najlepsze dla:
- Tak, zgadłeś — dużych przedsiębiorstw. Niezależnie od tego, czy działają w jednym kraju, czy na całym świecie, większość firm korzystających z tego typu oprogramowania ma wiele lokalizacji i/lub jednostek biznesowych.
Przykłady:
- Tally
- SAP
- Oracle NetSuite
Oprogramowanie do fakturowania
Oprogramowanie do fakturowania służy jednemu celowi: generowaniu, wysyłaniu i pobieraniu należności z faktur.
Jeśli większy program księgowy z rozbudowanymi funkcjami fakturowania przekracza Twój budżet lub potrzeby firmy, specjalistyczne oprogramowanie do fakturowania może być dobrym rozwiązaniem.
Z drugiej strony, w przypadku niewielkich lub umiarkowanych potrzeb związanych z fakturowaniem, takich jak śledzenie płatności online i zamówień zakupu, inwestowanie w samodzielny program zamiast korzystania z możliwości podstawowych funkcji księgowych prawdopodobnie byłoby przesadą.
Określenie, w jakim miejscu znajdujesz się Ty i Twoja firma, jest niezbędne do wyboru odpowiedniego rozwiązania. Gdy już to ustalisz, wróć do tej listy, aby rozpocząć poszukiwania.
Niestandardowe oprogramowanie księgowe
Niestandardowe oprogramowanie księgowe jest tworzone specjalnie z myślą o unikalnych wymaganiach Twojej firmy. W przeciwieństwie do gotowych narzędzi z ustalonym zestawem funkcji jest ono opracowywane lub gruntownie dostosowywane do Twoich procesów pracy, standardów branżowych i systemów wewnętrznych.
Ten typ oprogramowania najlepiej sprawdza się w firmach o wysoce wyspecjalizowanych procesach księgowych, unikalnych wymaganiach dotyczących zgodności lub złożonych starszych systemach, które nie integrują się dobrze z popularnymi platformami.
Prawdopodobnie sięgniesz po niestandardowe oprogramowanie księgowe, gdy:
- Wyrosłeś z tradycyjnych narzędzi księgowych i potrzebujesz bardziej zaawansowanych, skalowalnych rozwiązań.
- Twoja branża ma unikalne standardy dotyczące zgodności, raportowania lub podatków, których nie obsługuje ogólne oprogramowanie księgowe.
- Chcesz ściśle zintegrować księgowość z autorskimi narzędziami, systemami ERP lub niestandardową logiką biznesową.
- Potrzebujesz pełnej kontroli nad rolami użytkowników, przechowywaniem danych i automatyzacją procesów pracy.
Zanim kupisz
Przed zainwestowaniem w niestandardowe oprogramowanie przeprowadź dokładną analizę kosztów i korzyści. Choć zapewnia ono niezrównaną elastyczność, koszty opracowania i utrzymania mogą być znaczne — ponadto będziesz potrzebować wewnętrznych zasobów do długoterminowego wsparcia tego rozwiązania.
Zalety oprogramowania księgowego
W przypadku każdej firmy, która planuje rozwój lub po prostu chce mieć pewność, że dokumentacja finansowa jest kompletna, dokładna i uporządkowana, najlepsze oprogramowanie księgowe jest niezbędne.
Korzystając z oprogramowania księgowego, możesz:
- Zarządzać zobowiązaniami, należnościami, środkami pieniężnymi i zapasami zgodnie z potrzebami branży
- Generować sprawozdania finansowe zarówno na potrzeby raportowania finansowego, jak i analizy biznesowej
- Zapobiegać błędom dzięki uzgadnianiu kont
- Uwzględniać unikalne potrzeby firmy, takie jak księgowość funduszy w organizacjach pozarządowych
- Oszczędzać czas dzięki automatyzacji, na przykład przez generowanie faktur lub organizowanie listy płac
- Szybko i łatwo rozwijać działalność dzięki możliwości korzystania z platform opartych na chmurze
Ponadto wyspecjalizowane produkty programistyczne (takie jak system CRM do księgowości i oprogramowanie ERP) mogą koncentrować się na kluczowych potrzebach niszowych, które mogą mieć firmy, takich jak sprawne przetwarzanie listy płac i zarządzanie fakturami, bez uwzględniania kompleksowych rozwiązań księgowych i związanego z nimi wzrostu ceny — to korzyść dla każdej firmy.
Najważniejsze funkcje oprogramowania księgowego
Nie wszystkie rodzaje oprogramowania księgowego są jednakowe, ale większość z nich oferuje — do pewnego stopnia — te same podstawowe funkcje.
Oto wszystko, co prawdopodobnie napotkasz:
- Zarządzanie dokumentacją i raportami
- Analiza finansowa
- Automatyczne składanie deklaracji podatkowych
- Rozliczenia i fakturowanie
- Zarządzanie płacami
Zarządzanie dokumentacją i raportami
Zarządzanie dokumentacją i raportami może stanowić ważną część operacji księgowych i jest dość powszechną funkcją oprogramowania księgowego.
Każde dobre oprogramowanie zapewni przejrzyste i dokładne prowadzenie dokumentacji oraz możliwość generowania standardowych raportów biznesowych, takich jak zestawienia faktur i bilanse. Zakres możliwości dostosowywania raportów może się jednak różnić w zależności od oprogramowania.
Analiza finansowa i podejmowanie decyzji
Możliwość wykorzystywania danych finansowych do podejmowania decyzji ma kluczowe znaczenie dla prowadzenia dobrze prosperującej firmy. Zakres dostępnych analiz może się jednak różnić.
Niektóre programy ułatwiają tworzenie niestandardowych pulpitów prognozowania, śledzenie konkretnych problemów i tworzenie szablonów raportów na żądanie, podczas gdy inne tego nie oferują. Jeśli jest to dla Ciebie priorytetem, przed zakupem zapoznaj się z ofertą najbardziej interesujących narzędzi.
Automatyczne składanie deklaracji podatkowych
Podatki firmowe, zwłaszcza gdy firma się rozwija i rozszerza działalność, mogą być niezwykle skomplikowane. Dlatego oprogramowanie księgowe, które może w tym pomóc, stanowi dużą korzyść.
Warto jednak zaznaczyć, że nie jest to koniecznie typowa funkcja podstawowych produktów, szczególnie w przypadku firm o skomplikowanych wymaganiach podatkowych.
Chociaż wiele systemów księgowych obejmuje zarządzanie podatkami, na przykład szacowanie zobowiązań podatkowych lub obliczanie podatków od wynagrodzeń, sprzedanych towarów i sprzedaży, nie zawsze zawierają one funkcję składania deklaracji podatkowych.
Jeśli chcesz znaleźć program księgowy zaprojektowany tak, aby ograniczyć nakład czasu i przeprowadzić Cię przez cały proces od A do Z w okresie rozliczeń podatkowych, upewnij się, że jest to konkretny element Twoich poszukiwań.
Elektroniczne rozliczenia i fakturowanie
Rozliczenia i fakturowanie są zwykle kluczowymi elementami działalności, dlatego oprogramowanie księgowe, które potrafi je obsługiwać, zdecydowanie góruje nad innymi rozwiązaniami.
Nawet firmy, które wysyłają tylko kilka regularnych faktur, mogą oszczędzać czas i energię dzięki narzędziom pomagającym organizować przychodzące i wychodzące przepływy pieniężne, a także oczekiwane wpływy i zobowiązania finansowe.
Większość rozwiązań oferuje ogólne narzędzia w tym obszarze — co najmniej generowanie faktur w celu ich przygotowania do wysłania — ale nie wszystkie potrafią wykonywać rzeczywistą pracę, taką jak dystrybucja faktur lub śledzenie należności. W tym przypadku najlepiej sprawdzają się specjalistyczne rozwiązania do fakturowania i oprogramowanie do obsługi zobowiązań.
Zarządzanie płacami
Oprogramowanie do zarządzania płacami może być pożądaną funkcją dla wielu firm, ponieważ automatyczne obliczanie podatków i potrąceń od wynagrodzeń oraz generowanie pasków wynagrodzeń może oznaczać wyeliminowanie dużej ilości pracy ręcznej.
Jeśli kiedykolwiek marzyłeś o dniu, w którym nie musiałbyś ręcznie podpisywać czeków w piątkowe poranki, może to być świetna okazja do usprawnienia działalności firmy.
Chociaż jest to powszechna funkcja większości programów księgowych, wiele z nich oferuje jedynie podstawową obsługę, taką jak krajowe wypłaty i śledzenie czasu pracy.
Jeśli na przykład masz pracowników w innych krajach lub rozliczasz wynagrodzenia w innych walutach, możesz potrzebować oprogramowania zaprojektowanego specjalnie do obsługi bardziej złożonych wymagań dotyczących płac i podatków.
Jak wybrać oprogramowanie księgowe
Niezależnie od tego, czy prowadzisz piekarnię, czy szybko rozwijający się start-up e-commerce, istnieje idealne rozwiązanie księgowe, które usprawni działalność Twojej firmy. Ustalenie, które rozwiązanie wybrać, jest proste:
- Określ główne cele swojej firmy.
- Ustal, jakich podstawowych funkcji potrzebujesz, aby osiągnąć te cele.
- Ustal, czy potrzebujesz wyspecjalizowanych usług, czy bardziej ogólnego oprogramowania.
- Oceń dostępne na rynku opcje.
- Podejmij decyzję.
- Dowiedz się, jakie są najlepsze sposoby korzystania z oprogramowania.
Czynniki, które należy wziąć pod uwagę
Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, zastanów się, czego potrzebujesz w następujących obszarach:
- Wielkość i potrzeby firmy: Dopasuj funkcje oprogramowania do skali swojej firmy i konkretnych wymagań dotyczących księgowości.
- Skalowalność: Upewnij się, że oprogramowanie może rozwijać się wraz z Twoją firmą.
- Integracja: Sprawdź zgodność z istniejącymi systemami (CRM, ERP itp.).
- Łatwość obsługi: Oceń łatwość użytkowania i czas potrzebny na naukę.
- Koszt: Oceń całkowity koszt, w tym subskrypcje, wdrożenie, licencje i utrzymanie. Niektóre firmy wysyłają zapytania ofertowe dotyczące oprogramowania księgowego, aby z wyprzedzeniem zebrać wyceny.
- Bezpieczeństwo: Zadbaj o ochronę danych i zgodność z przepisami.
- Wsparcie i szkolenia: Poszukaj dostępnej pomocy dla klientów i materiałów szkoleniowych.
- Możliwość dostosowania: Zastanów się, czy oprogramowanie można dostosować do procesów biznesowych Twojej firmy.
- Chmura a rozwiązanie lokalne: Podejmij decyzję na podstawie potrzeb w zakresie dostępności i infrastruktury IT.
Pamiętaj, że kilku dostawców oferuje demonstracje oprogramowania księgowego, dzięki którym możesz przetestować produkt przed zakupem. W ten sposób możesz upewnić się, że wybierasz odpowiednie rozwiązanie dla swojej firmy.
Gdy już to zrobisz...
Pamiętaj, aby zasubskrybować nasz bezpłatny newsletter z poradami ekspertów, przewodnikami i spostrzeżeniami liderów finansowych, którzy świetnie radzą sobie z oprogramowaniem księgowym i jednocześnie kształtują branżę technologiczną.