12 benefícios do software de contabilidade que permitem poupar dinheiro

Sem as ferramentas certas para potenciar o seu fluxo de trabalho contabilístico, a área financeira pode facilmente transformar-se numa caixa negra indecifrável dentro da sua organização, resultando em atrasos, erros e despesas imprevistas que poderiam ter sido evitadas. 

Está a perguntar-se se é a altura certa para investir em software de contabilidade? Eis os principais benefícios do software de contabilidade para o ajudar a decidir.

Porquê adquirir software de contabilidade?

Existem muitas razões para adquirir software de contabilidade. Mas, se tivesse de escolher apenas uma, tudo se resumiria a isto — transparência. 

Sem um registo de auditoria que mostre de onde vêm os seus dados financeiros, quem é responsável pelas alterações e como tudo se conjuga para formar uma visão mais abrangente, nunca sabe em que números pode confiar.

Embora possa pensar que as suas folhas de Excel lhe estão a poupar dinheiro, na realidade são:

• Propensas a erros humanos que podem conduzir a erros dispendiosos e a relatórios imprecisos
• Morosas de manter à medida que a sua empresa cresce e o volume de transações aumenta
• Desprovidas de funcionalidades de colaboração, dificultando o trabalho conjunto das equipas financeiras 
• Inseguras, uma vez que as folhas de cálculo podem ser facilmente partilhadas com qualquer pessoa sem controlos de acesso
• Sem funcionalidades como reconciliação automatizada, acompanhamento de despesas e relatórios financeiros

Está bem, mas precisa dele?

Tecnicamente, não. Tal como não precisa de um carpinteiro para aquela tábua envelhecida do soalho. Tudo o que realmente precisa é de uma lâmina afiada e de cola.

Mas, pensando bem, depois de quinze minutos, uma tábua do soalho partida e algumas farpas, talvez tivesse sido mais fácil simplesmente chamar um profissional?

O software de contabilidade é muito mais do que um centro para consultar dados financeiros. É também uma plataforma de automatização, uma ferramenta de elaboração de relatórios e um mecanismo de controlo para garantir o cumprimento das obrigações fiscais. Eis alguns dos benefícios mais significativos do software de contabilidade, retirados de casos de utilização reais em diferentes empresas tecnológicas emergentes B2B e B2C:

1. Visibilidade financeira em tempo real

Em vez de depender de dados isolados em várias folhas de cálculo, as soluções de contabilidade na nuvem integram-se com bancos, processadores de pagamentos e aplicações empresariais para fornecer uma visão sempre atualizada do fluxo de caixa, das receitas e das despesas de uma empresa. Esta é uma das funcionalidades essenciais do software de contabilidade moderno que pode ajudar não só grandes empresas, mas também PME, empresas emergentes e organizações sem fins lucrativos.

Durante o confinamento no Reino Unido, os responsáveis financeiros de diferentes empresas precisaram de ajuda para acompanhar o complexo regime de suspensão temporária do contrato de trabalho do país. Pamela Phillips explica como a integração com o Xero ajudou os seus clientes a gerir problemas de fluxo de caixa durante este período:

2. Operações automatizadas de introdução de dados

A introdução manual de dados é morosa, propensa a erros e dificulta o crescimento. As plataformas de contabilidade utilizam ferramentas como a IA e o Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) para interpretar documentos de forma rápida e precisa. 

A Stack Overflow, a comunidade online para programadores, utiliza o Tipalti para a automatização financeira desde 2019. 

Desde a implementação, a Stack Overflow tem utilizado as soluções do Tipalti para múltiplas entidades e múltiplas moedas, automatizando 90% dos seus processos financeiros, com registos de auditoria detalhados que acompanham cada alteração sem qualquer esforço manual.

Por que razão isto é importante? Segundo a QuickBooks, o proprietário médio de uma pequena empresa passa mais de dez horas por semana a introduzir manualmente dados contabilísticos. Tudo isto poderia ser facilmente automatizado, permitindo a uma empresa poupar pelo menos $15,000/ano. Este é também um importante benefício do software de contabilidade para trabalhadores independentes.

3. Integração interfuncional simples

A Gartner concluiu que 39% dos líderes empresariais consideram as integrações com o software existente o fator mais importante ao escolher um novo fornecedor de software. 

Isto é especialmente verdade no caso das tarefas contabilísticas. Ao ligar os dados financeiros aos dados operacionais do seu CRM, da gestão de inventário, do ERP, do processamento salarial e de outras ferramentas, pode obter uma visão completa do seu desempenho financeiro em todos os setores. 

Por exemplo, a QuickBooks é há muito considerada o padrão de excelência em matéria de integração entre plataformas de contabilidade. Atualmente, disponibiliza uma biblioteca com mais de 750 integrações de terceiros e uma API aberta para o intercâmbio de dados em várias direções. 

Para contextualizar, a integração a que ele se refere, o TSheets, chama-se agora QuickBooks Time e permite aos operadores acompanhar os horários dos funcionários e fazer ajustes em tempo real.

4. Registos de auditoria e gestão da conformidade

Em vez de depender de uma manutenção manual de registos, propensa a erros, os registos de auditoria captam facilmente quem fez o quê, quando e onde no âmbito das atividades financeiras. Ao registarem cada transação, ação do utilizador e evento do sistema, fornecem um registo financeiro que pode ser utilizado para demonstrar a conformidade com leis como a GAAP, a SOX e o RGPD.

Ao criar registos de auditoria detalhados que garantem a devida responsabilização dentro e fora da sua organização, as soluções de software podem ajudá-lo a cumprir regulamentos como a GAAP e a SOX de várias formas. Eis alguns exemplos:

• Demonstrar que o reconhecimento de receitas foi tratado corretamente de acordo com a ASC 606.
• Validar que as despesas foram registadas no período correto.
• Demonstrar que foram seguidos os calendários de depreciação adequados para os ativos fixos.
• Confirmar que os acréscimos e as estimativas foram calculados de acordo com as regras da GAAP.

Em 2019, a SEC impôs uma multa de $16 milhões à Hertz por apresentar informações incorretas que não estavam em conformidade com as normas GAAP. Do mesmo modo, em 2016, a Monsanto foi multada em $80 milhões por não conseguir refletir o custo dos descontos de acordo com as regras GAAP. O incumprimento pode sair caro às empresas, e ter um registo eletrónico das suas transações financeiras pode poupar à sua equipa muitas dores de cabeça.

5. Consolidação de várias entidades

A consolidação de várias entidades é o processo de combinar as demonstrações financeiras de várias unidades de negócio, subsidiárias ou entidades jurídicas num único conjunto de demonstrações financeiras da empresa-mãe. 

Este processo é crucial para apresentar às partes interessadas, como investidores, credores e entidades reguladoras, uma visão abrangente e precisa da situação e do desempenho financeiros globais de uma organização.

No entanto, consolidar dados financeiros de entidades com planos de contas, sistemas contabilísticos e períodos de reporte diferentes pode ser extremamente complexo e moroso. O software de contabilidade para várias entidades automatiza e simplifica este processo de várias formas essenciais:

• Recolher e normalizar automaticamente dados financeiros de sistemas distintos
• Tratar das conversões de moeda e eliminar transações entre empresas do mesmo grupo
• Fornecer modelos de consolidação pré-configurados e alinhados com as normas contabilísticas
• Disponibilizar trilhos de auditoria e controlos para garantir a precisão e a conformidade
• Permitir relatórios consolidados em tempo real e análises detalhadas

NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central e Tipalti são exemplos de boas soluções de contabilidade que podem consolidar dados financeiros de várias subsidiárias de uma empresa. Oferecem funcionalidades avançadas e básicas, como planos de contas partilhados, transações entre entidades, consolidação automatizada de várias moedas, entre outras.

6. Relatórios dimensionais de dados financeiros

Os relatórios dimensionais permitem às empresas emergentes analisar dados financeiros através de várias perspetivas, proporcionando conhecimentos mais profundos para apoiar uma melhor tomada de decisões. Ao associar transações a dimensões relevantes, como cliente, produto, localização ou projeto, as equipas financeiras podem facilmente segmentar e analisar os dados para descobrir tendências e oportunidades. Isto também é muito útil na elaboração de orçamentos e razões gerais.

Por exemplo, uma empresa emergente de SaaS poderia utilizar relatórios dimensionais para comparar métricas essenciais, como o custo de aquisição de clientes (CAC) e o valor do cliente ao longo da sua vida útil (LTV), entre diferentes segmentos de clientes, regiões geográficas ou linhas de produtos.

Do mesmo modo, as empresas de petróleo e gás podem analisar a rentabilidade de diferentes poços, regiões ou métodos de extração. Esta visão detalhada ajuda a identificar as áreas mais rentáveis nas quais concentrar os esforços de crescimento.

O The Irish Times Group começou a trabalhar com a AccountsIQ para simplificar os seus relatórios financeiros pouco depois de a primeira ter adquirido o The Examiner Group em 2018. Gerir sistemas distintos nas duas entidades de comunicação social tinha-se tornado um desafio, mas a contabilidade para várias entidades ajudou a reunir todas as transações financeiras num só lugar.

7. Processo simplificado de aquisição a pagamento

As plataformas de contabilidade com funcionalidades de aquisição a pagamento automatizam todo o processo, desde a requisição de compra até ao pagamento ao fornecedor. A correspondência tripla automatizada entre ordens de compra, receções de mercadorias e faturas garante que as encomendas são corretamente cumpridas antes de o pagamento ser efetuado. 

Por exemplo, a solução de contas a pagar da Tipalti ajudou a empresa de meios digitais Tapjoy a reduzir as cargas de trabalho relacionadas com pagamentos em 50%.

8. Custos reduzidos de hardware de TI

O software de contabilidade baseado na nuvem elimina a necessidade de servidores locais, reduzindo os custos de infraestrutura e manutenção de hardware em milhões de dólares. Com as atualizações automáticas do software e as cópias de segurança geridas pelo fornecedor, as equipas financeiras podem concentrar-se nas suas responsabilidades principais em vez da gestão tecnológica.

9. Melhor colaboração para equipas remotas

A contabilidade na nuvem permite a colaboração em tempo real entre equipas financeiras distribuídas. As empresas com várias entidades também podem uniformizar processos entre localizações, mantendo a flexibilidade.

Tudo isto é feito sem comprometer a segurança organizacional, graças a registos de auditoria detalhados que responsabilizam os gestores pelos seus atos.

10. Fecho de fim de mês mais rápido

Com um bom software de contabilidade, a consolidação financeira contínua e a reconciliação bancária automatizada aceleram o fecho mensal. Por exemplo, a Ramp conseguiu reduzir em 5 dias completos o tempo do seu fecho de fim de mês ao fazer a transição para o Netsuite, o que lhe permitiu investir ainda mais na automatização financeira da sua equipa.

11. Recuperação após desastre para dados sensíveis

Com cópias de segurança automatizadas, controlos de acesso rigorosos e monitorização 24 horas por dia, 7 dias por semana, o software de contabilidade na nuvem protege os dados financeiros contra perda ou roubo. Plataformas como a Oracle NetSuite e a Workday dispõem de medidas robustas de recuperação após desastre para minimizar o tempo de inatividade, o que pode ser extremamente valioso para empresas de maior dimensão.

12. Previsão precisa do fluxo de caixa

Para concluir os benefícios destacados do software de contabilidade, falemos de análise avançada. As ferramentas de contabilidade empresarial utilizam dados em tempo real, orçamentos e calendários para projetar as entradas e saídas de caixa, garantindo que está sempre preparado. Este é também um importante benefício do software de contabilidade para startups.

Os painéis visuais, os relatórios personalizáveis e as notificações em tempo real proporcionam visibilidade sobre as posições de caixa, ajudando a identificar potenciais défices antes de afetarem a empresa. 

Pronto para escolher o seu sistema?

A equipa de analistas do The CFO Club passou centenas, ou melhor, milhares de horas a analisar software de contabilidade; estas são as ferramentas que ficaram no topo:

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1. 1. Xero — Best for fast-growing businesses
2. 2. Dext — Best for pre-accounting data extraction
3. 3. QuickBooks Online — Best for small businesses
4. 4. Striven — Best for all-in-one business management
5. 5. Ramp — Best for automated expense management
6. 6. Patriot Accounting — Best for flexible accounting methods
7. 7. InvoiceBerry — Best for quick invoice creation
8. 8. Reckon One
9. 9. BlackLine — Best for mid-sized businesses
10. 10. ZipBooks — Best for nonprofits

Se precisar de mais ajuda para escolher o tipo de software de contabilidade mais adequado para si, não se preocupe — tenho algo para isso.

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Como certa vez disse um informador suspeito, num beco escuro, a um jornalista respeitável que se viu completamente perdido: “Basta... seguir o dinheiro.” Quer esteja a expor corrupção política, quer esteja apenas a tentar manter a devida responsabilização dentro da sua própria organização, tornar fácil seguir o dinheiro é do seu interesse.

... uma associação estranha? Talvez tenha visto demasiadas séries policiais.

Enfim.

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