Med så många typer av redovisningsprogram på marknaden är det helt naturligt att känna sig lite överväldigad. Kanske behöver du ett program som passar bäst för standardiserad drift i småföretag, eller så behöver du ett program som är idealiskt för företag med stora tillväxtplaner.
Efter år av testning av programvara inom alla möjliga branscher har jag lärt mig att det bästa valet inte bara handlar om funktioner – det handlar om att hitta något som passar din komfortnivå, dina mål och det sätt du föredrar att driva ditt företag på.
Här är vad du behöver veta för att sålla bort marknadsföringssnacket & välja det verktyg som passar dina tekniska kunskaper, affärsmål och föredragna arbetssätt.
Förstå redovisningsprogram
Redovisningsprogram avser alla typer av verktyg som kan användas för att följa finansiella affärsaktiviteter och hantera kontoböcker.
Den faktiska funktionaliteten kan variera, men dessa program:
- Är särskilt utformade för företagets redovisningsfunktioner
- Erbjuder grundläggande alternativ för huvudbok, kundfordringar och hantering av leverantörsskulder
- Kan hantera sådant som lagerhantering, prissättning, fakturering och kravhantering
- Erbjuder möjligheter att skapa mallar för finansiella rapporter
- Kan följa olika redovisningsregler och bestämmelser, såsom GAAP och IFRS
- Kan hjälpa till med skattedeklarationer, till exempel genom att sammanställa information som ska rapporteras i skatteblanketter
- Kan automatisera redovisningsuppgifter, såsom lönehantering och fakturering
Innan du köper ett verktyg är det viktigt att veta vad som räknas som redovisningsprogram. Vissa företag kan använda andra datainmatningsverktyg för redovisning, såsom Microsoft Excel eller Google Sheets.
Även om det stämmer att ett helt nystartat företag, eller ett företag som alltid kommer att ha begränsad verksamhet, kan använda kalkylblad för att följa kassaflöden, räknas dessa produkter tekniskt sett inte som redovisningsprogram.
Typer av redovisningsprogram
Alla program har inte samma fokusområden. Innan du börjar välja bör du ta reda på vilken typ av redovisningsprogram som passar bäst för ditt företag, till exempel:
Allmänna redovisningsprogram
Allmänna redovisningsprogram är det mest grundläggande alternativet på marknaden och är avsedda att täcka behoven hos de flesta standardiserade företag. Några av dessa behov är:
- Uppföljning av intäkter och utgifter, inklusive kundfordringar och leverantörsskulder
- Grundläggande rapporteringsalternativ, inklusive finansiella rapporter och analysverktyg
- Likviditetshantering, inklusive banksaldon, bankavstämning, kassaflöden, kreditkort och valutor
- Lagerhantering och uppföljning av priser
- Transaktionshantering
- Felkontroller som säkerställer att siffrorna balanserar och stämmer
Allmänna redovisningsprogram finns vanligtvis i två former: molnbaserade och lokalt installerade. Här är en genomgång av varje alternativ:
Se till att allt finns med
Om du letar efter ett enkelt och pålitligt verktyg för att hantera den dagliga ekonomin är ett allmänt redovisningsprogram en utmärkt utgångspunkt. Dessa program betraktas dock ofta som universallösningar. När du väljer program bör du noggrant överväga styrkorna hos varje enskilt program, till exempel budgetering och prognoser jämfört med fakturering och debitering, för att säkerställa att det uppfyller dina behov.
Online-/molnbaserade redovisningsprogram
Bokföringsprogram online kräver att du köper en prenumeration för att få tillgång till programvaran; du äger aldrig verktyget fullt ut.
Men bland de många fördelarna med molnbaserade bokföringsprogram är flexibiliteten den som sticker ut mest:
- Anställda kan logga in på mängder av enheter, från vilken plats som helst
- Lagringsutrymmet kan utökas och nya licenser kan läggas till efter behov när företaget växer
- Nya funktioner kan lanseras i realtid när leverantören lägger till dem
Även om den initiala investeringen är mycket lägre än för lokalt installerad programvara blir den totala kostnaden över tid högre, eftersom du även betalar för leverantörens uppdateringar och underhåll av verktyget.
Fördelar:
- Logga in varifrån som helst.
- Dela data online på ett säkert sätt.
- Åtkomst från valfri enhet.
- Realtidsuppdateringar av programvaran.
Bäst lämpat för:
- De flesta företag — detta är den populäraste typen av bokföringsprogram som finns tillgänglig
Exempel:
- FreshBooks
- Oracle NetSuite
- Kashoo
Utöver exemplen ovan har jag också sammanställt mina främsta val av bokföringsprogram online för att ge en tydligare bild av de tillgängliga alternativen:
Lokalt installerat bokföringsprogram
Lokalt installerade bokföringsprogram avser bokföringsverktyg som köps i förväg, installeras på lokala servrar och underhålls av kunden.
Den här typen av programvara är mindre vanlig i dag, eftersom de flesta företag föredrar en molnbaserad programvarutjänst. Om du däremot begränsas av dataskyddsbestämmelser eller behöver omfattande anpassningsmöjligheter är detta ett bra alternativ.
Fördelar:
- Engångsköp
- Full kontroll över data
- Omfattande anpassningsmöjligheter
Bäst lämpat för:
- Stora företag med dedikerade servrar eller företag som är verksamma i starkt reglerade branscher (till exempel medicinska verksamheter eller hälso- och sjukvård)
*Exempel:
- QuickBooks
- Odoo
- Xero
* Alla dessa verktyg har ett lokalt installerat alternativ utöver sina mer populära molnbaserade alternativ.
Have an account? Log In
Programvara för fakturering och debitering
Programvara för fakturering och debitering automatiserar processen för att skapa, skicka och följa upp fakturor för utförda tjänster eller sålda produkter. Den betraktas som en typ av bokföringsprogram eftersom den hanterar finansiella transaktioner, effektiviserar processen för kundfordringar och integrerar med andra ekonomiska system för att upprätthålla korrekta register.
Detta är en mer specifik produkt än de flesta bokföringsprogram och ett bra verktyg för företag som inte behöver hela paketet (eller bara behöver extra stöd med faktureringen).
Fördelar:
- Automatiserar skapandet av fakturor och betalningspåminnelser.
- Minskar mänskliga fel vid fakturering.
- Ger realtidsuppföljning av fakturastatus och betalningar.
Bäst lämpat för:
- Små företag som bara behöver specifik funktionalitet eller e-handelsföretag som behöver ytterligare hjälp inom detta område.
De flesta bokföringsprogram erbjuder funktioner för fakturering och fakturautställning, men här är några av de bästa lösningarna jag har stött på som fokuserar mer på dessa funktioner:
Bokföringsprogram för frilansare
I likhet med allmänna bokföringsprogram, men för privatpersoner. Det finns många fördelar med bokföringsprogram för frilansare, men dessa program är ofta enklare och vanligtvis inte särskilt bra för tillväxt eller en mer formaliserad verksamhet.
På grund av enkelheten kan du vanligtvis klara dig med att använda kostnadsfria bokföringsprogram eller bokföringsprogram för frilansare.
När det är dags att betala
De flesta bokföringsprogram för frilansare erbjuder kostnadsfria provperioder och abonnemang med grundläggande bokföringsfunktioner. Om du bestämmer dig för att börja anställa personer och ta dig an nya typer av uppdrag kommer du så småningom att nå en gräns och behöva byta till ett nytt program eller uppgradera till ett betalt abonnemang.
Bokföringsprogram för ideella organisationer
Bokföringsområdet för ideella organisationer och myndigheter kan vara mycket specifikt, åtminstone ur bokföringsprocessernas perspektiv.
I allmänhet använder ideella organisationer (NPOs) en process som kallas fondredovisning, vilket skiljer sig avsevärt från att bara upprätthålla en huvudbok eller följa kontantbehållningen på ett konto. Därför är program som specifikt riktar sig till ideella organisationer det bästa valet.
Rådgivning är avgörande
Inlärningskurvan för bokföringsprocesser i ideella organisationer kan vara betydligt brantare än i ett privat företag, vilket innebär att det är bäst om någon i teamet har utbildning eller att en extern konsult anlitas.
Att hitta rätt bokföringsprogram för ideella organisationer kan vara svårt, men här är några framstående alternativ som hjälper dig att komma igång:
Bokföringsprogram för stora företag
Bokföringsprogram för stora företag är en heltäckande lösning som är utformad för att hantera en stor organisations hela ekonomiska verksamhet. Det integrerar olika affärsprocesser, såsom bokföring, ekonomi, inköp, projektledning och personaladministration, i ett enda system.
Fördelar:
- Centraliserar data från flera avdelningar.
- Anpassar funktionerna efter specifika verksamhetsbehov.
- Kan hantera en stor mängd transaktioner
- Tillhandahåller djupgående ekonomisk analys och rapportering.
Passar bäst för:
- Du gissade rätt — stora företag. Oavsett om de är verksamma i ett land eller över hela världen har de flesta företag som använder den här typen av programvara flera platser och/eller affärsenheter.
Exempel:
- Tally
- SAP
- Oracle NetSuite
Faktureringsprogram
Faktureringsprogram är avsett att fylla en enda funktion: att skapa, skicka och driva in pengar från fakturor.
Om ett större bokföringsprogram med detaljerad faktureringsfunktionalitet överstiger din budget eller dina verksamhetsbehov kan specialiserad faktureringsprogramvara vara ett bra alternativ.
För dem med små till måttliga faktureringsbehov, såsom att spåra betalningar online och inköpsorder, är det däremot sannolikt överdrivet att investera i ett fristående program jämfört med vad grundläggande bokföringsfunktioner kan göra.
För att kunna välja rätt lösning måste du veta var du och din verksamhet befinner er. När du har kommit fram till det kan du återvända till den här listan för att börja söka.
Anpassad bokföringsprogramvara
Anpassad bokföringsprogramvara utvecklas specifikt för att motsvara din verksamhets unika krav. Till skillnad från standardverktyg med förinställda funktioner utvecklas den, eller anpassas i stor utsträckning, för att passa dina arbetsflöden, branschstandarder och interna system.
Den här typen av programvara passar bäst för företag med mycket specialiserade bokföringsprocesser, unika efterlevnadskrav eller komplexa äldre system som inte integreras väl med vanliga plattformar.
Du kommer sannolikt att välja anpassad bokföringsprogramvara när:
- Du har vuxit ur dina traditionella bokföringsverktyg och behöver mer avancerade, skalbara lösningar.
- Din bransch har unika standarder för efterlevnad, rapportering eller beskattning som inte stöds av allmän bokföringsprogramvara.
- Du vill integrera bokföringen tätt med egenutvecklade verktyg, ERP-system eller anpassad affärslogik.
- Du vill ha full kontroll över användarroller, datalagring och automatisering av arbetsflöden.
Innan du köper
Innan du investerar i anpassad programvara bör du genomföra en grundlig kostnads- och nyttoanalys. Även om den erbjuder oöverträffad flexibilitet kan utvecklings- och underhållskostnaderna vara betydande – och du behöver interna resurser för att stödja den på lång sikt.
Fördelar med bokföringsprogramvara
För alla företag som har tillväxt i sikte eller helt enkelt vill säkerställa att de finansiella uppgifterna är fullständiga, korrekta och välorganiserade är den bästa bokföringsprogramvaran ett måste.
Med hjälp av bokföringsprogramvara kan du:
- Hantera leverantörsskulder, kundfordringar, likvida medel och lageruppföljning utifrån branschens behov
- Skapa finansiella rapporter för både ekonomisk rapportering och verksamhetsanalys
- Förhindra fel genom avstämningar
- Tillgodose unika verksamhetsbehov, såsom fondredovisning för NGO:er
- Spara tid genom automatisering, exempelvis genom att skapa fakturor eller organisera lönehanteringen
- Snabbt och enkelt utöka verksamheten med möjligheten att använda molnbaserade plattformar
Dessutom kan specialiserade programvaruprodukter (som CRM-system för bokföring och ERP-programvara) fokusera på viktiga nischbehov som företag kan ha, såsom effektiv lönehantering och fakturahantering, utan att inkludera heltäckande bokföringslösningar och den tillhörande prisökningen – en fördel för alla företag.
Viktiga funktioner i bokföringsprogramvara
Alla typer av bokföringsprogramvara är inte likvärdiga, men de flesta erbjuder samma grundläggande funktioner – till en viss gräns.
Här är allt du sannolikt kommer att hitta:
- Hantering av register och rapporter
- Ekonomisk analys
- Automatiserad skattedeklaration
- Fakturering och fakturautställning
- Lönehantering
Hantering av register och rapporter
Hantering av register och rapporter kan vara en viktig del av bokföringsverksamheten och är ganska standard bland bokföringsprogram.
Alla bra programalternativ säkerställer en ren och korrekt dokumentation samt möjligheten att skapa vanliga företagsrapporter, till exempel fakturautdrag och balansräkningar. I vilken utsträckning rapporteringen kan anpassas kan dock variera mellan olika program.
Ekonomisk analys och beslutsfattande
Förmågan att använda ekonomiska uppgifter som grund för beslutsfattande är avgörande för att driva ett bra företag. I vilken utsträckning analysverktyg finns tillgängliga kan dock variera.
Vissa program gör det enkelt att bygga anpassade prognosöversikter, följa specifika problemområden och skapa rapportmallar på begäran, medan andra inte gör det. Om detta är en prioritet bör du undersöka vad de mest intressanta verktygen erbjuder innan du köper.
Automatiserad skattedeklaration
Företagsskatter, särskilt när ett företag växer och expanderar, kan vara allt annat än enkla. Därför är bokföringsprogram som kan hjälpa dig en stor fördel.
Med det sagt är detta inte nödvändigtvis en vanlig funktion i enklare produkter, särskilt inte för företag med komplicerade skattekrav.
Även om många bokföringssystem omfattar skattehantering, till exempel uppskattning av skatteskulder eller beräkning av skatt på sådant som löner, sålda varor och försäljningsskatt, inkluderar de inte alltid skattedeklaration.
Om du vill ha ett bokföringsprogram som är utformat för att minimera tidsåtgången och vägleda dig genom allt från A till Ö under deklarationstiden bör du se till att detta är en specifik del av din efterforskning.
Elektronisk fakturering och fakturautställning
Fakturering och fakturautställning är vanligtvis viktiga delar av verksamheten, och därför är bokföringsprogram som kan hantera dem överlägsna.
Även företag som bara har några få återkommande fakturor att skicka kan fortfarande spara tid och energi med verktyg som hjälper till att organisera inkommande och utgående kassaflöden samt förväntade ekonomiska intäkter och åtaganden.
De flesta erbjuder allmänna verktyg inom detta område – som minst genererar fakturor som förberedelse för utskick – men alla kan inte utföra det faktiska arbetet, till exempel distribuera fakturorna och/eller följa upp inbetalningar. Specifika lösningar för fakturering och program för leverantörsskulder är bäst här.
More Articles
Lönehantering
Lönehanteringsprogram kan vara en önskvärd funktion för många företag eftersom automatisk beräkning av löneskatter och skatteavdrag samt generering av lönespecifikationer kan innebära att mycket manuellt arbete försvinner.
Om du någonsin har drömt om en dag då du inte behövde skriva under checkar för hand på fredagsmorgnarna kan detta vara ett utmärkt sätt att effektivisera verksamheten.
Även om detta är en vanlig funktion i de flesta bokföringsprogram erbjuder många endast grundläggande stöd, till exempel inhemska löneutbetalningar och tidsregistrering.
Om du till exempel har anställda i andra länder eller med andra valutor kan du behöva programvara som är särskilt utformad för att hantera mer komplexa löne- och skattekrav.
Så väljer du bokföringsprogram
Oavsett om du äger ett bageri eller ett snabbt växande nystartat e-handelsföretag finns det en perfekt bokföringslösning som kan effektivisera företagets behov. Det är enkelt att ta reda på vilken:
- Identifiera företagets huvudsakliga mål.
- Fastställ vilken kärnfunktionalitet du behöver för att uppnå dessa mål.
- Avgör om specialiserade tjänster eller mer generell programvara behövs.
- Utvärdera alternativen på marknaden.
- Fatta ditt beslut.
- Ta reda på de bästa sätten att använda programvaran.
Faktorer att överväga
Om du är osäker på var du ska börja kan du fundera på vad du behöver inom följande områden:
- Företagets storlek och behov: Anpassa programvarans funktioner efter företagets storlek och specifika redovisningsbehov.
- Skalbarhet: Se till att programvaran kan växa tillsammans med företaget.
- Integration: Kontrollera kompatibiliteten med befintliga system (CRM, ERP osv.).
- Användarvänlighet: Bedöm hur lätt programvaran är att använda och hur lång inlärningskurvan är.
- Kostnad: Utvärdera den totala kostnaden, inklusive abonnemang, implementering, licenser och underhåll. Vissa företag skickar ut förfrågningar om offerter för bokföringsprogram för att samla in offerter i förväg.
- Säkerhet: Se till att uppgifterna skyddas och att regler följs.
- Support och utbildning: Leta efter tillgänglig kundsupport och utbildningsresurser.
- Anpassningsbarhet: Fundera på om programvaran kan anpassas efter företagets processer.
- Molnbaserat kontra lokalt: Fatta beslut utifrån behovet av åtkomst och IT-infrastruktur.
Kom ihåg att flera leverantörer erbjuder demonstrationer av bokföringsprogram så att du kan prova produkten innan du köper den. På så sätt kan du säkerställa att du väljer rätt lösning för ditt företag.
När du har gjort det ...
Se till att prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ekonomichefer som gör fantastiska resultat med sina bokföringsprogram och samtidigt formar teknikbranschen.
