Die perfekte Struktur der Buchhaltungsabteilung: Warum, Wann, Wie
Sie können nicht alles allein machen: Wenn Ihr Unternehmen wächst, führt der Versuch, alles in der Buchhaltungsabteilung selbst zu managen, zu Überlastung und verpassten Fristen. Kluges Personalmanagement ist entscheidend.
Zahlen sind enorm wichtig: Finanzleiter zögern oft, Teams zu vergrößern. Doch mehr Personal verhindert Überlastung und sorgt für pünktliche Aufgabenbearbeitung, was für bessere finanzielle Transparenz sorgt.
Gute Planung ist alles: Die richtige Strukturwahl für Ihre Buchhaltungsabteilung gewährleistet Compliance und eine gut organisierte Finanzverwaltung – das schafft die Grundlage für fundierte Entscheidungen.
Wachstum durch Daten: Eine besser organisierte Buchhaltung generiert mehr Daten, liefert tiefere Einblicke ins Unternehmen und unterstützt das Wachstum über verschiedene Zeiträume hinweg.
Die perfekte Struktur der Buchhaltungsabteilung ändert sich mit jeder Entwicklungsstufe Ihres Unternehmens ... aber eines ist sicher: Sie können nicht alles alleine machen.
Ich wette, dass Sie Burnout und verpasste Fristen hierher gebracht haben. Schließlich zögern Finanzleiter bekanntermaßen, neue Stellen zu schaffen. Wie das berüchtigte Zitat sagt, „Wir sind verflucht, denn wir sehen die Zahlen.“
Dieser Artikel wurde speziell dafür geschrieben, Ihnen Argumente für Ihre Einstellungsentscheidungen zu liefern und Ihr Buchhaltungsteam richtig aufzubauen.
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Warum die richtige Struktur so wichtig ist
Es gibt nur sehr wenige Abteilungen, die so sehr auf Ordnung und Organisation angewiesen sind wie die Buchhaltung.
Das sind die Menschen, die sicherstellen, dass Sie gesetzeskonform sind, auf die notwendigen finanziellen Schritte vorbereitet und mit den Zahlen ausgestattet sind, die Sie für fundierte Entscheidungen benötigen.
Falls das Sie noch nicht überzeugt, bedenken Sie, wie viele datenbasierte Erkenntnisse Sie über Ihr Unternehmen erhalten können.
Mehr Daten bedeuten mehr Erkenntnisse, was kurz-, mittel- und langfristige Vorteile bringt.
Funktionen der Buchhaltungsabteilung
Das Buchhaltungsteam ist für viele zentrale Finanzfunktionen verantwortlich, u.a.:
- Erfassen, Nachverfolgen und Analysieren der Finanzdaten Ihres Unternehmens
- Erstellung verschiedener wichtiger Finanzberichte und Dokumente
- Steuerverwaltung, interne Finanzprüfungen und Compliance
- Liquiditätsmanagement
- Verfolgung und Zuteilung von Kapital
- Buchführung
Um all dies korrekt zu erledigen, benötigt man Zeit, Liebe zum Detail und Fachwissen.
Jeder, der versucht hat, all diese Bereiche allein abzudecken, weiß, dass das bestenfalls schwierig, ab einem gewissen Wachstum aber schlicht unmöglich ist.
Wenn Sie ein DIY-Til-I-Die-Typ sind
Wenn Sie überzeugt sind, dass Sie alles selbst schaffen … vielleicht haben Sie recht. Aber Sie werden Hilfe brauchen. Hier ist die beste Buchhaltungssoftware, die Sie bekommen können – bewertet von meinem Team und mir:
Schauen wir uns nun die Kernfunktionen des Buchhaltungsteams genauer an.
Wenn Sie lediglich nach Tipps für den Teamausbau suchen, können Sie direkt zum funktionalen Abschnitt springen; sind Sie in diesem Bereich noch relativ neu, profitieren Sie von den folgenden Informationen.
Buchführung
Buchführung ist der Prozess der Erfassung Ihrer Finanzdaten, einschließlich:
- Umsatzquellen
- Verbindlichkeiten
- Forderungen
- Verluste
- Angabe relevanter Beträge, Daten und Verweise
Buchhalter verfolgen Eintragungen chronologisch, unter Verwendung von Belegen wie Verkaufsbelege, Bestellungen und Rechnungen.
Der Buchhaltungszyklus umfasst 8 Schritte; die Buchführung beschäftigt sich dabei vor allem mit den ersten vier:
- Analyse der Geschäftsvorfälle und Zuordnung zu den entsprechenden Konten
- Buchung von Geschäftsereignissen im Journal
- Buchungen im Hauptbuch
- Durchführung eines Abschlusses am Ende jeder Periode
Exakte Aufzeichnungen bilden das Fundament finanzieller Gesundheit und erleichtern kluge und rechtzeitige Entscheidungen. Und ein guter Buchhalter macht das Leben aller leichter, wenn der Steuerprüfer vor der Tür steht.
Lohnbuchhaltung
Zu den Aufgaben in der Lohnbuchhaltung zählen:
- Zahlungen an Mitarbeitende
- Abführen von Steuern im Namen der Belegschaft
- Führen von Aufzeichnungen über Abzüge, Anreize, Zahlungen und betriebliche Zusatzleistungen
Schauen wir uns ein Beispiel an.
Gerald und sein Freund Brett haben gemeinsam ein Unternehmen als Personengesellschaft gegründet und eine interne Mitarbeiterin eingestellt, die sich um ihre Finanzen kümmert.
Die Ironie dabei: Die einzige Person, für die sie eine Gehaltsabrechnung erstellen müssen, ist ihre Buchhalterin. Wenn sie das nicht tun, drohen ihnen saftige Geldstrafen und Sanktionen.
Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften müssen die Inhaber für sich selbst keine Gehaltsabrechnung machen, aber sehr wohl für jeden, der einen Arbeitsvertrag hat. Bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Aktiengesellschaften müssen Sie eine Gehaltsabrechnung führen – für sich selbst, Ihre Direktoren und Ihre Mitarbeiter.
Finanzberichte
Finanzberichte zu erstellen ist wie eine Blutuntersuchung machen zu lassen: ein notwendiges Übel für eine gute (organisatorische) Gesundheit.
Sie informieren Investoren und Entscheidungsträger über Gewinne, Cashflow, Schulden und Wachstum. Beispiele für Finanzberichte sind Folgende:
- Bilanz (oder Vermögensübersicht): Ein Überblick über die Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital Ihres Unternehmens
- Gewinn- und Verlustrechnung: Quartals- und Jahresabschlüsse mit Angaben zu Umsatz, Ausgaben, Nettogewinn und Erträgen
- Cashflow-Statement: Ein Bericht, der es Ihnen erlaubt, auf einen Blick zu erkennen, wie gesund Ihr Unternehmen ist, und drei Abschnitte enthält: operative Tätigkeiten, Investitionstätigkeiten und Finanzierungstätigkeiten
Stakeholder nutzen diese formalen Aufzeichnungen, um zu messen, wie effizient mit Geld, Vermögenswerten, Verbindlichkeiten und Eigenkapital umgegangen wird. Wenn Ihr Unternehmen in Schwierigkeiten steckt, sollten Sie das erkennen, die Ursache finden und rechtzeitig gegensteuern können – vorausgesetzt, Ihre Buchhaltung ist in Ordnung. Auch Kreditgeber, Prüfer und das Finanzamt greifen auf diese Berichte zurück, um die Rentabilität zu messen und die Einhaltung von Vorschriften zu überprüfen.
Interne Kontrollsysteme
Starke finanzielle Kontrollsysteme sind unerlässlich für Compliance, Sicherheit, Ressourcenmanagement und die langfristige Stabilität einer Organisation.
Wer darauf verzichtet, interne Kontrollen zu etablieren, geht ein unvermeidbares Risiko von Betrug oder gravierenden Fehlern ein, die Geschäftsleitung und Eigentümer in ernsthafte finanzielle wie rechtliche Schwierigkeiten bringen können.
Treasury Management
Das Treasury-Team ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass ein Unternehmen über genügend liquide Mittel verfügt, um seinen unmittelbaren Zahlungsverpflichtungen nachzukommen. Dazu gehören:
- Durchführung intensiver Prognoseaktivitäten
- Optimierung des Einsatzes von Krediten
- Schuldenabbau
- Ermittlung optimaler Investitionsmöglichkeiten
Steuererklärungen
Einer der einfachsten Wege, sein Unternehmen an die Wand zu fahren, ist es, einen Fehler bei der jährlichen Steuererklärung zu machen, riesige Bußgelder zu kassieren und die Liquidität aus dem Gleichgewicht zu bringen.
Außer Sie führen ein winziges Einzelunternehmen mit minimalen Fixkosten, lohnt es sich in der Regel, eine/n Steuerberater/in (CPA) zu engagieren, um die Steuererklärung vorzubereiten und einzureichen.
Vorsicht ist besser als Nachsicht, wie das alte Sprichwort sagt.
So strukturieren Sie Ihre Buchhaltungsabteilung
Eine strategische Herangehensweise zählt zu den cleversten Wegen, um Systeme und Prozesse im Unternehmen einzubauen, die langfristigen Erfolg sichern. Wie Sie Ihre Finanzabteilung strukturieren und aufbauen, ist dabei keine Ausnahme.
Hier sind einige der wichtigsten Buchhaltungsfunktionen:
- Chief Financial Officer: Das wären Sie. Sie arbeiten direkt mit der Geschäftsführung zusammen und verantworten alle finanziellen Belange: Richtlinien setzen, finanzielle und operative Strategien entwickeln, die betriebliche Effizienz steigern und mithilfe von Berichten Entscheidungen treffen.
- Treasury Manager: Beobachtet gesetzliche Änderungen, setzt finanzielle Richtlinien durch und pflegt Beziehungen zu Kreditgebern und Investoren.
- Controller: Bereitet Monatsabschlüsse vor, erstellt Finanzberichte, beaufsichtigt die Gehaltsabrechnung und das Tagesgeschäft (inklusive Personal), und stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher.
- Buchhalter/in: Verwaltet das Hauptbuch, erstellt Tages-Reports, erledigt die Steuerangelegenheiten und wickelt die Lohn- und Gehaltsabrechnung ab.
- Sachbearbeiter/in: Datenerfassung, einschließlich Einbuchung von Zahlungseingängen, Pflege von Excel-Tabellen oder Bedienung von Buchhaltungssoftware sowie Scheckdruck. Viele kleine Unternehmen beschäftigen zwei Sachbearbeiter/innen – eine/n für Kreditorenbuchhaltung und eine/n für Debitorenbuchhaltung.
Weitere gängige Buchhaltungsrollen sind:
- Finanzanalyst
- Interner Audit Manager
- Kredit- und Inkassomanager
- Einkaufsleiter
- Leiter Buchhaltung
Wie Finanzrollen zusammenarbeiten
Je kleiner Ihr Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie sich auf wenige Personen oder einen externen Dienstleister verlassen, der alle buchhalterischen Aufgaben übernimmt.
Mit Wachstum steigt der Arbeitsaufwand erheblich und Sie müssen qualifizierte Personen für jede Rolle einstellen und eine Hierarchie aufbauen. Ich weiß, was Sie denken: Endlich kommen wir zum interessanten Teil!
Lesen Sie weiter, um Best Practices für die Struktur Ihrer Buchhaltungsabteilung zu erfahren.
Die geeignete Struktur für die Buchhaltungsabteilung Ihres Unternehmens wählen
Der Umsatz, das Alter und die Größe Ihres Unternehmens bestimmen maßgeblich die Struktur und den Bedarf Ihrer Finanzabteilung.
Es versteht sich von selbst, dass ein Startup in der Regel weder die gleichen Ressourcen benötigt noch Zugriff auf sie hat wie multinationale Organisationen. Denken Sie also daran, dass diese Informationen niemals universell anwendbar sind.
Weitere wichtige Faktoren sind:
- Die Branche, in der Sie tätig sind
- Wie alt Ihr Unternehmen ist
- Wie viele Mitarbeitende Sie beschäftigen
- Anzahl der Standorte
All diese Aspekte beeinflussen den Aufbau und die Struktur Ihres Finanzteams.
Schauen wir uns nun an, wie einer der wichtigsten Faktoren – das Alter und die Entwicklungsphase eines Unternehmens – die Struktur der Finanzabteilung beeinflussen kann.
Startup
In den meisten Fällen konzentrieren sich Startups auf Wachstum und Skalierbarkeit mit dem Ziel, ein Geschäftsmodell zu entwickeln, das hohe Gewinne erwirtschaften kann. Ein kleineres Team führt dazu, dass Gründer und Schlüsselpersonal viele verschiedene Aufgaben übernehmen.
Während Sie sich CFO- oder Treasurer-Aufgaben mit anderen Mitarbeitenden in der Frühphase teilen, ist es ratsam, in eine gute Buchhaltungssoftware zu investieren, um alle Informationen zentral zu verwalten.
Mit dem Wachstum werden viele Ihrer Finanzaufgaben vermutlich an spezialisierte Dienstleister ausgelagert. In der Startup-Phase konzentrieren sich Ihre größten finanziellen Herausforderungen meist auf Folgendes:
- Zahlungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung pünktlich und unter Einhaltung der steuerlichen Vorschriften zu leisten.
- Ein wachsames Auge und eine strikte Kontrolle über den Cashflow des Unternehmens zu haben, einschließlich Verbindlichkeiten und Forderungen.
- Die Unternehmensausgaben zu überwachen, damit in der Wachstumsphase keine unangemessenen Kosten entstehen.
Wenn Sie ein massives und schnelles Wachstum verzeichnen, ist es sinnvoll, frühzeitig einen Einstellungsplan für Ihre Buchhaltungsabteilung zu erstellen und umzusetzen, sobald das Arbeitspensum nicht mehr tragbar ist.
Kleine Unternehmen
Der Begriff „kleines Unternehmen“ kann irreführend sein.
In den USA definiert die Small Business Administration (SBA) ein kleines Unternehmen als eines mit weniger als 500 Mitarbeitenden … was 99,9 % aller Unternehmen in den Vereinigten Staaten einschließt.
Bedenken Sie dabei, dass die strategischen Ziele eines kleinen Unternehmens von den Zielsetzungen der Eigentümer abhängen. Profitabilität ist jedoch immer ein zentrales Ziel. Mit zunehmendem Wachstum Ihres Unternehmens sollten Sie sich mehr Gedanken über eine voll ausgebaute Finanzabteilung machen.
Ich konzentriere mich auf kleine Unternehmen mit $2-10M Umsatz.
Die Struktur Ihrer Buchhaltungsabteilung kann immer noch effizient und schlank bleiben, wenn das für Sie funktioniert—Payroll-Spezialisten und Buchhaltungsleiter sorgen dafür, dass buchhalterische Aufgaben im kleinen Unternehmen wie die Einrichtung von Reporting-Dashboards zur Überwachung von KPIs erledigt werden. Ab diesem Punkt können sich CFO und Controller auf das große strategische Gesamtbild konzentrieren, einschließlich Abteilungs- oder operativer Berichte.
Große Unternehmen
Große Unternehmen, also solche mit mehr als 500 Mitarbeitenden und Standorten auf der ganzen Welt, streben in der Regel die Expansion in neue Märkte sowie Effizienz (oder zumindest Kostensenkungen) an.
Falls es noch nicht geschehen ist, werden Sie bestrebt sein, Ihre Organisationsstruktur zu verschlanken und zu optimieren. Ein zentrales Ziel ist es, den C-Level, insbesondere den CFO, auf langfristige Strategien fokussieren zu lassen. Ziehen Sie in Betracht, eine/n VP of Finance einzusetzen, um die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu überwachen, einschließlich Finanzplanung und -berichterstattung sowie Compliance und Risikomanagement.
Die wichtigsten Ziele für größere Unternehmen hängen von den Unternehmenszielen ab, können aber Folgendes beinhalten:
- Zentralisierung wichtiger operativer Tools: Falls Ihr Unternehmen nicht bereits die Vorteile eines ERP nutzt, wird das Thema zwangsläufig aufkommen. Das Know-how eines professionellen Finanzteams – und von Mitarbeitenden in speziellen Buchhaltungsfunktionen – wird bei der ERP-Implementierung enorm helfen und das Unternehmen auf Erfolg und Wachstum ausrichten.
- Fusionen und Übernahmen: Im Rahmen der Unternehmensstrategie kann die Fusion mit oder Übernahme von Unternehmen im Mittelpunkt von Wachstum und Expansion stehen. Hierbei sind Ihre Finanzverantwortlichen in allen Phasen – von der Planung bis zur Integration – von entscheidender Bedeutung. Dazu gehören die Durchführung von Due-Diligence-Prüfungen und Finanzmodellierung.
Vertiefender Einblick ins Senior-Accounting-Team
Im Folgenden beantworten wir einige der drängendsten Fragen, die Führungskräfte zur Struktur der Buchhaltungsabteilung haben.
Wann ist es sinnvoll, einen CFO einzustellen?
Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre eigenen Finanzkenntnisse nicht ausreichen, um die Rolle des CFO zu übernehmen, ist das in Ordnung. Es ist besser, die eigenen Schwächen einzugestehen und ein Finanz- und/oder Buchhaltungsteam um sich herum aufzubauen, als zu versuchen, etwas zu erzwingen, das nicht passt.
Alle Unternehmen haben eine Sache gemeinsam – sie müssen (und ordnungsgemäß verwalten) Geld verdienen, um bestehen zu bleiben. Strategische Finanzplanung und datengesteuerte Berichterstattung sind das Herzstück jedes erfolgreichen Unternehmens. Einen CFO einzustellen ist der sichere Weg, damit Ihr Unternehmen von Beginn an auf Erfolgskurs geht.
CFO vs. Controller: Was ist der Unterschied?
Der CFO steht an der Spitze der hierarchischen Struktur der Finanzabteilung. Während der CFO den Überblick behalten und das große Ganze sehen muss, um Verbesserungen und Strategien zu entwickeln, konzentriert sich der Controller auf die Buchhaltungsfunktionen und die Optimierung der täglichen Abläufe des Unternehmens.
Accounting Manager vs. Controller: Was ist der Unterschied?
In kleineren Organisationen tragen Controller oft eine Doppelfunktion und führen ein kleines Team von Buchhalter:innen und Sachbearbeitenden. Für größere Betriebe empfiehlt es sich jedoch, Accounting Manager einzustellen, die das Personal führen, während Controller sich auf Budgets, Prognosen und andere wichtige Berichte konzentrieren.
So schaffen Sie eine leistungsstarke Finanzabteilung
Ob Sie nun die Finanzabteilung eines kleinen Unternehmens oder eines schnell wachsenden Tech-Unternehmens leiten – die Strukturierungsmöglichkeiten für Ihre Abteilung hängen immer von Ihren spezifischen Anforderungen ab.
Die erste Frage, die Sie sich stellen sollten, ist, ob Sie selbst der/die richtige CFO für den Job sind oder ob eine externe Besetzung die Wachstumsperspektive verbessert. Von dort aus können Sie eine Strategie entwickeln, die für eine gesunde Trennung der Aufgaben sorgt, sodass jede Buchhaltungsfunktion von der richtigen Person übernommen wird und eine passende Hierarchie in der Abteilung gewährleistet ist.
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