Perfekte Struktur der Buchhaltungsabteilung: Warum, Wann, Wie
Die perfekte Struktur einer Buchhaltungsabteilung verändert sich mit jeder Entwicklung Ihres Unternehmens... aber eines ist sicher: Sie können nicht alles alleine erledigen.
Ich wette, dass Überarbeitung und verpasste Fristen Sie hierher geführt haben. Schließlich sind Führungskräfte im Finanzbereich notorisch zögerlich, neue Mitarbeitende einzustellen. Wie das berüchtigte Zitat lautet: „Wir sind verflucht, denn wir können die Zahlen sehen.“
Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, diese Einstellungsentscheidungen zu begründen und Ihr Buchhaltungsteam auf die richtige Weise zu erweitern.
Sie möchten mehr vom The CFO Club?
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag zu Ende zu lesen und einer Community moderner CFOs und Finanzverantwortlicher beizutreten, die auf erprobte Methoden, Tools und Erkenntnisse zugreifen, um sich in der KI-gesteuerten Finanzwelt zurechtzufinden.
Have an account? Log In
Die Bedeutung der richtigen Strukturwahl
Es gibt nur wenige Abteilungen, die so sehr auf Ordnung und Organisation angewiesen sind wie die Buchhaltung.
Das sind die Menschen, die dafür sorgen, dass Sie rechtskonform sind, auf notwendige finanzielle Schritte vorbereitet bleiben und mit den Zahlen ausgestattet sind, die Sie für fundierte Entscheidungen brauchen.
Wenn das immer noch nicht überzeugt, denken Sie an die vielen datengestützten Einblicke, die Sie so in Ihr Unternehmen erhalten.
Mehr Daten bedeuten mehr Erkenntnisse, was kurzfristige, mittelfristige und langfristige Vorteile mit sich bringt.
Funktionen der Buchhaltungsabteilung
Das Buchhaltungsteam ist für viele zentrale Finanzfunktionen verantwortlich, darunter:
- Erfassung, Nachverfolgung und Analyse der Finanzdaten Ihres Unternehmens
- Erstellung einer Vielzahl wichtiger Finanzberichte und -dokumente
- Verwaltung von Steuern, internen Finanzprüfungen und Compliance
- Liquiditätsmanagement
- Verfolgung und Zuweisung von Kapital
- Buchführung
Um all das richtig zu machen, braucht es Zeit, ein Auge fürs Detail und spezialisiertes Wissen.
Jeder, der versucht hat, all diese Aufgaben alleine zu bewältigen, weiß, dass das bestenfalls schwierig ist – und ab einem bestimmten Wachstum unmöglich.
Wenn Sie ein Durch-und-durch-Do-it-Yourself-Typ sind
Wenn Sie überzeugt sind, dass Sie alles selbst machen können… vielleicht haben Sie sogar Recht. Aber Sie werden Hilfe brauchen. Hier ist die beste Buchhaltungssoftware, die Sie bekommen können, bewertet von meinem Team und mir:
Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Prüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir transparent bleiben.
- 8. Reckon One
Schauen wir uns nun die Kernfunktionen des Buchhaltungsteams im Detail an.
Wenn Sie einfach nur nach Tipps zum Teamaufbau suchen, können Sie direkt zum Abschnitt mit funktionalen Ratschlägen springen; sind Sie in diesem Bereich noch relativ neu, profitieren Sie vom Weiterlesen.
Buchführung
Buchführung ist die Erfassung Ihrer finanziellen Informationen, darunter:
- Einnahmequellen
- Verbindlichkeiten
- Forderungen
- Verluste
- Einschließlich relevanter Beträge, Daten und Referenzen
Buchhalter:innen dokumentieren Einträge chronologisch anhand von Belegen wie Verkaufsquittungen, Bestellungen und Rechnungen.
Der Buchhaltungszyklus umfasst 8 Schritte; die Buchführung konzentriert sich jedoch vor allem auf die ersten vier:
- Analyse von Geschäftsvorfällen und Zuordnung zu den richtigen Konten
- Erstellen von Buchungssätzen
- Übertragung der Einträge in das Hauptbuch
- Abschlussabstimmung am Periodenende
Genaue Aufzeichnungen bilden das Fundament finanzieller Gesundheit und ermöglichen eine kluge und zeitgerechte Entscheidungsfindung. Außerdem macht ein:e gute:r Buchhalter:in allen das Leben leichter, wenn der Steuerprüfer kommt.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Zu den Aufgaben in der Lohn- und Gehaltsabrechnung gehören:
- Zahlungen an Mitarbeitende leisten
- Steuern für diese abführen
- Erfassung von Abzügen, Anreizen, Gehaltszahlungen und betrieblichen Zusatzleistungen
Sehen wir uns ein Beispiel an.
Gerald und sein Freund Brett haben ein Unternehmen als Partnerschaft gegründet und eine festangestellte Mitarbeiterin eingestellt, die sich um ihre Finanzen kümmert.
Die Ironie daran? Die einzige Person, für die sie Lohn abrechnen müssen, ist ihre Buchhalterin. Wenn sie das nicht tun, drohen ihnen saftige Bußgelder und Strafen.
Für Einzelunternehmer und Personengesellschaften gilt: Die Eigentümer selbst müssen keine Lohnabrechnung für sich machen, wohl aber für jeden, mit dem es einen Vertrag gibt. Bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) und Kapitalgesellschaften müssen Sie eine Lohnabrechnung durchführen – für sich, Ihre Geschäftsführung und Ihre Mitarbeitenden.
Jahresabschlüsse
Jahresabschlüsse zu erstellen ist wie eine Blutuntersuchung machen zu lassen – ein notwendiges Übel für eine gute (organisatorische) Gesundheit.
Sie informieren Investoren und Entscheider über Gewinne, Cashflow, Schulden und Wachstum. Zu den Beispielen für Finanzberichte gehören folgende:
- Bilanz (oder Vermögensübersicht): Eine Übersicht über die Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital Ihres Unternehmens
- Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Quartals- und Jahresabschlüsse, die Umsätze, Kosten, Nettoergebnis und Gewinne ausweisen
- Kapitalflussrechnung: Ein Bericht, der auf einen Blick zeigt, wie gesund Ihr Unternehmen ist, mit drei Abschnitten: operative Aktivitäten, Investitionstätigkeiten und Finanzierungstätigkeiten
Stakeholder nutzen diese offiziellen Aufzeichnungen, um zu messen, wie effektiv Geldmittel, Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital verwaltet werden. Gerät Ihr Unternehmen in Schwierigkeiten, sollten Sie dies rechtzeitig erkennen, gegensteuern und Lösungen finden können – vorausgesetzt, Ihre Buchhaltung stimmt. Auch Gläubiger, Prüfer und das Finanzamt greifen auf diese Berichte zurück, um die Rentabilität zu messen und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
Interne Kontrollsysteme
Starke finanzielle Kontrollsysteme sind für die Einhaltung von Vorschriften, die Sicherheit, das Ressourcenmanagement und die langfristige Existenz eines Unternehmens unerlässlich.
Wer auf interne Kontrollen verzichtet, erhöht zwangsläufig das Betrugsrisiko oder das Risiko schwerwiegender Fehler, die für Unternehmer und Geschäftsleitung ernsthafte finanzielle und rechtliche Folgen nach sich ziehen können.
Konzern-Treasury
Das Treasury-Team ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass ein Unternehmen jederzeit genügend Liquidität für seine unmittelbaren Verpflichtungen hat. Dazu gehören:
- Durchführung intensiver Forecast- und Planungsaktivitäten
- Optimierung der Kreditnutzung
- Schuldenabbau
- Ermittlung der besten Investitionsmöglichkeiten
Steuererklärungen
Einer der schnellsten Wege, ein Unternehmen zu ruinieren, ist, die jährliche Steuererklärung zu vermasseln, riesige Bußgelder aufzuheißen und den Cashflow aus dem Gleichgewicht zu bringen.
Sofern Sie nicht ein winziger Einzelunternehmer mit minimalem Aufwand sind, lohnt es sich in der Regel, einen/eine Steuerberater:in (CPA) zu beauftragen, um die Steuererklärung zu prüfen und einzureichen.
Lieber auf Nummer sicher gehen, wie das Sprichwort sagt.
So bauen Sie Ihre Buchhaltungsabteilung auf
Eine strategische Herangehensweise ist eine der klügsten Methoden, um Prozesse und Strukturen zu schaffen, die Ihr Unternehmen auf nachhaltigen Erfolg vorbereiten. Das gilt auch für die Art und Weise, wie Sie Ihre Finanzabteilung aufbauen.
Dies sind einige der wichtigsten Aufgaben in der Buchhaltung:
- Chief Financial Officer (Finanzvorstand): Das wären Sie. Sie arbeiten direkt mit dem CEO zusammen und leiten sämtliche finanzielle Aspekte eines Unternehmens: Richtlinien festlegen, finanzielle und operative Strategien entwickeln, operative Effizienz steigern und Berichte zur Entscheidungsfindung nutzen.
- Treasury Manager (Leitung Treasury): Beobachtet regulatorische Änderungen, setzt finanzielle Richtlinien durch und hält Beziehungen zu Gläubigern und Investoren aufrecht.
- Controller (Leitung Rechnungswesen): Erstellt Monatsberichte, erstellt Jahresabschlüsse und überwacht die Lohnabrechnung sowie das Tagesgeschäft (inklusive Personal) und ist verantwortlich für die Einhaltung von Vorgaben.
- Buchhalter:in: Verwaltet das Hauptbuch, erstellt Tagesberichte, bearbeitet Steuerangelegenheiten und führt die Lohnabrechnung durch.
- Kaufmännische/r Sachbearbeiter:in: Datenerfassung, z. B. Erfassen von Zahlungseingängen, Pflege von Excel-Tabellen oder Nutzung einer Buchhaltungssoftware und das Ausdrucken von Schecks. In kleineren Unternehmen gibt es oft zwei Sachbearbeiter:innen: für Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung.
Weitere gängige Positionen im Rechnungswesen sind:
- Finanzanalyst
- Interner Audit-Manager
- Kredit- und Forderungsmanagement-Manager
- Einkaufsleiter
- Buchhaltungsleiter
Wie Finanzrollen miteinander interagieren
Je kleiner Ihr Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie sich auf wenige Personen oder einen externen Dienstleister verlassen müssen, der sich um alle Buchhaltungsfunktionen kümmert.
Mit dem Wachstum steigt die Arbeitsbelastung erheblich, und Sie müssen qualifizierte Fachkräfte für jede Rolle einstellen und eine Hierarchie etablieren. Ich weiß, was Sie denken: Endlich kommt der spannende Teil!
Lesen Sie weiter, um Best Practices für die Struktur eines Buchhaltungsbereichs zu erfahren.
Die Organisationsstruktur der Buchhaltung Ihres Unternehmens wählen
Der Umsatz, das Alter und die Größe Ihres Unternehmens bestimmen zwangsläufig die Struktur und Anforderungen Ihrer Finanzabteilung.
Es versteht sich von selbst, dass ein Start-up in der Regel weder die gleichen Ressourcen benötigt noch Zugang zu ihnen hat wie multinationale Unternehmen. Beachten Sie daher, dass keine dieser Informationen allgemeingültig ist.
Weitere gängige Faktoren sind:
- Die Branche, in der Sie tätig sind
- Wie alt Ihr Unternehmen ist
- Wie viele Mitarbeiter Sie haben
- Anzahl der geografischen Standorte
All diese Aspekte beeinflussen, wie Sie Ihr Finanzteam aufbauen und strukturieren.
Lassen Sie uns aufschlüsseln, wie einer der wichtigsten Faktoren – das Alter und die Entwicklungsstufe eines Unternehmens – die Struktur seiner Finanzabteilung beeinflussen kann.
Start-up
In den meisten Fällen fokussieren sich Start-ups auf Wachstum und Skalierbarkeit mit dem Ziel, ein Geschäftsmodell zu entwickeln, das hohe Gewinne erwirtschaften kann. Eine kleinere Belegschaft führt dazu, dass Gründer und Schlüsselpersonen mehrere Rollen übernehmen.
Während Sie sich die Aufgaben des CFO oder des Kassenwarts mit anderen Mitarbeitenden in der frühen Unternehmensphase teilen, empfiehlt es sich, in eine gute Buchhaltungssoftware zu investieren, um alle Informationen zentral zu erfassen.
Mit zunehmendem Wachstum werden viele Finanzaufgaben an spezialisierte Dienstleister ausgelagert. Als Start-up sind Ihre wichtigsten finanziellen Anliegen vor allem:
- Die Lohnzahlung pünktlich sicherzustellen und dabei die Einhaltung der Steuervorschriften zu gewährleisten.
- Einen genauen Überblick über den Cashflow des Unternehmens zu behalten, einschließlich Forderungen und Verbindlichkeiten.
- Die Ausgaben des Unternehmens zu überwachen, damit während der Wachstumsphase keine unangemessenen Kosten entstehen.
Erleben Sie ein massives und schnelles Wachstum, lohnt es sich, einen Einstellungsplan für die Buchhaltungsabteilung auszuarbeiten und ihn umzusetzen, sobald die Arbeitsbelastung nicht mehr tragbar ist.
Kleine Unternehmen
Der Begriff „kleines Unternehmen“ kann etwas irreführend sein.
In den USA definiert die Small Business Administration (SBA) ein kleines Unternehmen als ein Unternehmen mit weniger als 500 Beschäftigten ... was 99,9% aller Unternehmen in den Vereinigten Staaten einschließt.
Berücksichtigen Sie dabei: Die strategischen Ziele eines kleinen Unternehmens hängen zwar von den Zielen des/der Eigentümer(s) ab, doch Profitabilität ist immer ein zentrales Ziel. Mit Ihrem Unternehmenswachstum sollten Sie die Errichtung einer vollwertigen Finanzabteilung ernsthafter in Betracht ziehen.
Ich konzentriere mich auf kleine Unternehmen mit einem Umsatz von 2-10 Mio. $.
Die Struktur Ihrer Buchhaltungsabteilung kann dennoch schlank bleiben, sofern dies für Sie funktioniert—Lohnbuchhaltungs-Spezialisten und Buchhaltungsleiter sorgen dafür, dass buchhalterische Aufgaben kleiner Unternehmen erledigt werden, zum Beispiel die Einrichtung von Dashboards zur Überwachung von Kennzahlen. In dieser Phase können sich CFO und Controller auf das große strategische Bild konzentrieren, wie etwa Abteilungs- oder Betriebsberichte.
Große Unternehmen
Große Unternehmen, also solche mit mehr als 500 Mitarbeiter:innen und Standorten auf der ganzen Welt, zielen in der Regel auf Expansion in neue Märkte und Effizienz (oder zumindest Kostensenkung) ab.
Falls das noch nicht geschehen ist, sollten Sie Ihre Organisationsstruktur rationalisieren und optimieren. Ein zentrales Ziel ist es, dem Vorstand und insbesondere dem CFO zu ermöglichen, sich auf langfristige Strategien zu konzentrieren. Ziehen Sie die Ernennung eines VP of Finance in Betracht, der den finanziellen Gesundheitszustand des Unternehmens überwacht, einschließlich Finanzplanung und -berichterstattung sowie Einhaltung von Vorschriften und Risikomanagement.
Die wichtigsten Ziele für größere Unternehmen richten sich nach den Unternehmenszielen, können aber Folgendes umfassen:
- Zentralisierung zentraler operativer Tools: Wenn Ihr Unternehmen die Vorteile eines ERP noch nicht nutzt, wird das Thema früher oder später aufkommen. Der Input eines erfahrenen Finanzteams – und von Spezialist:innen in bestimmten Rechnungswesensfunktionen – ist entscheidend für eine erfolgreiche ERP-Einführung und für den langfristigen Unternehmenserfolg.
- Fusionen und Übernahmen: Als Teil der Unternehmensstrategie können Fusionen oder Übernahmen von Unternehmen ein zentraler Fokus für Wachstum und Expansion sein. In solchen Fällen sind Ihre Führungskräfte im Finanzbereich während aller Phasen – von der Planung bis zur Integration – entscheidend. Dazu gehören die Durchführung von Due-Diligence-Prüfungen und Finanzmodellierung.
Ein genauerer Blick auf das Leitungsteam im Rechnungswesen
Im Folgenden beantworten wir einige der dringendsten Fragen, die Unternehmer:innen zur Struktur der Buchhaltungsabteilung haben.
Wann ist es sinnvoll, einen CFO einzustellen?
Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Finanzkenntnisse nicht ausreichen, um selbst die Rolle des CFO zu übernehmen, ist das völlig in Ordnung. Es ist besser, sich die eigenen Schwächen einzugestehen und ein Finanz- und/oder Buchhaltungsteam um sich herum aufzubauen, als zu versuchen, etwas zu erzwingen, was nicht passt.
Alle Unternehmen haben eines gemeinsam – sie müssen Geld verdienen und richtig verwalten, um am Markt zu bestehen. Strategische Finanzplanung und datenbasierte Berichterstattung sind das Herzstück jedes erfolgreichen Unternehmens, und die Einstellung eines CFO ist ein sicherer Weg, um sicherzustellen, dass Ihr Startup erfolgreich startet.
CFO vs. Controller: Was ist der Unterschied?
Der CFO steht an der Spitze der strukturellen Hierarchie der Finanzabteilung. Während der CFO den Blick für das große Ganze haben muss, um Potenziale zur Weiterentwicklung und Verbesserung zu erkennen, beschäftigt sich der Controller vor allem mit Buchhaltungsaufgaben und der Optimierung der täglichen Abläufe im Unternehmen.
Accounting Manager vs Controller: Was ist der Unterschied?
In kleineren Unternehmen übernehmen Finanzcontroller häufig eine Doppelfunktion und leiten möglicherweise ein kleines Team aus Buchhalter:innen und Sachbearbeiter:innen. Für größere Unternehmen empfiehlt es sich jedoch, Accounting Manager einzustellen, die das Personal führen und den Controllern ermöglichen, sich auf Budgets, Prognosen und andere wichtige Berichte zu konzentrieren.
So gestalten Sie eine hochleistungsfähige Finanzabteilung
Ob Sie nun die Finanzabteilung eines kleinen Unternehmens oder eines schnell wachsenden Tech-Unternehmens führen, die Möglichkeiten, wie Sie Ihre Finanzabteilung strukturieren können, hängen immer von Ihren individuellen Bedürfnissen ab.
Die erste Frage, die Sie sich stellen müssen, ist, ob Sie selbst die richtige Besetzung für die Position als CFO sind oder ob eine Neubesetzung Sie besser für Wachstum aufstellen würde. Von dort aus können Sie eine Strategie entwickeln, die eine gesunde Aufgabentrennung gewährleistet, sodass jede Buchhaltungsfunktion von der richtigen Person übernommen wird und die perfekte Hierarchie in Ihrer Buchhaltungsabteilung entsteht.
Möchten Sie über alle Neuigkeiten rund um Finanzen und Rechnungswesen informiert bleiben?
Wir haben The CFO Club als das Nachschlagewerk aufgebaut, das wir uns früher in unseren alten Corporate-Finance-Jobs immer gewünscht haben. Ausführliche Informationen dazu, wie Sie den Fachbereich leiten—wie, wann und mit welchen Tools Sie die Aufgaben am besten erledigen.
Klingt das nach Ihrem Geschmack? Abonnieren Sie unseren kostenlosen Newsletter für Expertenrat, Leitfäden und Einblicke von Finanzführern, die die Tech-Branche gestalten.
