12 Vorteile von Buchhaltungssoftware, die Geld sparen
Ohne die richtigen Tools, um Ihren Buchhaltungsworkflow zu unterstützen, könnte sich die Finanzabteilung in Ihrem Unternehmen leicht in eine unknackbare Blackbox verwandeln, was zu Verzögerungen, Fehlern und unvorhergesehenen Kosten führt, die allesamt hätten vermieden werden können.
Sie fragen sich, ob jetzt der richtige Zeitpunkt ist, in Buchhaltungssoftware zu investieren? Hier sind die wichtigsten Vorteile von Buchhaltungssoftware, die Ihnen bei der Entscheidung helfen.
Warum Buchhaltungssoftware anschaffen?
Es gibt viele Gründe, warum Sie Buchhaltungssoftware anschaffen sollten. Wenn Sie sich jedoch für nur einen entscheiden müssten, liefe es auf Folgendes hinaus – Transparenz.
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Ohne eine Prüfspur, aus der hervorgeht, woher Ihre Finanzdaten stammen, wer für Änderungen verantwortlich ist und wie alles zusammenkommt, um das Gesamtbild zu ergeben, wissen Sie nie, welchen Zahlen Sie vertrauen können.
Auch wenn Sie vielleicht denken, dass Ihre Excel-Tabellen Ihnen Geld sparen, sind sie in Wirklichkeit:
- Anfällig für menschliche Fehler, die zu kostspieligen Irrtümern und ungenauer Berichterstattung führen können
- Zeitaufwendig zu pflegen, wenn Ihr Unternehmen wächst und das Transaktionsvolumen zunimmt
- Mit unzureichenden Funktionen für die Zusammenarbeit ausgestattet, wodurch die Zusammenarbeit von Finanzteams erschwert wird
- Nicht sicher, da Tabellenkalkulationen ohne Zugriffskontrollen problemlos mit beliebigen Personen geteilt werden können
- Ohne Funktionen wie automatisierten Abgleich, Ausgabenverwaltung und Finanzberichterstattung
Anstatt Daten aus einer Tabelle zu kopieren und in eine andere einzufügen, haben Sie alle Ihre Transaktionsinformationen an einem Ort. Sie können problemlos sehen, wofür Geld ausgegeben wurde oder was in das Unternehmen geflossen ist, und Sie wissen immer, wo Sie diese Informationen finden.
Nun gut, aber brauchen Sie sie?
Technisch gesehen: nein. Genauso wenig, wie Sie für das morsche Bodenbrett einen Tischler brauchen. Alles, was Sie wirklich benötigen, ist eine scharfe Klinge und etwas Klebstoff.
Aber andererseits: Nach fünfzehn Minuten, einem kaputten Bodenbrett und ein paar Splittern wäre es vielleicht doch einfacher gewesen, einfach jemanden zu rufen?
Buchhaltungssoftware ist weit mehr als ein zentraler Ort zum Anzeigen von Finanzdaten. Sie ist auch eine Automatisierungsplattform, ein Berichterstattungstool und ein Kontrollmechanismus zur Sicherstellung der Steuerkonformität. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile von Buchhaltungssoftware, abgeleitet aus realen Anwendungsfällen verschiedener B2B- und B2C-Tech-Start-ups:
1. Finanzielle Transparenz in Echtzeit
Anstatt sich auf isolierte Daten in mehreren Tabellenkalkulationen zu verlassen, lassen sich cloudbasierte Buchhaltungslösungen in Banken, Zahlungsabwickler und Geschäfts-Apps integrieren, um jederzeit aktuelle Einblicke in den Cashflow, die Umsätze und die Ausgaben eines Unternehmens zu bieten. Dies ist eine der zentralen Funktionen moderner Buchhaltungssoftware, die nicht nur großen Unternehmen, sondern auch KMU, Start-ups und gemeinnützigen Organisationen helfen kann.
Während des Lockdowns im Vereinigten Königreich benötigten Finanzverantwortliche verschiedener Unternehmen Unterstützung dabei, mit dem komplexen Kurzarbeitsprogramm des Landes Schritt zu halten. Pamela Phillips erklärt, wie die Integration mit Xero ihren Kunden dabei half, die Cashflow-Probleme in diesem Zeitraum zu bewältigen:
Jedes Mal, wenn die Regierung eine neue Initiative einführte, mussten wir sofort reagieren, ihre Bedeutung für unsere Kunden interpretieren und kommunizieren, was geschah und wie wir ihnen beim Zugang dazu helfen konnten.
Mit Xero sind die Zahlen unserer Kunden immer auf dem neuesten Stand. In dem Moment, als die Pandemie begann, konnten wir die Konten unserer Kunden einsehen und feststellen, ob sie ein Liquiditätsproblem hatten.
2. Automatisierte Dateneingabeprozesse
Manuelle Dateneingabe ist zeitaufwendig, fehleranfällig und hemmt das Wachstum. Buchhaltungsplattformen nutzen Tools wie künstliche Intelligenz und optische Zeichenerkennung (OCR), um Dokumente schnell und präzise zu erfassen.
Stack Overflow, die Online-Community für Entwickler, nutzt Tipalti seit 2019 für die Automatisierung seiner Finanzprozesse.
Seit der Implementierung nutzt Stack Overflow die Lösungen von Tipalti für mehrere Unternehmen und Währungen, um 90 % seiner Finanzprozesse zu automatisieren. Detaillierte Prüfpfade erfassen dabei jede Änderung – ganz ohne manuellen Aufwand.
Warum ist das wichtig? Laut Quickbooks verbringt der durchschnittliche Inhaber eines Kleinunternehmens mehr als zehn Stunden pro Woche mit der manuellen Eingabe von Buchhaltungsdaten. All dies könnte problemlos automatisiert werden, wodurch ein Unternehmen mindestens $15,000/Jahr einsparen könnte. Dies ist auch ein wichtiger Vorteil von Buchhaltungssoftware für Freiberufler.
3. Nahtlose funktionsübergreifende Integration
Gartner stellte fest, dass 39 % der Unternehmensleiter Integrationen mit bestehender Software als wichtigsten Faktor bei der Auswahl eines neuen Softwareanbieters betrachten.
Das gilt insbesondere für Buchhaltungsaufgaben. Indem Sie Finanzdaten mit operativen Daten aus Ihrem CRM, Ihrer Bestandsverwaltung, ERP, Lohnabrechnung und anderen Tools verbinden, erhalten Sie ein vollständiges Bild Ihrer finanziellen Leistung über alle Geschäftsbereiche hinweg.
Quickbooks gilt beispielsweise seit Langem als Goldstandard für Integrationen zwischen Buchhaltungsplattformen. Derzeit bietet die Plattform eine Bibliothek mit mehr als 750 Integrationen von Drittanbietern sowie eine offene API für den Datenaustausch in mehrere Richtungen.
Bevor wir TSheets hatten, wurde unsere Einsatzplanung vollständig in einer Tabellenkalkulation durchgeführt, was zu vielen Fehlern führte. Jetzt können wir sehen, wie viele Stunden jeder Techniker gearbeitet hat und an welchem Auftrag.
Zur Einordnung: Die von ihm erwähnte Integration TSheets heißt jetzt Quickbooks Time und ermöglicht es Verantwortlichen, die Arbeitspläne der Mitarbeiter zu verfolgen und in Echtzeit anzupassen.
4. Prüfpfade und Compliance-Management
Statt sich auf eine fehleranfällige manuelle Dokumentation zu verlassen, erfassen Prüfpfade mühelos, wer was wann und wo im Rahmen finanzieller Aktivitäten getan hat. Durch die Protokollierung jeder Transaktion, Benutzeraktion und jedes Systemereignisses liefern sie einen Finanzdatensatz, mit dem die Einhaltung von Gesetzen wie GAAP, SOX und DSGVO nachgewiesen werden kann.
Durch die Erstellung detaillierter Prüfpfade, die eine angemessene Verantwortlichkeit innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation sicherstellen, können Softwarelösungen Sie auf vielfältige Weise bei der Einhaltung von Vorschriften wie GAAP und SOX unterstützen. Hier einige Beispiele:
- Nachweis, dass die Umsatzrealisierung gemäß ASC 606 korrekt durchgeführt wurde.
- Überprüfung, dass Aufwendungen in der richtigen Periode erfasst wurden.
- Nachweis, dass für Anlagegüter die korrekten Abschreibungspläne eingehalten wurden.
- Bestätigung, dass Rückstellungen und Schätzungen gemäß den GAAP-Regeln berechnet wurden.
Im Jahr 2019 verhängte die SEC gegen Hertz eine Geldstrafe in Höhe von $16 Millionen wegen ungenauer Berichterstattung, die nicht den GAAP-Standards entsprach. Ebenso wurde Monsanto im Jahr 2016 mit einer Geldstrafe von $80 Millionen belegt, weil das Unternehmen die Kosten für Rabatte nicht gemäß den GAAP-Regeln ausweisen konnte. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann für Unternehmen teuer werden, und eine elektronische Aufzeichnung Ihrer Finanztransaktionen kann Ihrem Team viel Ärger ersparen.
5. Konsolidierung mehrerer Unternehmen
Die Konsolidierung mehrerer Unternehmen ist der Prozess, die Finanzberichte mehrerer Geschäftsbereiche, Tochtergesellschaften oder Rechtsträger in einem einzigen Satz von Finanzberichten für die Muttergesellschaft zusammenzuführen.
Dies ist entscheidend, um Stakeholdern wie Investoren, Kreditgebern und Aufsichtsbehörden ein umfassendes und genaues Bild der allgemeinen finanziellen Lage und Leistung eines Unternehmens zu vermitteln.
Die Konsolidierung von Finanzdaten über Unternehmen mit unterschiedlichen Kontenplänen, Buchhaltungssystemen und Berichtszeiträumen hinweg kann jedoch äußerst komplex und zeitaufwendig sein. Buchhaltungssoftware für mehrere Unternehmen automatisiert und vereinfacht diesen Prozess auf mehrere wichtige Arten:
- Automatisches Erfassen und Standardisieren von Finanzdaten aus unterschiedlichen Systemen
- Durchführen von Währungsumrechnungen und Eliminieren von konzerninternen Transaktionen
- Bereitstellen vorgefertigter Konsolidierungsvorlagen, die an Rechnungslegungsstandards ausgerichtet sind
- Anbieten von Prüfpfaden und Kontrollen zur Gewährleistung von Genauigkeit und Compliance
- Ermöglichen von Echtzeit-Konzernberichten und Drill-down-Analysen
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central und Tipalti sind Beispiele für gute Buchhaltungslösungen, die Finanzdaten über mehrere Tochtergesellschaften hinweg konsolidieren können. Sie bieten sowohl erweiterte als auch grundlegende Funktionen wie gemeinsame Kontenpläne, Transaktionen zwischen Unternehmen, automatisierte Konsolidierung mehrerer Währungen und vieles mehr.
6. Dimensionale Berichterstattung von Finanzdaten
Die dimensionale Berichterstattung ermöglicht es Start-ups, Finanzdaten aus mehreren Perspektiven zu analysieren und dadurch tiefere Einblicke für bessere Entscheidungen zu gewinnen. Durch die Kennzeichnung von Transaktionen mit relevanten Dimensionen wie Kunde, Produkt, Standort oder Projekt können Finanzteams Daten einfach filtern und aufschlüsseln, um Trends und Chancen aufzudecken. Dies ist auch beim Erstellen von Budgets und Hauptbüchern sehr nützlich.
Beispielsweise könnte ein SaaS-Start-up die dimensionale Berichterstattung nutzen, um wichtige Kennzahlen wie Kundenakquisekosten (CAC) und Kundenlebenszeitwert (LTV) über verschiedene Kundensegmente, geografische Regionen oder Produktlinien hinweg zu vergleichen.
Ebenso können Öl- und Gasunternehmen die Rentabilität verschiedener Bohrlöcher, Regionen oder Fördermethoden analysieren. Diese detaillierte Ansicht hilft dabei, die Bereiche zu identifizieren, auf die sich die Wachstumsmaßnahmen am stärksten konzentrieren sollten.
The Irish Times Group begann mit AccountsIQ zusammenzuarbeiten, um die Finanzberichterstattung zu optimieren, kurz nachdem das Unternehmen 2018 die Examiner Group übernommen hatte. Die Verwaltung unterschiedlicher Systeme in den beiden Medienunternehmen war zu einer Herausforderung geworden, doch die Buchhaltung für mehrere Unternehmen half dabei, alle Finanztransaktionen an einem Ort zusammenzuführen.
Einer der Vorteile der Zusammenführung einer Gruppe besteht darin, Synergien in der Kostenbasis zu schaffen, während wir unsere tägliche Arbeitsweise neu gestalten. Die Automatisierung von Systemen ist der eigentliche Gewinn, und AccountsIQ ermöglicht es uns, diese operativen Ziele zu erreichen.
7. Optimierter Beschaffungs- bis Zahlungsprozess
Buchhaltungsplattformen mit Funktionen für den Beschaffungs- bis Zahlungsprozess automatisieren den gesamten Ablauf von der Bestellanforderung bis zur Lieferantenzahlung. Der automatisierte 3-Wege-Abgleich von Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen stellt sicher, dass Bestellungen korrekt erfüllt werden, bevor die Zahlung ausgeführt wird.
Zum Beispiel hat Tipaltis Lösung für die Kreditorenbuchhaltung dem digitalen Medienunternehmen Tapjoy dabei geholfen, die Zahlungsaufwände um 50 % zu reduzieren.
8. Geringere IT-Hardwarekosten
Cloudbasierte Buchhaltungssoftware macht lokale Server überflüssig und reduziert die Kosten für Hardwareinfrastruktur und Wartung um Millionenbeträge. Da der Anbieter automatische Softwareupdates und Sicherungen übernimmt, können sich Finanzteams auf ihre Kernaufgaben statt auf das Technologiemanagement konzentrieren.
9. Bessere Zusammenarbeit für Teams an entfernten Standorten
Cloudbuchhaltung ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit für verteilte Finanzteams. Unternehmen mit mehreren Einheiten können außerdem Prozesse über verschiedene Standorte hinweg standardisieren und dabei flexibel bleiben.
All dies geschieht ohne Beeinträchtigung der organisatorischen Sicherheit, da detaillierte Prüfpfade die Verantwortlichkeit von Managern für ihre Handlungen sicherstellen.
10. Schnellerer Monatsabschluss
Mit guter Buchhaltungssoftware beschleunigen die kontinuierliche Finanzkonsolidierung und der automatisierte Bankabgleich den Monatsabschluss. So konnte Ramp beispielsweise die Dauer seines Monatsabschlusses um ganze 5 Tage verkürzen, indem das Unternehmen zu Netsuite wechselte. Dadurch konnte Ramp weitere Investitionen in die Finanzautomatisierung seines Teams tätigen.
11. Notfallwiederherstellung für sensible Daten
Mit automatisierten Sicherungen, strengen Zugriffskontrollen und einer Überwachung rund um die Uhr schützt Cloudbuchhaltungssoftware Finanzdaten vor Verlust oder Diebstahl. Plattformen wie Oracle NetSuite und Workday verfügen über robuste Maßnahmen zur Notfallwiederherstellung, um Ausfallzeiten zu minimieren, was für größere Unternehmen von außerordentlichem Wert sein kann.
12. Präzise Liquiditätsprognosen
Zum Abschluss unserer wichtigsten Vorteile von Buchhaltungssoftware sprechen wir über fortschrittliche Analysen. Buchhaltungstools für Unternehmen nutzen Echtzeitdaten, Budgets und Zeitpläne, um Mittelzuflüsse und -abflüsse zu prognostizieren und sicherzustellen, dass Sie stets vorbereitet sind. Dies ist auch ein wichtiger Vorteil von Buchhaltungssoftware für Start-ups.
Visuelle Übersichten, anpassbare Berichte und Echtzeitbenachrichtigungen schaffen Transparenz über die Liquiditätslage und helfen dabei, potenzielle Engpässe zu erkennen, bevor sie sich auf das Unternehmen auswirken.
Bereit, Ihr System auszuwählen?
Das Analystenteam des CFO Club hat Hunderte, ja, Tausende Stunden mit der Analyse von Buchhaltungssoftware verbracht; dies sind die Tools, die dabei am besten abgeschnitten haben:
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- 8. Reckon One
Wenn Sie weitere Hilfe bei der Auswahl des für Sie am besten geeigneten Typs von Buchhaltungssoftware benötigen, machen Sie sich keine Sorgen — ich habe etwas dafür.
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Wie ein zwielichtiger Informant in einer dunklen Gasse einst zu einem angesehenen Journalisten sagte, der sich hoffnungslos übernommen hatte: „Folgen Sie einfach ... dem Geld.“ Ganz gleich, ob Sie politische Korruption aufdecken oder lediglich für eine ordnungsgemäße Rechenschaftspflicht in Ihrem eigenen Unternehmen sorgen möchten – es liegt in Ihrem Interesse, die Nachverfolgung des Geldes zu erleichtern.
... seltsamer Vergleich? Vielleicht habe ich zu viele Krimiserien gesehen.
Wie dem auch sei.
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