I 10 migliori software per la gestione delle note spese recensiti nel 2026

Deel è una piattaforma HR tutto-in-uno progettata per aiutare le aziende ad assumere, gestire e pagare dipendenti e collaboratori in tutto il mondo. Offre strumenti per gestire il payroll globale, la conformità e le attività HR, semplificando la gestione della forza lavoro internazionale.

Perché ho scelto Deel: Il sistema di gestione delle spese di Deel consente di creare categorie di spesa personalizzate, permettendo un monitoraggio e un controllo precisi su vari tipi di spesa. Questa personalizzazione assicura che le spese del tuo team siano in linea con le politiche aziendali e le esigenze di reportistica. Inoltre, Deel offre un calcolatore delle spese chilometriche, che stima i costi di viaggio sulla base della distanza percorsa e delle tariffe di rimborso predefinite. Per le aziende che operano a livello globale, Deel offre la possibilità di impostare politiche di spesa specifiche per diversi Paesi o entità. 

Funzionalità e integrazioni principali:

Le funzionalità includono flussi di approvazione delle spese e calcolo delle diarie, che permettono ai dipendenti di richiedere facilmente indennità giornaliere per le trasferte di lavoro. La piattaforma offre anche dashboard analitiche che forniscono approfondimenti su tendenze e modelli di spesa, supportando la pianificazione finanziaria e le decisioni strategiche.

Le integrazioni includono Expensify, QuickBooks, Google Workspace, Slack, JIRA, HubSpot, BambooHR, Workday, Xero, Salesforce, Microsoft Teams, Zendesk e Jira Software Cloud.

Sage Expense Management (precedentemente Fyle) è uno strumento per la gestione delle spese che registra le transazioni e notifica le parti interessate in tempo reale. A differenza di altri in questa lista che incoraggiano l'utilizzo delle loro carte, Sage Expense Management permette di collegare e utilizzare le carte di credito che già possiedi.

Perché ho scelto Sage Expense Management: Anche se Sage Expense Management è relativamente facile da usare per i dipendenti, si distingue per il fatto che è progettato per aiutare i team finanziari ad apprendere e prendere decisioni migliori. Include analisi delle spese (come spesa media e categorie), oltre ad analisi operative che aiutano a monitorare i tempi di gestione e individuare eventuali ostacoli nei processi.

Caratteristiche principali e integrazioni:

Le funzionalità includono la creazione automatica di tracce digitali di audit, che archiviano ricevute, approvazioni e altri dati in un formato adatto ai controlli. Trovo interessante che i team finanziari possano anche creare più organizzazioni all'interno di un account per semplificare il budgeting e la contabilità.

Le integrazioni includono Teams, Slack, Gmail, Sage, TravelPerk, Xero, Netsuite, Quickbooks e Outlook.

Airbase è una soluzione di servizi finanziari che offre gestione delle spese, automazione dei conti fornitori, carte aziendali e procurement guidato. I loro clienti sono principalmente aziende tecnologiche di medie dimensioni, sebbene servano anche molti clienti nei settori dei servizi finanziari e dell'automotive.

Perché ho scelto Airbase: La maggior parte dei software di gestione delle spese consente di designare individui per approvare le spese, ma Airbase si distingue perché offre flussi di approvazione multilivello che tengono conto di reparto, categoria di spesa, località e altro ancora. Questo fa risparmiare molto tempo e confusione nelle organizzazioni a matrice. Puoi anche rendere le regole complesse quanto desideri.

Funzionalità principali e integrazioni:

Funzionalità comprendono il rimborso automatico delle spese approvate, con pagamenti effettuati ogni notte. Oltre ai limiti di spesa, ho apprezzato come Airbase permette di impostare date di scadenza sulle carte aziendali per controllare il rinnovo degli abbonamenti. Lo svantaggio si presenta quando si lavora con fornitori semi-regolari che utilizzi più di una volta ma non ogni mese.

Integrazioni includono NetSuite, Sage, Quickbooks, Xero, American Express, Jira, Slack, Okta, BambooHR e Rippling.

Ramp è una piattaforma versatile che offre un software per la gestione delle note spese, progettato per aiutarti a gestire le finanze aziendali in modo più efficiente. Automatizzando le attività di routine e fornendo informazioni in tempo reale, Ramp ti aiuta a concentrarti su ciò che conta davvero per la tua azienda.

Perché ho scelto Ramp: Ho scelto Ramp per la sua avanzata automazione basata sull'intelligenza artificiale, che riduce il lavoro manuale e libera tempo per decisioni più strategiche. Le sue carte aziendali personalizzabili includono criteri di spesa integrati per aiutare a controllare le spese del team e garantire la conformità. Ramp semplifica inoltre le operazioni finanziarie con l'invio automatico delle note spese, eliminando la necessità di sollecitare le ricevute, e con un'efficiente funzione di gestione dei debiti verso i fornitori che accelera l'elaborazione delle fatture.

Funzionalità e integrazioni principali:

Le funzionalità includono l'automazione contabile, che accelera le chiusure finanziarie mensili e migliora la precisione, riducendo il rischio di errori. La piattaforma supporta inoltre le operazioni internazionali, consentendo pagamenti in 195 paesi e in oltre 40 valute, risultando così adatta alle aziende con attività internazionali. Un'altra funzionalità è la capacità di elaborare rapidamente i rimborsi, assicurando che il team riceva velocemente il denaro spettante, un aspetto fondamentale per mantenere alto il morale e la produttività.

Le integrazioni includono NetSuite, Sage, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics Business Central, Acumatica, Uber, Lyft, Okta, Google, Rippling e Gmail.

Spendesk è uno strumento di gestione delle spese e monitoraggio del budget che offre carte aziendali, gestione delle fatture e automazione contabile. L'obiettivo è fornire ai team finanziari una visione totale delle spese, permettendo allo stesso tempo ai team operativi di lavorare senza burocrazia.

Perché ho scelto Spendesk: Mi piace che Spendesk adotti un approccio a doppio binario nella gestione delle spese. Conferisce ai team finanziari il controllo sulle risorse, consentendo loro di monitorare e gestire la spesa complessiva. Allo stesso tempo, permette ai team di accedere e gestire i propri budget individuali.

Funzionalità principali e integrazioni:

Le funzionalità includono panoramiche del budget che consentono agli approvatori di prendere decisioni informate basate su quanto è già stato speso o riservato. Apprezzo anche il fatto che Spendesk contabilizzi automaticamente le transazioni nel budget in tempo reale, evitando spese impreviste.

Le integrazioni includono Slack, NetSuite e Xero.

Pleo è una soluzione europea per la gestione delle spese che si occupa di gestione delle note spese, fatture e rimborsi. Le aziende possono automatizzare la rendicontazione delle spese emettendo carte Pleo e ricevere notifiche in tempo reale quando vengono utilizzate.

Perché ho scelto Pleo: Con sede in Danimarca, Pleo è stato creato tenendo conto delle peculiari sfide europee nella gestione delle spese, il che lo rende perfetto per aziende europee o per quelle che fanno affari in Europa. Ciò significa una conversione di valuta rapida e semplice, calcolo dell’imposta sul valore aggiunto e conformità agli standard internazionali.

Funzionalità principali e integrazioni:

Funzionalità includono carte fornitore, che consentono al vostro team di gestire pagamenti ricorrenti e impostare limiti di spesa con facilità. Il fido Pleo vi aiuta inoltre a mantenere il flusso di cassa offrendo scoperti senza interessi per pagamenti tempestivi. In più, la funzionalità di suddivisione dell’IVA semplifica la gestione di più aliquote IVA, risparmiando tempo al vostro team nelle revisioni manuali.

Le integrazioni includono NetSuite, Xero, QuickBooks, Slack, Microsoft Teams, DropBox, Sage, Google Workspace, Microsoft 365 e Zapier.

Recentemente, TripActions ha cambiato nome in Navan e ha unito i suoi strumenti di pianificazione dei viaggi e gestione delle spese in un unico sistema. L'app mobile, invece di essere un'integrazione parzialmente funzionale, offre accesso completo a tutte le funzionalità di Navan.

Perché ho scelto Navan: Il viaggio è uno dei principali motivi delle note spese e ho scelto Navan perché si distingue permettendoti di cercare e prenotare voli e camere d'albergo direttamente dall'app. Ciò significa che non dovrai mai trasferire i dati di queste spese su Navan. Ovviamente puoi anche registrare pasti e altre spese, ma Navan integra prenotazione e rendicontazione delle spese di viaggio in un unico processo.

Funzionalità e integrazioni principali:

Le funzionalità includono la gestione in tempo reale dell'inventario, offrendo al tuo team accesso istantaneo a un'ampia gamma di opzioni di viaggio a tariffe competitive. La personalizzazione basata sull'intelligenza artificiale adatta i risultati di ricerca alle preferenze individuali, rendendo la pianificazione dei viaggi più intuitiva per il tuo team. Inoltre, la riconciliazione automatica delle spese semplifica il monitoraggio e la categorizzazione delle spese, riducendo l'inserimento manuale dei dati e gli errori per la tua organizzazione.

Le integrazioni includono Slack, Salesforce, SAP Concur, Microsoft Outlook, Google Workspace, TripAdvisor, Uber, Lyft, Airbnb e American Express.

Fondata nel 2016 e acquisita da BILL nel 2021, Divvy è una soluzione di gestione delle spese e carta di credito aziendale pensata principalmente per le piccole imprese. Sono in grado di offrire il software gratuitamente agli utenti perché riscuotono una commissione dai commercianti. Di conseguenza, incentivano l’uso delle carte Divvy rispetto ai rimborsi.

Perché ho scelto Divvy: Nel software per aziende, “gratuito” di solito significa che lo strumento applica comunque commissioni sulle transazioni. Tuttavia, il modello di commissioni ai commercianti di Divvy lo rende realmente gratuito per le aziende che lo utilizzano, ed è per questo che mi ha colpito. È così che le piccole organizzazioni possono abbandonare i fogli di calcolo per la gestione delle spese senza spendere troppo.

Funzionalità principali & integrazioni:

Funzionalità includono strumenti di gestione del budget che permettono di impostare limiti di spesa e tracciare le spese, offrendo al tuo team informazioni finanziarie in tempo reale. Puoi inoltre sfruttare la funzione di carte virtuali per gestire e controllare le spese in modo più efficace, riducendo la necessità di carte fisiche. Inoltre, il software offre capacità di reportistica dettagliata, aiutandoti ad analizzare i modelli di spesa e prendere decisioni finanziarie informate.

Le integrazioni comprendono QuickBooks Online, Xero, NetSuite, TravelPerk, Open Dental Software, QuickBooks Online Advanced, ZenBusiness, Headset e Bill.com.

Zoho è un'azienda che offre una vasta gamma di strumenti aziendali, a partire dal loro sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Collabora principalmente con piccole imprese nei settori IT e software e offre persino un piano gratuito per un massimo di tre utenti e 20 ricevute al mese.

Perché ho scelto Zoho Expense: Per gli utenti Zoho che desiderano un modo semplice per aggiungere la gestione delle spese al proprio set di strumenti, Zoho Expense è, a mio avviso, una scelta naturale. Inoltre, se già utilizzi Zoho Books per la contabilità, l'integrazione diretta può farti risparmiare moltissimo tempo ed energie.

Funzionalità principali e integrazioni:

Le funzionalità includono la rendicontazione delle spese senza sforzo che automatizza il tracciamento delle ricevute e consente una rapida creazione delle spese. Il tuo team può beneficiare di processi di approvazione personalizzabili per rendere più efficiente la gestione di spese, viaggi e richieste di acquisto. Inoltre, hai a disposizione strumenti per la gestione del budget che aiutano a creare e monitorare le spese in base a limiti definiti, garantendo un controllo efficace delle finanze aziendali.

Le integrazioni includono Zoho Books, QuickBooks, Xero, Slack, Dropbox, Google Drive, OneDrive, Microsoft Teams, Uber for Business e Lyft.

Brex è un'azienda tecnologica che offre una suite di strumenti per la gestione finanziaria e dei servizi, tra cui la gestione dei viaggi, il pagamento delle bollette, le previsioni finanziarie, le carte di credito aziendali e la gestione delle spese. È particolarmente diffusa tra le organizzazioni che operano nel settore del software e dei servizi IT.

Perché ho scelto Brex: Brex offre una suite avanzata di strumenti per la gestione finanziaria delle startup e consente alle piccole imprese di utilizzare carte aziendali senza influire sul credito dei fondatori. In combinazione con i sofisticati controlli amministrativi, ritengo che sia una buona scelta per le aziende che vogliono iniziare a gestire le proprie spese nel modo giusto.

Funzionalità e integrazioni di rilievo:

Le funzionalità includono la classificazione automatica delle spese, che semplifica la gestione delle spese del team. La sincronizzazione dei dati in tempo reale con gli ERP garantisce che i dati finanziari siano sempre aggiornati, consentendo di prendere rapidamente decisioni informate. Inoltre, Brex supporta l'inserimento e la rimozione dei dipendenti tramite connessioni con i sistemi HRIS, semplificando la gestione dei cambiamenti del personale.

Le integrazioni includono NetSuite, QuickBooks, Workday, WhatsApp, Coupa, Xero, Gusto, Slack, Zapier e Navan.