Med så mange typer regnskapsprogramvare der ute, er det helt naturlig å føle seg litt overveldet. Kanskje du trenger et program som passer best for vanlige småbedriftsoperasjoner, eller kanskje et program som er ideelt for selskaper med store vekstplaner.
Etter å ha testet programvare i en rekke bransjer i flere år har jeg lært at det beste valget ikke bare handler om funksjoner – det handler om å finne noe som passer med komfortnivået ditt, målene dine og måten du liker å drive virksomheten på.
Her er det du trenger å vite for å komme forbi markedsføringspratet & velge verktøyet som passer med dine tekniske ferdigheter, forretningsmål og foretrukne arbeidsmetoder.
Forstå regnskapsprogramvare
Regnskapsprogramvare viser til enhver type verktøy som kan brukes til å spore økonomiske aktiviteter i virksomheten og administrere kontobøker.
Den faktiske funksjonaliteten kan variere, men disse programmene har vanligvis følgende egenskaper:
- Er utviklet spesifikt for regnskapsfunksjoner i virksomheter
- Tilbyr grunnleggende alternativer for hovedbok, kundefordringer og leverandørgjeld
- Kan håndtere blant annet lagerstyring, prissetting, fakturering og innkreving
- Tilbyr muligheter for å generere maler for økonomiske rapporter
- Kan følge ulike regnskapsregler og forskrifter, som GAAP og IFRS
- Kan bistå med skatteforberedelser, for eksempel ved å samle informasjon som skal rapporteres på skatteskjemaer
- Kan automatisere regnskapsoppgaver, som lønn og fakturering
Før du kjøper et verktøy, er det viktig å vite hva som regnes som regnskapsprogramvare. Noen virksomheter kan bruke andre dataregistreringsverktøy til regnskapsføring, for eksempel Microsoft Excel eller Google Sheets.
Selv om det stemmer at et helt nytt selskap, eller et selskap som alltid vil ha begrenset drift, kan bruke regneark til å spore kontantstrømmer, regnes disse produktene teknisk sett ikke som regnskapsprogramvare.
Typer regnskapsprogramvare
Ikke alle programmer har de samme fokusområdene. Før du begynner på utvelgelsesprosessen, bør du finne ut hvilken type regnskapsprogramvare som passer best for virksomheten din, for eksempel:
Generell regnskapsprogramvare
Generell regnskapsprogramvare er det mest grunnleggende alternativet som finnes, og er ment å dekke behovene til de fleste vanlige virksomheter. Noen av disse behovene omfatter:
- Sporing av inntekter og utgifter, inkludert kundefordringer og leverandørgjeld
- Grunnleggende rapporteringsmuligheter, inkludert økonomiske rapporter og analyseverktøy
- Kontantstyring, inkludert bankkontosaldoer, bankavstemming, kontantstrømmer, kredittkort og valutaer
- Lagerstyring og sporing av priser
- Transaksjonsstyring
- Feilkontroller for å sikre at tallene balanserer og stemmer
Generell regnskapsprogramvare er vanligvis tilgjengelig i to former: skybasert og lokalt installert. Her er en gjennomgang av hvert alternativ:
Sjekk alle boksene
Hvis du ser etter et enkelt og pålitelig verktøy for å håndtere den daglige økonomien, er generell regnskapsprogramvare et godt utgangspunkt. Disse programmene blir imidlertid ofte ansett som universalløsninger. Når du velger program, bør du vurdere styrkene til hvert enkelt program nøye, for eksempel budsjettering og prognoser sammenlignet med fakturering og regningshåndtering, for å sikre at det dekker behovene dine.
Nettbasert/skybasert regnskapsprogramvare
Nettbasert regnskapsprogramvare krever at du kjøper et abonnement for å få tilgang til programvaren; du eier aldri verktøyet fullt ut.
Men blant de mange fordelene med skybasert regnskapsprogramvare er fleksibilitet den som skiller seg mest ut:
- Ansatte kan logge inn på en rekke enheter, fra hvor som helst
- Lagringsplassen kan utvides, og nye lisenser kan legges til etter behov i takt med at virksomheten vokser
- Nye funksjoner kan rulles ut i sanntid etter hvert som leverandøren legger dem til
Selv om den innledende investeringen er mye lavere enn for lokalt installert programvare, blir totalkostnaden over tid høyere, siden du også betaler for oppdateringer og vedlikehold fra leverandøren av verktøyet.
Fordeler:
- Logg inn fra hvor som helst.
- Del data på nettet på en sikker måte.
- Tilgang fra alle enheter.
- Sanntidsoppdateringer av programvaren.
Best egnet for:
- De fleste virksomheter — dette er den mest populære typen regnskapsprogramvare som er tilgjengelig
Eksempler:
- FreshBooks
- Oracle NetSuite
- Kashoo
I tillegg til eksemplene ovenfor har jeg også samlet mine beste anbefalinger for nettbasert regnskapsprogramvare for å gi et bedre bilde av alternativene som er tilgjengelige:
Lokalt installert regnskapsprogramvare
Lokalt installert regnskapsprogramvare viser til regnskapsverktøy som kjøpes på forhånd, installeres på lokale servere og vedlikeholdes av kunden.
Denne typen programvare er mindre vanlig i dag, ettersom de fleste selskaper foretrekker en skybasert programvaretjeneste. Hvis du derimot er begrenset av regler for datahåndtering eller trenger omfattende tilpasninger, er dette et godt alternativ.
Fordeler:
- Engangskjøp
- Full kontroll over dataene
- Omfattende tilpasningsmuligheter
Best egnet for:
- Store selskaper med egne servere, eller selskaper som opererer i strengt regulerte bransjer (for eksempel medisinsk virksomhet eller helsetjenester)
*Eksempler:
- QuickBooks
- Odoo
- Xero
* Alle disse verktøyene har et lokalt installert tilbud i tillegg til sine mer populære skybaserte tilbud.
Have an account? Log In
Fakturerings- og fakturaprogramvare
Fakturerings- og fakturaprogramvare automatiserer prosessen med å opprette, sende og følge opp fakturaer for utførte tjenester eller solgte produkter. Det regnes som en type regnskapsprogramvare fordi det håndterer økonomiske transaksjoner, effektiviserer prosessen for kundefordringer og integreres med andre økonomisystemer for å opprettholde nøyaktige registre.
Dette er et mer spesialisert produkt enn de fleste regnskapsprogrammer og et godt verktøy for selskaper som ikke trenger hele pakken (eller som bare trenger ekstra støtte til fakturering).
Fordeler:
- Automatiserer oppretting av fakturaer og betalingspåminnelser.
- Reduserer menneskelige feil i faktureringen.
- Gir sanntidsoversikt over fakturastatus og betalinger.
Best egnet for:
- Små virksomheter som bare trenger spesifikk funksjonalitet, eller e-handelsbedrifter som trenger ekstra hjelp på dette området.
De fleste regnskapsprogrammer tilbyr funksjoner for fakturering og fakturautstedelse, men her er noen av de beste løsningene jeg har møtt på, som i større grad fokuserer på disse funksjonene:
Regnskapsprogrammer for frilansere
I likhet med generelle regnskapsprogrammer, men for enkeltpersoner. Det finnes mange fordeler med regnskapsprogrammer for frilansere, men disse programmene er ofte enklere, og de er vanligvis ikke spesielt godt egnet for vekst eller en mer formalisert virksomhet.
På grunn av enkelheten kan du vanligvis klare deg med å bruke gratis regnskapsprogrammer eller regnskapsprogrammer for frilansere.
Når du bør betale
De fleste regnskapsprogrammer for frilansere tilbyr gratis prøveperioder og abonnementer med grunnleggende regnskapsfunksjoner. Hvis du bestemmer deg for å begynne å ansette folk og ta på deg nye typer arbeid, vil du etter hvert nå en grense og måtte bytte til et nytt program eller oppgradere til et betalt abonnement.
Regnskapsprogrammer for ideelle organisasjoner
Regnskapsområdet for ideelle organisasjoner og offentlige virksomheter kan være svært særegent, i hvert fall sett fra regnskapsprosessenes perspektiv.
Generelt sett bruker ideelle organisasjoner (NPOs) en prosess som kalles fondsregnskap, noe som er ganske annerledes enn å bare føre et hovedbokregnskap eller følge med på kontantbeholdningen på en konto. Derfor er programmer som er spesifikt rettet mot ideelle organisasjoner det beste valget.
Rådgivning er avgjørende
Læringskurven for regnskapsprosesser i ideelle organisasjoner kan være betydelig brattere enn i et privat selskap. Derfor er det best om noen på teamet har opplæring, eller at dere engasjerer en ekstern rådgiver.
Det kan være utfordrende å finne det riktige regnskapsprogrammet for ideelle organisasjoner, men her er noen fremtredende alternativer som kan hjelpe deg i gang:
Regnskapsprogrammer for store virksomheter
Regnskapsprogrammer for store virksomheter er en omfattende løsning utviklet for å håndtere hele den økonomiske driften i en stor organisasjon. Den integrerer ulike forretningsprosesser, som regnskap, økonomi, innkjøp, prosjektstyring og personalforvaltning, i ett enkelt system.
Fordeler:
- Sentraliserer data fra flere avdelinger.
- Tilpasser funksjonene til virksomhetens spesifikke behov.
- Kan håndtere et stort transaksjonsvolum
- Tilbyr dyptgående økonomisk analyse og rapportering.
Best egnet for:
- Du gjettet det – store virksomheter. Enten de opererer i ett land eller over hele verden, har de fleste virksomheter som bruker denne typen programvare flere lokasjoner og/eller forretningsenheter.
Eksempler:
- Tally
- SAP
- Oracle NetSuite
Faktureringsprogramvare
Faktureringsprogramvare er utviklet for én bestemt oppgave: å opprette, sende og kreve inn penger fra fakturaer.
Hvis et større regnskapsprogram med omfattende fakturafunksjonalitet overstiger budsjettet eller behovene til virksomheten din, kan spesialisert faktureringsprogramvare være et godt alternativ.
På den annen side vil det for virksomheter med lave til moderate faktureringsbehov, som sporing av betalinger på nett og innkjøpsordrer, sannsynligvis være unødvendig å investere i et frittstående program fremfor å bruke funksjonene i et grunnleggende regnskapsprogram.
Det er nødvendig å vite hvor du og virksomheten din befinner dere, for å kunne velge riktig løsning. Når du har funnet ut av det, kan du komme tilbake til denne listen for å begynne søket.
Tilpasset regnskapsprogramvare
Tilpasset regnskapsprogramvare utvikles spesifikt for å dekke virksomhetens unike behov. I motsetning til standardverktøy med forhåndsdefinerte funksjoner utvikles eller tilpasses den i stor grad for å passe til arbeidsflytene, bransjestandardene og de interne systemene dine.
Denne typen programvare passer best for virksomheter med svært spesialiserte regnskapsprosesser, unike krav til etterlevelse eller komplekse eldre systemer som ikke integreres godt med vanlige plattformer.
Du vil sannsynligvis vurdere tilpasset regnskapsprogramvare når:
- Du har vokst fra de tradisjonelle regnskapsverktøyene dine og trenger mer avanserte, skalerbare løsninger.
- Bransjen din har unike krav til etterlevelse, rapportering eller skatt som ikke støttes av generell regnskapsprogramvare.
- Du ønsker å integrere regnskap tett med proprietære verktøy, ERP-systemer eller tilpasset forretningslogikk.
- Du ønsker full kontroll over brukerroller, datalagring og automatisering av arbeidsflyter.
Før du kjøper
Før du investerer i tilpasset programvare, bør du gjennomføre en grundig kostnads- og nytteanalyse. Selv om løsningen gir uovertruffen fleksibilitet, kan kostnadene for utvikling og vedlikehold bli betydelige – og du trenger interne ressurser for å støtte den på lang sikt.
Fordeler med regnskapsprogramvare
For alle virksomheter som har vekst i sikte, eller som ganske enkelt ønsker å sikre at de økonomiske opplysningene er fullstendige, nøyaktige og organiserte, er den beste regnskapsprogramvaren et nødvendig verktøy.
Ved å bruke regnskapsprogramvare kan du:
- Administrere leverandørgjeld, kundefordringer, kontanter og lagersporing basert på bransjens behov
- Utarbeide regnskapsoppstillinger for både økonomisk rapportering og virksomhetsanalyse
- Forhindre feil gjennom avstemminger
- Håndtere unike virksomhetsbehov, som fondsregnskap for frivillige organisasjoner
- Spare tid gjennom automatisering, for eksempel ved å opprette fakturaer eller organisere lønn
- Utvide virksomheten raskt og enkelt med muligheten til å velge skybaserte plattformer
I tillegg kan spesialiserte programvareprodukter (som CRM-systemer for regnskap og ERP-programvare for regnskap) fokusere på viktige nisjebehov virksomheter kan ha, som effektiv lønnsbehandling og fakturahåndtering, uten å inkludere helhetlige regnskapsløsninger og den tilhørende prisøkningen – noe som er en fordel for enhver virksomhet.
Viktige funksjoner i regnskapsprogramvare
Ikke alle typer regnskapsprogramvare er like, men de fleste tilbyr de samme grunnleggende funksjonene – til en viss grad.
Her er alt du sannsynligvis vil finne:
- Administrasjon av registre og rapporter
- Finansiell analyse
- Automatisk skatteinnlevering
- Fakturering og fakturautstedelse
- Lønnshåndtering
Administrasjon av registre og rapporter
Administrasjon av registre og rapporter kan være en viktig del av regnskapsføringen og er ganske vanlig i regnskapsprogramvare.
Alle gode programvarealternativer sørger for ryddig og nøyaktig bokføring, samt muligheten til å generere standardiserte bedriftsrapporter, for eksempel fakturaoppstillinger og balanseregnskaper. Hvor omfattende rapporteringen kan tilpasses, varierer imidlertid fra programvare til programvare.
Finansiell analyse og beslutningstaking
Evnen til å bruke økonomiske data til å styre beslutningstakingen er avgjørende for å drive en god virksomhet. Hvor omfattende analysefunksjonene er, kan imidlertid variere.
Noen programmer gjør det enkelt å bygge tilpassede prognosedashbord, følge med på spesifikke utfordringer og opprette rapportmaler ved behov, mens andre ikke gjør det. Hvis dette er en prioritet, bør du undersøke hva de mest interessante verktøyene tilbyr før du kjøper.
Automatisk skatteinnlevering
Bedriftsskatt, særlig når en virksomhet vokser og ekspanderer, kan være alt annet enn enkelt. Derfor er regnskapsprogramvare som kan hjelpe deg, en stor fordel.
Med det sagt er dette ikke nødvendigvis en vanlig funksjon i grunnleggende produkter, spesielt for virksomheter med kompliserte skattekrav.
Selv om mange regnskapssystemer dekker skattehåndtering, for eksempel beregning av skatteforpliktelser eller skatt på ting som lønn, solgte varer og merverdiavgift, inkluderer de ikke alltid skatteinnlevering.
Hvis du ønsker et regnskapsprogram som er utviklet for å minimere tidsbruken og veilede deg gjennom hele prosessen fra A til Å ved skattetid, må du sørge for at dette er en spesifikk del av søket ditt.
Elektronisk fakturering
Fakturering og fakturautstedelse er vanligvis viktige deler av driften. Derfor er regnskapsprogramvare som kan håndtere dette, overlegen.
Selv selskaper som bare har noen få regelmessige fakturaer å sende, kan spare tid og energi med verktøy som kan bidra til å organisere innkommende og utgående kontantstrømmer, samt forventede økonomiske innbetalinger og forpliktelser.
De fleste tilbyr generelle verktøy på dette området – som et minimum generering av fakturaer som skal klargjøres for utsendelse – men ikke alle kan utføre det faktiske arbeidet, som å distribuere disse fakturaene og/eller følge opp innbetalinger. Spesialiserte løsninger for fakturering og programvare for leverandørreskontro er best her.
More Articles
Lønnshåndtering
Lønnshåndteringsprogramvare kan være en ønsket funksjon for mange selskaper, fordi automatisk beregning av arbeidsgiveravgift og trekk samt generering av lønnsslipper kan innebære at mye manuelt arbeid blir borte.
Hvis du noen gang har drømt om en dag der du ikke lenger måtte håndsignere sjekker fredag morgen, kan dette være en flott mulighet til å effektivisere virksomheten.
Selv om dette er en vanlig funksjon i de fleste regnskapsprogrammer, tilbyr mange bare grunnleggende støtte, for eksempel innenlandske lønnsutbetalinger og tidsregistrering.
Hvis du har ansatte i andre land eller bruker andre valutaer, kan du for eksempel trenge programvare som er spesielt utviklet for å håndtere mer komplekse lønns- og skattekrav.
Slik velger du regnskapsprogramvare
Enten du eier et bakeri eller en raskt voksende e-handelsoppstart, finnes det en perfekt regnskapsløsning som kan effektivisere virksomhetens behov. Det er enkelt å finne ut hvilken:
- Identifiser selskapets viktigste mål.
- Finn ut hvilken kjernefunksjonalitet du trenger for å nå disse målene.
- Finn ut om du trenger spesialiserte tjenester eller mer generell programvare.
- Vurder alternativene på markedet.
- Ta beslutningen.
- Finn ut hvordan du best kan bruke programvaren.
Faktorer du bør vurdere
Hvis du er usikker på hvor du skal begynne, bør du vurdere hva du trenger innenfor følgende områder:
- Virksomhetens størrelse og behov: Tilpass programvarefunksjonene til virksomhetens størrelse og spesifikke regnskapsbehov.
- Skalerbarhet: Sørg for at programvaren kan vokse sammen med virksomheten.
- Integrasjon: Kontroller kompatibiliteten med eksisterende systemer (CRM, ERP osv.).
- Brukervennlighet: Vurder hvor enkelt programvaren er å bruke, og hvor lang tid det tar å lære den.
- Kostnad: Vurder de totale kostnadene, inkludert abonnementer, implementering, lisenser og vedlikehold. Noen selskaper sender ut anbudsforespørsler for regnskapsprogramvare for å innhente pristilbud på forhånd.
- Sikkerhet: Sørg for databeskyttelse og at regelverket overholdes.
- Støtte og opplæring: Se etter tilgjengelig kundestøtte og opplæringsressurser.
- Tilpasningsmuligheter: Vurder om programvaren kan tilpasses virksomhetens prosesser.
- Skybasert eller lokalt installert: Ta en beslutning basert på behovet for tilgjengelighet og IT-infrastruktur.
Husk at flere leverandører tilbyr demoer av regnskapsprogramvare, slik at du kan prøve produktet før du kjøper det. På denne måten kan du forsikre deg om at du velger riktig løsning for virksomheten din.
Når du har gjort dette...
Sørg for å abonnere på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra finansledere som gjør det svært bra med regnskapsprogramvaren sin, og som samtidig er med på å forme teknologibransjen.
