Met zoveel soorten boekhoudsoftware die er zijn, is het niet meer dan logisch dat je je een beetje overweldigd voelt. Misschien heb je een programma nodig dat het beste geschikt is voor de standaardactiviteiten van kleine bedrijven, of misschien een programma dat ideaal is voor bedrijven met ambitieuze groeiplannen.
Na jarenlang software in allerlei sectoren te hebben getest, heb ik geleerd dat de beste keuze niet alleen draait om functies—het gaat erom iets te vinden dat past bij je comfortniveau, je doelen en de manier waarop je je bedrijf graag runt.
Dit is wat je moet weten om door de marketingpraat heen te prikken & de tool te kiezen die past bij je technische vaardigheden, bedrijfsdoelen en gewenste werkwijze.
Boekhoudsoftware begrijpen
Boekhoudsoftware verwijst naar elk soort hulpmiddel dat kan worden gebruikt om financiële bedrijfsactiviteiten bij te houden en grootboekrekeningen te beheren.
De functionaliteit kan variëren, maar deze programma's:
- Zijn specifiek ontworpen voor boekhoudkundige bedrijfsfuncties
- Bieden opties voor het algemene grootboek, debiteuren en beheer van crediteuren
- Kunnen zaken zoals voorraadbeheer, prijsstelling, facturering en incasso afhandelen
- Bieden opties voor het genereren van sjablonen voor financiële rapporten
- Kunnen voldoen aan verschillende boekhoudregels en voorschriften, zoals GAAP en IFRS
- Kunnen helpen bij de voorbereiding van belastingaangiften, bijvoorbeeld door informatie te verzamelen die op belastingformulieren moet worden vermeld
- Kunnen boekhoudkundige taken automatiseren, zoals salarisadministratie en facturering
Voordat je een tool aanschaft, is het belangrijk om te weten wat als boekhoudsoftware wordt beschouwd. Sommige bedrijven gebruiken mogelijk andere tools voor gegevensinvoer voor hun boekhouding, zoals Microsoft Excel of Google Sheets.
Hoewel het waar is dat een gloednieuw bedrijf, of een bedrijf dat altijd beperkte activiteiten zal hebben, spreadsheets kan gebruiken om kasstromen bij te houden, worden deze producten technisch gezien niet als boekhoudsoftware beschouwd.
Soorten boekhoudsoftware
Niet alle programma's hebben dezelfde aandachtsgebieden. Voordat je aan het selectieproces begint, bepaal je welk type boekhoudsoftware het beste bij je bedrijf past, zoals:
Algemene boekhoudsoftware
Algemene boekhoudsoftware is de meest basale optie die er is en is bedoeld om in de behoeften van de meeste standaardbedrijven te voorzien. Enkele van deze behoeften zijn:
- Inkomsten- en uitgavenregistratie, inclusief debiteuren en crediteuren
- Basisrapportagemogelijkheden, waaronder financiële overzichten en analytische tools
- Kasbeheer, waaronder banksaldi, bankafstemming, kasstromen, creditcards en valuta
- Voorraadbeheer en registratie van prijsgegevens
- Transactiebeheer
- Foutcontroles om ervoor te zorgen dat de cijfers in evenwicht zijn en kloppen
Algemene boekhoudsoftware is doorgaans beschikbaar in twee vormen: cloudgebaseerd en lokaal geïnstalleerd. Hier volgt een overzicht van beide opties:
Alle vakjes afvinken
Als je op zoek bent naar een eenvoudige, betrouwbare tool voor je dagelijkse financiën, is algemene boekhoudsoftware een uitstekend startpunt. Deze programma’s worden echter vaak beschouwd als alles-in-éénoplossingen. Denk bij het maken van je keuze zorgvuldig na over de sterke punten van elk afzonderlijk programma, zoals budgettering en prognoses tegenover facturering en betalingsverzoeken, om er zeker van te zijn dat het aan je behoeften voldoet.
Online/cloudgebaseerde boekhoudsoftware
Online boekhoudsoftware vereist de aanschaf van een abonnement om toegang te krijgen tot de software; je bezit de tool op geen enkel moment volledig.
Maar van de vele voordelen van cloudboekhoudsoftware springt flexibiliteit er het meest uit:
- Medewerkers kunnen vanaf elke locatie op talloze apparaten inloggen
- De opslagcapaciteit kan worden uitgebreid en er kunnen naar behoefte nieuwe licenties worden toegevoegd naarmate het bedrijf groeit
- Nieuwe functies kunnen in realtime worden uitgerold wanneer de leverancier ze toevoegt
Hoewel de initiële investering veel lager is dan bij software op locatie, zullen de totale kosten na verloop van tijd hoger zijn, omdat je ook betaalt voor de updates en het onderhoud van de tool door de leverancier.
Voordelen:
- Log overal in.
- Deel gegevens veilig online.
- Toegang vanaf elk apparaat.
- Realtime-updates van de software.
Meest geschikt voor:
- De meeste bedrijven — dit is het populairste type boekhoudsoftware dat beschikbaar is
Voorbeelden:
- FreshBooks
- Oracle NetSuite
- Kashoo
Naast de bovenstaande voorbeelden heb ik ook mijn favoriete opties voor online boekhoudsoftware verzameld om een duidelijker beeld te geven van de beschikbare mogelijkheden:
Boekhoudsoftware op locatie
Boekhoudsoftware op locatie verwijst naar boekhoudtools die vooraf worden aangeschaft, op lokale servers worden geïnstalleerd en door de klant worden onderhouden.
Dit type software komt tegenwoordig minder vaak voor, omdat de meeste bedrijven de voorkeur geven aan een cloudgebaseerde softwaredienst. Als je echter wordt beperkt door regelgeving rond gegevens of uitgebreide aanpassingen nodig hebt, is dit een goede optie.
Voordelen:
- Eenmalige aankoop
- Volledige controle over gegevens
- Uitgebreide aanpasbaarheid
Meest geschikt voor:
- Grote bedrijven met eigen servers, of bedrijven die actief zijn in sterk gereguleerde sectoren (zoals de medische sector of de gezondheidszorg)
*Voorbeelden:
- QuickBooks
- Odoo
- Xero
* Al deze tools hebben naast hun populairdere cloudgebaseerde aanbod ook een optie voor gebruik op locatie.
Have an account? Log In
Facturatie- en factuursoftware
Facturatie- en factuursoftware automatiseert het maken, verzenden en bijhouden van facturen voor geleverde diensten of verkochte producten. Het wordt beschouwd als een type boekhoudsoftware omdat het financiële transacties verwerkt, het proces van debiteurenbeheer stroomlijnt en integreert met andere financiële systemen om nauwkeurige gegevens bij te houden.
Dit is een specifieker product dan de meeste boekhoudsoftware en een goed hulpmiddel voor bedrijven die niet het volledige pakket nodig hebben (of gewoon extra ondersteuning bij facturatie nodig hebben).
Voordelen:
- Automatiseert het genereren van facturen en betalingsherinneringen.
- Vermindert menselijke fouten bij het factureren.
- Biedt realtime inzicht in de status van facturen en betalingen.
Meest geschikt voor:
- Kleine bedrijven die slechts specifieke functionaliteit nodig hebben, of e-commercebedrijven die op dit gebied extra ondersteuning nodig hebben.
De meeste boekhoudsoftware biedt functies voor facturering en facturen, maar dit zijn enkele van de beste oplossingen die ik ben tegengekomen en die zich meer op deze functies richten:
Boekhoudsoftware voor freelancers
Vergelijkbaar met algemene boekhoudsoftware, maar dan voor particulieren. Er zijn veel voordelen van boekhoudsoftware voor freelancers, maar deze programma's zijn vaak eenvoudiger en meestal niet bijzonder geschikt voor groei of een meer geformaliseerd bedrijf.
Dankzij de eenvoud kun je meestal volstaan met gratis boekhoudsoftware of boekhoudsoftware voor freelancers.
Wanneer betalen
De meeste boekhoudsoftware voor freelancers biedt gratis proefversies en abonnementen met basisfuncties voor boekhouding. Als je besluit mensen onder je in dienst te nemen en nieuwe soorten werk aan te nemen, bereik je uiteindelijk een grens en moet je overstappen op een nieuw programma of upgraden naar een betaald abonnement.
Boekhoudsoftware voor non-profitorganisaties
De boekhoudsector voor non-profitorganisaties en overheidsinstanties kan bijzonder specifiek zijn, in ieder geval vanuit het perspectief van boekhoudprocessen.
Over het algemeen gebruiken non-profitorganisaties (NPO's) een proces dat fondsboekhouding wordt genoemd. Dit verschilt aanzienlijk van het simpelweg bijhouden van een grootboek of het volgen van het kassaldo op een rekening. Daarom zijn programma's die specifiek op non-profitorganisaties zijn gericht de beste keuze.
Advies is essentieel
De leercurve voor boekhoudprocessen bij non-profitorganisaties kan aanzienlijk steiler zijn dan bij een commercieel bedrijf. Daarom is het het beste als iemand in je team een opleiding heeft gevolgd of als er een externe adviseur wordt ingeschakeld.
De juiste boekhoudsoftware voor non-profitorganisaties vinden kan lastig zijn, maar hier zijn enkele opvallende opties om je op weg te helpen:
Boekhoudsoftware voor ondernemingen
Boekhoudsoftware voor ondernemingen is een uitgebreide oplossing die is ontworpen om de volledige financiële activiteiten van een grote organisatie te beheren. De software integreert verschillende bedrijfsprocessen, zoals boekhouding, financiën, inkoop, projectmanagement en personeelszaken, in één systeem.
Voordelen:
- Centraliseert gegevens van meerdere afdelingen.
- Stem functies af op specifieke bedrijfsbehoeften.
- Kan een groot aantal transacties verwerken
- Biedt diepgaande financiële analyses en rapportages.
Meest geschikt voor:
- Je raadt het al — grote ondernemingen. Of ze nu in één land actief zijn of wereldwijd, de meeste bedrijven die dit type software gebruiken hebben meerdere locaties en/of bedrijfsonderdelen.
Voorbeelden:
- Tally
- SAP
- Oracle NetSuite
Factureringssoftware
Factureringssoftware is bedoeld voor één specifieke taak: facturen opstellen, versturen en innen.
Als een uitgebreider boekhoudprogramma met gedetailleerde factureringsfuncties je budget of bedrijfsbehoeften te boven gaat, kan gespecialiseerde factureringssoftware een goede aanvulling zijn.
Aan de andere kant is investeren in een zelfstandig programma voor wie weinig tot matige factureringsbehoeften heeft, zoals het bijhouden van onlinebetalingen en inkooporders, waarschijnlijk overbodig ten opzichte van wat basisfuncties voor boekhouding kunnen bieden.
Om de juiste oplossing te kiezen, moet je weten waar jij en je bedrijf staan. Zodra je dat hebt vastgesteld, kun je terugkeren naar deze lijst om je zoektocht te beginnen.
Aangepaste boekhoudsoftware
Aangepaste boekhoudsoftware wordt specifiek ontwikkeld om aan de unieke vereisten van je bedrijf te voldoen. In tegenstelling tot kant-en-klare hulpmiddelen met vooraf ingestelde functies wordt deze software ontwikkeld of grondig aangepast aan je werkprocessen, branchenormen en interne systemen.
Dit type software is het meest geschikt voor bedrijven met sterk gespecialiseerde boekhoudprocessen, unieke nalevingsvereisten of complexe bestaande systemen die niet goed integreren met gangbare platforms.
Je zult waarschijnlijk voor aangepaste boekhoudsoftware kiezen wanneer:
- Je traditionele boekhoudhulpmiddelen niet meer toereikend zijn en je geavanceerdere, schaalbare oplossingen nodig hebt.
- Je sector unieke normen voor naleving, rapportage of belastingen heeft die niet door algemene boekhoudsoftware worden ondersteund.
- Je boekhouding nauw wilt integreren met bedrijfseigen hulpmiddelen, ERP-systemen of aangepaste bedrijfslogica.
- Je volledige controle wilt over gebruikersrollen, gegevensopslag en workflowautomatisering.
Voordat je koopt
Voer een grondige kosten-batenanalyse uit voordat je in aangepaste software investeert. Hoewel deze ongeëvenaarde flexibiliteit biedt, kunnen de ontwikkelings- en onderhoudskosten aanzienlijk zijn — en heb je interne middelen nodig om de software op lange termijn te ondersteunen.
Voordelen van boekhoudsoftware
Voor elk bedrijf met groei in het vooruitzicht of dat er gewoon zeker van wil zijn dat financiële gegevens volledig, nauwkeurig en geordend zijn, is de beste boekhoudsoftware onmisbaar.
Met boekhoudsoftware kun je:
- Crediteuren, debiteuren, liquide middelen en voorraadbeheer beheren op basis van de behoeften van de sector
- Financiële overzichten opstellen voor zowel financiële rapportage als bedrijfsanalyse
- Fouten voorkomen door rekeningafstemming
- Unieke bedrijfsbehoeften aanpakken, zoals fondsboekhouding voor ngo's
- Tijd besparen door automatisering, bijvoorbeeld door facturen op te stellen of de salarisadministratie te organiseren
- Bedrijfsactiviteiten snel en eenvoudig uitbreiden dankzij de optie voor cloudgebaseerde platforms
Daarnaast kunnen gespecialiseerde softwareproducten (zoals een boekhoud-CRM en ERP-software) zich richten op belangrijke nichebehoeften van bedrijven, zoals een krachtige verwerking van de salarisadministratie en factuurbeheer, zonder allesomvattende boekhoudoplossingen en de bijbehorende prijsstijging op te nemen — een voordeel voor elk bedrijf.
Belangrijkste functies van boekhoudsoftware
Niet alle soorten boekhoudsoftware zijn gelijkwaardig, maar de meeste bieden tot op zekere hoogte dezelfde basisfuncties.
Dit is alles wat je waarschijnlijk zult tegenkomen:
- Beheer van gegevens en rapporten
- Financiële analyse
- Geautomatiseerde belastingaangifte
- Facturering en facturatie
- Loonadministratie
Beheer van gegevens en rapporten
Het beheer van gegevens en rapporten kan een belangrijk onderdeel zijn van boekhoudkundige werkzaamheden en is vrij standaard in boekhoudsoftware.
Elke goede softwareoptie zorgt voor een overzichtelijke, nauwkeurige administratie en de mogelijkheid om standaardbedrijfsrapporten te genereren, zoals factuuroverzichten en balansen. De mate waarin rapportages kunnen worden aangepast, kan echter per software verschillen.
Financiële analyse en besluitvorming
De mogelijkheid om financiële gegevens te gebruiken als leidraad voor besluitvorming is essentieel voor het runnen van een goed bedrijf. De mate waarin analysemogelijkheden beschikbaar zijn, kan echter variëren.
Sommige programma's maken het eenvoudig om aangepaste prognosedashboards te bouwen, specifieke knelpunten te volgen en rapportagesjablonen op aanvraag te maken, terwijl andere dat niet doen. Als dit een prioriteit is, bekijk dan het aanbod van de interessantste tools voordat u tot aankoop overgaat.
Geautomatiseerde belastingaangifte
Bedrijfsbelastingen kunnen, vooral wanneer een bedrijf groeit en uitbreidt, allesbehalve eenvoudig zijn. Daarom is boekhoudsoftware die u hierbij kan helpen een groot voordeel.
Dat gezegd hebbende, is dit niet per se een veelvoorkomende functie van basisproducten, vooral niet voor bedrijven met ingewikkelde belastingvereisten.
Hoewel veel boekhoudsystemen belastingbeheer omvatten, zoals het schatten van belastingverplichtingen of het berekenen van belasting over zaken als loonadministratie, verkochte goederen en omzetbelasting, omvatten ze niet altijd het indienen van belastingaangiften.
Als u een boekhoudprogramma wilt dat is ontworpen om tijd te besparen en u tijdens het belastingseizoen van A tot Z begeleidt, zorg er dan voor dat dit een specifiek onderdeel van uw zoektocht is.
Elektronische facturering en facturatie
Facturering en facturatie zijn doorgaans belangrijke onderdelen van de bedrijfsvoering; daarom is boekhoudsoftware die deze taken kan afhandelen de beste keuze.
Zelfs bedrijven die slechts enkele regelmatige facturen hoeven te versturen, kunnen mogelijk tijd en energie besparen met tools die helpen bij het organiseren van inkomende en uitgaande kasstromen, evenals verwachte financiële ontvangsten en verplichtingen.
De meeste oplossingen bieden algemene tools op dit gebied — op zijn minst het genereren van facturen die klaargemaakt kunnen worden voor verzending — maar niet alle kunnen het echte werk doen, zoals het verspreiden van die facturen en/of het opvolgen van openstaande betalingen. Specifieke oplossingen voor facturering en crediteurenadministratie zijn hiervoor het beste.
Loonadministratie
Software voor loonadministratie kan voor veel bedrijven een gewenste functie zijn, omdat het automatisch berekenen van loonheffingen en inhoudingen en het genereren van loonstroken veel handmatig werk kan elimineren.
Als u ooit hebt gedroomd van een dag waarop u op vrijdagochtend geen cheques meer met de hand hoeft te ondertekenen, kan dit een geweldige kans zijn om de bedrijfsvoering te stroomlijnen.
Hoewel dit een veelvoorkomende functie is in de meeste boekhoudprogramma's, bieden veel programma's slechts basisondersteuning, zoals binnenlandse loonbetalingen en tijdregistratie.
Als u werknemers in andere landen of met andere valuta hebt, hebt u bijvoorbeeld mogelijk software nodig die speciaal is ontworpen voor complexere loonadministratie- en belastingvereisten.
Hoe kiest u boekhoudsoftware?
Of u nu een bakkerij bezit of een snelgroeiende e-commerce-start-up runt, er is een perfecte boekhoudoplossing die uw bedrijfsbehoeften kan stroomlijnen. Bepalen welke oplossing dat is, is eenvoudig:
- Breng de belangrijkste doelstellingen van uw bedrijf in kaart.
- Bepaal welke kernfunctionaliteit u nodig hebt om die doelstellingen te bereiken.
- Bepaal of gespecialiseerde diensten of meer algemene software nodig is.
- Beoordeel de opties op de markt.
- Neem uw beslissing.
- Zoek uit wat de beste manieren zijn om de software te gebruiken.
Factoren om te overwegen
Als je niet zeker weet waar je moet beginnen, bedenk dan wat je nodig hebt op de volgende gebieden:
- Bedrijfsgrootte en behoeften: Stem de softwarefuncties af op de omvang van je bedrijf en je specifieke boekhoudkundige vereisten.
- Schaalbaarheid: Zorg ervoor dat de software met je bedrijf kan meegroeien.
- Integratie: Controleer de compatibiliteit met bestaande systemen (CRM, ERP, enzovoort).
- Gebruiksvriendelijkheid: Beoordeel het gebruiksgemak en de leercurve.
- Kosten: Beoordeel de totale kosten, inclusief abonnementen, implementatie, licenties en onderhoud. Sommige bedrijven sturen vooraf offerteaanvragen voor boekhoudsoftware uit om offertes te verzamelen.
- Beveiliging: Zorg voor gegevensbescherming en naleving van regelgeving.
- Ondersteuning en training: Zoek naar beschikbare klantenondersteuning en trainingsmaterialen.
- Aanpasbaarheid: Ga na of de software kan worden afgestemd op je bedrijfsprocessen.
- Cloud versus lokaal: Neem een beslissing op basis van je behoefte aan toegankelijkheid en je IT-infrastructuur.
Houd er rekening mee dat verschillende leveranciers demo's van boekhoudsoftware aanbieden, zodat je het product vóór aankoop kunt uitproberen. Zo kun je er zeker van zijn dat je de juiste oplossing voor je bedrijf kiest.
Als je dat eenmaal hebt gedaan...
Zorg ervoor dat je je abonneert op onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die met hun boekhoudsoftware uitblinken en ondertussen de technologiesector vormgeven.