Com tantos tipos de software de contabilidade disponíveis, é natural sentir-se um pouco sobrecarregado. Talvez precise de um programa adequado às operações normais de uma pequena empresa ou, quem sabe, de um programa ideal para empresas com grandes planos de crescimento.
Depois de anos a testar software em todo o tipo de setores, aprendi que a melhor opção não depende apenas das funcionalidades — trata-se de encontrar algo que se adeque ao seu nível de conforto, aos seus objetivos e à forma como gosta de gerir a sua empresa.
Eis o que precisa de saber para ultrapassar o discurso de marketing & escolher a ferramenta que se adapta às suas competências técnicas, aos seus objetivos empresariais e aos seus métodos de operação preferidos.
Compreender o software de contabilidade
O software de contabilidade refere-se a qualquer tipo de ferramenta que possa ser utilizada para acompanhar as atividades financeiras de uma empresa e gerir os livros de contas.
As funcionalidades concretas podem variar, mas estes programas geralmente:
- São concebidos especificamente para funções de contabilidade empresarial
- Disponibilizam opções básicas de contabilidade geral, contas a receber e gestão de contas a pagar
- Podem gerir tarefas como gestão de inventário, definição de preços, faturação e cobranças
- Disponibilizam opções para gerar modelos de relatórios financeiros
- Podem cumprir várias regras de contabilidade e regulamentações, como os GAAP e as IFRS
- Podem ajudar na preparação de impostos, por exemplo, compilando informações a declarar nos formulários fiscais
- Podem automatizar tarefas contabilísticas, como o processamento salarial e a faturação
Antes de comprar uma ferramenta, é importante saber o que é considerado software de contabilidade. Algumas empresas podem utilizar outras ferramentas de introdução de dados para fins contabilísticos, como o Microsoft Excel ou o Google Sheets.
Embora seja verdade que uma empresa recém-criada, ou uma empresa que terá sempre operações limitadas, pode utilizar folhas de cálculo para acompanhar os fluxos de caixa, estes produtos não são tecnicamente considerados software de contabilidade.
Tipos de software de contabilidade
Nem todos os programas se concentram nas mesmas áreas. Antes de iniciar o processo de seleção, determine o tipo de software de contabilidade mais adequado à sua empresa, como:
Software de contabilidade geral
O software de contabilidade geral é a opção mais básica disponível e destina-se a responder às necessidades da maioria das empresas comuns. Algumas dessas necessidades incluem:
- Acompanhamento de receitas e despesas, incluindo contas a receber e a pagar
- Opções básicas de elaboração de relatórios, incluindo demonstrações financeiras e ferramentas analíticas
- Gestão de tesouraria, incluindo saldos de contas bancárias, reconciliação bancária, fluxos de caixa, cartões de crédito e moedas
- Gestão de inventário e acompanhamento de preços
- Gestão de transações
- Verificadores de erros para garantir que os números estão equilibrados e corretos
O software de contabilidade geral está geralmente disponível em duas formas: baseado na nuvem e instalado localmente. Eis uma explicação de cada opção:
Cumpra todos os requisitos
Se procura uma ferramenta simples e fiável para gerir as finanças do dia a dia, o software de contabilidade geral é um excelente ponto de partida. No entanto, estes programas são frequentemente vistos como soluções universais. Ao fazer a sua escolha, analise cuidadosamente os pontos fortes de cada programa, como a orçamentação e a previsão financeira em comparação com a emissão de faturas e a faturação, para garantir que responde às suas necessidades.
Software de contabilidade online/baseado na nuvem
O software de contabilidade online exige a aquisição de uma subscrição para ter acesso ao software; em nenhum momento passa a ser proprietário da ferramenta.
Mas, entre as muitas vantagens do software de contabilidade na nuvem, a flexibilidade destaca-se acima de tudo:
- Os funcionários podem iniciar sessão em inúmeros dispositivos, a partir de qualquer localização
- O armazenamento pode ser expandido e podem ser adicionadas novas licenças conforme necessário, à medida que a empresa cresce
- As novas funcionalidades podem ser disponibilizadas em tempo real, à medida que o fornecedor as adiciona
Embora o investimento inicial seja muito inferior ao do software instalado localmente, o custo total ao longo do tempo será mais elevado, uma vez que também está a pagar pelas atualizações e pela manutenção do fornecedor da ferramenta.
Vantagens:
- Inicie sessão a partir de qualquer lugar.
- Partilhe dados online, de forma segura.
- Aceda a partir de qualquer dispositivo.
- Atualizações do software em tempo real.
Mais indicado para:
- A maioria das empresas — este é o tipo de software de contabilidade mais popular disponível
Exemplos:
- FreshBooks
- Oracle NetSuite
- Kashoo
Além dos exemplos acima, também reuni as minhas principais escolhas de software de contabilidade online para ajudar a apresentar uma imagem mais clara das opções disponíveis:
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Software de contabilidade instalado localmente
O software de contabilidade instalado localmente refere-se a ferramentas de contabilidade adquiridas antecipadamente, instaladas em servidores locais e mantidas pelo cliente.
Este tipo de software é atualmente menos comum, uma vez que a maioria das empresas prefere um serviço de software baseado na nuvem. No entanto, se estiver limitado por regulamentações relativas a dados ou necessitar de uma personalização extensa, esta é uma boa opção.
Vantagens:
- Compra única
- Controlo total sobre os dados
- Ampla capacidade de personalização
Mais indicado para:
- Grandes empresas com servidores dedicados ou empresas que operam em setores altamente regulamentados (como o setor médico ou dos cuidados de saúde)
*Exemplos:
- QuickBooks
- Odoo
- Xero
* Todas estas ferramentas têm uma oferta instalada localmente para além das suas ofertas mais populares baseadas na nuvem.
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Software de faturação e emissão de faturas
O software de faturação e emissão de faturas automatiza o processo de criação, envio e acompanhamento de faturas relativas a serviços prestados ou produtos vendidos. É considerado um tipo de software de contabilidade porque processa transações financeiras, simplifica o processo de contas a receber e integra-se com outros sistemas financeiros para manter registos precisos.
Este é um produto mais específico do que a maioria dos softwares de contabilidade e constitui uma boa ferramenta para empresas que não precisam do pacote completo (ou que simplesmente necessitam de apoio adicional na faturação).
Vantagens:
- Automatiza a geração de faturas e os lembretes de pagamento.
- Reduz os erros humanos na faturação.
- Permite acompanhar em tempo real o estado das faturas e os pagamentos.
Mais indicado para:
- Pequenas empresas que necessitam apenas de funcionalidades específicas ou empresas de comércio eletrónico que precisam de ajuda adicional nesta área.
A maioria dos programas de contabilidade oferece funcionalidades de faturação e emissão de faturas; no entanto, eis algumas das melhores soluções que encontrei, mais focadas nestas funcionalidades:
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Programas de Contabilidade para Trabalhadores Independentes
Semelhantes aos programas de contabilidade gerais, mas destinados a particulares. Existem muitas vantagens dos programas de contabilidade para trabalhadores independentes, mas estes programas são frequentemente mais simplistas e, normalmente, não são particularmente adequados para o crescimento ou para uma empresa mais formalizada.
Devido à simplicidade envolvida, normalmente pode utilizar programas de contabilidade gratuitos ou programas de contabilidade para trabalhadores independentes.
Quando Pagar
A maioria dos programas de contabilidade para trabalhadores independentes oferece períodos de teste gratuitos e planos com funcionalidades contabilísticas básicas. Se decidir começar a contratar pessoas para trabalhar consigo e aceitar novos tipos de trabalho, acabará por atingir um limite e precisará de mudar para um novo programa ou atualizar para um plano pago.
Programas de Contabilidade para Organizações Sem Fins Lucrativos
O setor da contabilidade de organizações sem fins lucrativos e de entidades governamentais pode ser extremamente específico, pelo menos do ponto de vista dos processos contabilísticos.
De um modo geral, as organizações sem fins lucrativos (NPOs) utilizam um processo denominado contabilidade de fundos, que é bastante diferente de simplesmente manter um livro-razão geral ou acompanhar o dinheiro numa conta. Por isso, os programas especificamente destinados a organizações sem fins lucrativos são a melhor escolha.
A Consultoria é Essencial
A curva de aprendizagem dos processos contabilísticos para organizações sem fins lucrativos pode ser muito mais acentuada do que numa empresa privada, o que significa que é melhor que alguém da sua equipa tenha formação ou que recorra a um consultor externo.
Encontrar o programa de contabilidade adequado para organizações sem fins lucrativos pode ser difícil, mas eis algumas opções de destaque para o ajudar a começar:
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Programas de Contabilidade Empresarial
Os programas de contabilidade empresarial são uma solução abrangente concebida para gerir todas as operações financeiras de uma grande organização. Integram vários processos empresariais, como a contabilidade, as finanças, as compras, a gestão de projetos e os recursos humanos, num único sistema.
Vantagens:
- Centralizam os dados de vários departamentos.
- Adaptam as funcionalidades às necessidades específicas da empresa.
- Conseguem processar um grande volume de transações
- Fornecem análises e relatórios financeiros aprofundados.
Mais Adequados Para:
- É isso — grandes empresas. Quer operem num único país ou em todo o mundo, a maioria das empresas que utiliza este tipo de programa tem várias localizações e/ou unidades de negócio.
Exemplos:
- Tally
- SAP
- Oracle NetSuite
Software de faturação
O software de faturação destina-se a desempenhar uma única função: gerar, enviar e cobrar faturas.
Se um programa de contabilidade mais abrangente, com funcionalidades detalhadas de faturação, exceder o seu orçamento ou as necessidades da sua empresa, o software de faturação especializado pode ser uma mais-valia.
Por outro lado, para quem tem necessidades de faturação reduzidas a moderadas, como acompanhar pagamentos online e ordens de compra, investir num programa autónomo em vez de utilizar o que as funcionalidades básicas de contabilidade podem fazer será provavelmente excessivo.
Saber em que ponto se encontra a sua empresa é necessário para escolher a solução certa. Assim que descobrir isso, volte a esta lista para iniciar a sua pesquisa.
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Software de contabilidade personalizado
O software de contabilidade personalizado é desenvolvido especificamente para responder às necessidades únicas da sua empresa. Ao contrário das ferramentas disponíveis no mercado, com funcionalidades predefinidas, é desenvolvido ou amplamente personalizado para se adaptar aos seus fluxos de trabalho, às normas do setor e aos sistemas internos.
Este tipo de software é mais adequado para empresas com processos contabilísticos altamente especializados, requisitos de conformidade específicos ou sistemas legados complexos que não se integram bem com as plataformas generalistas.
É provável que recorra a software de contabilidade personalizado quando:
- As suas ferramentas de contabilidade tradicionais já não são suficientes e precisa de soluções mais avançadas e escaláveis.
- O seu setor tem normas específicas de conformidade, elaboração de relatórios ou tributação que não são suportadas pelo software de contabilidade generalista.
- Pretende integrar estreitamente a contabilidade com ferramentas proprietárias, ERPs ou lógica empresarial personalizada.
- Procura ter controlo total sobre as funções dos utilizadores, o armazenamento de dados e as automatizações dos fluxos de trabalho.
Antes de comprar
Antes de investir em software personalizado, realize uma análise aprofundada de custos e benefícios. Embora ofereça uma flexibilidade incomparável, os custos de desenvolvimento e manutenção podem ser significativos — e precisará de recursos internos para o apoiar a longo prazo.
Vantagens do software de contabilidade
Para qualquer empresa com perspetivas de crescimento ou que simplesmente queira garantir que os registos financeiros estão completos, exatos e organizados, o melhor software de contabilidade é indispensável.
Com a utilização de software de contabilidade, pode:
- Gerir contas a pagar, contas a receber, tesouraria e o acompanhamento de inventário com base nas necessidades do setor
- Gerar demonstrações financeiras tanto para o relato financeiro como para a análise empresarial
- Evitar erros através da reconciliação
- Responder a necessidades empresariais específicas, como a contabilidade de fundos para ONG
- Poupar tempo através da automatização, por exemplo, gerando faturas ou organizando o processamento salarial
- Expandir as atividades empresariais de forma rápida e simples, com a opção de utilizar plataformas baseadas na nuvem
Além disso, os produtos de software especializados (como CRM de contabilidade e software ERP de contabilidade) podem concentrar-se nas principais necessidades específicas que as empresas possam ter, como um processamento salarial robusto e a gestão de faturas, sem incluir soluções de contabilidade abrangentes nem o aumento de preço associado — uma vantagem para qualquer empresa.
Principais funcionalidades do software de contabilidade
Nem todos os tipos de soluções de software de contabilidade são iguais, mas a maioria oferece as mesmas funções básicas — até certo ponto.
Eis tudo o que é provável que encontre:
- Gestão de registos e relatórios
- Análise financeira
- Preenchimento automático de declarações fiscais
- Faturação e emissão de faturas
- Gestão do processamento salarial
Gestão de registos e relatórios
A gestão de registos e relatórios pode ser uma parte importante das operações de contabilidade e é bastante comum nos programas de contabilidade.
Qualquer bom programa garantirá uma manutenção de registos organizada e precisa, bem como a capacidade de gerar relatórios empresariais padrão, como extratos de faturas e balanços. No entanto, o grau de personalização dos relatórios pode variar de programa para programa.
Análise financeira e tomada de decisões
A capacidade de utilizar dados financeiros para orientar a tomada de decisões é fundamental para gerir uma empresa de forma eficaz. No entanto, o grau de disponibilidade das ferramentas analíticas pode variar.
Alguns programas facilitam a criação de painéis de previsão personalizados, o acompanhamento de problemas específicos e a criação de modelos de relatórios a pedido, enquanto outros não. Se esta for uma prioridade, analise as funcionalidades das ferramentas mais interessantes antes de comprar.
Preenchimento automático de declarações fiscais
Os impostos empresariais, especialmente à medida que uma empresa cresce e se expande, podem ser tudo menos simples. Como tal, um programa de contabilidade que o possa ajudar constitui uma grande vantagem.
Dito isto, esta não é necessariamente uma funcionalidade comum nos produtos básicos, especialmente para empresas com requisitos fiscais complexos.
Embora muitos sistemas de contabilidade abranjam a gestão fiscal, como a estimativa das responsabilidades fiscais ou o cálculo de impostos sobre itens como salários, bens vendidos e imposto sobre vendas, nem sempre incluem o preenchimento das declarações fiscais.
Se pretende um programa de contabilidade concebido para minimizar o tempo despendido e orientá-lo de A a Z durante o período de entrega das declarações fiscais, certifique-se de que este é um critério específico da sua pesquisa.
Faturação eletrónica e emissão de faturas
A faturação e a emissão de faturas são normalmente componentes fundamentais das operações; por conseguinte, os programas de contabilidade que conseguem geri-las destacam-se.
Mesmo as empresas que apenas têm algumas faturas regulares para enviar podem conseguir poupar tempo e energia com ferramentas que ajudem a organizar os fluxos de entrada e saída de dinheiro, bem como os recebimentos e compromissos financeiros previstos.
A maioria oferece ferramentas gerais nesta área — no mínimo, a geração de faturas para preparar o seu envio —, mas nem todas conseguem tratar do trabalho propriamente dito, como distribuir essas faturas e/ou acompanhar as cobranças. Neste caso, as soluções específicas de faturação e programas de contas a pagar são a melhor opção.
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Gestão do processamento salarial
O programa de gestão do processamento salarial pode ser uma funcionalidade desejável para muitas empresas, porque calcular automaticamente os impostos sobre os salários e as retenções, bem como gerar recibos de vencimento, pode significar a eliminação de uma grande quantidade de trabalho manual.
Se alguma vez sonhou com um dia em que não tivesse de assinar cheques à mão nas manhãs de sexta-feira, esta pode ser uma excelente oportunidade para simplificar as operações de uma empresa.
Embora esta seja uma funcionalidade comum na maioria dos programas de contabilidade, muitos oferecem apenas suporte básico, como pagamentos salariais nacionais e controlo de horas.
Se tiver funcionários noutros países ou com outras moedas, por exemplo, poderá precisar de um programa especificamente concebido para gerir requisitos mais complexos de processamento salarial e fiscais.
Como escolher um programa de contabilidade
Quer seja proprietário de uma padaria ou de uma empresa emergente de comércio eletrónico em rápido crescimento, existe uma solução de contabilidade perfeita para simplificar as necessidades da sua empresa. Descobrir qual é a adequada é simples:
- Identifique os principais objetivos da sua empresa.
- Determine quais as funcionalidades essenciais de que necessita para atingir esses objetivos.
- Determine se são necessários serviços especializados ou um programa mais geral.
- Avalie as opções disponíveis no mercado.
- Tome a sua decisão.
- Descubra as melhores formas de utilizar o programa.
Fatores a considerar
Se não tiver a certeza de onde começar, considere aquilo de que precisa nas seguintes dimensões:
- Dimensão e necessidades da empresa: associe as funcionalidades do software à dimensão da sua empresa e aos seus requisitos contabilísticos específicos.
- Escalabilidade: certifique-se de que o software consegue acompanhar o crescimento da sua empresa.
- Integração: verifique a compatibilidade com os sistemas existentes (CRM, ERP, etc.).
- Facilidade de utilização: avalie a facilidade de utilização e a curva de aprendizagem.
- Custo: avalie o custo total, incluindo subscrições, implementação, licenças e manutenção. Algumas empresas enviam pedidos de proposta (RFPs) de software de contabilidade para recolher orçamentos antecipadamente.
- Segurança: certifique-se da proteção dos dados e da conformidade com os regulamentos.
- Suporte e formação: procure serviços de apoio ao cliente e recursos de formação disponíveis.
- Possibilidade de personalização: considere se o software pode ser adaptado aos processos da sua empresa.
- Na nuvem vs. no local: tome uma decisão com base na sua necessidade de acessibilidade e na sua infraestrutura de TI.
Tenha em conta que vários fornecedores disponibilizam demonstrações de software de contabilidade para lhe permitir experimentar o produto antes de o comprar. Desta forma, pode garantir que está a selecionar a solução certa para a sua empresa.
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