12 Größte Vorteile von Buchhaltungssoftware (Spoiler: Sie sparen richtig Geld)
Ohne die richtigen Werkzeuge, um Ihren Buchhaltungs-Workflow zu unterstützen, könnte das Finanzwesen in Ihrem Unternehmen schnell zu einer undurchsichtigen Blackbox werden – mit Verzögerungen, Fehlern und unerwarteten Kosten, die alle hätten vermieden werden können.
Sie fragen sich, ob jetzt der richtige Zeitpunkt ist, in Buchhaltungssoftware zu investieren? Hier sind die größten Vorteile von Buchhaltungssoftware, die Ihnen bei der Entscheidung helfen können.
Warum Buchhaltungssoftware einsetzen?
Es gibt viele Gründe, weshalb Sie sich eine Buchhaltungssoftware zulegen sollten. Wenn man es jedoch auf einen einzigen Grund herunterbricht, ist es – Transparenz.
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Ohne eine Nachvollziehbarkeit, woher Ihre Finanzdaten stammen, wer für Änderungen verantwortlich ist und wie alles zusammenpasst, um das große Ganze zu ergeben, wissen Sie nie, welchen Zahlen Sie vertrauen können.
Auch wenn Sie denken, Ihre Excel-Tabellen sparen Ihnen Geld, sieht die Realität so aus:
- Anfällig für menschliche Fehler, die zu kostspieligen Fehlern und ungenauen Berichten führen können
- Aufwändig zu pflegen, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst und die Anzahl der Transaktionen steigt
- Fehlende Zusammenarbeitsfunktionen, was es für Finanzteams schwierig macht, gemeinsam zu arbeiten
- Nicht sicher, da Tabellen problemlos mit jedem ohne Zugriffskontrolle geteilt werden können
- Es fehlen Funktionen wie automatische Abstimmung, Ausgabenverfolgung und Finanzberichterstattung
Anstatt Daten von einer Tabelle zur nächsten zu kopieren und einzufügen, haben Sie alle Ihre Transaktionsinformationen an einem Ort. Sie können ganz einfach sehen, was ausgegeben worden ist oder was ins Unternehmen gekommen ist – und Sie wissen immer, wo Sie diese Informationen finden.
Okay, aber brauchen Sie es wirklich?
Technisch gesehen, nein. So wie Sie für das alte Dielenbrett auch keinen unbedingt einen Tischler brauchen – ein scharfes Messer und etwas Leim reichen theoretisch aus.
Andererseits, nach fünfzehn Minuten, einem kaputten Brett und ein paar Splittern später, wäre es vielleicht doch einfacher gewesen, direkt einen Experten zu holen?
Buchhaltungssoftware ist viel mehr als nur eine Übersicht für Ihre Finanzdaten. Sie ist eine Automatisierungsplattform, ein Reporting-Tool und ein Wächter für die Einhaltung von Steuervorgaben. Hier sind einige der wirkungsvollsten Vorteile von Buchhaltungssoftware – entnommen aus echten Anwendungsfällen bei verschiedenen B2B- und B2C-Tech-Start-ups:
1. Echtzeit-Einblick in die Finanzen
Statt auf voneinander isolierte Daten aus mehreren Tabellen angewiesen zu sein, integrieren cloudbasierte Buchhaltungslösungen Banken, Zahlungsabwickler und Geschäftsanwendungen, um einen stets aktuellen Überblick über den Cashflow, die Umsätze und die Ausgaben eines Unternehmens bereitzustellen. Das ist eines der Kernmerkmale moderner Buchhaltungssoftware – und es hilft nicht nur großen Unternehmen, sondern auch KMUs, Start-ups und gemeinnützigen Organisationen.
Während des Lockdowns im Vereinigten Königreich standen Finanzverantwortliche verschiedener Unternehmen vor der Herausforderung, mit dem komplexen staatlichen Kurzarbeitsmodell Schritt zu halten. Pamela Phillips erklärt, wie die Integration mit Xero ihren Kunden geholfen hat, in dieser Zeit Liquiditätsprobleme zu bewältigen:
Jedes Mal, wenn die Regierung eine neue Initiative einführte, mussten wir sofort reagieren, interpretieren, was es für die Mandanten bedeutete, und vermitteln, was vor sich geht und wie wir sie beim Zugang dazu unterstützen können.
Mit Xero sind die Zahlen unserer Mandanten immer aktuell. Sobald die Pandemie ausbrach, konnten wir direkt in die Konten unserer Mandanten schauen und sehen, ob sie ein Liquiditätsproblem hatten.
2. Automatisierte Dateneingabeprozesse
Manuelle Dateneingabe ist zeitaufwändig, fehleranfällig und behindert das Wachstum. Buchhaltungsplattformen nutzen Werkzeuge wie KI und optische Zeichenerkennung (OCR), um Dokumente schnell und präzise auszuwerten.
Stack Overflow, die Online-Community für Entwickler, setzt seit 2019 Tipalti für die Finanzautomatisierung ein.
Seit der Implementierung nutzt Stack Overflow die Multi-Entity- und Multiwährungslösungen von Tipalti, um 90 % ihrer Finanzprozesse zu automatisieren, wobei detaillierte Prüfpfade jede Änderung ohne manuellen Aufwand nachvollziehbar machen.
Warum ist das wichtig? Laut Quickbooks verbringen durchschnittliche Kleinunternehmer jede Woche mehr als zehn Stunden mit manueller Buchhaltungsdateneingabe. All das könnte leicht automatisiert werden und würde einem Unternehmen mindestens 15.000 $ pro Jahr einsparen. Dies ist auch ein wichtiger Vorteil von Buchhaltungssoftware für Freiberufler.
3. Nahtlose funktionsübergreifende Integration
Gartner stellte fest, dass 39 % der Unternehmensverantwortlichen Integrationen mit bereits bestehender Software als wichtigsten Faktor bei der Auswahl eines neuen Softwareanbieters betrachten.
Das gilt besonders für Buchhaltungsaufgaben. Indem Sie Finanzdaten mit operativen Daten aus Ihrem CRM, Ihrer Lagerverwaltung, dem ERP, der Lohn- und Gehaltsabrechnung und anderen Tools verknüpfen, erhalten Sie einen vollständigen Überblick über Ihre finanzielle Performance in verschiedenen Bereichen.
Zum Beispiel gilt Quickbooks seit langem als Goldstandard für Integrationen unter Buchhaltungsplattformen. Aktuell bietet es eine Bibliothek mit mehr als 750 Drittanbieter-Integrationen und eine offene API für einen vielseitigen Datenaustausch.
Bevor wir TSheets hatten, lief unsere Einsatzplanung komplett über eine Tabelle, was zu vielen Fehlern führte. Jetzt können wir sehen, wie viele Stunden jeder Techniker gearbeitet hat und an welchem Auftrag.
Zum Kontext: Die erwähnte Integration, TSheets, heißt jetzt Quickbooks Time und ermöglicht es Verantwortlichen, Arbeitszeiten der Mitarbeitenden im Blick zu behalten und Pläne in Echtzeit anzupassen.
4. Prüfpfade und Compliance-Management
Anstatt sich auf fehleranfällige manuelle Aufzeichnungen zu verlassen, erfassen Prüfpfade mühelos das Wer, Was, Wann und Wo von Finanzaktivitäten. Durch die Protokollierung jeder Transaktion, Benutzeraktion und Systemereignisses entsteht ein Finanznachweis, der die Einhaltung von Gesetzen wie GAAP, SOX und DSGVO belegen kann.
Indem detaillierte Prüfpfade geschaffen werden, die eine ordnungsgemäße Nachvollziehbarkeit sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Unternehmens sicherstellen, gibt es verschiedene Wege, wie Softwarelösungen Sie bei der Einhaltung von Vorschriften wie GAAP und SOX unterstützen können. Hier einige Beispiele:
- Nachweis, dass die Umsatzrealisierung gemäß ASC 606 korrekt gehandhabt wurde.
- Bestätigung, dass Ausgaben im richtigen Zeitraum erfasst wurden.
- Darlegung, dass die korrekten Abschreibungspläne für Anlagevermögen beachtet wurden.
- Bestätigung, dass Rückstellungen und Schätzungen gemäß GAAP-Bestimmungen berechnet wurden.
Im Jahr 2019 verhängte die SEC eine Geldstrafe in Höhe von 16 Millionen Dollar gegen Hertz wegen fehlerhafter Berichterstattung, die nicht den GAAP-Standards entsprach. Ähnlich wurde Monsanto im Jahr 2016 mit einer Strafe von 80 Millionen Dollar belegt, weil das Unternehmen nicht in der Lage war, die Kosten für Rückvergütungen gemäß GAAP-Vorschriften auszuweisen. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann für Unternehmen teuer werden, und eine elektronische Aufzeichnung Ihrer Finanztransaktionen kann Ihrem Team viele Kopfschmerzen ersparen.
5. Konsolidierung mehrerer Einheiten
Die Konsolidierung mehrerer Einheiten ist der Prozess, bei dem die Finanzberichte mehrerer Geschäftseinheiten, Tochtergesellschaften oder juristischer Personen zu einem einzigen Satz von Finanzberichten für das Mutterunternehmen zusammengeführt werden.
Dies ist entscheidend, um den Stakeholdern wie Investoren, Kreditgebern und Aufsichtsbehörden ein umfassendes und genaues Bild der finanziellen Gesamtsituation und Leistung des Unternehmens zu vermitteln.
Die Konsolidierung von Finanzdaten zwischen Einheiten mit unterschiedlichen Kontenplänen, Buchhaltungssystemen und Berichtszeiträumen kann jedoch äußerst komplex und zeitaufwendig sein. Buchhaltungssoftware für mehrere Einheiten automatisiert und vereinfacht diesen Prozess auf mehrere zentrale Arten:
- Automatisches Sammeln und Standardisieren von Finanzdaten aus unterschiedlichen Systemen
- Bearbeitung von Währungsumrechnungen und Eliminierung konzerninterner Geschäfte
- Bereitstellung vorgefertigter Konsolidierungsvorlagen im Einklang mit Rechnungslegungsstandards
- Anbieten von Prüfpfaden und Kontrollmechanismen zur Sicherstellung von Genauigkeit und Compliance
- Ermöglichung von Echtzeit-Konsolidierungsberichten und Drilldown-Analysen
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central und Tipalti sind alles Beispiele für gute Buchhaltungslösungen, die Finanzdaten über mehrere Tochtergesellschaften hinweg konsolidieren können. Sie bieten sowohl erweiterte als auch grundlegende Funktionen wie gemeinsame Kontenpläne, konzerninterne Buchungen, automatisierte Mehrwährungskonsolidierung und mehr.
6. Dimensionale Berichterstattung von Finanzdaten
Dimensionale Berichterstattung ermöglicht es Startups, Finanzdaten aus verschiedenen Blickwinkeln zu analysieren und bietet so tiefere Einblicke für bessere Entscheidungen. Durch das Taggen von Transaktionen mit relevanten Dimensionen wie Kunde, Produkt, Standort oder Projekt kann das Finanzteam Daten einfach auswerten, um Trends und Chancen zu erkennen. Dies ist auch beim Erstellen von Budgets und Hauptbuch sehr vorteilhaft.
Beispielsweise kann ein SaaS-Startup die dimensionale Berichterstattung nutzen, um wichtige Kennzahlen wie Customer Acquisition Cost (CAC) und Kundenlebenszeitwert (LTV) über verschiedene Kundensegmente, Regionen oder Produktlinien hinweg zu vergleichen.
Ebenso können Unternehmen aus der Öl- und Gasbranche die Rentabilität über verschiedene Bohrungen, Regionen oder Fördermethoden analysieren. Dieser detaillierte Einblick hilft zu identifizieren, in welchen Bereichen sich Wachstumsanstrengungen am meisten lohnen.
The Irish Times Group begann 2018 kurz nach der Übernahme der Examiner Group mit AccountsIQ zusammenzuarbeiten, um ihre Finanzberichterstattung zu optimieren. Die Verwaltung unterschiedlicher Systeme in beiden Medienunternehmen war zur Herausforderung geworden, doch die Buchhaltung für mehrere Einheiten half, alle Finanztransaktionen an einem Ort zusammenzuführen.
Einer der Vorteile, eine Gruppe zusammenzuführen, besteht darin, Synergien auf der Kostenseite zu erzeugen, während wir unsere täglichen Arbeitsabläufe neu gestalten. Systemautomatisierung ist der eigentliche Gewinn, und AccountsIQ hilft uns, diese operativen Ziele zu erreichen.
7. Optimierter Procure-to-Pay-Prozess
Buchhaltungsplattformen mit Procure-to-Pay-Funktionalität automatisieren den gesamten Prozess vom Erstellen von Bestellanforderungen bis zur Bezahlung des Lieferanten. Die automatisierte 3-Wege-Abstimmung von Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen stellt sicher, dass Aufträge korrekt ausgeführt werden, bevor die Zahlung erfolgt.
Zum Beispiel half Tipaltis AP-Lösung dem Digitalmedienunternehmen Tapjoy, die Zahlungsaufwände um 50% zu reduzieren.
8. Verringerte IT-Hardwarekosten
Cloudbasierte Buchhaltungssoftware macht den Einsatz von Vor-Ort-Servern überflüssig und senkt so die Hardware-Infrastruktur- und Wartungskosten um Millionenbeträge. Da der Anbieter automatische Software-Updates und Backups übernimmt, kann sich das Finanzteam auf seine Kernaufgaben konzentrieren statt auf das Technologiemanagement.
9. Bessere Zusammenarbeit für Remote-Teams
Cloud-Buchhaltung ermöglicht Echtzeit-Zusammenarbeit für verteilte Finanzteams. Unternehmen mit mehreren Standorten können außerdem Prozesse standortübergreifend standardisieren und gleichzeitig flexibel bleiben.
All dies geschieht, ohne die Sicherheit der Organisation zu gefährden, da detaillierte Prüfpfade die Verantwortlichkeit der Manager sicherstellen.
10. Schnellere Monatsabschlüsse
Mit guter Buchhaltungssoftware beschleunigen kontinuierliche Finanzkonsolidierung und automatische Bankabstimmung den Monatsabschluss. So konnte Ramp zum Beispiel die Dauer für den Monatsabschluss um ganze 5 Tage durch die Umstellung auf Netsuite verkürzen – wodurch das Team weiter in die Automatisierung investieren konnte.
11. Notfallwiederherstellung für sensible Daten
Durch automatisierte Backups, strenge Zugriffssteuerungen und Überwachung rund um die Uhr schützt cloudbasierte Buchhaltungssoftware Finanzdaten vor Verlust oder Diebstahl. Plattformen wie Oracle NetSuite und Workday verfügen über robuste Notfallwiederherstellungsmaßnahmen, um Ausfallzeiten zu minimieren – was besonders für größere Unternehmen extrem wertvoll sein kann.
12. Präzise Liquiditätsprognosen
Zum Abschluss unserer vorgestellten Vorteile von Buchhaltungssoftware sprechen wir noch über fortschrittliche Analysen. Business-Buchhaltungstools nutzen Echtzeitdaten, Budgets und Zeitpläne, um Zahlungszu- und -abflüsse zu prognostizieren, sodass Sie immer vorbereitet sind.
Visuelle Dashboards, anpassbare Berichte und Echtzeit-Benachrichtigungen bieten Transparenz über Liquiditätsstände, sodass potenzielle Engpässe rechtzeitig erkannt werden, bevor sie das Unternehmen beeinträchtigen.
Bereit, Ihr System auszuwählen?
Das Analystenteam des CFO Club hat Hunderte, nein, Tausende von Stunden in die Analyse von Buchhaltungssoftware gesteckt – dies sind die Tools, die am besten abgeschnitten haben:
Wenn Sie weitere Unterstützung bei der Wahl des Typs der Buchhaltungssoftware benötigen, der am besten zu Ihnen passt, keine Sorge — dafür habe ich auch etwas.
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Wie einst ein windiger Tippgeber in einer dunklen Gasse zu einem respektablen Journalisten sagte, der völlig überfordert war: „Folge einfach... dem Geld.“ Ob Sie nun politische Korruption aufdecken oder einfach nur die ordnungsgemäße Nachvollziehbarkeit in Ihrem eigenen Unternehmen sicherstellen möchten – es liegt in Ihrem Interesse, das Nachverfolgen von Geldbewegungen zu erleichtern.
... seltsamer Vergleich? Vielleicht habe ich einfach zu viele Krimiserien gesehen.
Nuuun ja.
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