12 Vorteile von Buchhaltungssoftware, die Geld sparen
Ohne die richtigen Tools zur Optimierung Ihres Buchhaltungsworkflows kann der Finanzbereich in Ihrem Unternehmen leicht zu einer undurchdringlichen Black Box werden, was zu Verzögerungen, Fehlern und unerwarteten Ausgaben führt – all das hätte vermieden werden können.
Sie fragen sich, ob jetzt der richtige Zeitpunkt ist, in Buchhaltungssoftware zu investieren? Hier sind die größten Vorteile von Buchhaltungssoftware, um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern.
Warum Buchhaltungssoftware nutzen?
Es gibt viele Gründe, warum Sie sich für Buchhaltungssoftware entscheiden sollten. Wenn Sie sich aber für nur einen entscheiden müssten, läuft alles auf eines hinaus: Transparenz.
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Ohne einen Prüfpfad, der zeigt, woher Ihre Finanzdaten stammen, wer für Änderungen verantwortlich ist und wie alles zusammenkommt, um das große Ganze zu ergeben, wissen Sie nie, welchen Zahlen Sie vertrauen können.
Vielleicht denken Sie, dass Ihre Excel-Tabellen Ihnen Geld sparen. In Wirklichkeit sind sie jedoch:
- Anfällig für menschliche Fehler, die zu kostspieligen Irrtümern und ungenauen Berichten führen können
- Mit zunehmendem Geschäftswachstum und steigendem Transaktionsvolumen zeitaufwendig in der Pflege
- Ohne Zusammenarbeitsfunktionen, was es Finanzteams erschwert, gemeinsam zu arbeiten
- Nicht sicher, da Tabellenkalkulationen einfach ohne Zugriffskontrollen mit anderen geteilt werden können
- Es fehlen Funktionen wie automatische Abstimmung, Spesenverfolgung und Finanzberichterstattung
Anstatt Daten von einer zur nächsten Tabelle zu kopieren und einzufügen, haben Sie alle Ihre Transaktionsinformationen an einem Ort. Sie können problemlos sehen, was ausgegeben und was eingenommen wurde, und Sie wissen immer, wo Sie diese Informationen finden.
Okay, aber brauchen Sie es wirklich?
Technisch gesehen: nein. Genauso wie Sie nicht unbedingt einen Handwerker für das alte Dielenbrett brauchen. Eigentlich reicht ein scharfes Messer und etwas Klebstoff.
Aber nach fünfzehn Minuten, einem zerbrochenen Brett und ein paar Splittern denken Sie sich vielleicht doch, es wäre einfacher gewesen, jemanden zu rufen?
Buchhaltungssoftware ist weit mehr als eine Plattform zur Ansicht von Finanzdaten. Sie ist auch eine Automatisierungsplattform, ein Reporting-Tool und ein Wächter zur Sicherstellung der Einhaltung steuerlicher Vorgaben. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile von Buchhaltungssoftware, basierend auf realen Anwendungsfällen aus verschiedenen B2B- und B2C-Tech-Startups:
1. Finanzielle Transparenz in Echtzeit
Statt sich auf isolierte Daten in mehreren Tabellen zu verlassen, integrieren Cloud-Buchhaltungslösungen Banken, Zahlungsdienstleister und Business-Anwendungen, um stets einen aktuellen Überblick über den Cashflow, Umsatz und die Ausgaben eines Unternehmens zu bieten. Das ist eines der Kernmerkmale moderner Buchhaltungssoftware, das nicht nur Großunternehmen, sondern auch KMUs, Startups und gemeinnützigen Organisationen hilft.
Während des Lockdowns im Vereinigten Königreich standen Finanzverantwortliche verschiedener Unternehmen vor der Herausforderung, mit dem komplexen staatlichen Kurzarbeiterprogramm Schritt zu halten. Pamela Phillips erklärt, wie die Integration mit Xero ihren Kunden geholfen hat, in dieser Zeit Cashflow-Probleme zu bewältigen:
Jedes Mal, wenn die Regierung eine neue Initiative einführte, mussten wir sofort reagieren, interpretieren, was sie für die Kunden bedeutete, und kommunizieren, was passiert und wie wir ihnen helfen können, darauf zuzugreifen.
Mit Xero sind die Zahlen unserer Kunden immer aktuell. In dem Moment, als die Pandemie ausbrach, konnten wir die Konten unserer Kunden einsehen und feststellen, ob sie ein Cashflow-Problem hatten.
2. Automatisierte Dateneingabe-Operationen
Manuelle Dateneingabe ist zeitaufwendig, fehleranfällig und bremst das Wachstum. Buchhaltungsplattformen nutzen Tools wie KI und optische Zeichenerkennung (OCR), um Dokumente schnell und genau zu interpretieren.
Stack Overflow, die Online-Community für Entwickler, nutzt seit 2019 Tipalti für die Finanzautomatisierung.
Seit der Einführung setzt Stack Overflow die Multi-Entity- und Multiwährungslösungen von Tipalti ein, um 90 % ihrer Finanzprozesse zu automatisieren, wobei detaillierte Audit-Trails jede Änderung ohne manuellen Aufwand dokumentieren.
Warum ist das wichtig? Laut Quickbooks verbringen Inhaber kleiner Unternehmen durchschnittlich mehr als zehn Stunden pro Woche mit manueller Dateneingabe in der Buchhaltung. All dies könnte leicht automatisiert werden und einem Unternehmen mindestens 15.000 $ pro Jahr einsparen. Dies ist auch ein wichtiger Vorteil von Buchhaltungssoftware für Freiberufler.
3. Nahtlose bereichsübergreifende Integration
Gartner fand heraus, dass 39 % der Unternehmensleiter Integrationen mit bestehender Software als wichtigsten Faktor betrachten, wenn sie einen neuen Softwareanbieter auswählen.
Das gilt besonders für Buchhaltungsaufgaben. Durch die Verknüpfung von Finanzdaten mit operativen Daten aus Ihrem CRM, dem Lagerbestand, ERP, der Lohnabrechnung und anderen Tools erhalten Sie einen vollständigen Überblick über Ihre finanzielle Leistung in allen Geschäftsbereichen.
Zum Beispiel gilt Quickbooks schon lange als Goldstandard der Integration unter den Buchhaltungsplattformen. Aktuell bietet es eine Bibliothek mit mehr als 750 Integrationen von Drittanbietern und eine offene API für den bidirektionalen Datenaustausch.
Bevor wir TSheets hatten, erfolgte unsere Einsatzplanung komplett in einer Tabelle, was zu vielen Fehlern führte. Jetzt können wir sehen, wie viele Stunden jeder Techniker gearbeitet hat und an welchem Auftrag.
Zur Einordnung: Die Integration, auf die er sich bezieht, heißt jetzt Quickbooks Time und ermöglicht es Betreibern, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu verfolgen und in Echtzeit Anpassungen vorzunehmen.
4. Prüfpfade und Compliance-Management
Anstatt sich auf fehleranfällige manuelle Aufzeichnungen zu verlassen, erfassen Prüfpfade mühelos das Wer, Was, Wann und Wo von Finanzaktivitäten. Indem jede Transaktion, Benutzeraktion und Systemereignis protokolliert wird, bieten sie einen Finanzbericht, der zur Einhaltung von Gesetzen wie GAAP, SOX und DSGVO genutzt werden kann.
Durch die Erstellung detaillierter Prüfpfade, die sowohl intern als auch extern für ordnungsgemäße Verantwortlichkeit sorgen, gibt es mehrere Möglichkeiten, wie Softwarelösungen Sie bei der Einhaltung von Vorschriften wie GAAP und SOX unterstützen können. Hier einige Beispiele:
- Nachweis, dass die Umsatzrealisierung korrekt gemäß ASC 606 erfolgte.
- Bestätigung, dass Ausgaben im richtigen Zeitraum verbucht wurden.
- Vorlage ordnungsgemäßer Abschreibungspläne für Sachanlagen.
- Bestätigung, dass Rückstellungen und Schätzungen gemäß GAAP-Regeln berechnet wurden.
Im Jahr 2019 verhängte die SEC eine Geldstrafe von 16 Millionen US-Dollar gegen Hertz wegen einer fehlerhaften Berichterstattung, die nicht den GAAP-Standards entsprach. Ähnlich wurde Monsanto im Jahr 2016 mit 80 Millionen US-Dollar bestraft, weil das Unternehmen die Kosten von Rabatten nicht gemäß den GAAP-Richtlinien erfassen konnte. Nichteinhaltung kann für Unternehmen teuer werden, und eine elektronische Aufzeichnung Ihrer Finanztransaktionen kann Ihrem Team viele Kopfschmerzen ersparen.
5. Konsolidierung mehrerer Einheiten
Die Konsolidierung mehrerer Einheiten ist der Prozess, Jahresabschlüsse mehrerer Geschäftseinheiten, Tochtergesellschaften oder rechtlicher Einheiten zu einem einzigen Abschluss für das Mutterunternehmen zusammenzuführen.
Dies ist entscheidend, um Stakeholdern wie Investoren, Kreditgebern und Aufsichtsbehörden ein umfassendes und genaues Bild der gesamten finanziellen Gesundheit und Leistung eines Unternehmens zu präsentieren.
Allerdings kann die Konsolidierung von Finanzdaten über Einheiten mit unterschiedlichen Kontenplänen, Buchhaltungssystemen und Berichtszeiträumen hinweg äußerst komplex und zeitaufwendig sein. Buchhaltungssoftware für mehrere Einheiten automatisiert und vereinfacht diesen Prozess auf verschiedene wichtige Weisen:
- Automatische Erfassung und Standardisierung von Finanzdaten aus unterschiedlichen Systemen
- Umgang mit Währungsumrechnungen und Eliminierung von konzerninternen Transaktionen
- Vorgefertigte Konsolidierungsvorlagen, die an die Buchhaltungsstandards angepasst sind
- Angebot von Prüfpfaden und Kontrollen zur Sicherstellung von Genauigkeit und Compliance
- Ermöglichung von konsolidierten Berichten in Echtzeit und Drilldown-Analysen
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central und Tipalti sind allesamt Beispiele für gute Buchhaltungslösungen, mit denen Finanzdaten über mehrere Tochtergesellschaften hinweg konsolidiert werden können. Sie bieten sowohl erweiterte als auch grundlegende Funktionen wie gemeinsame Kontenpläne, Intercompany-Transaktionen, automatisierte Mehrwährungskonsolidierung und mehr.
6. Dimensionale Auswertung von Finanzdaten
Die dimensionale Berichterstattung ermöglicht es Startups, Finanzdaten aus verschiedenen Perspektiven zu analysieren und so tiefere Einblicke für bessere Entscheidungen zu gewinnen. Durch das Taggen von Transaktionen mit relevanten Dimensionen wie Kunde, Produkt, Standort oder Projekt können Finanzteams Daten einfach filtern, um Trends und Chancen zu erkennen. Dies ist auch beim Aufbau von Budgets und Hauptbüchern sehr vorteilhaft.
Zum Beispiel könnte ein SaaS-Startup die dimensionale Berichterstattung nutzen, um wichtige Kennzahlen wie Kundenakquisitionskosten (CAC) und Kundenwert über die Laufzeit (LTV) für verschiedene Kundensegmente, Regionen oder Produktlinien zu vergleichen.
Ebenso können Unternehmen der Öl- und Gasbranche die Rentabilität über verschiedene Bohrungen, Regionen oder Fördermethoden analysieren. Diese granulare Sichtweise hilft dabei, die profitabelsten Bereiche für Wachstum zu identifizieren.
The Irish Times Group begann nach der Übernahme der Examiner Group im Jahr 2018 mit AccountsIQ zusammenzuarbeiten, um ihre Finanzberichterstattung zu optimieren. Die Verwaltung unterschiedlicher Systeme in beiden Medieneinheiten war zur Herausforderung geworden, aber die Buchhaltung über mehrere Einheiten half dabei, alle finanziellen Transaktionen an einem Ort zu bündeln.
Einer der Vorteile, eine Gruppe zusammenzubringen, besteht darin, Synergien in der Kostenbasis zu schaffen, wenn wir unsere täglichen Abläufe neu gestalten. Die Automatisierung von Systemen ist der eigentliche Gewinn und AccountsIQ hilft uns, diese operativen Ziele zu erreichen.
7. Optimierter Procure-to-Pay-Prozess
Buchhaltungsplattformen mit Procure-to-Pay-Funktionalität automatisieren den gesamten Prozess von der Bestellanforderung bis zur Zahlung an den Lieferanten. Automatisierter 3-Wege-Abgleich von Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen stellt sicher, dass Bestellungen korrekt erfüllt werden, bevor die Zahlung erfolgt.
Beispielsweise half Tipaltis AP-Lösung dem digitalen Medienunternehmen Tapjoy, die Zahlungsverarbeitungsaufwände um 50 % zu reduzieren.
8. Geringere IT-Hardwarekosten
Cloudbasierte Buchhaltungssoftware macht lokale Server überflüssig und senkt so Infrastruktur- und Wartungskosten für Hardware um Millionenbeträge. Automatische Software-Updates und Backups werden vom Anbieter durchgeführt, sodass sich Finanzteams auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können, statt sich um IT-Management zu kümmern.
9. Bessere Zusammenarbeit für Remote-Teams
Cloud-Buchhaltung ermöglicht eine Zusammenarbeit in Echtzeit für dezentral aufgestellte Finanzteams. Unternehmen mit mehreren Standorten können zudem Prozesse standardisieren, ohne auf Flexibilität verzichten zu müssen.
Dies geschieht alles, ohne die Sicherheit der Organisation zu kompromittieren – dank detaillierter Prüfpfade, die Führungskräfte für ihr Handeln verantwortlich machen.
10. Schnellere Monatsabschlüsse
Durch geeignete Buchhaltungssoftware beschleunigen kontinuierliche Konsolidierung und automatischer Bankabgleich den Monatsabschluss. Ramp beispielsweise konnte die Abschlussdauer am Monatsende um ganze 5 Tage durch die Einführung von Netsuite verkürzen, was zusätzliche Investitionen in Finanzautomatisierung ermöglichte.
11. Notfallwiederherstellung für sensible Daten
Mit automatisierten Backups, strikten Zugriffskontrollen und 24/7-Überwachung schützt cloudbasierte Buchhaltungssoftware Finanzdaten vor Verlust oder Diebstahl. Plattformen wie Oracle NetSuite und Workday verfügen über robuste Notfallwiederherstellungsmaßnahmen, um Ausfallzeiten zu minimieren – das ist von großem Wert für größere Unternehmen.
12. Präzise Liquiditätsprognosen
Zum Abschluss unserer Auswahl der wichtigsten Buchhaltungssoftware-Vorteile sprechen wir über fortschrittliche Analytik. Business-Buchhaltungs-Tools nutzen Echtzeitdaten, Budgets und Zeitpläne, um Zahlungsströme zu prognostizieren, sodass Sie immer vorbereitet sind. Auch für Start-ups ist das ein entscheidender Vorteil von Buchhaltungssoftware.
Visuelle Dashboards, anpassbare Berichte und Echtzeit-Benachrichtigungen bieten Übersicht über die Liquidität und unterstützen dabei, potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen, bevor sie das Geschäft beeinträchtigen.
Bereit, Ihr System auszuwählen?
Das Team der CFO Club-Analysten hat Hunderte, nein, Tausende Stunden mit der Analyse von Buchhaltungssoftware verbracht; diese Tools haben am besten abgeschnitten:
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Wie einst ein zwielichtiger Tippgeber in einer dunklen Gasse zu einem angesehenen Journalisten sagte, der völlig überfordert war: „Folge einfach dem Geld.“ Ob Sie nun politische Korruption aufdecken oder lediglich für klare Rechenschaft in Ihrem Unternehmen sorgen wollen – es ist in Ihrem Interesse, den Geldfluss nachvollziehbar zu machen.
... seltsamer Vergleich? Vielleicht habe ich zu viele Krimiserien gesehen.
Nuuun ja.
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