12 Größte Vorteile von Buchhaltungssoftware (Spoiler: Sie sparen $$$)
Ohne die richtigen Tools zur Optimierung Ihres Buchhaltungs-Workflows kann das Finanzwesen in Ihrem Unternehmen schnell zu einer undurchschaubaren Blackbox werden. Das Ergebnis: Verzögerungen, Fehler und unerwartete Kosten, die alle hätten vermieden werden können.
Sie fragen sich, ob es der richtige Zeitpunkt ist, in Buchhaltungssoftware zu investieren? Hier sind die größten Vorteile von Buchhaltungssoftware, die Ihnen bei der Entscheidung helfen.
Warum Buchhaltungssoftware nutzen?
Es gibt viele Gründe, Buchhaltungssoftware einzusetzen. Aber wenn man sich für einen wichtigsten Grund entscheiden müsste, läuft alles auf eines hinaus – Transparenz.
Ohne eine Prüfspur, woher Ihre Finanzdaten stammen, wer für Änderungen verantwortlich ist und wie alles zusammen das große Ganze formt, wissen Sie nie, welchen Zahlen Sie vertrauen können.
Auch wenn Sie denken, dass Ihre Excel-Tabellen Ihnen Geld sparen, sieht die Realität so aus, dass sie:
- Anfällig für menschliche Fehler sind, was zu kostspieligen Fehlern und ungenauen Berichten führen kann
- Mit wachsendem Unternehmen und steigendem Transaktionsvolumen zeitaufwändig zu pflegen sind
- Keine Kollaborationsfunktionen bieten, was die Zusammenarbeit von Finanzteams erschwert
- Nicht sicher sind, da Tabellenkalkulationen ohne Zugriffskontrollen problemlos mit jedem geteilt werden können
- Funktionen wie automatische Abstimmung, Ausgabenerfassung und Finanzberichterstattung vermissen lassen
Anstatt Daten von Tabelle zu Tabelle zu kopieren und einzufügen, haben Sie alle Ihre Transaktionsinformationen an einem Ort. Sie können ganz einfach sehen, was ausgegeben wurde oder was ins Unternehmen gekommen ist, und Sie wissen immer, wo sich diese Informationen finden lassen.
Okay, aber brauchen Sie es wirklich?
Technisch gesehen, nein. Genauso wie Sie eigentlich keinen Schreiner für das alte Dielenbrett brauchen. Alles, was Sie wirklich benötigen, ist eine scharfe Klinge und etwas Kleber.
Andererseits, nach fünfzehn Minuten, einem gebrochenen Brett und ein paar Splittern, wäre es vielleicht doch einfacher gewesen, gleich jemanden zu rufen?
Buchhaltungssoftware ist weit mehr als ein Hub zur Übersicht Ihrer Finanzdaten. Sie ist zugleich Automatisierungsplattform, Reporting-Tool und Wächter für Steuerkonformität. Hier sind einige der wirkungsvollsten Vorteile von Buchhaltungssoftware, basierend auf echten Anwendungsfällen aus verschiedenen B2B- und B2C-Tech-Startups:
1. Finanzielle Transparenz in Echtzeit
Anstatt sich auf isolierte Daten in mehreren Tabellen zu verlassen, integrieren Cloud-Buchhaltungslösungen Banken, Zahlungsdienstleister und Business-Apps, um jederzeit eine aktuelle Übersicht über Cashflow, Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens zu bieten. Dies ist eines der Kernfeatures moderner Buchhaltungssoftware, das nicht nur großen Unternehmen hilft, sondern auch KMUs, Startups und gemeinnützigen Organisationen.
Während des UK-Lockdowns benötigten Finanzleiter verschiedener Unternehmen Unterstützung, um mit dem komplexen staatlichen Kurzarbeitsprogramm Schritt zu halten. Pamela Phillips erklärt, wie die Integration mit Xero ihren Kunden geholfen hat, Cashflow-Probleme in dieser Zeit zu bewältigen:
Jedes Mal, wenn die Regierung eine neue Initiative einführte, mussten wir sofort reagieren, herausfinden, was sie für unsere Kunden bedeutet, und kommunizieren, was passiert und wie wir helfen können, darauf zuzugreifen.
Mit Xero sind die Zahlen unserer Kunden immer aktuell. Sobald die Pandemie begann, konnten wir die Konten unserer Kunden prüfen und sehen, ob ein Liquiditätsproblem bestand.
2. Automatisierte Dateneingabeprozesse
Manuelle Dateneingabe ist zeitaufwendig, fehleranfällig und bremst das Wachstum. Buchhaltungsplattformen nutzen Tools wie KI und optische Zeichenerkennung (OCR), um Dokumente schnell und präzise auszulesen.
Stack Overflow, die Online-Community für Entwickler, verwendet seit 2019 Tipalti für die Finanzautomatisierung.
Seit der Implementierung setzt Stack Overflow die Multi-Entity- und Multiwährungslösungen von Tipalti ein, um 90 % ihrer finanziellen Prozesse zu automatisieren – mit detaillierten Prüfpfaden, die jede Änderung ohne manuellen Aufwand erfassen.
Warum ist das wichtig? Laut Quickbooks gibt ein durchschnittlicher Kleinunternehmer mehr als zehn Stunden pro Woche für manuelle Buchhaltungsaufgaben aus. All dies könnte leicht automatisiert werden und einem Unternehmen mindestens 15.000 $ pro Jahr einsparen.
3. Nahtlose bereichsübergreifende Integration
Gartner fand heraus, dass 39 % der Unternehmensleiter Integrationen mit bestehender Software als wichtigsten Faktor betrachten, wenn sie einen neuen Softwareanbieter wählen.
Gerade bei Buchhaltungsaufgaben trifft das besonders zu. Durch die Verbindung finanzieller Daten mit operativen Daten aus Ihrem CRM, der Lagerverwaltung, ERP, der Lohnbuchhaltung und anderen Tools erhalten Sie einen vollständigen Überblick über Ihre finanzielle Lage in allen Bereichen.
Quickbooks zum Beispiel gilt schon lange als Goldstandard für Integrationen unter Buchhaltungsplattformen. Momentan bietet es eine Bibliothek mit über 750 Drittanbieter-Integrationen und eine offene API für den bidirektionalen Datenaustausch.
Bevor wir TSheets hatten, wurde unsere Einsatzplanung komplett in Tabellen gemacht, was zu vielen Fehlern führte. Jetzt sehen wir, wie viele Stunden welcher Techniker gearbeitet hat und an welchem Auftrag.
Zur Einordnung: Die Integration, auf die er sich bezieht, TSheets, heißt jetzt Quickbooks Time und ermöglicht es Unternehmen, Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu überwachen und Anpassungen in Echtzeit vorzunehmen.
4. Prüfpfade und Compliance-Management
Anstatt auf fehleranfällige manuelle Aufzeichnungen zu setzen, erfassen Prüfpfade mühelos das Wer, Was, Wann und Wo finanzieller Aktivitäten. Sie protokollieren jede Transaktion, Benutzeraktion und jedes Systemereignis und schaffen so einen Finanzdatensatz, der als Nachweis für die Einhaltung von Gesetzen wie GAAP, SOX und DSGVO dient.
Indem detaillierte Prüfpfade erstellt werden, die sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihrer Organisation für ordnungsgemäße Rechenschaft sorgen, gibt es verschiedene Wege, wie Softwarelösungen Sie bei der Einhaltung z. B. von GAAP und SOX unterstützen können. Hier einige Beispiele:
- Nachweis, dass die Umsatzrealisierung gemäß ASC 606 korrekt durchgeführt wurde.
- Beleg dafür, dass Ausgaben im richtigen Zeitraum erfasst wurden.
- Nachweis, dass korrekte Abschreibungspläne für Anlagevermögen eingehalten wurden.
- Bestätigung, dass Rückstellungen und Schätzungen gemäß GAAP-Regeln berechnet wurden.
Im Jahr 2019 verhängte die SEC eine Strafe von 16 Millionen US-Dollar gegen Hertz wegen falscher Berichterstattung, die nicht den GAAP-Standards entsprach. Ähnlich wurde Monsanto 2016 zu einer Geldstrafe von 80 Millionen US-Dollar verurteilt, weil das Unternehmen die Kosten für Rabatte nicht nach GAAP-Vorgaben abbilden konnte. Für Unternehmen kann eine Nichteinhaltung teuer werden. Ein elektronischer Nachweis aller Finanztransaktionen kann Ihrem Team daher eine Menge Ärger ersparen.
5. Multi-Entity-Konsolidierung
Unter Multi-Entity-Konsolidierung versteht man den Prozess, die Finanzberichte mehrerer Geschäftsbereiche, Tochtergesellschaften oder rechtlicher Einheiten zu einem einzigen Bericht für den Mutterkonzern zu kombinieren.
Dies ist entscheidend, um Investoren, Kreditgebern und Aufsichtsbehörden ein umfassendes und genaues Bild der finanziellen Gesamtsituation und der Performance des Unternehmens zu vermitteln.
Die Konsolidierung von Finanzdaten über Einheiten mit unterschiedlichen Kontenrahmen, Buchhaltungssystemen und Berichtszeiträumen hinweg ist jedoch äußerst komplex und zeitintensiv. Multi-Entity-Buchhaltungssoftware automatisiert und vereinfacht diesen Prozess auf verschiedene Weise:
- Automatisches Sammeln und Standardisieren von Finanzdaten aus verschiedenen Systemen
- Währungsumrechnung und Eliminierung von konzerninternen Buchungen
- Bereitstellung vorgefertigter Konsolidierungsvorlagen entsprechend gängiger Rechnungslegungsvorschriften
- Prüfpfade und Kontrollmechanismen für Genauigkeit und Compliance
- Echtzeit-Konzernberichte und Drill-Down-Analysen
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central und Tipalti sind allesamt Beispiele für gute Buchhaltungslösungen, die Finanzdaten über mehrere Unternehmens-Subunternehmen hinweg konsolidieren können. Sie bieten sowohl fortgeschrittene als auch grundlegende Funktionen wie gemeinsame Kontenpläne, Intercompany-Transaktionen, automatisierte Konsolidierung unterschiedlicher Währungen und mehr.
6. Dimensionale Berichterstattung von Finanzdaten
Dimensionale Berichterstattung ermöglicht Startups, Finanzdaten durch verschiedene Blickwinkel zu analysieren und bietet so tiefere Einblicke für bessere Entscheidungen. Indem Transaktionen mit relevanten Dimensionen wie Kunde, Produkt, Standort oder Projekt versehen werden, kann das Finanzteam Daten einfach auswerten, um Trends und Chancen zu erkennen. Das ist auch sehr hilfreich beim Erstellen von Budgets und Hauptbüchern.
Beispielsweise könnte ein SaaS-Startup dimensionale Berichte nutzen, um wichtige Kennzahlen wie Kundenakquisitionskosten (CAC) und Kundenertragswert (LTV) über verschiedene Kundensegmente, Regionen oder Produktlinien hinweg zu vergleichen.
Ebenso können Öl- und Gasunternehmen die Rentabilität unterschiedlicher Bohrungen, Regionen oder Fördermethoden analysieren. Diese detaillierte Sichtweise hilft dabei, die profitabelsten Bereiche für weiteres Wachstum zu identifizieren.
The Irish Times Group begann nach der Übernahme der Examiner Group im Jahr 2018 mit AccountsIQ zusammenzuarbeiten, um ihre Finanzberichterstattung zu optimieren. Der Versuch, unterschiedliche Systeme über beide Medienunternehmen hinweg zu verwalten, war zur Herausforderung geworden, aber Mehrmandanten-Buchhaltungssoftware half, alle Finanztransaktionen an einem Ort zusammenzuführen.
One of the benefits of bringing a group together is to drive synergies in the cost base as we re-engineer how we operate day-to-day. Systems automation is the real prize and AccountsIQ is enabling us to realize these operational goals.
7. Optimierter Procure-to-Pay-Prozess
Buchhaltungsplattformen mit Procure-to-Pay-Funktionalität automatisieren den gesamten Prozess von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung an den Lieferanten. Automatischer 3-Wege-Abgleich von Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen sorgt dafür, dass Aufträge korrekt erfüllt werden, bevor Zahlungen freigegeben werden.
Beispielsweise unterstützte Tipaltis AP-Lösung das Digital-Media-Unternehmen Tapjoy dabei, den Zahlungsaufwand um 50 % zu reduzieren.
8. Reduzierte IT-Hardware-Kosten
Cloud-basierte Buchhaltungssoftware macht lokale Server überflüssig und reduziert so Hardware-Infrastruktur und Wartungskosten um Millionenbeträge. Da automatische Software-Updates und Backups vom Anbieter durchgeführt werden, kann sich das Finanzteam auf die Kernaufgaben konzentrieren statt auf das Management der Technologie.
9. Bessere Zusammenarbeit für Remote-Teams
Cloud-Buchhaltung ermöglicht Echtzeit-Zusammenarbeit für verteilte Finanzteams. Multi-Entity-Unternehmen können ihre Prozesse standardisieren und dennoch Flexibilität an verschiedenen Standorten beibehalten.
Dies alles geschieht, ohne die Sicherheit der Organisation zu beeinträchtigen. Detaillierte Audit-Trails sorgen dafür, dass Führungskräfte für ihre Handlungen zur Rechenschaft gezogen werden.
10. Schnellere Monatsabschlüsse
Mit guter Buchhaltungssoftware beschleunigen kontinuierliche Konsolidierung und automatischer Bankabgleich den Monatsabschluss. Ramp konnte zum Beispiel seine Monatsabschlussdauer um ganze 5 Tage durch die Umstellung auf Netsuite verkürzen, was eine weitere Investition in Finanzautomatisierung ermöglichte.
11. Disaster Recovery für sensible Daten
Mit automatischen Backups, strengen Zugriffskontrollen und 24/7 Monitoring schützt Cloud-Buchhaltungssoftware Finanzdaten vor Verlust oder Diebstahl. Plattformen wie Oracle NetSuite und Workday verfügen über robuste Disaster-Recovery-Maßnahmen zur Minimierung von Ausfallzeiten, was insbesondere für größere Unternehmen einen enormen Wert darstellt.
12. Präzise Cashflow-Prognosen
Zum Abschluss unserer vorgestellten Vorteile von Buchhaltungssoftware widmen wir uns den fortschrittlichen Analysen. Buchhaltungstools für Unternehmen nutzen Echtzeitdaten, Budgets und Ablaufpläne, um Zahlungseingänge und -ausgänge zu prognostizieren, sodass Sie stets gewappnet sind.
Visuelle Dashboards, anpassbare Berichte und Benachrichtigungen in Echtzeit bieten Einblicke in die Liquidität und helfen, potenzielle Engpässe zu erkennen, bevor sie das Unternehmen beeinträchtigen.
Bereit, Ihr System auszuwählen?
Das Analystenteam des CFO Clubs hat Hunderte – nein, Tausende – von Stunden mit der Analyse von Buchhaltungssoftware verbracht. Das sind die Tools, die als Sieger hervorgegangen sind:
Wenn Sie weitere Hilfe bei der Auswahl des Typs von Buchhaltungssoftware benötigen, der am besten zu Ihnen passt, keine Sorge — auch dafür habe ich etwas.
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Wie es einst ein zwielichtiger Tippgeber in einer dunklen Gasse zu einem angesehenen Journalisten sagte, der sich in Schwierigkeiten gebracht hatte: „Folgen Sie einfach... dem Geld.“ Ob Sie nun politische Korruption aufdecken oder einfach innerhalb Ihrer Organisation für saubere Buchführung sorgen möchten: Es ist in Ihrem Interesse, den Geldfluss nachvollziehbar zu machen.
... eigenartiger Vergleich? Vielleicht habe ich einfach zu viele Krimis geschaut.
Aaalso.
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