12 Vorteile von Buchhaltungssoftware, die Geld sparen
Ohne die richtigen Tools zur Optimierung Ihres Buchhaltungs-Workflows kann die Finanzabteilung schnell zu einer undurchschaubaren Black Box in Ihrem Unternehmen werden – mit Verzögerungen, Fehlern und unerwarteten Ausgaben, die alle vermeidbar gewesen wären.
Sie fragen sich, ob es der richtige Zeitpunkt ist, in eine Buchhaltungssoftware zu investieren? Hier sind die wichtigsten Vorteile von Buchhaltungssoftware, die Ihnen die Entscheidung erleichtern.
Warum eine Buchhaltungssoftware einsetzen?
Es gibt viele Gründe, warum Sie sich für eine Buchhaltungssoftware entscheiden sollten. Aber wenn Sie nur einen benennen müssten, dann wäre es dieser: Transparenz.
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Ohne einen Prüfpfad, der zeigt, woher Ihre Finanzdaten stammen, wer für Änderungen verantwortlich ist und wie sich alles zum großen Ganzen zusammenfügt, wissen Sie nie, welchen Zahlen Sie wirklich vertrauen können.
Vielleicht denken Sie, dass Ihre Excel-Tabellen Ihnen Geld sparen – tatsächlich sind sie jedoch:
- Anfällig für menschliche Fehler, die zu kostspieligen Irrtümern und fehlerhaften Berichten führen können
- Mit wachsendem Geschäft und steigendem Transaktionsvolumen immer zeitaufwendiger zu pflegen
- Ohne Zusammenarbeitsfunktionen, was die Kooperation im Finanzteam erschwert
- Nicht sicher, denn Tabellen lassen sich leicht ohne Zugriffskontrolle mit Dritten teilen
- Ihnen fehlen Funktionen wie automatischer Abgleich, Ausgabenverfolgung und Finanzberichterstattung
Anstatt Daten von einer Tabelle in die nächste zu kopieren und einzufügen, haben Sie alle Ihre Transaktionsdaten an einem Ort. Sie sehen auf einen Blick, was ausgegeben oder eingenommen wurde, und wissen immer, wo Sie diese Informationen finden.
Okay, aber brauchen Sie es wirklich?
Technisch gesehen: nein. Genau wie Sie für ein locker sitzendes Fußbodenbrett auch keinen Tischler benötigen. Eigentlich reicht ein scharfes Messer und etwas Kleber.
Aber nach fünfzehn Minuten, einem zerbrochenen Brett und ein paar Splittern denkt man vielleicht, es wäre doch einfacher gewesen, einen Handwerker zu rufen?
Buchhaltungssoftware ist weit mehr als nur ein Dashboard für die Finanzübersicht. Sie ist außerdem eine Automatisierungsplattform, ein Reporting-Tool und ein Wächter für die Einhaltung steuerlicher Vorschriften. Hier finden Sie einige der wichtigsten Vorteile von Buchhaltungssoftware – basierend auf echten Anwendungsfällen aus verschiedenen B2B- und B2C-Tech-Startups:
1. Finanzielle Transparenz in Echtzeit
Statt sich auf isolierte Daten aus mehreren Tabellen zu verlassen, integrieren Cloud-Buchhaltungslösungen Banken, Zahlungsdienstleister und Geschäftsanwendungen, um eine stets aktuelle Übersicht über den Cashflow, die Umsätze und Ausgaben eines Unternehmens zu bieten. Das ist eine der zentralen Funktionen moderner Buchhaltungssoftware, die nicht nur Großunternehmen, sondern auch KMUs, Start-ups und gemeinnützigen Organisationen zugutekommt.
Während des Lockdowns im Vereinigten Königreich standen Finanzleiter verschiedener Unternehmen vor der Herausforderung, das komplizierte staatliche Freistellungsprogramm im Blick zu behalten. Pamela Phillips erläutert, wie die Integration mit Xero ihren Kunden geholfen hat, ihre Liquiditätsprobleme während dieser Zeit zu bewältigen:
Jedes Mal, wenn die Regierung eine neue Initiative eingeführt hat, mussten wir sofort reagieren, interpretieren, was das für unsere Kunden bedeutet, und kommunizieren, was passiert und wie wir ihnen helfen können, darauf zuzugreifen.
Mit Xero sind die Zahlen unserer Kunden immer auf dem neuesten Stand. In dem Moment, als die Pandemie ausbrach, konnten wir in die Konten unserer Kunden schauen und sehen, ob sie ein Liquiditätsproblem hatten.
2. Automatisierte Dateneingabeprozesse
Manuelle Dateneingabe ist zeitaufwendig, fehleranfällig und hemmt das Wachstum. Buchhaltungsplattformen nutzen Tools wie KI und optische Zeichenerkennung (OCR), um Dokumente schnell und präzise auszuwerten.
Stack Overflow, die Online-Community für Entwickler, verwendet seit 2019 Tipalti zur Automatisierung ihrer Finanzprozesse.
Seit der Implementierung nutzt Stack Overflow die Multi-Entity- und Multiwährungslösungen von Tipalti, um 90 % ihrer Finanzprozesse zu automatisieren, wobei detaillierte Prüfpfade jede Änderung ohne manuellen Aufwand nachverfolgen.
Warum ist das wichtig? Laut Quickbooks verbringt der durchschnittliche Kleinunternehmer mehr als zehn Stunden pro Woche mit manuellen Buchhaltungsaufgaben zur Dateneingabe. All dies könnte einfach automatisiert werden und einem Unternehmen mindestens 15.000 $ pro Jahr sparen. Dies ist auch ein wichtiger Vorteil von Buchhaltungssoftware für Freiberufler.
3. Nahtlose bereichsübergreifende Integration
Gartner hat herausgefunden, dass 39 % der Unternehmensleiter Integrationen mit bestehender Software als wichtigsten Faktor beim Auswählen eines neuen Softwareanbieters ansehen.
Das gilt besonders für Buchhaltungsaufgaben. Wenn Sie Finanzdaten mit operativen Daten aus Ihrem CRM, der Lagerverwaltung, ERP, der Lohnbuchhaltung und anderen Tools verbinden, erhalten Sie einen vollständigen Überblick über Ihre finanzielle Leistung in allen Bereichen.
Zum Beispiel gilt Quickbooks seit Langem als Goldstandard bei Integrationen unter Buchhaltungsplattformen. Aktuell bietet es eine Bibliothek mit mehr als 750 Integrationen von Drittanbietern und eine offene API für den wechselseitigen Datenaustausch.
Bevor wir TSheets hatten, wurde unsere Planung komplett auf einer Tabellenkalkulation gemacht, was zu vielen Fehlern geführt hat. Jetzt sehen wir, wie viele Stunden jeder Techniker gearbeitet hat und an welchem Auftrag.
Zur Einordnung: Die Integration, auf die er sich bezieht, TSheets, heißt jetzt Quickbooks Time und ermöglicht es Anwendern, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verfolgen und in Echtzeit Anpassungen vorzunehmen.
4. Prüfpfade und Compliance-Management
Statt auf fehleranfällige manuelle Aufzeichnungen zu setzen, erfassen Prüfpfade mühelos das Wer, Was, Wann und Wo finanzieller Aktivitäten. Durch die Protokollierung jeder Transaktion, Nutzeraktion und Systemereignisses liefern sie einen Finanzdatensatz, der genutzt werden kann, um die Einhaltung von Gesetzen wie GAAP, SOX und DSGVO zu belegen.
Indem detaillierte Prüfpfade geschaffen werden, die sowohl intern als auch extern für die richtige Verantwortlichkeit sorgen, bieten Softwarelösungen zahlreiche Wege, wie Sie Gesetze wie GAAP und SOX einhalten können. Hier einige Beispiele:
- Nachweis, dass die Umsatzrealisierung korrekt nach ASC 606 abgewickelt wurde.
- Bestätigung, dass Ausgaben im richtigen Zeitraum erfasst wurden.
- Beleg, dass die Abschreibungspläne für Anlagegüter ordnungsgemäß eingehalten wurden.
- Bestätigung, dass Rückstellungen und Schätzungen gemäß den GAAP-Regeln berechnet wurden.
Im Jahr 2019 verhängte die SEC gegen Hertz eine Strafe von 16 Millionen US-Dollar wegen fehlerhafter Berichterstattung, die nicht den GAAP-Standards entsprach. In ähnlicher Weise wurde Monsanto im Jahr 2016 zu einer Strafe von 80 Millionen US-Dollar verurteilt, weil das Unternehmen die Kosten für Rabatte nicht gemäß den GAAP-Vorschriften abbilden konnte. Für Unternehmen kann die Nichteinhaltung teuer werden, und die elektronische Dokumentation Ihrer Finanztransaktionen kann Ihrem Team viele Kopfschmerzen ersparen.
5. Konsolidierung mehrerer Unternehmenseinheiten
Die Konsolidierung mehrerer Unternehmenseinheiten ist der Prozess, bei dem die Finanzberichte mehrerer Geschäftsbereiche, Tochtergesellschaften oder juristischen Einheiten zu einem einzigen konsolidierten Abschluss für die Muttergesellschaft zusammengefügt werden.
Dies ist entscheidend, um Anspruchsgruppen wie Investoren, Kreditgebern und Aufsichtsbehörden ein umfassendes und genaues Bild von der gesamten finanziellen Lage und Leistung eines Unternehmens zu vermitteln.
Die Konsolidierung von Finanzdaten über verschiedene Einheiten mit unterschiedlichen Kontenrahmen, Buchhaltungssystemen und Berichtsperioden hinweg kann jedoch äußerst komplex und zeitaufwendig sein. Multi-Entity-Buchhaltungssoftware automatisiert und optimiert diesen Prozess auf mehrere entscheidende Arten:
- Automatisches Erfassen und Standardisieren von Finanzdaten aus verschiedenen Systemen
- Umgang mit Währungsumrechnungen und Eliminierung von konzerninternen Transaktionen
- Bereitstellung von vorgefertigten Konsolidierungsvorlagen, die auf Rechnungslegungsstandards ausgerichtet sind
- Angebot von Audit-Trails und Kontrollmechanismen zur Sicherstellung von Genauigkeit und Compliance
- Ermöglichen von Echtzeit-konsolidierten Berichten und Drill-down-Analysen
NetSuite OneWorld, Sage Intacct, Microsoft Dynamics 365 Business Central und Tipalti sind allesamt Beispiele für gute Buchhaltungslösungen, mit denen Finanzdaten über mehrere Tochtergesellschaften hinweg konsolidiert werden können. Sie bieten sowohl fortgeschrittene als auch grundlegende Funktionen wie gemeinsame Kontenrahmen, konzerninterne Buchungen, automatisierte Multiwährungskonsolidierung und mehr.
6. Dimensionale Berichterstattung von Finanzdaten
Die dimensionale Berichterstattung ermöglicht es Startups, Finanzdaten aus verschiedenen Perspektiven zu analysieren und dadurch tiefere Einblicke für bessere Entscheidungsfindung zu gewinnen. Durch das Taggen von Transaktionen mit relevanten Dimensionen wie Kunde, Produkt, Standort oder Projekt können Finanzteams Daten einfach analysieren und Trends sowie Chancen erkennen. Dies ist auch bei der Budgeterstellung und beim Aufbau von Hauptbüchern von großem Nutzen.
So könnte beispielsweise ein SaaS-Startup mithilfe der dimensionalen Berichterstattung wichtige Kennzahlen wie Customer Acquisition Cost (CAC) und Customer Lifetime Value (LTV) zwischen verschiedenen Kundensegmenten, Regionen oder Produktlinien vergleichen.
Ebenso können Öl- und Gasunternehmen die Rentabilität über verschiedene Bohrungen, Regionen oder Fördermethoden hinweg analysieren. Dieser detaillierte Blick hilft herauszufinden, welche Bereiche besonders profitabel sind und in denen sich Wachstumsanstrengungen lohnen.
Die Irish Times Group begann nach der Übernahme der Examiner Group im Jahr 2018 mit AccountsIQ zusammenzuarbeiten, um ihre Finanzberichterstattung zu vereinfachen. Die Verwaltung unterschiedlichster Systeme in beiden Medienhäusern wurde zu einer Herausforderung, doch mit Multi-Entity-Buchhaltung konnten alle Finanztransaktionen an einem Ort zusammengeführt werden.
Einer der Vorteile, eine Gruppe zusammenzubringen, ist es, Synergien in der Kostenbasis zu erzielen, indem wir unsere tägliche Arbeitsweise neu gestalten. Die Automatisierung von Systemen ist dabei der eigentliche Gewinn, und AccountsIQ ermöglicht es uns, diese operativen Ziele zu erreichen.
7. Optimierter Procure-to-Pay-Prozess
Buchhaltungsplattformen mit Procure-to-Pay-Funktionalität automatisieren den gesamten Prozess von der Beschaffungsanfrage bis zur Bezahlung des Lieferanten. Die automatisierte 3-Wege-Abstimmung von Bestellungen, Wareneingang und Rechnungen stellt sicher, dass Bestellungen korrekt erfüllt werden, bevor die Zahlung veranlasst wird.
Beispielsweise hat Tipaltis AP-Lösung dem Digitalmedienunternehmen Tapjoy geholfen, die Zahlungsaufwände um 50 % zu reduzieren.
8. Geringere IT-Hardwarekosten
Cloud-basierte Buchhaltungssoftware macht lokale Server überflüssig und reduziert die Kosten für Hardware-Infrastruktur und Wartung um Millionenbeträge. Da Software-Updates und Backups automatisch vom Anbieter durchgeführt werden, kann sich das Finanzteam auf seine Kerntätigkeiten statt auf Technikmanagement konzentrieren.
9. Bessere Zusammenarbeit für Remote-Teams
Cloud-Buchhaltung ermöglicht eine Zusammenarbeit in Echtzeit für verteilte Finanzteams. Unternehmen mit mehreren Standorten können außerdem Prozesse standardisieren, während sie die nötige Flexibilität behalten.
Dies alles erfolgt, ohne die Sicherheit der Organisation zu gefährden – dank detaillierter Prüfpfade, die Führungskräfte für ihr Handeln zur Verantwortung ziehen.
10. Schnellere Monatsabschlüsse
Mit guter Buchhaltungssoftware beschleunigen kontinuierliche Finanzkonsolidierung und automatischer Bankabgleich den monatlichen Abschluss. So konnte Ramp zum Beispiel durch den Wechsel zu Netsuite die Zeit für den Monatsabschluss um ganze 5 Tage verkürzen und hat so die Möglichkeit, weiter in Finanzautomatisierung für das eigene Team zu investieren.
11. Notfallwiederherstellung für sensible Daten
Durch automatisierte Backups, strenge Zugriffskontrollen und 24/7-Überwachung schützt Cloud-Buchhaltungssoftware Finanzdaten vor Verlust oder Diebstahl. Plattformen wie Oracle NetSuite und Workday verfügen über robuste Notfallwiederherstellungsmaßnahmen zur Minimierung von Ausfallzeiten – ein großer Mehrwert für große Unternehmen.
12. Präzise Cashflow-Prognosen
Zum Abschluss unserer aufgeführten Vorteile von Buchhaltungssoftware sprechen wir über fortschrittliche Analysen. Geschäftsbuchhaltungstools nutzen Echtzeitdaten, Budgets und Zeitpläne, um Zahlungsströme ein- und ausgehend zu prognostizieren – damit Sie immer vorbereitet sind. Dies ist auch ein zentraler Vorteil von Buchhaltungssoftware für Startups.
Visuelle Dashboards, anpassbare Berichte und Benachrichtigungen in Echtzeit sorgen für Transparenz über die Cash-Position, um mögliche Engpässe zu erkennen, bevor sie das Unternehmen beeinflussen.
Bereit, Ihr System auszuwählen?
Das Analystenteam des CFO Club hat Hunderte, nein, Tausende Stunden mit der Analyse von Buchhaltungssoftware verbracht; dies sind die Tools, die sich durchgesetzt haben:
Wenn Sie weitere Hilfe bei der Auswahl des Typs von Buchhaltungssoftware benötigen, der am besten zu Ihnen passt, keine Sorge — dafür habe ich auch etwas vorbereitet.
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Wie ein windiger Tippgeber in einer dunklen Gasse einst zu einem seriösen Journalisten sagte, der sich viel zu weit aus dem Fenster gelehnt hatte: „Folgen Sie einfach... dem Geld.“ Ganz gleich, ob Sie politische Korruption aufdecken oder einfach nur versuchen, innerhalb Ihrer Organisation für ordnungsgemäße Verantwortlichkeit zu sorgen – es ist in Ihrem besten Interesse, es so einfach wie möglich zu machen, dem Geld zu folgen.
... seltsamer Vergleich? Vielleicht habe ich zu viele Krimiserien gesehen.
Jedenfalls.
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