Con tantos tipos de software de contabilidad disponibles, es completamente normal sentirse un poco abrumado. Quizás necesites un programa que sea el más adecuado para las operaciones habituales de una pequeña empresa o tal vez un programa ideal para empresas con grandes planes de crecimiento.
Después de años probando software en todo tipo de sectores, he aprendido que la mejor opción no depende únicamente de las funciones, sino de encontrar algo que se adapte a tu nivel de comodidad, tus objetivos y la forma en que te gusta dirigir tu negocio.
Esto es lo que necesitas saber para dejar de lado el discurso de marketing y elegir la herramienta que se adapte a tus conocimientos técnicos, tus objetivos empresariales y tus métodos de operación preferidos.
Qué es el software de contabilidad
El software de contabilidad hace referencia a cualquier tipo de herramienta que pueda utilizarse para realizar un seguimiento de las actividades financieras de una empresa y gestionar los libros contables.
Las funciones concretas pueden variar, pero estos programas generalmente:
- Están diseñados específicamente para las funciones de contabilidad empresarial
- Ofrecen opciones básicas de libro mayor, cuentas por cobrar y gestión de cuentas por pagar
- Pueden gestionar aspectos como la gestión de inventario, los precios, la facturación y los cobros
- Ofrecen opciones para generar plantillas de informes financieros
- Pueden cumplir diversas normas contables y regulaciones, como los PCGA y las NIIF
- Pueden ayudar con la preparación de impuestos, por ejemplo, recopilando la información que debe declararse en los formularios fiscales
- Pueden automatizar tareas contables, como las nóminas y la facturación
Antes de comprar una herramienta, es importante saber qué se considera software de contabilidad. Algunas empresas pueden utilizar otras herramientas de introducción de datos para la contabilidad, como Microsoft Excel o Google Sheets.
Aunque es cierto que una empresa completamente nueva, o una que siempre vaya a tener operaciones limitadas, puede utilizar hojas de cálculo para realizar un seguimiento de los flujos de efectivo, estos productos no se consideran técnicamente software de contabilidad.
Tipos de software de contabilidad
No todos los programas se centran en las mismas áreas. Antes de iniciar el proceso de selección, determina qué tipo de software de contabilidad se adapta mejor a tu empresa, por ejemplo:
Software de contabilidad general
El software de contabilidad general es la opción más básica disponible y está pensado para cubrir las necesidades de la mayoría de las empresas habituales. Algunas de estas necesidades son:
- Seguimiento de ingresos y gastos, incluidas las cuentas por cobrar y por pagar
- Opciones básicas de elaboración de informes, incluidos estados financieros y herramientas de análisis
- Gestión del efectivo, incluidos los saldos de las cuentas bancarias, las conciliaciones bancarias, los flujos de efectivo, las tarjetas de crédito y las divisas
- Gestión del inventario y seguimiento de precios
- Gestión de transacciones
- Comprobadores de errores para garantizar que las cifras estén equilibradas y sean coherentes
El software de contabilidad general suele estar disponible en dos modalidades: en la nube y local. A continuación, se explica cada opción:
Marca todas las casillas
Si buscas una herramienta sencilla y fiable para gestionar las finanzas cotidianas, el software de contabilidad general es un excelente punto de partida. Sin embargo, estos programas suelen considerarse soluciones universales. Al elegir, analiza detenidamente los puntos fuertes de cada programa, como la elaboración de presupuestos y las previsiones frente a la facturación y la emisión de facturas, para asegurarte de que satisface tus necesidades.
Software de contabilidad en línea/en la nube
El software de contabilidad en línea requiere adquirir una suscripción para acceder al software; en ningún momento eres propietario de la herramienta.
Sin embargo, entre las muchas ventajas del software de contabilidad en la nube, la flexibilidad es la que más destaca:
- Los empleados pueden iniciar sesión en una gran variedad de dispositivos, desde cualquier ubicación
- El almacenamiento puede ampliarse y se pueden añadir nuevas licencias según sea necesario, a medida que crece la empresa
- Las nuevas funciones pueden implementarse en tiempo real, a medida que el proveedor las incorpora
Aunque la inversión inicial es mucho menor que la del software local, el coste total a lo largo del tiempo será más elevado, ya que también pagas por las actualizaciones y el mantenimiento de la herramienta por parte del proveedor.
Ventajas:
- Inicia sesión desde cualquier lugar.
- Comparte datos en línea de forma segura.
- Accede desde cualquier dispositivo.
- Actualizaciones del software en tiempo real.
Más adecuado para:
- La mayoría de las empresas: este es el tipo de software de contabilidad más popular disponible
Ejemplos:
- FreshBooks
- Oracle NetSuite
- Kashoo
Además de los ejemplos anteriores, también he recopilado mis opciones principales de software de contabilidad en línea para ofrecer una imagen más clara de las opciones disponibles:
Software de contabilidad local
El software de contabilidad local hace referencia a las herramientas de contabilidad que se compran por adelantado, se instalan en servidores locales y reciben mantenimiento por parte del cliente.
Este tipo de software es menos común en la actualidad, ya que la mayoría de las empresas prefieren un servicio de software basado en la nube. Sin embargo, si estás limitado por las normativas de datos o necesitas una amplia personalización, esta es una buena opción.
Ventajas:
- Compra única
- Control total sobre los datos
- Amplias posibilidades de personalización
Más adecuado para:
- Grandes empresas con servidores dedicados o empresas que operan en sectores altamente regulados, como el médico o el sanitario
*Ejemplos:
- QuickBooks
- Odoo
- Xero
* Todas estas herramientas tienen una oferta local además de sus ofertas basadas en la nube, más populares.
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Software de facturación y emisión de facturas
El software de facturación y emisión de facturas automatiza el proceso de crear, enviar y realizar el seguimiento de las facturas correspondientes a servicios prestados o productos vendidos. Se considera un tipo de software de contabilidad porque gestiona transacciones financieras, agiliza el proceso de cuentas por cobrar y se integra con otros sistemas financieros para mantener registros precisos.
Este producto es más específico que la mayoría de los programas de contabilidad y constituye una buena herramienta para las empresas que no necesitan el paquete completo (o que simplemente necesitan asistencia adicional con la facturación).
Ventajas:
- Automatiza la generación de facturas y los recordatorios de pago.
- Reduce los errores humanos en la facturación.
- Proporciona un seguimiento en tiempo real del estado de las facturas y los pagos.
Más adecuado para:
- Pequeñas empresas que solo necesitan funciones específicas o empresas de comercio electrónico que necesitan ayuda adicional en este ámbito.
La mayoría de los programas de contabilidad ofrecen funciones de facturación y emisión de facturas; sin embargo, estas son algunas de las mejores soluciones que he encontrado y que se centran más en estas funciones:
Programas de contabilidad para autónomos
Son similares a los programas de contabilidad generales, pero están diseñados para particulares. Existen muchos beneficios de los programas de contabilidad para autónomos, pero estos programas suelen ser más sencillos y normalmente no son especialmente adecuados para crecer ni para gestionar una empresa más formalizada.
Gracias a su sencillez, normalmente puedes arreglártelas utilizando programas de contabilidad gratuitos o programas de contabilidad para autónomos.
Cuándo pagar
La mayoría de los programas de contabilidad para autónomos ofrecen pruebas y planes gratuitos que incluyen funciones contables básicas. Si decides empezar a contratar personas y asumir nuevos tipos de trabajo, acabarás alcanzando un límite y necesitarás cambiar a un programa nuevo o actualizar a un plan de pago.
Programas de contabilidad para organizaciones sin ánimo de lucro
El ámbito de la contabilidad de las organizaciones sin ánimo de lucro y de las administraciones públicas puede ser extremadamente específico, al menos desde la perspectiva de los procesos contables.
En general, las organizaciones sin ánimo de lucro (NPOs) utilizan un proceso llamado contabilidad de fondos, que es bastante diferente de simplemente mantener un libro mayor o realizar un seguimiento del efectivo en una cuenta. Por ello, los programas dirigidos específicamente a organizaciones sin ánimo de lucro son la mejor opción.
La consultoría es fundamental
La curva de aprendizaje de los procesos contables para organizaciones sin ánimo de lucro puede ser mucho más pronunciada que en una empresa privada, por lo que es mejor que alguien de tu equipo tenga formación o que se incorpore un consultor externo.
Encontrar el programa de contabilidad adecuado para organizaciones sin ánimo de lucro puede ser complicado, pero estas son algunas opciones destacadas que te ayudarán a empezar:
Programas de contabilidad para empresas
Los programas de contabilidad para empresas son soluciones integrales diseñadas para gestionar todas las operaciones financieras de una organización grande. Integran diversos procesos empresariales, como la contabilidad, las finanzas, las adquisiciones, la gestión de proyectos y los recursos humanos, en un único sistema.
Ventajas:
- Centralizan los datos de varios departamentos.
- Adaptan las funciones a las necesidades específicas de la empresa.
- Pueden gestionar un gran volumen de transacciones.
- Ofrecen análisis e informes financieros detallados.
Más adecuados para:
- Lo has adivinado: grandes empresas. Tanto si operan en un solo país como en todo el mundo, la mayoría de las empresas que utilizan este tipo de programas tienen múltiples ubicaciones y/o unidades de negocio.
Ejemplos:
- Tally
- SAP
- Oracle NetSuite
Software de facturación
El software de facturación está diseñado para cumplir una única función: generar, enviar y cobrar dinero de las facturas.
Si un programa de contabilidad más amplio con funciones detalladas de facturación supera tu presupuesto o las necesidades de tu empresa, el software de facturación especializado puede ser una buena opción.
Por otro lado, para quienes tienen necesidades de facturación bajas o moderadas, como el seguimiento de pagos en línea y órdenes de compra, invertir en un programa independiente en lugar de utilizar las funciones básicas de contabilidad probablemente sea excesivo.
Saber en qué situación se encuentran tú y tu empresa es necesario para elegir la solución adecuada. Una vez que lo hayas determinado, vuelve a esta lista para comenzar tu búsqueda.
Software de contabilidad personalizado
El software de contabilidad personalizado se desarrolla específicamente para adaptarse a los requisitos únicos de tu empresa. A diferencia de las herramientas disponibles en el mercado, que cuentan con funciones predefinidas, se desarrolla o personaliza ampliamente para adaptarse a tus flujos de trabajo, estándares del sector y sistemas internos.
Este tipo de software es ideal para empresas con procesos contables altamente especializados, requisitos de cumplimiento normativo únicos o sistemas heredados complejos que no se integran bien con las plataformas convencionales.
Probablemente recurrirás a un software de contabilidad personalizado cuando:
- Hayas superado tus herramientas de contabilidad tradicionales y necesites soluciones más avanzadas y escalables.
- Tu sector tenga requisitos específicos de cumplimiento, informes o tributación que no sean compatibles con el software de contabilidad general.
- Quieras integrar estrechamente la contabilidad con herramientas propias, sistemas ERP o lógica empresarial personalizada.
- Busques un control total sobre los roles de usuario, el almacenamiento de datos y las automatizaciones de los flujos de trabajo.
Antes de comprar
Antes de invertir en software personalizado, realiza un análisis exhaustivo de costes y beneficios. Aunque ofrece una flexibilidad inigualable, los costes de desarrollo y mantenimiento pueden ser significativos, y necesitarás recursos internos para garantizar su mantenimiento a largo plazo.
Ventajas del software de contabilidad
Para cualquier empresa con perspectivas de crecimiento o que simplemente quiera asegurarse de que sus registros financieros estén completos, sean precisos y estén organizados, contar con el mejor software de contabilidad es imprescindible.
Mediante el uso de software de contabilidad, puedes:
- Gestionar las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, el efectivo y el seguimiento del inventario en función de las necesidades del sector
- Generar estados financieros tanto para la elaboración de informes financieros como para el análisis empresarial
- Prevenir errores mediante la conciliación
- Atender necesidades empresariales específicas, como la contabilidad de fondos para ONG
- Ahorrar tiempo mediante la automatización, por ejemplo, al generar facturas u organizar las nóminas
- Ampliar las actividades empresariales de forma rápida y sencilla gracias a la opción de utilizar plataformas basadas en la nube
Además, los productos de software especializados (como los CRM contables y el software ERP contable) pueden centrarse en necesidades específicas importantes para las empresas, como una sólida gestión de nóminas y de facturas, sin incluir soluciones contables integrales ni el aumento de precio asociado, lo que supone una ventaja para cualquier empresa.
Características clave del software de contabilidad
No todos los tipos de soluciones de software de contabilidad son iguales, pero la mayoría ofrece las mismas funciones básicas, hasta cierto punto.
Esto es todo lo que probablemente encontrarás:
- Gestión de registros e informes
- Análisis financiero
- Presentación automatizada de impuestos
- Facturación y emisión de facturas
- Gestión de nóminas
Gestión de registros e informes
La gestión de registros e informes puede ser una parte importante de las operaciones de contabilidad y es bastante habitual en los programas de contabilidad.
Cualquier buena opción de software garantizará un mantenimiento de registros limpio y preciso, así como la posibilidad de generar informes empresariales estándar, como estados de facturas y balances de situación. Sin embargo, el grado de personalización de los informes puede variar de un programa a otro.
Análisis financiero y toma de decisiones
La capacidad de utilizar los datos financieros para orientar la toma de decisiones es fundamental para gestionar una buena empresa. Sin embargo, el grado de disponibilidad de las herramientas de análisis puede variar.
Algunos programas facilitan la creación de paneles de previsiones personalizados, el seguimiento de problemas específicos y la creación de plantillas de informes bajo demanda, mientras que otros no. Si esto es una prioridad, consulta las prestaciones de las herramientas más interesantes antes de comprarlas.
Presentación automatizada de impuestos
Los impuestos empresariales, especialmente a medida que una empresa crece y se expande, pueden ser cualquier cosa menos sencillos. Por ello, contar con un programa de contabilidad que pueda ayudarte supone una gran ventaja.
Dicho esto, esta no es necesariamente una función habitual en los productos básicos, especialmente para empresas con requisitos fiscales complejos.
Aunque muchos sistemas de contabilidad cubren la gestión fiscal, como la estimación de las obligaciones tributarias o el cálculo de impuestos sobre aspectos como las nóminas, los bienes vendidos y el impuesto sobre las ventas, no siempre incluyen la presentación de impuestos.
Si quieres un programa de contabilidad diseñado para minimizar el tiempo necesario y guiarte paso a paso durante la temporada de impuestos, asegúrate de que esto sea un aspecto específico de tu búsqueda.
Facturación electrónica y emisión de facturas
La facturación y la emisión de facturas suelen ser componentes clave de las operaciones; por lo tanto, los programas de contabilidad que pueden gestionarlas son los más ventajosos.
Incluso las empresas que solo tienen que enviar unas pocas facturas periódicas pueden ahorrar tiempo y esfuerzo con herramientas que ayuden a organizar los flujos de entrada y salida de efectivo, así como los cobros y compromisos financieros previstos.
La mayoría ofrece herramientas generales en este ámbito —como mínimo, la generación de facturas para preparar su envío—, pero no todas pueden realizar el trabajo completo, como distribuir esas facturas o hacer un seguimiento de los cobros. En este caso, lo mejor son las soluciones específicas de facturación y software de cuentas por pagar.
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Gestión de nóminas
El software de gestión de nóminas puede ser una función muy deseada por muchas empresas, ya que calcular automáticamente los impuestos y las retenciones de las nóminas y generar recibos de nómina puede significar la eliminación de gran parte del trabajo manual.
Si alguna vez has soñado con un día en el que no tuvieras que firmar cheques a mano los viernes por la mañana, esta puede ser una gran oportunidad para agilizar una empresa.
Aunque esta es una función habitual en la mayoría de los programas de contabilidad, muchos solo ofrecen asistencia básica, como pagos nacionales y seguimiento del tiempo.
Si tienes empleados en otros países o con otras divisas, por ejemplo, es posible que necesites un software diseñado específicamente para gestionar requisitos de nóminas e impuestos más complejos.
Cómo elegir un programa de contabilidad
Tanto si tienes una panadería como una empresa emergente de comercio electrónico en rápido crecimiento, existe una solución de contabilidad perfecta para agilizar las necesidades de tu empresa. Averiguar cuál es resulta sencillo:
- Identifica los objetivos principales de tu empresa.
- Determina qué funciones esenciales necesitas para alcanzar esos objetivos.
- Determina si necesitas servicios especializados o un programa más general.
- Evalúa las opciones disponibles en el mercado.
- Toma una decisión.
- Descubre las mejores formas de utilizar el programa.
Factores que debes tener en cuenta
Si no estás seguro de por dónde empezar, considera lo que necesitas en las siguientes dimensiones:
- Tamaño y necesidades de la empresa: adapta las funciones del software al tamaño de tu empresa y a tus requisitos contables específicos.
- Escalabilidad: asegúrate de que el software pueda crecer junto con tu empresa.
- Integración: comprueba la compatibilidad con los sistemas existentes (CRM, ERP, etc.).
- Facilidad de uso: evalúa la facilidad de uso y la curva de aprendizaje.
- Coste: evalúa el coste total, incluidas las suscripciones, la implementación, las licencias y el mantenimiento. Algunas empresas envían solicitudes de propuestas de software de contabilidad para recopilar presupuestos con antelación.
- Seguridad: asegúrate de que los datos estén protegidos y de que se cumpla la normativa.
- Soporte y formación: busca recursos disponibles de atención al cliente y formación.
- Capacidad de personalización: considera si el software puede adaptarse a los procesos de tu empresa.
- En la nube frente a local: decide en función de tus necesidades de accesibilidad e infraestructura informática.
Recuerda que varios proveedores ofrecen demostraciones de software de contabilidad para que puedas probar el producto antes de comprarlo. De este modo, puedes asegurarte de elegir la solución adecuada para tu empresa.
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