I 10 migliori software gratuiti per il monitoraggio delle spese recensiti nel 2026

BILL è una piattaforma per le operazioni finanziarie che combina la gestione dei conti pagabili, dei conti ricevi-bili, delle carte aziendali e il monitoraggio delle spese con acquisizione delle ricevute tramite AI e controlli di spesa in tempo reale.

Per chi è più adatto BILL?

BILL è particolarmente adatto a piccole e medie imprese che hanno bisogno di gestire pagamenti ai fornitori, spese dei dipendenti e flusso di cassa in un unico posto.

Perché ho scelto BILL

Ho scelto BILL tra i migliori per il modo in cui gestisce i pagamenti ai fornitori dall'inizio alla fine. BILL offre accesso a una rete di milioni di fornitori e permette di pagare tramite ACH, carta virtuale, assegno fisico o bonifico internazionale—tutto da un'unica dashboard. Mi piace anche il fatto che automatizzi la corrispondenza tra ordini di acquisto e fatture (2- e 3-way PO matching) per intercettare fatture duplicate prima che il pagamento venga effettuato; questo è un tipo di controllo fondamentale quando si gestisce un alto volume di fatture fornitori.

Funzionalità principali di BILL

• Acquisizione ricevute tramite AI: Scansiona, legge e associa automaticamente le ricevute alle transazioni usando l'intelligenza artificiale, riducendo l'inserimento manuale dei dati.
• Emissione carte aziendali: Emissione di carte aziendali fisiche e virtuali ai dipendenti, con limiti di spesa preimpostati collegati a budget specifici.
• Rimborsi ai dipendenti: Invio, revisione e approvazione delle richieste di rimborso spese direttamente sulla piattaforma.
• Controlli di budget in tempo reale: Impostazione proattiva di limiti di spesa per team, categoria o progetto e visibilità istantanea sullo stato dei budget.

Integrazioni BILL

Le integrazioni includono QuickBooks, Sage Intacct, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics, Xero e Acumatica.

Cosa è gratuito?

BILL Spend & Expense è gratuito per sempre a $0 per utente al mese, senza limiti sul numero di utenti. Include carte aziendali, budget, monitoraggio delle spese, rimborsi e acquisizione ricevute tramite AI. I prodotti AP e AR di BILL sono piani a pagamento a partire da $49/utente/mese.

Airbase è una piattaforma di gestione delle spese progettata per i team finanziari che desiderano automatizzare e controllare le spese aziendali. Aiuta le aziende a gestire le spese, le approvazioni e i pagamenti, offrendo una visione completa delle attività finanziarie.

Perché ho scelto Airbase: Airbase offre una prova gratuita che mette in mostra le sue capacità di gestione delle spese, permettendoti di conoscere funzionalità come la registrazione delle spese e i flussi di lavoro di approvazione. La piattaforma fornisce visibilità in tempo reale sulle spese, aiutando il tuo team a gestire i budget. Puoi anche automatizzare i pagamenti ricorrenti, riducendo il carico di lavoro manuale. Queste caratteristiche lo rendono una buona opzione per le aziende focalizzate sul controllo delle spese.

Funzionalità e integrazioni principali:

Le funzionalità includono carte virtuali per pagamenti online sicuri, utili per gestire abbonamenti e pagamenti ai fornitori. La piattaforma offre analisi dettagliate delle spese, fornendo approfondimenti sui modelli di spesa e aiutandoti a identificare opportunità di risparmio. Inoltre, Airbase supporta processi di approvazione personalizzabili, garantendo che le spese siano conformi alle politiche aziendali.

Le integrazioni includono QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Oracle, SAP Concur, Slack, Microsoft Dynamics, Salesforce e Google Workspace.

Cosa è gratuito? Airbase offre una prova gratuita e un tour interattivo del prodotto per mostrare le funzionalità della sua soluzione procure-to-pay.

Ramp è una piattaforma di gestione delle spese che automatizza il monitoraggio delle spese, i rimborsi e l'applicazione delle policy in tempo reale. Aiuta le aziende a gestire le ricevute, controllare le spese e velocizzare i processi di chiusura mensile.

Perché ho scelto Ramp: Ho scelto Ramp perché elimina la fatica del monitoraggio delle spese. Basta scattare una foto della ricevuta e Ramp la categorizza e la codifica automaticamente—niente più report spese manuali o inserimento dati. Mi piace anche che le carte aziendali di Ramp abbiano controlli di spesa integrati, così puoi pre-approvare i budget e prevenire spese fuori policy prima che accadano. Ti dà tranquillità sapere che le spese del tuo team restano sotto controllo.

Funzionalità e integrazioni principali:

Funzionalità includono monitoraggio delle spese in tempo reale, rimborsi rapidi e applicazione automatizzata delle policy di viaggio e spese. Ramp supporta anche l'automazione contabile per aiutare a velocizzare la chiusura di fine mese.

Integrazioni includono NetSuite, Sage, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics Business Central, Acumatica, Uber, Lyft, Okta, Google, Rippling e Gmail.

Navan è un software di gestione dei viaggi aziendali progettato per le imprese che desiderano ottimizzare le prenotazioni di viaggio e la gestione delle spese. Si rivolge a responsabili dei viaggi e dipartimenti finanziari, aiutandoli a semplificare l'organizzazione dei viaggi e la rendicontazione delle spese.

Perché ho scelto Navan: Navan offre una prova gratuita che consente l'accesso alle funzioni principali di gestione dei viaggi. Puoi prenotare voli, hotel e trasporti con facilità. La piattaforma offre anche avvisi di viaggio in tempo reale per tenere informato il tuo team. La sua interfaccia intuitiva garantisce che la gestione dei viaggi sia rapida ed efficiente.

Funzionalità e integrazioni principali:

Le funzionalità includono politiche di viaggio che aiutano il tuo team a rispettare le linee guida aziendali durante la prenotazione. Il software fornisce dettagliati report sulle spese, offrendo una visione approfondita sui costi di viaggio. Inoltre, l'app mobile di Navan consente la prenotazione e la gestione delle spese anche in mobilità.

Le integrazioni includono SAP Concur, Expensify, Xero, QuickBooks, Salesforce, Microsoft Dynamics, Slack, Google Workspace, ADP e Okta.

Cosa è gratuito? Navan offre un piano gratuito per aziende fino a 200 dipendenti per sperimentare le sue funzionalità di gestione dei viaggi.

TravelPerk è un software di gestione viaggi pensato per aziende di tutte le dimensioni, con l'obiettivo di semplificare la prenotazione dei viaggi aziendali e la gestione delle spese. Serve responsabili viaggi e team finanziari fornendo strumenti per prenotare, gestire e creare report sui viaggi di lavoro.

Perché ho scelto TravelPerk: Il piano gratuito di TravelPerk include funzionalità che semplificano la prenotazione dei viaggi aziendali. Puoi accedere a un'ampia gamma di opzioni di viaggio, tra cui voli e alloggi. La piattaforma fornisce aggiornamenti in tempo reale sui viaggi, mantenendo il tuo team sempre informato. La sua interfaccia intuitiva rende semplice la prenotazione e la gestione dei viaggi.

Funzionalità principali & integrazioni:

Funzionalità includono un cruscotto centralizzato dove puoi gestire tutte le prenotazioni di viaggio e le spese in un unico luogo. Il software offre politiche di cancellazione flessibili, consentendo al tuo team di apportare modifiche secondo necessità. Puoi anche accedere a sconti esclusivi sui servizi di viaggio, aumentando il risparmio sui costi.

Integrazioni includono SAP Concur, Expensify, Xero, QuickBooks, Salesforce, Google Workspace, Slack, Microsoft Teams, Okta e BambooHR.

Cosa è gratuito? TravelPerk offre un piano gratuito con le principali funzionalità di prenotazione e gestione viaggi, adatto a piccole e medie imprese.

Avaza è una piattaforma di gestione progetti pensata per i team che necessitano di gestire progetti e spese. Supporta funzioni aziendali essenziali come la rilevazione del tempo, la fatturazione e la gestione delle spese.

Perché ho scelto Avaza: Avaza offre la possibilità di registrarsi gratuitamente, consentendoti di esplorare le sue funzionalità senza impegno. Per le spese basate su progetto, l'offerta gratuita di Avaza include la digitalizzazione delle ricevute e l'approvazione delle spese, rendendo la gestione delle spese di progetto più efficiente. Puoi anche tracciare il tempo e generare fatture senza alcun costo.

Funzionalità principali & integrazioni:

Le funzionalità includono digitalizzazione delle ricevute, approvazione delle spese e gestione delle spese ricorrenti. Gli strumenti di reportistica di Avaza offrono oltre 50 report personalizzabili, fornendo al tuo team una panoramica sulle prestazioni aziendali. La piattaforma permette inoltre di creare e personalizzare velocemente fatture professionali.

Le integrazioni includono QuickBooks, Xero, Slack, Zapier, Stripe, PayPal, Google Drive, Dropbox, GitHub e Trello.

Cosa è gratis? Avaza offre la possibilità di registrarsi gratuitamente, permettendo agli utenti di provare e sfruttare le sue funzionalità senza dover pagare subito.

Wave è una soluzione di software di contabilità pensata per piccole imprese e liberi professionisti. Offre strumenti per la gestione di fatture, contabilità e ricevute, fornendo valore agli utenti che necessitano di una gestione finanziaria semplice.

Perché ho scelto Wave: Wave offre un piano gratuito che include la fatturazione illimitata, vantaggioso per le piccole imprese con frequenti esigenze di fatturazione. Puoi creare e inviare fatture professionali senza preoccuparti di limiti. Il software supporta anche modelli di fattura personalizzabili, rendendo facile riflettere il tuo brand. È un'ottima soluzione per le aziende che cercano un sistema di fatturazione economico.

Funzionalità e integrazioni principali:

Le funzionalità includono promemoria automatici di pagamento, che ti aiutano a ricevere i pagamenti puntualmente senza necessità di solleciti manuali. Il software offre anche la scansione delle ricevute, permettendo di digitalizzare facilmente le spese. Wave fornisce inoltre funzionalità contabili di base, come il monitoraggio di entrate e uscite, offrendo una visione chiara delle finanze.

Le integrazioni includono PayPal, Etsy, Shoeboxed, Zapier, Stripe, Google Sheets, HubSpot, Mailchimp, Slack e Square.

Cosa è gratis? Wave offre un piano gratuito senza limiti per fatturazione, contabilità e scansione delle ricevute, ideale per liberi professionisti e piccole imprese.

Zoho Expense è uno strumento di gestione delle spese progettato per le aziende che desiderano automatizzare e semplificare la rendicontazione delle spese. Si rivolge principalmente a piccole e medie imprese, offrendo funzionalità che ottimizzano la tracciabilità delle spese e i processi di approvazione.

Perché ho scelto Zoho Expense: Zoho Expense propone un piano gratuito con monitoraggio delle spese da mobile, ideale per i team che lavorano in mobilità. L'app consente di scansionare le ricevute e registrare le spese direttamente. Questa funzione supporta il monitoraggio delle spese in tempo reale e aiuta a evitare ritardi. La versione gratuita include anche reportistica di base e workflow di approvazione, rendendolo una soluzione valida per i team mobile-first.

Funzionalità e integrazioni principali:

Le funzionalità includono il monitoraggio automatico dei chilometri percorsi, che utilizza il GPS per registrare accuratamente le spese di viaggio. Gli utenti possono impostare processi di approvazione su più livelli per garantire che i costi vengano controllati correttamente. Le politiche di spesa personalizzabili aiutano a mantenere la conformità con i budget aziendali.

Le integrazioni comprendono QuickBooks, Xero, Slack, Dropbox, Office 365, G Suite, Microsoft Dynamics, Salesforce, Zendesk e Zoho CRM.

Cosa è gratuito? Zoho Expense offre un piano gratuito che include monitoraggio delle spese da mobile e reportistica di base per un massimo di tre utenti, ideale per piccoli team.

Zoho Books è un software di contabilità online progettato per piccole e medie imprese. Aiuta gli utenti a gestire la contabilità, automatizzare i flussi di lavoro aziendali e collaborare tra reparti.

Perché ho scelto Zoho Books: Zoho Books offre un piano gratuito che soddisfa esigenze contabili complete per le piccole imprese. Include funzioni come la fatturazione, la gestione delle spese e la riconciliazione bancaria. Puoi automatizzare i flussi di lavoro per risparmiare tempo sulle attività ripetitive. I suoi dettagliati rapporti finanziari ti aiutano a prendere decisioni informate senza costi aggiuntivi.

Funzionalità e integrazioni principali:

Le funzionalità includono la gestione dell’inventario, che consente di monitorare i livelli di magazzino e gestire gli ordini in modo efficiente. Il software supporta la contabilità di progetto, utile per gestire la finanza dei progetti e monitorare tempi e spese. Zoho Books offre anche dashboard personalizzabili per fornire informazioni in tempo reale sulle prestazioni della tua azienda.

Le integrazioni includono Zoho CRM, Zoho Projects, PayPal, Stripe, Office 365, G Suite, Slack, Zapier, Mailchimp e Xero.

Cosa è gratuito? Zoho Books offre un piano gratuito a vita per le aziende con fatturato inferiore a una certa soglia, che consente funzionalità di contabilità e fatturazione di base.

Timesheets.com è uno strumento di rilevazione delle presenze e gestione delle spese pensato per piccole imprese e liberi professionisti. Aiuta i team a gestire il tempo, monitorare le spese e gestire le buste paga in modo efficiente.

Perché ho scelto Timesheets.com: Timesheets.com offre una versione gratuita per piccoli team che devono gestire il tempo e le spese. Include funzionalità come il rilevamento delle presenze e la gestione essenziale delle spese. Puoi monitorare le ore fatturabili e generare report senza alcun costo. La piattaforma è intuitiva e adatta a chi inizia a utilizzare strumenti digitali per la rilevazione del tempo.

Funzionalità e integrazioni principali:

Le funzionalità includono il monitoraggio del tempo per i dipendenti a ore e per i progetti, consentendo al team di gestire efficacemente le ore fatturabili. Il software offre anche il tracciamento GPS per lavoratori in remoto o sul campo. Inoltre, puoi impostare flussi di approvazione per semplificare l’invio e la revisione dei timesheet.

Le integrazioni includono QuickBooks, ADP, Zenefits, Gusto, Paychex, SurePayroll, Xero, Sage 50, AccountEdge e FreshBooks.

Cosa è gratuito? Timesheets.com offre un piano gratuito per piccoli team che include funzionalità di rilevazione del tempo e gestione base delle spese.