7 Arten von Buchhaltungssoftware & Wie man sie 2026 auswählt

Buchhaltungssoftware verstehen

Buchhaltungssoftware bezeichnet jede Art von Tool, mit dem sich finanzielle Geschäftsaktivitäten nachverfolgen und Kontenbücher verwalten lassen.

Der tatsächliche Funktionsumfang kann variieren, aber diese Programme:

• Sind speziell für Buchhaltungsfunktionen in Unternehmen konzipiert
• Bieten grundlegende Optionen für Hauptbuch, Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung
• Können Aufgaben wie Bestandsverwaltung, Preisgestaltung, Rechnungsstellung und Forderungseinzug übernehmen
• Bieten Optionen zur Erstellung von Vorlagen für Finanzberichte
• Können verschiedene Buchhaltungsregeln und Vorschriften wie GAAP und IFRS einhalten
• Können bei der Steuererstellung helfen, beispielsweise durch das Zusammenstellen von Informationen, die in Steuerformularen angegeben werden müssen
• Können Buchhaltungsaufgaben wie Lohnabrechnung und Rechnungsstellung automatisieren

Vor dem Kauf eines Tools ist es wichtig zu wissen, was als Buchhaltungssoftware gilt. Einige Unternehmen verwenden möglicherweise andere Dateneingabetools für die Buchhaltung, beispielsweise Microsoft Excel oder Google Sheets.

Es stimmt zwar, dass ein brandneues Unternehmen oder eines, das dauerhaft nur begrenzte Aktivitäten aufweist, Tabellenkalkulationen zur Nachverfolgung von Geldflüssen verwenden kann, doch diese Produkte gelten technisch gesehen nicht als Buchhaltungssoftware. 

Arten von Buchhaltungssoftware

Nicht alle Programme konzentrieren sich auf dieselben Bereiche. Bevor Sie mit dem Auswahlprozess beginnen, sollten Sie herausfinden, welcher Typ von Buchhaltungssoftware am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist, beispielsweise:

Allgemeine Buchhaltungssoftware

Allgemeine Buchhaltungssoftware ist die grundlegendste verfügbare Option und soll die Anforderungen der meisten gewöhnlichen Unternehmen abdecken. Zu diesen Anforderungen gehören:

• Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, einschließlich Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
• Grundlegende Berichtsfunktionen, einschließlich Finanzaufstellungen und Analysetools
• Liquiditätsmanagement, einschließlich Bankkontoständen, Bankabstimmungen, Geldflüssen, Kreditkarten und Währungen
• Bestandsverwaltung und Nachverfolgung der Preisgestaltung
• Transaktionsverwaltung
• Fehlerprüfungen, um sicherzustellen, dass die Zahlen ausgeglichen und stimmig sind

Allgemeine Buchhaltungssoftware ist im Allgemeinen in zwei Formen erhältlich: cloudbasiert und lokal installiert. Hier finden Sie eine Übersicht über die beiden Optionen:

Alle Anforderungen abdecken

Wenn Sie nach einem einfachen, zuverlässigen Tool für die alltäglichen Finanzen suchen, ist allgemeine Buchhaltungssoftware ein guter Ausgangspunkt. Diese Programme werden jedoch häufig als Lösungen nach dem Motto „eine Größe passt allen“ betrachtet. Bei der Auswahl sollten Sie die Stärken jedes einzelnen Programms sorgfältig abwägen, beispielsweise Budgetierung und Prognosen im Vergleich zu Rechnungsstellung und Fakturierung, um sicherzustellen, dass es Ihren Anforderungen entspricht.

Online-/cloudbasierte Buchhaltungssoftware

Online-Buchhaltungssoftware erfordert den Kauf eines Abonnements für den Zugriff auf die Software; zu keinem Zeitpunkt besitzen Sie das Tool vollständig.

Doch unter den zahlreichen Vorteilen cloudbasierter Buchhaltungssoftware sticht die Flexibilität am meisten hervor:

1. Mitarbeitende können sich von jedem Ort aus auf zahlreichen Geräten anmelden
2. Der Speicherplatz kann erweitert und neue Lizenzen können nach Bedarf hinzugefügt werden, wenn das Unternehmen wächst
3. Neue Funktionen können in Echtzeit eingeführt werden, sobald der Anbieter sie hinzufügt

Während die Anfangsinvestition deutlich niedriger ist als bei lokaler Software, werden die Gesamtkosten im Laufe der Zeit höher ausfallen, da Sie auch für die Aktualisierungen und Wartung des Tools durch den Anbieter bezahlen.

Vorteile:

• Von überall aus anmelden.
• Daten sicher online teilen.
• Von jedem Gerät aus zugreifen.
• Echtzeitaktualisierungen der Software.

Am besten geeignet für:

• Die meisten Unternehmen — dies ist die beliebteste verfügbare Art von Buchhaltungssoftware

Beispiele:

• FreshBooks
• Oracle NetSuite
• Kashoo

Zusätzlich zu den oben genannten Beispielen habe ich auch meine bevorzugten Lösungen für Online-Buchhaltungssoftware zusammengestellt, um einen besseren Überblick über die verfügbaren Optionen zu geben:

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1. 1. Payouts — Am besten für die globale Automatisierung von Auszahlungen
2. 2. DualEntry — Am besten für KI-gestütztes Bank-Matching
3. 3. QuickBooks Online — Beste fortschrittliche Lösung für Kleinunternehmen
4. 4. Ramp — Am besten geeignet zur Festlegung individueller Ausgabenrichtlinien
5. 5. BlackLine — Beste Funktionen für interne Kontrollmechanismen
6. 6. FreeAgent — Am besten für Automatisierung
7. 7. Xero — Am besten für eine Vielzahl von Integrationen
8. 8. SAP Business One — Am besten geeignet für das internationale Finanzmanagement
9. 9. Acumatica — Am besten geeignet für Multimandanten-Buchhaltung
10. 10. TallyPrime — Am besten geeignet für globale Tätigkeiten

Lokale Buchhaltungssoftware

Lokale Buchhaltungssoftware bezeichnet Buchhaltungstools, die im Voraus gekauft werden, auf lokalen Servern installiert und vom Kunden gewartet werden.

Diese Art von Software ist heutzutage weniger verbreitet, da die meisten Unternehmen einen cloudbasierten Softwaredienst bevorzugen. Wenn Sie jedoch durch Datenschutzbestimmungen eingeschränkt sind oder umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten benötigen, ist dies eine gute Option.

Vorteile:

• Einmaliger Kauf
• Vollständige Kontrolle über die Daten
• Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten

Am besten geeignet für:

• Große Unternehmen mit eigenen Servern oder Unternehmen, die in stark regulierten Branchen tätig sind (z. B. im medizinischen oder Gesundheitsbereich)

*Beispiele:

• QuickBooks
• Odoo
• Xero

* Alle diese Tools bieten zusätzlich zu ihren beliebteren cloudbasierten Angeboten auch eine lokale Version an.

Fakturierungs- und Rechnungssoftware

Fakturierungs- und Rechnungssoftware automatisiert den Prozess der Erstellung, des Versands und der Nachverfolgung von Rechnungen für erbrachte Dienstleistungen oder verkaufte Produkte. Sie gilt als eine Art von Buchhaltungssoftware, da sie Finanztransaktionen verarbeitet, den Prozess der Debitorenbuchhaltung optimiert und sich in andere Finanzsysteme integriert, um genaue Aufzeichnungen zu gewährleisten.

Dies ist ein spezifischeres Produkt als die meisten Buchhaltungssoftwares und ein gutes Tool für Unternehmen, die nicht das komplette Paket benötigen (oder einfach zusätzliche Unterstützung bei der Fakturierung brauchen).

Vorteile:

• Automatisiert die Rechnungserstellung und Zahlungserinnerungen.
• Reduziert menschliche Fehler bei der Rechnungsstellung.
• Ermöglicht die Echtzeitverfolgung des Rechnungsstatus und von Zahlungen.

Am besten geeignet für:

• Kleine Unternehmen, die nur bestimmte Funktionen benötigen, oder E-Commerce-Unternehmen, die in diesem Bereich zusätzliche Unterstützung brauchen.

Die meisten Buchhaltungssoftwares bieten Funktionen für Abrechnung und Rechnungsstellung an. Hier sind jedoch einige der besten Lösungen, auf die ich gestoßen bin und die sich stärker auf diese Funktionen konzentrieren:

Buchhaltungssoftware für Freiberufler

Ähnlich wie allgemeine Buchhaltungssoftware, jedoch für Einzelpersonen. Es gibt viele Vorteile von Buchhaltungssoftware für Freiberufler, aber diese Programme sind oft einfacher gehalten und in der Regel nicht besonders gut für Wachstum oder ein stärker formalisiertes Unternehmen geeignet.

Aufgrund der Einfachheit können Sie in der Regel kostenlose Buchhaltungssoftware oder Buchhaltungssoftware für Freiberufler verwenden.

Wann Sie bezahlen sollten

Die meisten Buchhaltungssoftwares für Freiberufler bieten kostenlose Testversionen und Tarife mit grundlegenden Buchhaltungsfunktionen an. Wenn Sie beginnen, Mitarbeiter einzustellen und neue Arten von Aufträgen anzunehmen, werden Sie schließlich an eine Grenze stoßen und auf ein neues Programm wechseln oder auf einen kostenpflichtigen Tarif upgraden müssen.

Einige kostenlose Optionen

1. 

   Xero

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   4.4

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2. 

   Ramp

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   4.8

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3. 

   Google Sheets

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   4.6

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Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen

Der Bereich der Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen und staatliche Einrichtungen kann zumindest aus der Perspektive der Buchhaltungsprozesse äußerst speziell sein.

Im Allgemeinen verwenden gemeinnützige Organisationen (NPOs) ein Verfahren namens Fondsbuchhaltung, das sich erheblich von der bloßen Führung eines Hauptbuchs oder der Nachverfolgung von Barmitteln auf einem Konto unterscheidet. Daher sind Programme, die sich speziell an gemeinnützige Organisationen richten, die beste Wahl.

Beratung ist entscheidend

Die Lernkurve für Buchhaltungsprozesse gemeinnütziger Organisationen kann deutlich steiler sein als bei einem privaten Unternehmen. Daher ist es am besten, wenn jemand in Ihrem Team entsprechend geschult ist oder ein externer Berater hinzugezogen wird.

Die passende Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen zu finden, kann schwierig sein. Hier sind jedoch einige herausragende Optionen, die Ihnen den Einstieg erleichtern:

Buchhaltungssoftware für Großunternehmen

Buchhaltungssoftware für Großunternehmen ist eine umfassende Lösung, die dazu entwickelt wurde, die gesamten Finanzabläufe einer großen Organisation zu verwalten. Sie integriert verschiedene Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Finanzen, Beschaffung, Projektmanagement und Personalwesen in einem einzigen System.

Vorteile:

• Zentralisiert Daten aus mehreren Abteilungen.
• Passt Funktionen an spezifische Geschäftsanforderungen an.
• Kann ein großes Transaktionsvolumen bewältigen.
• Bietet detaillierte Finanzanalysen und Berichte.

Am besten geeignet für:

• Sie haben es erraten – große Unternehmen. Unabhängig davon, ob sie in einem Land oder weltweit tätig sind, verfügen die meisten Unternehmen, die diese Art von Software verwenden, über mehrere Standorte und/oder Geschäftseinheiten.

Beispiele:

• Tally
• SAP
• Oracle NetSuite

Rechnungssoftware 

Rechnungssoftware erfüllt eine einzige Aufgabe: Rechnungen zu erstellen, zu versenden und Zahlungen dafür einzuziehen.

Wenn ein umfangreicheres Buchhaltungsprogramm mit detaillierten Rechnungsfunktionen Ihr Budget oder Ihren Geschäftsanforderungen nicht entspricht, kann spezialisierte Rechnungssoftware eine gute Ergänzung sein.

Für diejenigen mit geringem bis mittlerem Rechnungsaufkommen, etwa zur Nachverfolgung von Online-Zahlungen und Bestellungen, ist die Investition in ein eigenständiges Programm gegenüber den Möglichkeiten grundlegender Buchhaltungsfunktionen jedoch wahrscheinlich übertrieben. 

Für die Wahl der richtigen Lösung müssen Sie wissen, wo Sie und Ihr Unternehmen stehen. Sobald Sie das herausgefunden haben, kehren Sie zu dieser Liste zurück, um Ihre Suche zu beginnen.

Individuelle Buchhaltungssoftware

Individuelle Buchhaltungssoftware wird speziell entwickelt, um die einzigartigen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen. Anders als Standardtools mit vorgegebenen Funktionen wird sie entwickelt oder umfassend angepasst, um zu Ihren Arbeitsabläufen, Branchenstandards und internen Systemen zu passen.

Diese Art von Software eignet sich am besten für Unternehmen mit hochspezialisierten Buchhaltungsprozessen, besonderen Compliance-Anforderungen oder komplexen Altsystemen, die sich nicht gut in gängige Plattformen integrieren lassen.

Sie werden sich wahrscheinlich für individuelle Buchhaltungssoftware entscheiden, wenn:

• Sie über Ihre herkömmlichen Buchhaltungstools hinausgewachsen sind und fortschrittlichere, skalierbare Lösungen benötigen.
• Ihre Branche besondere Compliance-, Berichts- oder Steuerstandards aufweist, die von allgemeiner Buchhaltungssoftware nicht unterstützt werden.
• Sie die Buchhaltung eng mit proprietären Tools, ERP-Systemen oder individueller Geschäftslogik integrieren möchten.
• Sie vollständige Kontrolle über Benutzerrollen, Datenspeicherung und Workflow-Automatisierungen wünschen.

Vor dem Kauf

Bevor Sie in individuelle Software investieren, sollten Sie eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse durchführen. Sie bietet zwar unübertroffene Flexibilität, doch die Entwicklungs- und Wartungskosten können erheblich sein – außerdem benötigen Sie interne Ressourcen, um sie langfristig zu unterstützen.

Vorteile von Buchhaltungssoftware

Für jedes Unternehmen mit Wachstumsperspektiven oder für alle, die einfach sicherstellen möchten, dass Finanzunterlagen vollständig, korrekt und geordnet sind, ist die beste Buchhaltungssoftware unverzichtbar.

Mit Buchhaltungssoftware können Sie:

• Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Kassenbestand und Bestandsverfolgung entsprechend den Anforderungen der Branche verwalten
• Finanzberichte sowohl für die Finanzberichterstattung als auch für die Unternehmensanalyse erstellen
• Fehler durch Abstimmungen verhindern
• Besondere geschäftliche Anforderungen erfüllen, etwa Fondsbuchhaltung für NGOs
• Durch Automatisierung Zeit sparen, beispielsweise durch die Erstellung von Rechnungen oder die Organisation der Lohnabrechnung
• Geschäftsaktivitäten schnell und einfach ausweiten, mit der Option cloudbasierter Plattformen

Darüber hinaus können sich spezialisierte Softwareprodukte (wie Buchhaltungs-CRM und Buchhaltungs-ERP-Software) auf wichtige Nischenanforderungen von Unternehmen konzentrieren, etwa eine leistungsfähige Lohnabrechnung und Rechnungsverwaltung, ohne ganzheitliche Buchhaltungslösungen und den damit verbundenen höheren Preis einzuschließen – ein Vorteil für jedes Unternehmen. 

Wichtige Funktionen von Buchhaltungssoftware 

Nicht alle Arten von Buchhaltungssoftwarelösungen sind gleich, aber die meisten bieten bis zu einem gewissen Punkt dieselben grundlegenden Funktionen.

Hier finden Sie alles, was Ihnen wahrscheinlich begegnen wird:

• Verwaltung von Aufzeichnungen & Berichten
• Finanzanalyse
• Automatisierte Steuererklärung
• Abrechnung & Rechnungsstellung
• Lohn- und Gehaltsabrechnung

Verwaltung von Aufzeichnungen & Berichten

Die Verwaltung von Aufzeichnungen und Berichten kann ein wichtiger Bestandteil von Buchhaltungsabläufen sein und ist bei Buchhaltungssoftware weitgehend Standard.

Jede gute Softwarelösung gewährleistet eine saubere und genaue Aufzeichnung und die Möglichkeit, standardmäßige Geschäftsberichte wie Rechnungsaufstellungen und Bilanzen zu erstellen. In welchem Umfang die Berichterstattung angepasst werden kann, variiert jedoch von Software zu Software.

Finanzanalyse & Entscheidungsfindung

Die Fähigkeit, Finanzdaten zur Unterstützung von Entscheidungen zu nutzen, ist für die Führung eines erfolgreichen Unternehmens entscheidend. Der Umfang der verfügbaren Analysemöglichkeiten kann jedoch variieren.

Einige Programme erleichtern die Erstellung individueller Prognose-Dashboards, die Nachverfolgung bestimmter Schwachstellen und die Erstellung von Berichtsvorlagen nach Bedarf, andere hingegen nicht. Wenn dies Priorität hat, sollten Sie sich vor dem Kauf über die Angebote der interessantesten Tools informieren.

Automatisierte Steuererklärung

Unternehmenssteuern können, insbesondere wenn ein Unternehmen wächst und expandiert, alles andere als einfach sein. Daher ist Buchhaltungssoftware, die Sie dabei unterstützt, ein großer Vorteil.

Allerdings ist dies nicht unbedingt eine gängige Funktion grundlegender Produkte, insbesondere nicht für Unternehmen mit komplizierten steuerlichen Anforderungen. 

Obwohl viele Buchhaltungssysteme die Steuerverwaltung abdecken, etwa die Schätzung von Steuerschulden oder die Berechnung von Steuern auf Dinge wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, verkaufte Waren und Umsatzsteuer, umfassen sie nicht immer die Einreichung von Steuererklärungen.

Wenn Sie ein Buchhaltungsprogramm wünschen, das darauf ausgelegt ist, den Zeitaufwand zu minimieren und Sie während der Steuerzeit von A bis Z zu begleiten, sollten Sie darauf achten, dass dies ein konkreter Bestandteil Ihrer Suche ist. 

Elektronische Abrechnung & Rechnungsstellung

Abrechnung und Rechnungsstellung sind in der Regel wichtige Bestandteile des Geschäftsbetriebs; daher ist Buchhaltungssoftware, die diese Aufgaben übernehmen kann, besonders vorteilhaft.

Selbst Unternehmen, die nur wenige regelmäßige Rechnungen versenden, können mit Tools, die dabei helfen, eingehende und ausgehende Zahlungsströme sowie erwartete Zahlungseingänge und Zahlungsverpflichtungen zu organisieren, Zeit und Aufwand sparen.

Die meisten bieten in diesem Bereich allgemeine Tools an – mindestens zur Erstellung von Rechnungen, die versendet werden sollen –, aber nicht alle können die eigentliche Arbeit übernehmen, etwa die Verteilung dieser Rechnungen und/oder die Nachverfolgung von Zahlungseingängen. Spezielle Lösungen für Rechnungsstellung und Kreditorenbuchhaltung sind hier am besten geeignet.

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann für viele Unternehmen eine wünschenswerte Funktion sein, da die automatische Berechnung von Lohnsteuern und Abzügen sowie die Erstellung von Gehaltsabrechnungen viel manuelle Arbeit überflüssig machen können.

Wenn Sie schon einmal davon geträumt haben, freitags morgens keine Schecks mehr von Hand unterschreiben zu müssen, kann dies eine großartige Möglichkeit sein, Geschäftsabläufe zu optimieren. 

Obwohl dies bei den meisten Buchhaltungsprogrammen eine gängige Funktion ist, bieten viele nur grundlegende Unterstützung, etwa für inländische Gehaltszahlungen und die Zeiterfassung.

Wenn Sie beispielsweise Mitarbeiter in anderen Ländern oder mit anderen Währungen haben, benötigen Sie möglicherweise Software, die speziell für komplexere Anforderungen an Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Steuern entwickelt wurde. 

So wählen Sie Buchhaltungssoftware aus

Unabhängig davon, ob Sie eine Bäckerei besitzen oder ein schnell wachsendes E-Commerce-Start-up führen, gibt es eine passende Buchhaltungslösung, mit der Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen optimieren können. Herauszufinden, welche Lösung die richtige ist, ist ganz einfach: 

1. Bestimmen Sie die wichtigsten Ziele Ihres Unternehmens.
2. Legen Sie fest, welche Kernfunktionen Sie zur Erreichung dieser Ziele benötigen.
3. Bestimmen Sie, ob spezialisierte Dienstleistungen oder eine allgemeinere Software benötigt wird.
4. Bewerten Sie die auf dem Markt verfügbaren Optionen.
5. Treffen Sie Ihre Entscheidung.
6. Finden Sie heraus, wie Sie die Software am besten nutzen.

Zu berücksichtigende Faktoren

Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, überlegen Sie, was Sie in den folgenden Bereichen benötigen:

1. Unternehmensgröße und Anforderungen: Stimmen Sie die Softwarefunktionen auf die Größe Ihres Unternehmens und Ihre spezifischen Anforderungen an die Buchhaltung ab.
2. Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.
3. Integration: Prüfen Sie die Kompatibilität mit bestehenden Systemen (CRM, ERP usw.).
4. Benutzerfreundlichkeit: Bewerten Sie die Benutzerfreundlichkeit und den Lernaufwand.
5. Kosten: Bewerten Sie die Gesamtkosten einschließlich Abonnements, Implementierung, Lizenzen und Wartung. Einige Unternehmen versenden Ausschreibungen für Buchhaltungssoftware, um im Voraus Angebote einzuholen.
6. Sicherheit: Stellen Sie den Datenschutz und die Einhaltung der Vorschriften sicher.
7. Support und Schulungen: Achten Sie auf verfügbaren Kundensupport und Schulungsangebote.
8. Anpassbarkeit: Überlegen Sie, ob die Software an Ihre Geschäftsprozesse angepasst werden kann.
9. Cloud oder lokale Installation: Entscheiden Sie anhand Ihres Bedarfs an Zugänglichkeit und Ihrer IT-Infrastruktur.

Denken Sie daran, dass mehrere Anbieter Produktvorführungen von Buchhaltungssoftware anbieten, damit Sie das Produkt vor dem Kauf testen können. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen auswählen.

Sobald Sie das erledigt haben ...

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