Die 10 besten kostenlosen Programme zur Ausgabenverfolgung im Test 2026

BILL ist eine Finanzoperationsplattform, die Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Verwaltung von Firmenkarten und Spesenverfolgung mit KI-gestützter Belegerfassung und Ausgabenkontrolle in Echtzeit kombiniert.

Für wen ist BILL am besten geeignet?

BILL eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die Lieferantenzahlungen, Mitarbeiterausgaben und den Cashflow an einem Ort verwalten wollen.

Warum ich BILL ausgewählt habe

Ich habe BILL als eine der besten Optionen ausgewählt, weil das System die vollständige Abwicklung von Lieferantenzahlungen übernimmt. BILL bietet Zugang zu einem Netzwerk von Millionen von Lieferanten, und Zahlungen können per ACH, virtuelle Karte, Papiercheck oder internationaler Überweisung abgewickelt werden – alles von einem einzigen Dashboard aus. Besonders gefällt mir die automatische 2- und 3-Wege-Abstimmung von Bestellungen (POs), die doppelte Rechnungen erkennt, bevor Zahlungen ausgehen. Das ist eine wichtige Kontrolle, insbesondere wenn man viele Lieferantenrechnungen verwaltet.

Wichtige Funktionen von BILL

• KI-gestützte Belegerfassung: Belege werden automatisch gescannt, ausgelesen und mit Transaktionen abgeglichen, wodurch manuelle Dateneingaben reduziert werden.
• Ausgabe von Firmenkarten: Physische und virtuelle Firmenkarten können an Mitarbeitende mit vordefinierten Ausgabenlimits, die bestimmten Budgets zugeordnet sind, ausgegeben werden.
• Mitarbeiterrückerstattungen: Eigenbeleg-Ausgaben können direkt in der Plattform eingereicht, überprüft und genehmigt werden.
• Echtzeit-Budgetkontrollen: Proaktive Ausgabelimits können nach Team, Kategorie oder Projekt gesetzt werden, mit sofortiger Transparenz über den aktuellen Stand der Budgets.

BILL-Integrationen

Integrationen sind unter anderem QuickBooks, Sage Intacct, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics, Xero und Acumatica.

Kostenlose Nutzung?

BILL Spend & Expense ist dauerhaft kostenlos bei $0 pro Nutzer und Monat, ohne Nutzerbegrenzung. Enthalten sind Firmenkarten, Budgets, Spesenverfolgung, Rückerstattungen und KI-gestützte Belegerfassung. Die AP- und AR-Produkte von BILL sind kostenpflichtig und beginnen ab $49/Nutzer/Monat.

Airbase ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die für Finanzteams entwickelt wurde, die die Ausgaben ihres Unternehmens automatisieren und kontrollieren möchten. Sie hilft Unternehmen dabei, Ausgaben, Freigaben und Zahlungen zu verwalten und bietet einen Überblick über die finanziellen Aktivitäten.

Warum ich Airbase gewählt habe: Airbase bietet eine kostenlose Testversion, die die Fähigkeiten des Ausgabenmanagements zeigt, sodass Sie Funktionen wie die Erfassung von Ausgaben und Genehmigungsworkflows kennenlernen können. Die Plattform ermöglicht eine Echtzeit-Transparenz bei den Ausgaben und hilft Ihrem Team, Budgets zu steuern. Außerdem können wiederkehrende Zahlungen automatisiert werden, was den manuellen Aufwand reduziert. Diese Funktionen machen Airbase zu einer guten Option für Unternehmen, die Wert auf Ausgabenkontrolle legen.

Besondere Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen virtuelle Karten für sichere Online-Zahlungen, mit denen Sie Abonnements und Lieferantenrechnungen verwalten können. Die Plattform bietet detaillierte Ausgabenanalysen, liefert Einblicke in Ausgabengewohnheiten und hilft Ihnen, Einsparpotenziale zu identifizieren. Zusätzlich unterstützt Airbase anpassbare Freigabeprozesse, sodass Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen.

Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Oracle, SAP Concur, Slack, Microsoft Dynamics, Salesforce und Google Workspace.

Was ist kostenlos? Airbase bietet eine kostenlose Testphase und eine interaktive Produkt-Demo, um die Funktionen der Beschaffungsmanagement-Lösung kennenzulernen.

Ramp ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die die Verfolgung von Ausgaben, Erstattungen und die Durchsetzung von Richtlinien in Echtzeit automatisiert. Sie hilft Unternehmen, Belege zu verwalten, Ausgaben zu kontrollieren und den Monatsabschluss zu beschleunigen.

Warum ich Ramp gewählt habe: Ich habe Ramp ausgewählt, weil es den Aufwand bei der Ausgabenverfolgung beseitigt. Sie können einfach ein Foto Ihres Belegs aufnehmen, und Ramp kategorisiert und codiert ihn automatisch – keine manuellen Spesenabrechnungen oder Dateneingaben mehr. Mir gefällt auch, dass die Firmenkarten von Ramp mit integrierten Ausgabenkontrollen ausgestattet sind, sodass Sie Budgets vorab genehmigen und Ausgaben außerhalb der Richtlinie verhindern können, bevor sie entstehen. Das gibt Ihnen die Sicherheit, dass die Ausgaben Ihres Teams im Rahmen bleiben.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten die Verfolgung von Ausgaben in Echtzeit, schnelle Erstattungen sowie automatisierte Reise- und Spesenrichtlinien. Ramp unterstützt außerdem die Buchhaltungsautomatisierung, um den Monatsabschluss zu beschleunigen.

Integrationen umfassen NetSuite, Sage, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics Business Central, Acumatica, Uber, Lyft, Okta, Google, Rippling und Gmail.

Navan ist eine Geschäftsreisemanagement-Software, die für Unternehmen entwickelt wurde, die ihre Reisebuchungen und Spesenabrechnungen optimieren möchten. Sie richtet sich an Travel Manager und Finanzabteilungen und hilft dabei, Reisebuchungen und Spesenabrechnungen zu vereinfachen.

Warum ich Navan gewählt habe: Navan bietet eine kostenlose Testversion, die Zugang zu den wichtigsten Funktionen des Reisemanagements gewährt. Sie können Flüge, Hotels und Transport problemlos buchen. Die Plattform informiert Ihr Team zudem mit Echtzeit-Reisehinweisen. Die übersichtliche Benutzeroberfläche sorgt dafür, dass das Verwalten von Reisen schnell und effizient ist.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Reiserichtlinien, die Ihrem Team helfen, sich an Unternehmensrichtlinien bei Buchungen zu halten. Die Software bietet detaillierte Spesenabrechnungen mit Einblicken in die Reiseausgaben. Außerdem ermöglicht die mobile App von Navan Buchungen und Spesenmanagement von unterwegs.

Integrationen umfassen SAP Concur, Expensify, Xero, QuickBooks, Salesforce, Microsoft Dynamics, Slack, Google Workspace, ADP und Okta.

Was ist kostenlos? Navan bietet einen kostenlosen Tarif für Unternehmen mit bis zu 200 Mitarbeitenden, sodass diese die Reisemanagement-Funktionen erleben können.

TravelPerk ist eine Reisemanagement-Software, die auf Unternehmen jeder Größe zugeschnitten ist und sich darauf konzentriert, die Buchung von Geschäftsreisen und das Ausgabenmanagement zu vereinfachen. Sie unterstützt Geschäftsreiseverantwortliche und Finanzteams mit Tools zur Buchung, Verwaltung und Berichterstattung über Geschäftsreisen.

Warum ich TravelPerk ausgewählt habe: Der kostenlose Tarif von TravelPerk beinhaltet Funktionen, die Geschäftsreisebuchungen vereinfachen. Sie erhalten Zugang zu einer breiten Palette an Reisemöglichkeiten, darunter Flüge und Unterkünfte. Die Plattform liefert in Echtzeit Reiseupdates, sodass Ihr Team immer informiert bleibt. Die benutzerfreundliche Oberfläche macht das Buchen und Verwalten von Reisen besonders einfach.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten ein zentrales Dashboard, über das Sie alle Reisebuchungen und Ausgaben an einem Ort verwalten können. Die Software bietet flexible Stornierungsbedingungen, sodass Ihr Team bei Bedarf Änderungen vornehmen kann. Sie profitieren außerdem von exklusiven Rabatten auf Reisedienstleistungen, was zusätzliche Kosteneinsparungen ermöglicht.

Integrationen umfassen SAP Concur, Expensify, Xero, QuickBooks, Salesforce, Google Workspace, Slack, Microsoft Teams, Okta und BambooHR.

Kostenlos verfügbar? TravelPerk bietet einen kostenlosen Tarif mit grundlegenden Funktionen für die Reisebuchung und -verwaltung, der sich für kleine und mittlere Unternehmen eignet.

Avaza ist eine Projektmanagement-Plattform, die sich an Teams richtet, die Projekt- und Ausgabenmanagement benötigen. Sie unterstützt wichtige Geschäftsbereiche wie Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Ausgabenverwaltung.

Warum ich Avaza gewählt habe: Avaza bietet eine kostenlose Registrierung, mit der Sie die Funktionen ohne Verpflichtung testen können. Für projektbezogene Ausgaben umfasst die kostenlose Version von Avaza Belegerfassung und Ausgabengenehmigungen, was das Management von Projektausgaben effizienter macht. Außerdem können Sie Zeiten erfassen und Rechnungen kostenlos erstellen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen sind unter anderem Belegerfassung, Ausgabengenehmigungen und Verwaltung wiederkehrender Ausgaben. Die Berichtswerkzeuge von Avaza bieten über 50 anpassbare Berichte und verschaffen Ihrem Team Einblicke in die Unternehmensleistung. Die Plattform ermöglicht außerdem ein schnelles Erstellen und Anpassen von professionellen Rechnungen.

Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Slack, Zapier, Stripe, PayPal, Google Drive, Dropbox, GitHub und Trello.

Was ist kostenlos? Avaza bietet eine kostenlose Registrierung, sodass Nutzer die Funktionen ohne sofortige Zahlung testen und nutzen können.

Wave ist eine Buchhaltungssoftware, die für kleine Unternehmen und Freiberufler entwickelt wurde. Sie bietet Werkzeuge zur Verwaltung von Rechnungen, Buchhaltung und Belegen und ermöglicht Nutzern eine unkomplizierte Finanzverwaltung.

Warum ich Wave ausgewählt habe: Wave bietet einen kostenlosen Tarif mit unbegrenzter Rechnungsstellung, was für kleine Unternehmen mit häufigem Abrechnungsbedarf von Vorteil ist. Sie können professionelle Rechnungen erstellen und versenden, ohne sich um Limits sorgen zu müssen. Die Software unterstützt auch anpassbare Rechnungsvorlagen, sodass Ihr Markenauftritt ganz einfach widergespiegelt werden kann. Sie eignet sich gut für Unternehmen, die eine kostengünstige Lösung zur Rechnungsstellung suchen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen wie automatische Zahlungserinnerungen helfen dabei, pünktlich bezahlt zu werden, ohne dass manuelle Nachverfolgungen nötig sind. Die Software ermöglicht das Scannen von Belegen, sodass Sie Ausgaben einfach digitalisieren können. Wave bietet außerdem grundlegende Buchhaltungsfunktionen wie die Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben, um Ihnen einen klaren finanziellen Überblick zu verschaffen.

Integrationen umfassen PayPal, Etsy, Shoeboxed, Zapier, Stripe, Google Sheets, HubSpot, Mailchimp, Slack und Square.

Was ist kostenlos? Wave bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit unbegrenzter Rechnungsstellung, Buchhaltung und Beleg-Scan – ideal für Freiberufler und kleine Unternehmen.

Zoho Expense ist ein Ausgabenmanagement-Tool, das für Unternehmen entwickelt wurde, die ihre Spesenabrechnung automatisieren und vereinfachen möchten. Es richtet sich in erster Linie an kleine bis mittelständische Unternehmen und bietet Funktionen, die die Nachverfolgung und Genehmigung von Ausgaben optimieren.

Warum ich Zoho Expense ausgewählt habe: Zoho Expense bietet einen kostenlosen Tarif mit mobiler Spesenerfassung, was ideal für Teams ist, die viel unterwegs sind. Die App ermöglicht das Einscannen von Belegen und die direkte Erfassung der Ausgaben. Diese Funktion unterstützt die Nachverfolgung von Ausgaben in Echtzeit und hilft, Verzögerungen zu vermeiden. Die kostenlose Version umfasst zudem grundlegende Berichtsfunktionen und Genehmigungsabläufe, wodurch sie eine starke Option für mobile Teams darstellt.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen automatisierte Kilometererfassung, die mittels GPS die Reisekosten präzise aufzeichnet. Nutzer können mehrstufige Genehmigungsprozesse einrichten, um sicherzustellen, dass Kosten korrekt geprüft werden. Anpassbare Ausgabenrichtlinien helfen dabei, die Einhaltung des Unternehmensbudgets sicherzustellen.

Integrationen sind verfügbar zu QuickBooks, Xero, Slack, Dropbox, Office 365, G Suite, Microsoft Dynamics, Salesforce, Zendesk und Zoho CRM.

Was ist kostenlos? Zoho Expense bietet einen kostenlosen Tarif mit mobiler Spesenerfassung und grundlegender Berichterstattung für bis zu drei Nutzer, was für kleine Teams geeignet ist.

Zoho Books ist eine Online-Buchhaltungssoftware, die für kleine und mittelgroße Unternehmen entwickelt wurde. Sie hilft Nutzern dabei, Finanzen zu verwalten, Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu fördern.

Warum ich Zoho Books ausgewählt habe: Zoho Books bietet einen kostenlosen Tarif, der umfangreiche Buchhaltungsanforderungen für kleine Unternehmen unterstützt. Dazu gehören Funktionen wie Rechnungsstellung, Ausgabenverfolgung und Bankabstimmung. Sie können Arbeitsabläufe automatisieren, um Zeit bei sich wiederholenden Aufgaben zu sparen. Die detaillierten Finanzberichte ermöglichen fundierte Entscheidungen ohne zusätzliche Kosten.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten Bestandsmanagement, mit dem Sie Lagerbestände überwachen und Bestellungen effizient verwalten können. Die Software unterstützt Projektbuchhaltung, mit der Sie Projektfinanzen, Zeitaufwand und Kosten verfolgen können. Zoho Books bietet zudem anpassbare Dashboards, die Echtzeit-Einblicke in Ihre Unternehmensleistung ermöglichen.

Integrationen umfassen Zoho CRM, Zoho Projects, PayPal, Stripe, Office 365, G Suite, Slack, Zapier, Mailchimp und Xero.

Was ist kostenlos? Zoho Books bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für Unternehmen mit einem Umsatz unterhalb einer bestimmten Schwelle und ermöglicht grundlegende Buchhaltungs- und Rechnungsstellungsfunktionen.

Timesheets.com ist ein Tool zur Zeiterfassung und Spesenverwaltung für kleine Unternehmen und Freiberufler. Es hilft Teams, die Zeit zu verwalten, Ausgaben zu verfolgen und die Lohnabrechnung effizient zu erledigen.

Warum ich Timesheets.com ausgewählt habe: Timesheets.com bietet eine kostenlose Version für kleine Teams, die Zeit und Ausgaben verwalten. Es umfasst Funktionen wie Zeiterfassung und grundlegende Spesenverwaltung. Sie können abrechenbare Stunden erfassen und Berichte erstellen, ohne dafür bezahlen zu müssen. Die Plattform ist unkompliziert und eignet sich gut für diejenigen, die gerade mit der digitalen Zeiterfassung beginnen.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten das Erfassen der Zeit für Stundenlohnmitarbeiter und Projekte, sodass Ihr Team abrechenbare Stunden effektiv verwalten kann. Die Software bietet außerdem GPS-Tracking für Außendienst- oder Remote-Mitarbeiter. Zusätzlich können Sie Genehmigungs-Workflows einrichten, um die Einreichung der Stundenzettel zu optimieren.

Integrationen umfassen QuickBooks, ADP, Zenefits, Gusto, Paychex, SurePayroll, Xero, Sage 50, AccountEdge und FreshBooks.

Was ist kostenlos? Timesheets.com bietet einen kostenlosen Tarif für kleine Teams, der die Zeiterfassung und grundlegende Funktionen zur Spesenverwaltung umfasst.