10 Beste Kostenlose Software zur Ausgabenverfolgung im Test 2026
Beste kostenlose Software zur Ausgabenverfolgung – Shortlist
Die beste kostenlose Software zur Ausgabenverfolgung hilft Ihnen, die Ausgaben Ihres Unternehmens im Griff zu behalten, ohne Ihr Budget weiter zu belasten. Wenn Ihre Belegdaten, Tabellenkalkulationen und E-Mails über verschiedene Kanäle verteilt sind, ist es fast unmöglich, Trends zu erkennen, übermäßige Ausgaben zu vermeiden oder den finanziellen Überblick zu behalten. Kostenlose Tools zur Ausgabenverfolgung bündeln alle Informationen an einem Ort – so vereinfachen sie Freigaben, sorgen für Compliance und ermöglichen schnellere, fundiertere Entscheidungen.
Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung im Finanzmanagement und in digitalen Tools habe ich Finanzfachleute und Führungskräfte dabei unterstützt, ihre Budgetierungsprozesse zu optimieren und mehr Transparenz über sämtliche Konten zu erzielen. Ich habe aus erster Hand gesehen, wie das richtige Tool nicht nur den Umgang mit Geld vereinfacht, sondern auch Zeit für strategische Planung und bessere Entscheidungen schafft.
In diesem Artikel stelle ich Ihnen meine Top-Empfehlungen für kostenlose Lösungen zur Ausgabenverfolgung vor und hebe dabei die wichtigsten Funktionen und Vorteile hervor. Am Ende können Sie sicher die Software wählen, die Ihre Arbeitsabläufe vereinfacht, die Genauigkeit erhöht und Ihre finanziellen Ziele besser unterstützt.
Warum Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten seit 2023 Finanz- und Buchhaltungssoftware. Als CFOs wissen wir, wie wichtig und schwierig es ist, die richtige Entscheidung bei der Softwareauswahl zu treffen. Wir betreiben intensive Recherchen, um unsere Leser bei besseren Kaufentscheidungen für Software zu unterstützen.
Wir haben mehr als 2.000 Tools für verschiedene Einsatzbereiche in Finanzen und Buchhaltung getestet und über 1.000 umfassende Softwarebewertungen verfasst. Erfahren Sie wie wir transparent bleiben & sehen Sie sich unsere Bewertungsmethodik für Software an.
Zusammenfassung: Beste kostenlose Software zur Ausgabenverfolgung
Alle in meiner Liste aufgeführten Softwarelösungen bieten kostenlose Versionen an, verfügen aber ebenso über kostenpflichtige Tarife für Upgrades. Hier finden Sie die Grundkosten für jedes Tool, das auf meiner Shortlist gelandet ist.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten zur Vermeidung von Ausgaben außerhalb der Richtlinien geeignet | 30-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $15/Nutzer/Monat + plattformbasierte Gebühr | Website | |
| 2 | Am besten für die Automatisierung von Lieferantenzahlungen | Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $49/Nutzer/Monat | Website | |
| 3 | Am besten für Ausgabenmanagement | Kostenloser Plan verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 4 | Am besten für Ausgabenmanagement | Kostenloser Plan verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten für Geschäftsreisen | Kostenloser Plan verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 6 | Am besten für Geschäftsreisen | Kostenloser Plan verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten für Geschäftsreisebuchungen | Preise auf Anfrage | Website | ||
| 8 | Am besten für Geschäftsreisebuchungen | Preise auf Anfrage | Website | ||
| 9 | Am besten für projektbasierte Ausgaben | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $11.95/Monat (für bis zu 2 Benutzer) | Website | |
| 10 | Am besten für projektbasierte Ausgaben | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $11.95/Monat (für bis zu 2 Benutzer) | Website |
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Creatio CRM
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DealHub AI
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LiveFlow
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Beste kostenlose Software zur Ausgabenverfolgung – Testberichte
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten kostenlosen Tools zur Ausgabenverfolgung aus meiner Shortlist. Meine Bewertungen analysieren die Schlüsselfunktionen, Vor- und Nachteile, Integrationen und idealen Anwendungsfälle für jedes Tool, damit Sie die passende Lösung finden.rnrnEinige Tools bieten eine kostenlose Version, andere nur eine kostenlose Testphase. In meinen Rezensionen finden Sie jeweils einen Hinweis, was kostenlos ist.
Ramp
Am besten zur Vermeidung von Ausgaben außerhalb der Richtlinien geeignet
Ramp ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die die Verfolgung von Ausgaben, Erstattungen und die Durchsetzung von Richtlinien in Echtzeit automatisiert. Sie hilft Unternehmen, Belege zu verwalten, Ausgaben zu kontrollieren und den Monatsabschluss zu beschleunigen.
Warum ich Ramp gewählt habe: Ich habe Ramp ausgewählt, weil es den Aufwand bei der Ausgabenverfolgung beseitigt. Sie können einfach ein Foto Ihres Belegs aufnehmen, und Ramp kategorisiert und codiert ihn automatisch – keine manuellen Spesenabrechnungen oder Dateneingaben mehr. Mir gefällt auch, dass die Firmenkarten von Ramp mit integrierten Ausgabenkontrollen ausgestattet sind, sodass Sie Budgets vorab genehmigen und Ausgaben außerhalb der Richtlinie verhindern können, bevor sie entstehen. Das gibt Ihnen die Sicherheit, dass die Ausgaben Ihres Teams im Rahmen bleiben.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten die Verfolgung von Ausgaben in Echtzeit, schnelle Erstattungen sowie automatisierte Reise- und Spesenrichtlinien. Ramp unterstützt außerdem die Buchhaltungsautomatisierung, um den Monatsabschluss zu beschleunigen.
Integrationen umfassen NetSuite, Sage, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics Business Central, Acumatica, Uber, Lyft, Okta, Google, Rippling und Gmail.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisierte Spesenberichte und Belegabgleich
- Möglichkeit, mehrere virtuelle Karten mit anpassbaren Kontrollen auszustellen
- Umfassende Berichtsfunktionen
Cons:
- Könnte mehr fortgeschrittene Buchhaltungsfunktionen bieten
- Konzentriert sich hauptsächlich auf Kreditorenbuchhaltung und Ausgabenmanagement
New Product Updates from Ramp
Ramp Adds VAT-Compliant Reimbursement Statements
Ramp added VAT and entity address details to reimbursement statements, helping teams in the EU, UK, and Canada reclaim VAT with less manual paperwork. For more information, visit Ramp’s official site.
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BILL ist eine Finanzoperationsplattform, die Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Verwaltung von Firmenkarten und Spesenverfolgung mit KI-gestützter Belegerfassung und Ausgabenkontrolle in Echtzeit kombiniert.
Für wen ist BILL am besten geeignet?
BILL eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die Lieferantenzahlungen, Mitarbeiterausgaben und den Cashflow an einem Ort verwalten wollen.
Warum ich BILL ausgewählt habe
Ich habe BILL als eine der besten Optionen ausgewählt, weil das System die vollständige Abwicklung von Lieferantenzahlungen übernimmt. BILL bietet Zugang zu einem Netzwerk von Millionen von Lieferanten, und Zahlungen können per ACH, virtuelle Karte, Papiercheck oder internationaler Überweisung abgewickelt werden – alles von einem einzigen Dashboard aus. Besonders gefällt mir die automatische 2- und 3-Wege-Abstimmung von Bestellungen (POs), die doppelte Rechnungen erkennt, bevor Zahlungen ausgehen. Das ist eine wichtige Kontrolle, insbesondere wenn man viele Lieferantenrechnungen verwaltet.
Wichtige Funktionen von BILL
- KI-gestützte Belegerfassung: Belege werden automatisch gescannt, ausgelesen und mit Transaktionen abgeglichen, wodurch manuelle Dateneingaben reduziert werden.
- Ausgabe von Firmenkarten: Physische und virtuelle Firmenkarten können an Mitarbeitende mit vordefinierten Ausgabenlimits, die bestimmten Budgets zugeordnet sind, ausgegeben werden.
- Mitarbeiterrückerstattungen: Eigenbeleg-Ausgaben können direkt in der Plattform eingereicht, überprüft und genehmigt werden.
- Echtzeit-Budgetkontrollen: Proaktive Ausgabelimits können nach Team, Kategorie oder Projekt gesetzt werden, mit sofortiger Transparenz über den aktuellen Stand der Budgets.
BILL-Integrationen
Integrationen sind unter anderem QuickBooks, Sage Intacct, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics, Xero und Acumatica.
Kostenlose Nutzung?
BILL Spend & Expense ist dauerhaft kostenlos bei $0 pro Nutzer und Monat, ohne Nutzerbegrenzung. Enthalten sind Firmenkarten, Budgets, Spesenverfolgung, Rückerstattungen und KI-gestützte Belegerfassung. Die AP- und AR-Produkte von BILL sind kostenpflichtig und beginnen ab $49/Nutzer/Monat.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeit-Transaktionsbenachrichtigungen mit mobilen Belegen
- Kostenlose virtuelle und physische Firmenkarten
- Budgetkontrollen und -limits pro Abteilung
Cons:
- Rückerstattungen können über zwei Wochen dauern
- Eingeschränkte internationale Mehrwährungs-Unterstützung
Airbase ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die für Finanzteams entwickelt wurde, die die Ausgaben ihres Unternehmens automatisieren und kontrollieren möchten. Sie hilft Unternehmen, Ausgaben, Genehmigungen und Zahlungen zu verwalten und bietet einen Überblick über finanzielle Aktivitäten.
Warum ich Airbase gewählt habe: Airbase bietet eine kostenlose Testversion, die seine Fähigkeiten im Ausgabenmanagement demonstriert und Ihnen ermöglicht, Funktionen wie Erfassung von Ausgaben und Genehmigungs-Workflows zu sehen. Die Plattform bietet Echtzeit-Einblicke in die Ausgaben und hilft Ihrem Team, Budgets zu verwalten. Sie können auch wiederkehrende Zahlungen automatisieren, was den manuellen Arbeitsaufwand reduziert. Diese Funktionen machen es zu einer guten Option für Unternehmen, die sich auf Ausgabenkontrolle konzentrieren.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten virtuelle Karten für sichere Online-Zahlungen, die Ihnen helfen, Abonnements und Lieferantenzahlungen zu verwalten. Die Plattform bietet detaillierte Ausgabenanalysen, die Einblicke in Ausgabemuster geben und Ihnen helfen, Einsparmöglichkeiten zu identifizieren. Zusätzlich unterstützt Airbase anpassbare Genehmigungsprozesse, um sicherzustellen, dass die Ausgaben mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Oracle, SAP Concur, Slack, Microsoft Dynamics, Salesforce und Google Workspace.
Was ist kostenlos? Airbase bietet eine kostenlose Testversion und eine interaktive Produktführung, um die Funktionen der Procure-to-Pay-Lösung zu sehen.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeit-Ausgabentransparenz
- Virtuelle Karten für Online-Zahlungen
- Detaillierte Ausgabenanalyse
Cons:
- Eingeschränkte Funktionen in der Testversion
- Erfordert technisches Wissen
Airbase ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die für Finanzteams entwickelt wurde, die die Ausgaben ihres Unternehmens automatisieren und kontrollieren möchten. Sie hilft Unternehmen, Ausgaben, Genehmigungen und Zahlungen zu verwalten und bietet einen Überblick über finanzielle Aktivitäten.
Warum ich Airbase gewählt habe: Airbase bietet eine kostenlose Testversion, die seine Fähigkeiten im Ausgabenmanagement demonstriert und Ihnen ermöglicht, Funktionen wie Erfassung von Ausgaben und Genehmigungs-Workflows zu sehen. Die Plattform bietet Echtzeit-Einblicke in die Ausgaben und hilft Ihrem Team, Budgets zu verwalten. Sie können auch wiederkehrende Zahlungen automatisieren, was den manuellen Arbeitsaufwand reduziert. Diese Funktionen machen es zu einer guten Option für Unternehmen, die sich auf Ausgabenkontrolle konzentrieren.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten virtuelle Karten für sichere Online-Zahlungen, die Ihnen helfen, Abonnements und Lieferantenzahlungen zu verwalten. Die Plattform bietet detaillierte Ausgabenanalysen, die Einblicke in Ausgabemuster geben und Ihnen helfen, Einsparmöglichkeiten zu identifizieren. Zusätzlich unterstützt Airbase anpassbare Genehmigungsprozesse, um sicherzustellen, dass die Ausgaben mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Oracle, SAP Concur, Slack, Microsoft Dynamics, Salesforce und Google Workspace.
Was ist kostenlos? Airbase bietet eine kostenlose Testversion und eine interaktive Produktführung, um die Funktionen der Procure-to-Pay-Lösung zu sehen.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeit-Ausgabentransparenz
- Virtuelle Karten für Online-Zahlungen
- Detaillierte Ausgabenanalyse
Cons:
- Eingeschränkte Funktionen in der Testversion
- Erfordert technisches Wissen
Navan ist eine Software für das Geschäftsreisemanagement, die für Unternehmen entwickelt wurde, die ihre Reisebuchungen und Spesenverwaltung optimieren möchten. Sie richtet sich an Reisemanager und Finanzabteilungen und hilft ihnen, Reiseplanungen und Spesenabrechnungen zu vereinfachen.
Warum ich Navan gewählt habe: Navan bietet eine kostenlose Testversion, die Zugang zu wesentlichen Funktionen des Reisemanagements ermöglicht. Sie können Flüge, Hotels und Transportmittel problemlos buchen. Die Plattform bietet außerdem Echtzeit-Reisebenachrichtigungen, um Ihr Team informiert zu halten. Die benutzerfreundliche Oberfläche sorgt dafür, dass das Reisemanagement schnell und effizient ist.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten Reise-Richtlinien, die Ihrem Team helfen, sich bei Buchungen an Unternehmensrichtlinien zu halten. Die Software bietet detaillierte Spesenberichte, die Einblicke in die Reisekosten geben. Darüber hinaus ermöglicht die mobile App von Navan Buchungen und Spesenmanagement unterwegs.
Integrationen umfassen SAP Concur, Expensify, Xero, QuickBooks, Salesforce, Microsoft Dynamics, Slack, Google Workspace, ADP und Okta.
Was ist kostenlos? Navan bietet einen kostenlosen Plan für Unternehmen mit bis zu 200 Mitarbeitern, um die Funktionen des Reisemanagements zu erleben.
Pros and Cons
Pros:
- Umfassende Reisepolitiken
- Mobile App für das Reisemanagement
- Detaillierte Spesenabrechnung
Cons:
- Grundlegende Anpassungsoptionen
- Die Einrichtung kann Zeit erfordern
Navan ist eine Software für das Geschäftsreisemanagement, die für Unternehmen entwickelt wurde, die ihre Reisebuchungen und Spesenverwaltung optimieren möchten. Sie richtet sich an Reisemanager und Finanzabteilungen und hilft ihnen, Reiseplanungen und Spesenabrechnungen zu vereinfachen.
Warum ich Navan gewählt habe: Navan bietet eine kostenlose Testversion, die Zugang zu wesentlichen Funktionen des Reisemanagements ermöglicht. Sie können Flüge, Hotels und Transportmittel problemlos buchen. Die Plattform bietet außerdem Echtzeit-Reisebenachrichtigungen, um Ihr Team informiert zu halten. Die benutzerfreundliche Oberfläche sorgt dafür, dass das Reisemanagement schnell und effizient ist.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten Reise-Richtlinien, die Ihrem Team helfen, sich bei Buchungen an Unternehmensrichtlinien zu halten. Die Software bietet detaillierte Spesenberichte, die Einblicke in die Reisekosten geben. Darüber hinaus ermöglicht die mobile App von Navan Buchungen und Spesenmanagement unterwegs.
Integrationen umfassen SAP Concur, Expensify, Xero, QuickBooks, Salesforce, Microsoft Dynamics, Slack, Google Workspace, ADP und Okta.
Was ist kostenlos? Navan bietet einen kostenlosen Plan für Unternehmen mit bis zu 200 Mitarbeitern, um die Funktionen des Reisemanagements zu erleben.
Pros and Cons
Pros:
- Umfassende Reisepolitiken
- Mobile App für das Reisemanagement
- Detaillierte Spesenabrechnung
Cons:
- Grundlegende Anpassungsoptionen
- Die Einrichtung kann Zeit erfordern
TravelPerk ist eine Reisemanagement-Software, die für Unternehmen jeder Größe maßgeschneidert ist und sich auf die Vereinfachung der Buchung von Geschäftsreisen und das Ausgabenmanagement konzentriert. Sie dient Reiseleitern und Finanzteams, indem sie Werkzeuge zum Buchen, Verwalten und Berichten von Geschäftsreisen bereitstellt.
Warum ich TravelPerk gewählt habe: Der kostenlose Plan von TravelPerk umfasst Funktionen, die die Buchung von Geschäftsreisen vereinfachen. Sie haben Zugriff auf eine breite Palette von Reiseoptionen, einschließlich Flügen und Unterkünften. Die Plattform bietet Echtzeit-Reiseaktualisierungen, die Ihrem Team helfen, informiert zu bleiben. Die benutzerfreundliche Oberfläche macht das Buchen und Verwalten von Reisen unkompliziert.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten ein zentrales Dashboard, in dem Sie alle Reisebuchungen und Ausgaben an einem Ort verwalten können. Die Software bietet flexible Stornierungsbedingungen, die es Ihrem Team ermöglichen, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. Sie können auch auf exklusive Rabatte auf Reisedienstleistungen zugreifen, was Kosteneinsparungen erhöht.
Integrationen umfassen SAP Concur, Expensify, Xero, QuickBooks, Salesforce, Google Workspace, Slack, Microsoft Teams, Okta und BambooHR.
Was ist kostenlos? TravelPerk bietet einen kostenlosen Plan mit grundlegenden Funktionen zur Reisebuchung und -verwaltung, der für kleine bis mittelgroße Unternehmen geeignet ist.
Pros and Cons
Pros:
- Große Auswahl an Reisemöglichkeiten
- Echtzeit-Reiseaktualisierungen
- Benutzerfreundliche Buchungsoberfläche
Cons:
- Begrenzte Anpassungsoptionen
- Eingeschränkter Zugriff für größere Teams
TravelPerk ist eine Reisemanagement-Software, die für Unternehmen jeder Größe maßgeschneidert ist und sich auf die Vereinfachung der Buchung von Geschäftsreisen und das Ausgabenmanagement konzentriert. Sie dient Reiseleitern und Finanzteams, indem sie Werkzeuge zum Buchen, Verwalten und Berichten von Geschäftsreisen bereitstellt.
Warum ich TravelPerk gewählt habe: Der kostenlose Plan von TravelPerk umfasst Funktionen, die die Buchung von Geschäftsreisen vereinfachen. Sie haben Zugriff auf eine breite Palette von Reiseoptionen, einschließlich Flügen und Unterkünften. Die Plattform bietet Echtzeit-Reiseaktualisierungen, die Ihrem Team helfen, informiert zu bleiben. Die benutzerfreundliche Oberfläche macht das Buchen und Verwalten von Reisen unkompliziert.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten ein zentrales Dashboard, in dem Sie alle Reisebuchungen und Ausgaben an einem Ort verwalten können. Die Software bietet flexible Stornierungsbedingungen, die es Ihrem Team ermöglichen, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. Sie können auch auf exklusive Rabatte auf Reisedienstleistungen zugreifen, was Kosteneinsparungen erhöht.
Integrationen umfassen SAP Concur, Expensify, Xero, QuickBooks, Salesforce, Google Workspace, Slack, Microsoft Teams, Okta und BambooHR.
Was ist kostenlos? TravelPerk bietet einen kostenlosen Plan mit grundlegenden Funktionen zur Reisebuchung und -verwaltung, der für kleine bis mittelgroße Unternehmen geeignet ist.
Pros and Cons
Pros:
- Große Auswahl an Reisemöglichkeiten
- Echtzeit-Reiseaktualisierungen
- Benutzerfreundliche Buchungsoberfläche
Cons:
- Begrenzte Anpassungsoptionen
- Eingeschränkter Zugriff für größere Teams
Avaza ist eine Projektmanagement-Plattform, die Teams anspricht, die Projekt- und Ausgabenmanagement benötigen. Sie unterstützt wichtige Geschäftsbereiche wie Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Ausgabenmanagement.
Warum ich Avaza gewählt habe: Avaza bietet eine kostenlose Anmeldeoption, die es Ihnen ermöglicht, die Funktionen ohne Verpflichtung zu testen. Für projektbezogene Ausgaben umfasst das kostenlose Angebot von Avaza die Digitalisierung von Belegen und die Genehmigung von Ausgaben, was die Verwaltung von Projektausgaben effizienter macht. Sie können auch Zeit erfassen und Rechnungen kostenlos erstellen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen die Digitalisierung von Belegen, Ausgabengenehmigungen und das Management wiederkehrender Ausgaben. Die Berichtswerkzeuge von Avaza bieten über 50 anpassbare Berichte, die Ihrem Team Einblicke in die Geschäftsleistung geben. Die Plattform unterstützt auch das schnelle Erstellen und Anpassen professioneller Rechnungen.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Slack, Zapier, Stripe, PayPal, Google Drive, Dropbox, GitHub und Trello.
Was ist kostenlos? Avaza bietet eine kostenlose Anmeldeoption, die es den Nutzern ermöglicht, die Funktionen zu testen und zu nutzen, ohne sofortige Zahlung.
Pros and Cons
Pros:
- Beleg-Digitalisierungsfunktion
- Ausgabengenehmigungen inklusive
- Verwaltung wiederkehrender Ausgaben
Cons:
- Grundlegende Integrationen nur im kostenlosen Plan
- Einige Funktionen erfordern einen kostenpflichtigen Plan
Avaza ist eine Projektmanagement-Plattform, die Teams anspricht, die Projekt- und Ausgabenmanagement benötigen. Sie unterstützt wichtige Geschäftsbereiche wie Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Ausgabenmanagement.
Warum ich Avaza gewählt habe: Avaza bietet eine kostenlose Anmeldeoption, die es Ihnen ermöglicht, die Funktionen ohne Verpflichtung zu testen. Für projektbezogene Ausgaben umfasst das kostenlose Angebot von Avaza die Digitalisierung von Belegen und die Genehmigung von Ausgaben, was die Verwaltung von Projektausgaben effizienter macht. Sie können auch Zeit erfassen und Rechnungen kostenlos erstellen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen die Digitalisierung von Belegen, Ausgabengenehmigungen und das Management wiederkehrender Ausgaben. Die Berichtswerkzeuge von Avaza bieten über 50 anpassbare Berichte, die Ihrem Team Einblicke in die Geschäftsleistung geben. Die Plattform unterstützt auch das schnelle Erstellen und Anpassen professioneller Rechnungen.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Slack, Zapier, Stripe, PayPal, Google Drive, Dropbox, GitHub und Trello.
Was ist kostenlos? Avaza bietet eine kostenlose Anmeldeoption, die es den Nutzern ermöglicht, die Funktionen zu testen und zu nutzen, ohne sofortige Zahlung.
Pros and Cons
Pros:
- Beleg-Digitalisierungsfunktion
- Ausgabengenehmigungen inklusive
- Verwaltung wiederkehrender Ausgaben
Cons:
- Grundlegende Integrationen nur im kostenlosen Plan
- Einige Funktionen erfordern einen kostenpflichtigen Plan
Weitere Tools zur Ausgabenverfolgung
Hier sind noch einige weitere Lösungen zur Ausgabenverfolgung, die ebenfalls kostenlose Tarife oder Testversionen anbieten. Auch wenn sie es nicht auf meine Shortlist geschafft haben, lohnen sie sich durchaus.
- Wave
Am besten für unbegrenzte Rechnungsstellung
- Wave
Am besten für unbegrenzte Rechnungsstellung
- Zoho Expense
Am besten für mobiles Ausgaben-Tracking
- Zoho Expense
Am besten für mobiles Ausgaben-Tracking
- Zoho Books
Am besten für umfassende Buchhaltung
- Zoho Books
Am besten für umfassende Buchhaltung
- Timesheets.com
Am besten für kleine Teams
- Timesheets.com
Am besten für kleine Teams
- Zoho Invoice
Am besten für Freiberufler
- Zoho Invoice
Am besten für Freiberufler
- Buxfer
Am besten für die Verfolgung mehrerer Währungen
- Buxfer
Am besten für die Verfolgung mehrerer Währungen
- Puzzle
Am besten für KI-basierte Ausgabenkategorisierung
- Expensify
Am besten für das Scannen von Belegen
- Expensify
Am besten für das Scannen von Belegen
- TravelBank
Am besten für Reisekostenmanagement
- TravelBank
Am besten für Reisekostenmanagement
- Slash
Am besten für die Ausgabenverfolgung über mehrere Konten
- LicenceOne
Am besten für kleine Unternehmenslizenzen
- Goodbudget
Am besten für die Synchronisierung von Finanzinstituten
- Goodbudget
Am besten für die Synchronisierung von Finanzinstituten
- PocketGuard
Am besten für einfache Budgetverwaltung
- Klippa
Am besten für OCR-Belegscannen
- Klippa
Am besten für OCR-Belegscannen
Wie ich kostenlose Software zur Ausgabenerfassung bewerte
Ich teile meine Bewertung in Mindestvoraussetzungen – echte kostenlose Ausgabenprotokollierung, Belegerfassung und exportierbare Berichte – und in zusätzliche Merkmale, die ein Tool gegenüber anderen empfehlenswert machen.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Bei der Auswahl bewerte ich jedes Tool auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht) bis 5 (ist in diesem Bereich herausragend) hinsichtlich jeder der unten aufgeführten Kernfunktionen. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss mindestens 65% der Gesamtpunktzahl erreichen, um in die Auswahl zu kommen.
- Belegerfassung & Digitalisierung: Ich prüfe, ob das Tool Ihnen ermöglicht, beispielsweise den Kassenbon von einem Geschäftsessen mit dem Handy zu fotografieren und die Angaben zu Händler, Betrag und Datum automatisch per OCR zu erfassen.
- Ausgabenkategorisierung: Jedes Tool sollte das Erstellen oder Anpassen von Kategorien ermöglichen, die mit Ihrem Kontenplan verknüpft werden können, damit gekennzeichnete Ausgaben sauber in die Steuererklärung einfließen.
- Echtes kostenloses Angebot: Ich bewerte, ob die kostenlose Version für den dauerhaften Einsatz geeignet ist – also nicht bloß eine 14-tägige Testversion, die mitten im Quartal gesperrt wird, wenn noch Belege zu erfassen sind.
- Ausgabenberichte & Exporte: Ein Buchhalter, der seinem Mandanten eine monatliche Zusammenfassung schickt, oder ein Freelancer, der seine Steuern vorbereitet, braucht teilbare Berichte zumindest im PDF- oder CSV-Format.
- Mehrwährungsfähigkeit & Fahrtenbuch: Ich achte darauf, dass Tools verschiedene Arten von Ausgaben abdecken, z.B. Fahrtenbuch für Außentermine oder das Erfassen von Transaktionen in Fremdwährungen auf Geschäftsreisen.
- Bank- & Kartenintegration: Egal ob direkter Bankfeed oder CSV-Import vom Kreditkartenkonto – ich bewerte, wie jedes Tool die manuelle Erfassung von Transaktionen reduziert.
Wenn ich eine Liste an Tools habe, die diese Kriterien erfüllen, schaue ich darauf, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander abhebt)
So vergleiche ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
Buchhaltungssynchronisierung ist ein großes Thema. Ich prüfe, ob kategorisierte Ausgaben direkt in QuickBooks, Xero oder Sage übertragen werden, damit Buchhalter am Monatsende keine Daten doppelt erfassen müssen. Das Taggen von Projekten und Mandanten ist ein weiteres Unterscheidungsmerkmal – freiberufliche Buchhalter, die für mehrere Mandanten abrechnen, müssen Ausgaben pro Auftrag zuordnen können, um korrekte Rechnungen zu erstellen. Auch die Qualität der mobilen App ist entscheidend, denn eine Anwendung, die offline funktioniert und Belege zuverlässig vom Außendienst oder Flughafen erfasst, ist deutlich nützlicher als eine, die eine WLAN-Verbindung benötigt.
Mehr als nur Funktionen
Der wahre Preis von "kostenlos" steht für mich im Vordergrund. Ich analysiere, ob Exporte, Bankanbindungen oder Belegspeicher doch kostenpflichtig werden – ein Tool, das monatlich nur eine Handvoll Belege erlaubt, ist für einen vielbeschäftigten Buchhalter nicht nutzbar. Auch das Thema Sicherheit ist bei Finanzdaten entscheidend; ich prüfe Verschlüsselungsstandards und Zertifizierungen wie SOC 2 oder DSGVO. Skalierbarkeit ist ebenfalls relevant: Wenn aus dem Freelancer ein Team mit fünf Personen wird, sollte nicht der komplette Ausgabenverlauf in eine neue Software migriert werden müssen, nur weil das Limit des Gratis-Tarifs erreicht ist.
Wie Sie kostenlose Software zur Ausgabenverfolgung auswählen
Komplexe Funktionslisten und Preismodelle machen es schwer herauszufinden, was Sie von einer kostenlosen Lösung zur Ausgabenverfolgung erwarten können. Behalten Sie daher folgende Aspekte im Hinterkopf, damit Sie bei der Auswahl den Überblick behalten.
| Faktor | Worauf zu achten ist |
| Umfang des Gratisangebots | Prüfen Sie, welche Funktionen wirklich kostenlos sind. Manche Tools beschränken die Funktionen im kostenlosen Tarif, stellen Sie also sicher, dass Ihre Grundbedürfnisse ohne versteckte Kosten abgedeckt sind. |
| Skalierbarkeit | Überlegen Sie, ob die Software mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Achten Sie darauf, dass sie Upgrademöglichkeiten bietet, wenn Ihr Team und Ihre Anforderungen an das Spesenmanagement steigen. |
| Integrationen | Suchen Sie nach Software, die sich mit Ihren vorhandenen Tools wie Buchhaltungsprogrammen oder Lohnabrechnungssystemen verbindet, um die Datenverwaltung zu vereinfachen und manuelle Arbeiten zu reduzieren. |
| Benutzerfreundlichkeit | Stellen Sie sicher, dass die Software einfach zu bedienen ist. Ihr Team sollte sie nutzen können, ohne eine lange Einarbeitung – so sparen Sie Zeit für Schulungen und das Onboarding. |
| Mobiler Zugriff | Wenn Ihr Team viel unterwegs ist, ist mobiler Zugriff unerlässlich. Prüfen Sie, ob die Software eine mobile App bietet, um Ausgaben jederzeit und überall zu erfassen. |
| Kundensupport | Zuverlässiger Support ist wichtig. Achten Sie darauf, dass im Problemfall ausreichende Hilfe per Chat, E-Mail oder Telefon verfügbar ist. |
| Datensicherheit | Ihre Finanzdaten müssen sicher sein. Suchen Sie nach Software mit starker Verschlüsselung und wirksamen Datenschutzmaßnahmen zum Schutz sensibler Informationen. |
Was ist kostenlose Spesenverwaltungssoftware?
Kostenlose Spesenverwaltungssoftware ist ein Werkzeug, das Einzelpersonen und Unternehmen hilft, Ausgaben zu erfassen, zu organisieren und zu überwachen – und das ohne zusätzliche Kosten. Sie bündelt Ausgaben an einem Ort, sodass Sie Ihr Budget einhalten, manuelle Fehler vermeiden und jederzeit Überblick über Ihre Finanzen behalten. Buchhalter, Kleinunternehmer und Freiberufler nutzen diese Tools, um Ausgaben zu kategorisieren, Belege zu erfassen und Berichte zu generieren – für einfachere und effizientere Finanzkontrolle.
Funktionen kostenloser Spesenverwaltungssoftware
Betrachten wir die Funktionen, die typischerweise in Spesenverwaltungssoftware enthalten sind, und welche in Gratis- bzw. kostenpflichtigen Paketen normalerweise angeboten werden.
- Belegerfassung: Ermöglicht es Nutzern, Belege zu fotografieren, um Ausgaben einfach zu speichern und zu organisieren.
- Ausgabenkategorisierung: Hilft Nutzern, Ausgaben in vordefinierte Kategorien für ein besseres Budgetmanagement zu sortieren.
- Basis-Reporting: Stellt Zusammenfassungen der Ausgabengewohnheiten bereit und unterstützt so den Überblick über das eigene Finanzverhalten.
- Manuelle Eingabe: Nutzer können Ausgaben selbst erfassen, sodass alle Kosten dokumentiert werden.
- Zugriff über mobile App: Bietet die Möglichkeit, Ausgaben unterwegs bequem per mobiler Anwendung zu erfassen.
- Automatische Erinnerungen: Sendet Benachrichtigungen bei anstehenden Speseneinreichungen oder -freigaben und hilft, Fristen einzuhalten.
- Mehrwährungsfähigkeit: Erlaubt das Erfassen von Ausgaben in verschiedenen Währungen, praktisch bei internationalen Transaktionen.
- Integration mit Bankkonten: Ermöglicht automatisches Synchronisieren von Ausgaben direkt von Bankkonten oder Kreditkartenabrechnungen, verringert so den manuellen Aufwand und erhöht die Genauigkeit.
- Geschäftsausgaben-Tracking: Unterstützt die Überwachung und Kontrolle der Geschäftsausgaben, bietet Einblicke in Betriebskosten und sorgt für Budgettreue in Startups und kleinen Unternehmen.
- Mitarbeiter-Ausgabenmanagement: Vereinfacht die Nachverfolgung und Freigabe von Mitarbeiterausgaben, indem diese in umfassendere Buchhaltungs- oder ERP-Systeme eingebunden werden und Arbeitsabläufe optimiert werden.
Vorteile kostenloser Spesenverwaltungssoftware
Die Implementierung einer kostenlosen Spesenverwaltungssoftware ist ein Pluspunkt für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Hier sind einige Vorteile, auf die Sie sich freuen können.
- Kosteneinsparungen: Nutzen Sie wichtige Ausgabenmanagement-Tools ohne finanzielle Verpflichtung und halten Sie die Kosten niedrig.
- Verbesserte Organisation: Belegerfassung und Kategorisierung helfen, Ausgaben effektiv zu organisieren und Unordnung zu reduzieren.
- Erhöhter Komfort: Der Zugriff per mobiler App ermöglicht das Verfolgen von Ausgaben unterwegs und macht das Ausgabenmanagement überall einfach.
- Gesteigerte Effizienz: Automatisierte Erinnerungen sorgen für rechtzeitige Einreichungen und Freigaben und sparen Zeit.
- Budgetbewusstsein: Einfache Berichte bieten Einblicke in Ausgabemuster und helfen, Budgets besser zu steuern. Das ist besonders hilfreich für Bestellungen.
- Globale Einsatzbereitschaft: Mehrwährungsunterstützung hilft bei der Verfolgung internationaler Transaktionen ohne Aufwand. Das ist auch hilfreich, wenn Sie Mitarbeitende haben, die häufig reisen und Ausgaben einreichen.
- Barrierefreiheit: Kostenlose Versionen ermöglichen kleinen Unternehmen und Freiberuflern einen einfachen Einstieg in ein effizientes Ausgabenmanagement.
Kosten & Preise von kostenloser Ausgaben-Tracking-Software
Mir ist bewusst, dass Sie in diesem Artikel nach den besten kostenlosen Optionen für Ausgaben-Tracking-Software suchen. Da kostenlose Tarife jedoch nur begrenzte Funktionen bieten, besteht eine gute Chance, dass Sie Ihr Paket in Zukunft erweitern müssen.
Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, Durchschnittspreise und typische Funktionen von Ausgaben-Tracking-Software zusammen.
Vergleichstabelle der Tarife für Ausgaben-Tracking-Software
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
| Kostenloser Tarif | $0 | Grundlegende Ausgabenerfassung, Belegerfassung, manuelle Eingabe, mobiler App-Zugang und einfache Berichte. |
| Persönlicher Tarif | $5-$15/user/Monat | Erweiterte Berichte, Mehrwährungsunterstützung, automatisierte Erinnerungen und grundlegende Integrationsmöglichkeiten. |
| Geschäftstarif | $20-$50/user/Monat | Anpassbare Workflows, Mehrbenutzerzugang, Integration mit Buchhaltungssoftware und erweiterte Analysen. |
| Unternehmens-Tarif | $60-$100/user/Monat | Individuelles Branding, dedizierter Support, umfassende Exportoptionen und vollständige Integrationssuite. |
FAQs zur kostenlosen Ausgabenverfolgungssoftware
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur kostenlosen Ausgabenverfolgungssoftware.
Was sollte in einer kostenlosen Ausgabenverfolgungssoftware enthalten sein?
Ein effektiver Ausgaben-Tracker sollte das Datum, den Anbieter, die Kategorie, den Betrag und Belege zur Verifizierung enthalten. Diese Elemente helfen Ihnen, Ihre Finanzen zu organisieren und eine genaue Berichterstattung sicherzustellen. Durch die Aufschlüsselung der Ausgaben und die Trennung steuerlich absetzbarer Kategorien können Sie die Finanzanalyse verbessern und die Compliance einhalten.
Wie oft sollte man mit kostenloser Ausgabenverfolgungssoftware seine Ausgaben verfolgen?
Es ist in der Regel ratsam, Ihre Ausgaben mindestens einmal im Monat zu überprüfen. Diese regelmäßige Überprüfung hilft dabei, die Ausgaben zu überwachen und notwendige Anpassungen am Budget vorzunehmen. Abhängig von Ihren finanziellen Zielen oder Änderungen beim Einkommen kann eine häufigere Überprüfung jedoch vorteilhaft sein.
Wie funktioniert eine kostenlose Ausgabenverfolgungssoftware?
Ausgabenmanagement-Software automatisiert die Dateneingabe und Berechnungen, um Fehler zu minimieren. Diese Automatisierung sorgt für genaue Finanzaufzeichnungen und hilft, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Eine gute Lösung für die Ausgabenberichterstattung bietet zudem Echtzeit-Einblicke in Ausgabemuster und unterstützt so die Finanzplanung sowie Entscheidungsfindung.
Sind kostenlose Ausgabenverfolgungssoftwares sicher?
Die meisten kostenlosen Tools zur Ausgabenverfolgung legen Wert auf Sicherheit, indem sie Verschlüsselung und sichere Server zur Sicherung Ihrer Daten verwenden. Es ist wichtig, sich für ein renommiertes Tool zu entscheiden und die Sicherheitsfunktionen zu prüfen. Achten Sie stets darauf, dass der Softwareanbieter die für Ihre Branche relevanten Datenschutzbestimmungen einhält.
Kann kostenlose Ausgabenverfolgungssoftware mit anderen Tools integriert werden?
Viele kostenlose Lösungen zur Ausgabenverfolgung bieten grundlegende Integrationsmöglichkeiten. Während die kostenlosen Versionen möglicherweise eingeschränkte Integrationen aufweisen, können sie oft mit gängiger Buchhaltungssoftware und Zahlungsdienstleistern verbunden werden. Diese Integration hilft dabei, Ihren finanziellen Arbeitsablauf zu optimieren und die Effizienz zu steigern.
Gibt es Kundensupport für kostenlose Ausgabenberichterstattungssoftware?
Ja, viele Anbieter kostenloser Ausgabenberichterstattungslösungen bieten Kundensupport an. Dazu gehören oft E-Mail-Support, Live-Chat sowie der Zugang zu einer Wissensdatenbank oder Community-Foren, um Benutzer bei Problemen zu unterstützen.
Gibt es eine Begrenzung der Datenspeicherung in der kostenlosen Version?
Einige kostenlose Versionen können Beschränkungen beim Datenspeicher haben, was die Anzahl gespeicherter Belege oder Berichte beeinflussen kann. Prüfen Sie hierzu die spezifischen Bedingungen der jeweiligen Software.
Wie geht es weiter?
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