20 Beste Kostenlose Ausgaben-Tracking-Software Im Test 2026
Beste kostenlose Software zur Ausgabenerfassung: Shortlist
Hier ist meine Shortlist der besten kostenlosen Software zur Ausgabenerfassung:
Die beste kostenlose Software zur Ausgabenerfassung hilft Ihnen, die Ausgaben Ihres Unternehmens im Griff zu behalten, ohne das Budget zusätzlich zu belasten. Wenn Ihre Ausgabendaten über Quittungen, Tabellen und E-Mail-Verläufe verstreut sind, ist es nahezu unmöglich, Tendenzen zu erkennen, Mehrkosten zu verhindern oder finanzielle Transparenz zu gewährleisten. Kostenlose Tools zur Ausgabenerfassung bündeln alles an einem Ort, erleichtern die Freigabeprozesse, sorgen für Compliance und ermöglichen schnellere, fundiertere Entscheidungen.
Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung im Finanzmanagement und in digitaler Software habe ich Finanzverantwortlichen und Führungskräften geholfen, ihre Budgetierungsprozesse zu optimieren und die Transparenz über alle Konten hinweg zu verbessern. Ich habe aus erster Hand erlebt, dass das richtige Tool die Verwaltung nicht nur erleichtert, sondern auch Zeit für strategische Planung und bessere Entscheidungen schafft.
In diesem Artikel stelle ich meine Top-Empfehlungen für kostenlose Lösungen zur Ausgabenerfassung vor und hebe die wichtigsten Funktionen und Vorteile hervor. Am Ende werden Sie in der Lage sein, selbstbewusst die Software auszuwählen, mit der Sie Arbeitsabläufe vereinfachen, die Genauigkeit erhöhen und Ihre finanziellen Ziele besser unterstützen können.
Warum Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten Finanz- und Buchhaltungssoftware seit 2023. Als CFOs wissen wir aus eigener Erfahrung, wie kritisch und schwierig die Auswahl der richtigen Software ist. Wir investieren viel Zeit in intensive Recherchen, um unserer Community bei besseren Kaufentscheidungen zu helfen.
Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene Anwendungsfälle in Finanzen und Buchhaltung getestet und mehr als 1.000 umfassende Software-Bewertungen verfasst. Erfahren Sie wie wir transparent bleiben & werfen Sie einen Blick auf unsere Bewertungsmethodik.
Zusammenfassung: Beste kostenlose Software zur Ausgabenerfassung
Alle in meiner Liste genannten Tools bieten kostenlose Versionen an, daneben aber auch kostenpflichtige Pläne, falls Sie upgraden möchten. Hier finden Sie die Einstiegspreise der Tools, die es auf meine Shortlist geschafft haben.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für Ausgabenmanagement | Kostenloser Plan verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 2 | Am besten für Geschäftsreisen | Kostenloser Plan verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 3 | Am besten für mobiles Ausgaben-Tracking | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $45/Nutzer/Monat | Website | |
| 4 | Am besten für umfassende Buchhaltung | Kostenlose Testversion + kostenloser Plan verfügbar | Ab $15/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 5 | Am besten für Geschäftsreisebuchungen | Not available | Preise auf Anfrage | Website | |
| 6 | Am besten für Freiberufler | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $9/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 7 | Am besten für unbegrenzte Rechnungsstellung | 30-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan verfügbar | Ab $14/Nutzer/Monat | Website | |
| 8 | Am besten für projektbasierte Ausgaben | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $11.95/Monat (für bis zu 2 Benutzer) | Website | |
| 9 | Am besten für kleine Teams | 15-tägige kostenlose Testversion | Ab $5.50/Benutzer/Monat und $4.40/Benutzer/Monat für gemeinnützige Organisationen | Website | |
| 10 | Am besten für automatisierte Zahlungen | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 11 | Am besten für das Scannen von Belegen | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $5/Nutzer/Monat | Website | |
| 12 | Am besten für die Verfolgung mehrerer Währungen | Website | |||
| 13 | Am besten für Reisekostenmanagement | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $10/Nutzer/Monat | Website | |
| 14 | Am besten für kleine Unternehmenslizenzen | 30-tägige kostenlose Testversion | Ab €1/Mitarbeiter/Monat + €10 Grundgebühr/Monat | Website | |
| 15 | Am besten für einfache Budgetverwaltung | Not available | Website |
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Rippling Spend
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LiveFlow
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Float Financial
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Bewertungen: Beste kostenlose Software zur Ausgabenerfassung
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten kostenlosen Ausgabenerfassungs-Tools aus meiner Shortlist. Meine Bewertungen analysieren die wichtigsten Features, Vorteile & Nachteile, Integrationen und den Ideal-Einsatzbereich jedes Tools, damit Sie die beste Entscheidung treffen können.
Einige dieser Tools bieten eine kostenlose Version, andere dagegen eine kostenlose Testphase. In meinen Bewertungen finden Sie jeweils einen Hinweis, was kostenlos ist.
Airbase ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die für Finanzteams entwickelt wurde, die die Ausgaben ihres Unternehmens automatisieren und kontrollieren möchten. Sie hilft Unternehmen, Ausgaben, Genehmigungen und Zahlungen zu verwalten und bietet einen Überblick über finanzielle Aktivitäten.
Warum ich Airbase gewählt habe: Airbase bietet eine kostenlose Testversion, die seine Fähigkeiten im Ausgabenmanagement demonstriert und Ihnen ermöglicht, Funktionen wie Erfassung von Ausgaben und Genehmigungs-Workflows zu sehen. Die Plattform bietet Echtzeit-Einblicke in die Ausgaben und hilft Ihrem Team, Budgets zu verwalten. Sie können auch wiederkehrende Zahlungen automatisieren, was den manuellen Arbeitsaufwand reduziert. Diese Funktionen machen es zu einer guten Option für Unternehmen, die sich auf Ausgabenkontrolle konzentrieren.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten virtuelle Karten für sichere Online-Zahlungen, die Ihnen helfen, Abonnements und Lieferantenzahlungen zu verwalten. Die Plattform bietet detaillierte Ausgabenanalysen, die Einblicke in Ausgabemuster geben und Ihnen helfen, Einsparmöglichkeiten zu identifizieren. Zusätzlich unterstützt Airbase anpassbare Genehmigungsprozesse, um sicherzustellen, dass die Ausgaben mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Oracle, SAP Concur, Slack, Microsoft Dynamics, Salesforce und Google Workspace.
Was ist kostenlos? Airbase bietet eine kostenlose Testversion und eine interaktive Produktführung, um die Funktionen der Procure-to-Pay-Lösung zu sehen.
Pros and cons
Pros:
- Echtzeit-Ausgabentransparenz
- Virtuelle Karten für Online-Zahlungen
- Detaillierte Ausgabenanalyse
Cons:
- Eingeschränkte Funktionen in der Testversion
- Erfordert technisches Wissen
Navan ist eine Software für das Geschäftsreisemanagement, die für Unternehmen entwickelt wurde, die ihre Reisebuchungen und Spesenverwaltung optimieren möchten. Sie richtet sich an Reisemanager und Finanzabteilungen und hilft ihnen, Reiseplanungen und Spesenabrechnungen zu vereinfachen.
Warum ich Navan gewählt habe: Navan bietet eine kostenlose Testversion, die Zugang zu wesentlichen Funktionen des Reisemanagements ermöglicht. Sie können Flüge, Hotels und Transportmittel problemlos buchen. Die Plattform bietet außerdem Echtzeit-Reisebenachrichtigungen, um Ihr Team informiert zu halten. Die benutzerfreundliche Oberfläche sorgt dafür, dass das Reisemanagement schnell und effizient ist.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten Reise-Richtlinien, die Ihrem Team helfen, sich bei Buchungen an Unternehmensrichtlinien zu halten. Die Software bietet detaillierte Spesenberichte, die Einblicke in die Reisekosten geben. Darüber hinaus ermöglicht die mobile App von Navan Buchungen und Spesenmanagement unterwegs.
Integrationen umfassen SAP Concur, Expensify, Xero, QuickBooks, Salesforce, Microsoft Dynamics, Slack, Google Workspace, ADP und Okta.
Was ist kostenlos? Navan bietet einen kostenlosen Plan für Unternehmen mit bis zu 200 Mitarbeitern, um die Funktionen des Reisemanagements zu erleben.
Pros and cons
Pros:
- Umfassende Reisepolitiken
- Mobile App für das Reisemanagement
- Detaillierte Spesenabrechnung
Cons:
- Grundlegende Anpassungsoptionen
- Die Einrichtung kann Zeit erfordern
Zoho Expense ist ein Ausgabenmanagement-Tool, das für Unternehmen entwickelt wurde, die ihre Spesenabrechnung automatisieren und vereinfachen möchten. Es richtet sich hauptsächlich an kleine bis mittelgroße Unternehmen und bietet Funktionen, die den Prozess der Ausgabenverfolgung und -genehmigung optimieren.
Warum ich Zoho Expense gewählt habe: Zoho Expense bietet einen kostenlosen Plan mit mobiler Ausgabenverfolgung, der ideal für Teams unterwegs ist. Die App ermöglicht es, Belege zu scannen und Ausgaben direkt zu erfassen. Diese Funktion unterstützt die Echtzeit-Ausgabenverfolgung und hilft, Verzögerungen zu vermeiden. Die kostenlose Version beinhaltet auch grundlegende Berichts- und Genehmigungsworkflows, was sie zu einer starken Option für mobil-orientierte Teams macht.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten automatisierte Kilometerverfolgung, die GPS verwendet, um Reisekosten genau zu erfassen. Benutzer können mehrstufige Genehmigungsprozesse einrichten, um sicherzustellen, dass Kosten korrekt überprüft werden. Anpassbare Ausgabenrichtlinien helfen, die Einhaltung der Unternehmensbudgets zu gewährleisten.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Slack, Dropbox, Office 365, G Suite, Microsoft Dynamics, Salesforce, Zendesk und Zoho CRM.
Was ist kostenlos? Zoho Expense bietet einen kostenlosen Plan, der mobile Ausgabenverfolgung und grundlegende Berichterstattung für bis zu drei Benutzer umfasst, was für kleine Teams geeignet ist.
Pros and cons
Pros:
- Mobile App zur Ausgabenerfassung
- Automatische Kilometerverfolgung
- Genehmigungs-Workflows in mehreren Stufen
Cons:
- Begrenzt auf drei Benutzer
- Eingeschränkte erweiterte Berichterstattung
Zoho Books ist eine Online-Buchhaltungssoftware, die für kleine bis mittelgroße Unternehmen entwickelt wurde. Sie hilft Benutzern, Finanzen zu verwalten, Geschäftsabläufe zu automatisieren und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu fördern.
Warum ich Zoho Books gewählt habe: Zoho Books bietet einen kostenlosen Plan, der umfassende Buchhaltungsbedürfnisse für kleine Unternehmen unterstützt. Er umfasst Funktionen wie Rechnungsstellung, Ausgabenverfolgung und Bankabstimmung. Sie können Arbeitsabläufe automatisieren, um Zeit bei sich wiederholenden Aufgaben zu sparen. Die detaillierte Finanzberichterstattung hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen, ohne zusätzliche Kosten.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten Bestandsverwaltung, die es Ihnen ermöglicht, Lagerbestände zu verfolgen und Bestellungen effizient zu verwalten. Die Software unterstützt Projektbuchhaltung, die Ihnen hilft, Projektfinanzen zu verwalten und Zeit und Ausgaben zu verfolgen. Zoho Books bietet auch anpassbare Dashboards, um Echtzeiteinblicke in Ihre Unternehmensleistung zu geben.
Integrationen umfassen Zoho CRM, Zoho Projects, PayPal, Stripe, Office 365, G Suite, Slack, Zapier, Mailchimp und Xero.
Was ist kostenlos? Zoho Books bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan für Unternehmen mit einem Umsatz unterhalb einer bestimmten Schwelle, der grundlegende Buchhaltungs- und Rechnungsstellungsfunktionen ermöglicht.
Pros and cons
Pros:
- Unterstützt Projektabrechnung
- Anpassbare Dashboards
- Bestandsverwaltung enthalten
Cons:
- Begrenzt auf kleine Unternehmen
- Lernkurve für komplexe Funktionen
TravelPerk ist eine Reisemanagement-Software, die für Unternehmen jeder Größe maßgeschneidert ist und sich auf die Vereinfachung der Buchung von Geschäftsreisen und das Ausgabenmanagement konzentriert. Sie dient Reiseleitern und Finanzteams, indem sie Werkzeuge zum Buchen, Verwalten und Berichten von Geschäftsreisen bereitstellt.
Warum ich TravelPerk gewählt habe: Der kostenlose Plan von TravelPerk umfasst Funktionen, die die Buchung von Geschäftsreisen vereinfachen. Sie haben Zugriff auf eine breite Palette von Reiseoptionen, einschließlich Flügen und Unterkünften. Die Plattform bietet Echtzeit-Reiseaktualisierungen, die Ihrem Team helfen, informiert zu bleiben. Die benutzerfreundliche Oberfläche macht das Buchen und Verwalten von Reisen unkompliziert.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten ein zentrales Dashboard, in dem Sie alle Reisebuchungen und Ausgaben an einem Ort verwalten können. Die Software bietet flexible Stornierungsbedingungen, die es Ihrem Team ermöglichen, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. Sie können auch auf exklusive Rabatte auf Reisedienstleistungen zugreifen, was Kosteneinsparungen erhöht.
Integrationen umfassen SAP Concur, Expensify, Xero, QuickBooks, Salesforce, Google Workspace, Slack, Microsoft Teams, Okta und BambooHR.
Was ist kostenlos? TravelPerk bietet einen kostenlosen Plan mit grundlegenden Funktionen zur Reisebuchung und -verwaltung, der für kleine bis mittelgroße Unternehmen geeignet ist.
Pros and cons
Pros:
- Große Auswahl an Reisemöglichkeiten
- Echtzeit-Reiseaktualisierungen
- Benutzerfreundliche Buchungsoberfläche
Cons:
- Begrenzte Anpassungsoptionen
- Eingeschränkter Zugriff für größere Teams
Zoho Invoice ist eine cloudbasierte Rechnungssoftware, die auf Freiberufler und kleine Unternehmen zugeschnitten ist. Sie vereinfacht die Rechnungsstellung und Zahlungserfassung, wodurch es den Nutzern leichter fällt, ihre Abrechnungsanforderungen zu verwalten.
Warum ich Zoho Invoice gewählt habe: Zoho Invoice bietet einen kostenlosen Plan, der auf Freiberufler zugeschnitten ist, mit Funktionen wie anpassbaren Rechnungen und automatisierten Zahlungserinnerungen. Es ermöglicht Ihnen, Rechnungen in mehreren Währungen zu erstellen und zu versenden. Die Software unterstützt auch die Zeiterfassung, sodass Sie Kunden genau für Ihre Arbeit abrechnen können. Es ist eine gute Lösung für Freiberufler, die eine effiziente Rechnungsstellung benötigen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten das Einrichten von wiederkehrenden Rechnungen, was ideal für laufende Projekte oder Abonnements ist. Die Plattform bietet detaillierte Berichte, um Ihnen zu helfen, Ihre finanzielle Gesundheit zu überwachen. Zoho Invoice unterstützt auch mehrsprachige Rechnungsstellung, was für globale Kunden hilfreich ist.
Integrationen beinhalten Zoho Books, Zoho CRM, PayPal, Stripe, Authorize.Net, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive und Slack.
Was ist kostenlos? Zoho Invoice bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan ohne Benutzerbeschränkungen, sodass Freiberufler und kleine Unternehmen Rechnungen erstellen und die Abrechnung kostenlos verwalten können.
Pros and cons
Pros:
- Anpassbare Rechnungsvorlagen
- Unterstützt mehrere Währungen
- Automatisierte Zahlungserinnerungen
Cons:
- Eingeschränkte erweiterte Funktionen
- Grundlegende Berichterstattung im kostenlosen Plan
Wave ist eine Buchhaltungssoftwarelösung, die für kleine Unternehmen und Freiberufler entwickelt wurde. Sie bietet Werkzeuge zur Verwaltung von Rechnungen, Buchhaltung und Belegen und bietet Nutzern, die eine unkomplizierte Finanzverwaltung benötigen, einen Mehrwert.
Warum ich Wave gewählt habe: Wave bietet einen kostenlosen Plan, der unbegrenztes Rechnungsstellen beinhaltet, was für kleine Unternehmen mit häufigen Abrechnungsbedürfnissen vorteilhaft ist. Sie können professionelle Rechnungen erstellen und versenden, ohne sich um Begrenzungen sorgen zu müssen. Die Software unterstützt auch anpassbare Rechnungsvorlagen, was es einfach macht, Ihre Marke widerzuspiegeln. Es ist gut für Unternehmen, die nach einer kostengünstigen Rechnungsstellungslösung suchen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten automatische Zahlungserinnerungen, die Ihnen helfen, pünktlich bezahlt zu werden, ohne manuelle Nachverfolgungen. Die Software bietet Beleg-Scanning, wodurch Sie Ausgaben einfach digitalisieren können. Wave bietet auch grundlegende Buchhaltungsfunktionen, wie die Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben, um Ihnen ein klares finanzielles Bild zu geben.
Integrationen umfassen PayPal, Etsy, Shoeboxed, Zapier, Stripe, Google Sheets, HubSpot, Mailchimp, Slack und Square.
Was ist kostenlos? Wave bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan mit unbegrenztem Rechnungsstellen, Buchhaltung und Beleg-Scanning, der für Freiberufler und kleine Unternehmen geeignet ist.
Pros and cons
Pros:
- Automatische Zahlungserinnerungen
- Belegscannen inbegriffen
- Grundlegende Buchhaltungsfunktionen
Cons:
- Begrenzte erweiterte Funktionen
- Keine Bestandsverwaltung
Avaza ist eine Projektmanagement-Plattform, die Teams anspricht, die Projekt- und Ausgabenmanagement benötigen. Sie unterstützt wichtige Geschäftsbereiche wie Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Ausgabenmanagement.
Warum ich Avaza gewählt habe: Avaza bietet eine kostenlose Anmeldeoption, die es Ihnen ermöglicht, die Funktionen ohne Verpflichtung zu testen. Für projektbezogene Ausgaben umfasst das kostenlose Angebot von Avaza die Digitalisierung von Belegen und die Genehmigung von Ausgaben, was die Verwaltung von Projektausgaben effizienter macht. Sie können auch Zeit erfassen und Rechnungen kostenlos erstellen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen die Digitalisierung von Belegen, Ausgabengenehmigungen und das Management wiederkehrender Ausgaben. Die Berichtswerkzeuge von Avaza bieten über 50 anpassbare Berichte, die Ihrem Team Einblicke in die Geschäftsleistung geben. Die Plattform unterstützt auch das schnelle Erstellen und Anpassen professioneller Rechnungen.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Slack, Zapier, Stripe, PayPal, Google Drive, Dropbox, GitHub und Trello.
Was ist kostenlos? Avaza bietet eine kostenlose Anmeldeoption, die es den Nutzern ermöglicht, die Funktionen zu testen und zu nutzen, ohne sofortige Zahlung.
Pros and cons
Pros:
- Beleg-Digitalisierungsfunktion
- Ausgabengenehmigungen inklusive
- Verwaltung wiederkehrender Ausgaben
Cons:
- Grundlegende Integrationen nur im kostenlosen Plan
- Einige Funktionen erfordern einen kostenpflichtigen Plan
Timesheets.com ist ein Tool zur Zeiterfassung und Spesenverwaltung für kleine Unternehmen und Freiberufler. Es hilft Teams, Zeit zu verwalten, Ausgaben zu verfolgen und die Gehaltsabrechnung effizient zu handhaben.
Warum ich Timesheets.com gewählt habe: Timesheets.com bietet eine kostenlose Version für kleine Teams, die Zeit und Ausgaben verwalten. Es umfasst Funktionen wie Zeiterfassung und grundlegende Spesenverwaltung. Sie können abrechenbare Stunden verfolgen und Berichte ohne Kosten erstellen. Die Plattform ist unkompliziert und gut für diejenigen, die gerade mit der digitalen Zeiterfassung beginnen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten die Zeiterfassung für stündlich bezahlte Mitarbeiter und Projekte, sodass Ihr Team abrechenbare Stunden effektiv verwalten kann. Die Software bietet auch GPS-Tracking für Remote- oder Außendienstmitarbeiter. Zusätzlich können Sie Genehmigungs-Workflows einrichten, um die Einreichung von Stundenzetteln zu optimieren.
Integrationen umfassen QuickBooks, ADP, Zenefits, Gusto, Paychex, SurePayroll, Xero, Sage 50, AccountEdge und FreshBooks.
Was ist kostenlos? Timesheets.com bietet einen kostenlosen Plan für kleine Teams, der Zeiterfassung und grundlegende Spesenverwaltungsfunktionen beinhaltet.
Pros and cons
Pros:
- Einfache Zeiterfassungseinrichtung
- GPS-Tracking verfügbar
- Genehmigungs-Workflows enthalten
Cons:
- Begrenzte erweiterte Funktionen
- Nicht ideal für große Teams
Bill Spend & Expense ist ein Ausgabenmanagement-Tool, das für Unternehmen entwickelt wurde, die ihre Prozesse für Verbindlichkeiten und Forderungen automatisieren möchten. Es dient in erster Linie Finanzteams, indem es die Verwaltung von Rechnungen und Ausgaben optimiert.
Warum ich Bill Spend & Expense gewählt habe: Bill Spend & Expense bietet eine kostenlose Version, die sich durch ihre Zahlungsautomatisierungsfunktionen auszeichnet. Mit diesem Tool kann Ihr Team wiederkehrende Zahlungen ohne zusätzliche Gebühren automatisieren, was einen reibungslosen Ablauf Ihrer Finanzoperationen gewährleistet. Es ist praktisch für Unternehmen, die häufige Transaktionen abwickeln. Sie werden die einfache Einrichtung und Verwaltung dieser Zahlungen schätzen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten wiederkehrende Zahlungen, die Ihnen helfen, regelmäßige Ausgaben ohne manuellen Aufwand zu verwalten. Sie können Zahlungsfreigaben einrichten, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen vor der Verarbeitung überprüft werden. Die Plattform bietet auch detaillierte Prüfpfade, die Transparenz für Ihre finanziellen Aktivitäten gewährleisten.
Integrationen umfassen QuickBooks Online, Xero, Sage Intacct, Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, SAP, Salesforce, Google Workspace, Dropbox und Slack.
Was ist kostenlos? Der kostenlose Plan beinhaltet grundlegende Funktionen zur Ausgabenverfolgung und Zahlung, die für kleine Teams geeignet sind.
Pros and cons
Pros:
- Unterstützt wiederkehrende Zahlungen
- Detaillierte Prüfpfade
- Anpassbare Genehmigungs-Workflows
Cons:
- Begrenzte Testphase
- Erfordert technische Einrichtung
Expensify ist eine Software für das Ausgabenmanagement, ideal für Unternehmen jeder Größe, die die Spesenabrechnung automatisieren möchten. Sie hilft Nutzern, Belege zu verfolgen, Ausgaben zu verwalten und sich mit Buchhaltungssystemen zu integrieren, um Finanzprozesse zu vereinfachen.
Warum ich Expensify gewählt habe: Der kostenlose Plan von Expensify beinhaltet die Möglichkeit, Belege effizient zu scannen und zu speichern. Die SmartScan-Technologie der App ermöglicht es Ihnen, Belege mit Ihrem Telefon zu erfassen und automatisch die notwendigen Daten zu extrahieren. Diese Funktion ist praktisch für Unternehmen, die eine schnelle und genaue Belegverwaltung benötigen. Sie können auch Ausgaben direkt über die mobile App einreichen und genehmigen, was die Benutzerfreundlichkeit erhöht.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten automatisierte Spesenabrechnungen, die den Einreichungs- und Genehmigungsprozess Ihres Teams vereinfachen. Die App unterstützt die Kilometerverfolgung, sodass Sie Reisekosten erfassen können. Expensify bietet auch anpassbare Ausgabenrichtlinien, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Oracle, SAP Concur, Microsoft Dynamics, Salesforce, Slack und Dropbox.
Was ist kostenlos? Expensify bietet einen kostenlosen Plan mit grundlegenden Funktionen für das Ausgabenmanagement, einschließlich Belegscannen und -speicherung, geeignet für Einzelpersonen und kleine Teams.
Pros and cons
Pros:
- Unterstützt Kilometerverfolgung
- Anpassbare Spesenrichtlinien
- Mobile App für das Management unterwegs
Cons:
- Lernkurve für neue Benutzer
- Der Basisplan fehlt erweiterte Analysen
TravelBank ist eine kostenlose Software zur Spesenverfolgung, die für das Management von Geschäftsreisen entwickelt wurde. Sie dient Finanzteams, Reisemanagern und Mitarbeitern in verschiedenen Branchen und konzentriert sich auf die Spesenverfolgung und das Reisemanagement.
Warum ich TravelBank gewählt habe: TravelBank bietet einen kostenlosen Plan, der die Verwaltung von Reisekosten vereinfacht. Mit Funktionen wie der Integration von Firmenkreditkarten und anpassbaren Berichten richtet es sich an Unternehmen, die ein Reisemanagement benötigen. Die Plattform bietet Echtzeit-Transparenz und automatisierte Genehmigungen. Benutzer können Spesenabrechnungen effizient prüfen, was es zu einem wertvollen Werkzeug für das Management von Reisekosten macht.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen ein optimiertes Spesenmanagement, das Ihrem Team ermöglicht, Ausgaben effizient zu verwalten. Anpassbare Berichterstattung hilft Ihnen, Berichte an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. Die Plattform synchronisiert sich auch mit Firmenkreditkarten für eine einfache Transaktionsabstimmung.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, SAP Concur, NetSuite, Expensify, Microsoft 365, Slack, Google Workspace, Dropbox und Salesforce.
Was ist kostenlos? TravelBank bietet eine kostenlose Testversion. Nach der Anmeldung können Benutzer einige der grundlegenden Funktionen von TravelBank kostenlos ausprobieren.
Pros and cons
Pros:
- Effiziente Reisekostenerfassung
- Echtzeit-Transparenz der Ausgaben
- Automatisierte Genehmigungs-Workflows
Cons:
- Kann eine anfängliche Einrichtungszeit erfordern
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten
Weitere Software zur Ausgabenerfassung
Hier sind weitere Optionen für Ausgabenerfassungs-Software, die ebenfalls kostenlose Pläne oder Testversionen bieten. Auch wenn sie nicht auf meiner Shortlist gelandet sind, lohnt sich ein Blick darauf.
- Goodbudget
Am besten für die Synchronisierung von Finanzinstituten
- Klippa
Am besten für OCR-Belegscannen
Auswahlkriterien für kostenlose Software zur Ausgabenerfassung
Bei der Auswahl der besten kostenlosen Ausgabenerfassungs-Software für diese Liste habe ich übliche Käuferbedürfnisse und Schmerzpunkte berücksichtigt – wie Budgetgrenzen und Benutzerfreundlichkeit. Außerdem habe ich das folgende Bewertungsschema genutzt, um die Beurteilung strukturiert und fair zu gestalten.
Kernfunktionen (25% der Gesamtbewertung)
Damit eine Lösung in diese Liste aufgenommen wurde, musste sie diese Alltagsanforderungen erfüllen:
- Ausgaben nachverfolgen und kategorisieren
- Ausgabenberichte erstellen
- Belege erfassen und speichern
- Erstattungen verwalten
- Grundlegende Analysen bereitstellen
Weitere herausragende Funktionen (25% der Gesamtbewertung)
Um das Feld weiter einzugrenzen, habe ich auch nach besonderen Funktionen gesucht, wie zum Beispiel:
- Echtzeit-Ausgabenverfolgung
- Unterstützung mehrerer Währungen
- Automatisierte Genehmigungs-Workflows
- GPS-Fahrstreckenverfolgung
- Erweiterte Maßnahmen zur Datensicherheit
Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtbewertung)
Um einen Eindruck von der Benutzerfreundlichkeit jedes Systems zu bekommen, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Intuitive Navigation
- Übersichtliches Design der Benutzeroberfläche
- Minimaler Einrichtungsaufwand erforderlich
- Responsives Design für mobile Geräte
- Zugänglichkeit für alle Nutzertypen
Onboarding (10% der Gesamtbewertung)
Um das Onboarding-Erlebnis jeder Plattform zu bewerten, habe ich auf Folgendes geachtet:
- Verfügbarkeit von Schulungsvideos
- Interaktive Produkt-Touren
- Zugang zu einsatzbereiten Vorlagen
- Webinare und Live-Trainings
- Chatbots für Echtzeit-Hilfe
Kundensupport (10% der Gesamtbewertung)
Um die Kundensupportdienste jedes Softwareanbieters zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Verfügbarkeit von Live-Chat-Support
- Umfassende Hilfebereich-Ressourcen
- Antwortzeit beim E-Mail-Support
- Verfügbarkeit von telefonischem Support
- Community-Foren für gegenseitige Unterstützung
Preis-Leistungs-Verhältnis (10% der Gesamtbewertung)
Um das Preis-Leistungs-Verhältnis jeder Plattform zu beurteilen, habe ich Folgendes bedacht:
- Funktionsumfang im Vergleich zum Preis
- Flexibilität kostenloser Angebote
- Kosten für Upgrades und Zusatzfunktionen
- Rabatte bei längeren Laufzeiten
- Transparenz der Preisgestaltung
Kundenbewertungen (10% der Gesamtbewertung)
Um einen Eindruck von der allgemeinen Kundenzufriedenheit zu bekommen, habe ich Folgendes bei der Analyse von Kundenbewertungen berücksichtigt:
- Konsistenz positiver Rückmeldungen
- Häufigkeit gemeldeter Probleme
- Stimmung der Nutzer zum Preis-Leistungs-Verhältnis
- Nennung von hervorstechenden Funktionen
- Feedback zur Erfahrung mit dem Kundensupport
Wie Sie kostenlose Software zur Ausgabenverwaltung auswählen
Komplexe Funktionslisten und Preisstrukturen können es schwer machen zu erkennen, was genau Sie von einer kostenlosen Ausgabenverwaltungssoftware erhalten. Hier sind einige Faktoren, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, um bei der Softwareauswahl den Überblick zu behalten.
| Faktor | Worauf zu achten ist |
| Umfang des Gratisangebots | Prüfen Sie, welche Funktionen wirklich kostenlos sind. Manche Tools beschränken die Features im kostenlosen Tarif – stellen Sie also sicher, dass Ihre Grundanforderungen ohne versteckte Kosten abgedeckt sind. |
| Skalierbarkeit | Überlegen Sie, ob die Software mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Stellen Sie sicher, dass Sie aufrüsten können, wenn Ihr Team und Ihr Bedarf an Ausgabenverwaltung steigen. |
| Integrationen | Suchen Sie nach Software, die sich mit Ihren bestehenden Tools verknüpfen lässt, wie Buchhaltungs- oder Lohnsystemen, um die Datenverwaltung zu vereinfachen und manuellen Aufwand zu reduzieren. |
| Benutzerfreundlichkeit | Stellen Sie sicher, dass die Software bedienerfreundlich ist. Ihr Team sollte sie ohne lange Einarbeitung nutzen können, um Zeit bei Schulung und Einführung zu sparen. |
| Mobiler Zugriff | Wenn Ihr Team viel unterwegs ist, ist mobiler Zugriff unerlässlich. Prüfen Sie, ob die Software eine App zum Verwalten von Ausgaben überall und jederzeit bietet. |
| Kundensupport | Zuverlässiger Support ist wichtig. Achten Sie darauf, dass bei Problemen ausreichende Hilfe per Chat, E-Mail oder Telefon verfügbar ist. |
| Datensicherheit | Ihre Finanzdaten müssen geschützt sein. Achten Sie auf Software mit starker Verschlüsselung und umfassenden Schutzmaßnahmen zur Absicherung vertraulicher Informationen. |
Was ist kostenlose Software zur Ausgabenverwaltung?
Kostenlose Spesenverfolgungssoftware ist ein Tool, das Einzelpersonen und Unternehmen dabei hilft, Ausgaben aufzuzeichnen, zu organisieren und zu überwachen – und das ganz ohne zusätzliche Kosten. Sie zentralisiert Ausgaben an einem Ort, sodass Nutzer das Budget einhalten, manuelle Fehler vermeiden und finanzielle Transparenz erhalten können. Buchhalter, Kleinunternehmer und Freiberufler nutzen diese Tools, um Ausgaben zu kategorisieren, Belege zu erfassen und Berichte zu erstellen — was die Finanzübersicht einfacher und effizienter macht.
Funktionen kostenloser Spesenverfolgungssoftware
Schauen wir uns die Funktionen an, die in Spesenverfolgungssoftware üblicherweise enthalten sind – und welche davon meist in kostenlosen bzw. kostenpflichtigen Plänen enthalten sind.
- Belegerfassung: Ermöglicht es Nutzern, Fotos von Belegen zu machen, um Ausgaben einfach zu speichern und zu organisieren.
- Ausgabenkategorisierung: Hilft, Ausgaben in vordefinierte Kategorien einzuordnen, um das Budget besser zu verwalten.
- Grundlegende Berichte: Bietet Zusammenfassungen der Ausgabengewohnheiten, damit Nutzer ihre finanziellen Verhaltensweisen besser verstehen.
- Manuelle Eingabe: Ermöglicht es, Ausgaben manuell einzutragen, um alle Kosten zu erfassen.
- Zugang per App: Bietet den Komfort, Ausgaben unterwegs per mobiler Anwendung zu verfolgen.
- Automatisierte Erinnerungen: Sendet Benachrichtigungen zu ausstehenden Ausgabeneinreichungen oder Freigaben und sorgt so dafür, dass Nutzer am Ball bleiben.
- Mehrwährungsfähigkeit: Ermöglicht die Verfolgung von Ausgaben in verschiedenen Währungen – hilfreich für internationale Transaktionen.
- Integration mit Bankkonten: Synchronisiert Ausgaben automatisch direkt von Bankkonten und Kreditkartenabrechnungen, was manuelle Eingaben reduziert und die Genauigkeit verbessert.
- Überwachung der Geschäftsausgaben: Unterstützt die Überwachung und Kontrolle der Geschäftsausgaben, gibt Einblicke in Betriebskosten und sorgt für Budgettreue bei Startups und kleinen Unternehmen.
- Mitarbeiterausgabenverwaltung: Vereinfacht die Nachverfolgung und Genehmigung von Mitarbeiterausgaben und bindet diese in größere Buchhaltungs- oder ERP-Systeme für schlanke Workflows ein.
Vorteile kostenloser Spesenverfolgungssoftware
Die Implementierung kostenloser Spesenverfolgungssoftware bringt Vorteile für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können.
- Kosteneinsparungen: Zugriff auf wichtige Tools zum Ausgabenmanagement ohne finanzielle Verpflichtung, wodurch die Kosten gering bleiben.
- Bessere Organisation: Belegerfassung und Kategorisierung sorgen für eine strukturierte Verwaltung der Ausgaben und weniger Durcheinander.
- Höherer Komfort: Zugriff per App ermöglicht die Erfassung von Ausgaben unterwegs – so können Ausgaben überall und jederzeit gemanagt werden.
- Mehr Effizienz: Automatisierte Erinnerungen sorgen für rechtzeitige Einreichungen und Freigaben und sparen Zeit.
- Budgetbewusstsein: Grundlegende Berichte liefern Einblicke ins Ausgabeverhalten und helfen, Budgets besser zu verwalten. Dies ist besonders vorteilhaft für Bestellungen.
- Globale Einsatzfähigkeit: Mehrwährungsfähigkeit erleichtert die Nachverfolgung internationaler Transaktionen. Auch sinnvoll, wenn Sie Mitarbeiter haben, die viel reisen und Ausgaben einreichen.
- Zugänglichkeit: Kostenlose Versionen ermöglichen es kleinen Unternehmen und Freiberuflern, schnell und effizient mit dem Ausgabenmanagement zu starten.
Kosten & Preise kostenloser Spesenverfolgungssoftware
Mir ist bewusst, dass Sie diesen Artikel auf der Suche nach den besten kostenlosen Optionen für Spesenverfolgungssoftware lesen. Allerdings bieten kostenlose Pläne nur begrenzte Funktionen, deshalb werden Sie Ihren Plan wahrscheinlich irgendwann erweitern müssen.
Die folgende Tabelle fasst gängige Pläne, Durchschnittspreise und typische Funktionen von Spesenverfolgungssoftware zusammen.
Vergleichstabelle für Spesenverfolgungssoftware
| Plan-Typ | Durchschnittlicher Preis | Typische Funktionen |
| Kostenloser Plan | $0 | Grundlegende Ausgabenverfolgung, Belegerfassung, manuelle Eingabe, App-Zugang und grundlegende Berichte. |
| Persönlicher Plan | $5-$15/user/month | Erweiterte Berichte, Mehrwährungsfähigkeit, automatisierte Erinnerungen und grundlegende Integrationsmöglichkeiten. |
| Geschäftsplan | $20-$50/user/month | Anpassbare Workflows, Multi-User-Zugriff, Integration mit Buchhaltungssoftware und erweiterte Analysen. |
| Enterprise-Plan | $60-$100/user/month | Individuelles Branding, dedizierter Support, umfassende Exportoptionen und vollständige Integrationssuiten. |
Häufig gestellte Fragen zu kostenloser Ausgaben-Tracking-Software
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu kostenloser Ausgaben-Tracking-Software.
Was sollte in kostenloser Ausgaben-Tracking-Software enthalten sein?
Ein effektiver Ausgaben-Tracker sollte Datum, Verkäufer, Kategorie, Betrag und Belege zur Verifizierung enthalten. Diese Elemente helfen Ihnen, Ihre Finanzen zu organisieren und eine genaue Berichterstattung zu gewährleisten. Durch die Aufschlüsselung der Ausgaben und die Trennung von steuerlich absetzbaren Kategorien können Sie die Finanzanalyse verbessern und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen.
Wie oft sollten Sie Ihre Ausgaben mit kostenloser Ausgaben-Tracking-Software überwachen?
In der Regel empfiehlt es sich, die Ausgaben mindestens einmal im Monat zu überprüfen. Diese regelmäßige Kontrolle hilft Ihnen, Ihre Ausgaben zu überwachen und Ihr Budget gegebenenfalls anzupassen. Abhängig von Ihren finanziellen Zielen oder Veränderungen beim Einkommen kann aber eine häufigere Überwachung sinnvoll sein.
Wie funktioniert kostenlose Ausgaben-Tracking-Software?
Ausgabenmanagement-Software automatisiert die Dateneingabe und Berechnungen, um Fehler zu minimieren. Diese Automatisierung sorgt für genaue Finanzaufzeichnungen und unterstützt die Einhaltung von Vorschriften. Eine gute Lösung zur Ausgabenberichterstattung bietet zudem Echtzeit-Einblicke in Ausgabentrends und unterstützt so Planung und Entscheidungsfindung.
Ist kostenlose Ausgaben-Tracking-Software sicher?
Die meisten kostenlosen Tools zur Ausgabenverfolgung setzen auf Sicherheit, indem sie Verschlüsselung und sichere Server zum Schutz Ihrer Daten verwenden. Es ist wichtig, ein seriöses Tool zu wählen und dessen Sicherheitsmerkmale zu prüfen. Achten Sie immer darauf, dass der Software-Anbieter die für Ihre Branche geltenden Datenschutzbestimmungen einhält.
Kann kostenlose Ausgaben-Tracking-Software mit anderen Tools integriert werden?
Viele kostenlose Ausgaben-Tracking-Software-Lösungen bieten grundlegende Integrationsmöglichkeiten. Während die kostenlosen Versionen oft nur auf wenige Integrationen beschränkt sind, lassen sie sich häufig mit beliebten Tools wie Buchhaltungssoftware und Zahlungsabwicklern verbinden. Diese Integration vereinfacht Ihre Finanzprozesse und erhöht die Effizienz.
Gibt es Kundensupport für kostenlose Ausgaben-Reporting-Software?
Ja, viele Anbieter von kostenlosen Ausgaben-Reporting-Lösungen bieten Kundensupport an. Dazu zählen zum Beispiel E-Mail-Support, Live-Chat sowie Zugänge zu Wissensdatenbanken oder Community-Foren, um Nutzern bei Problemen weiterzuhelfen.
Gibt es eine Begrenzung für die Datenspeicherung in der kostenlosen Version?
Einige kostenlose Versionen können eine Begrenzung der Datenspeicherung aufweisen, die die Anzahl der Belege oder Berichte beeinflussen kann, die Sie speichern können. Prüfen Sie hierzu die spezifischen Bedingungen der Software.
Wie geht es weiter?
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