Alle Arten von Buchhaltungssoftware im Jahr 2026 (& wie Sie Ihre auswählen)
Bei so vielen Arten von Buchhaltungssoftware ist es nur natürlich, sich etwas überwältigt zu fühlen.
Vielleicht benötigen Sie ein Programm, das am besten für standardisierte Abläufe in kleinen Unternehmen geeignet ist… oder vielleicht eine Software, die ideal für Unternehmen mit großem Wachstumspotenzial ist.
So oder so: Sie können Ihre Suche nicht starten, ohne zu wissen, wo Sie anfangen sollen. Nach jahrelanger Software-Testung in verschiedensten Branchen habe ich gelernt, dass die beste Wahl nicht nur von Funktionen abhängt – sondern davon, etwas zu finden, das zu Ihrem Komfortlevel, Ihren Zielen und Ihrer Art, das Unternehmen zu führen, passt.
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Hier ist alles, was Sie wissen müssen, um die Marketingfloskeln zu durchschauen und das Tool auszuwählen, das Ihren technischen Fähigkeiten, Unternehmenszielen und bevorzugten Arbeitsabläufen entspricht.
Buchhaltungssoftware verstehen
Buchhaltungssoftware bezeichnet jedes Werkzeug, das dazu verwendet werden kann, finanzielle Geschäftsaktivitäten zu verfolgen und Geschäftsbücher zu verwalten.
Die eigentlichen Funktionen können variieren, aber diese Programme:
- Sind speziell für betriebliche Buchhaltungsfunktionen konzipiert
- Bieten grundlegende Funktionen für Hauptbuch, Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung
- Können Aufgaben wie Inventarverwaltung, Preisgestaltung, Rechnungsstellung und Inkasso übernehmen
- Bieten Vorlagen zur Generierung von Finanzberichten
- Können verschiedene Buchhaltungsregeln und Vorschriften wie GAAP und IFRS einhalten
- Können bei der Steuererklärung helfen, z. B. durch das Zusammenstellen von Informationen für Steuerformulare
- Können Buchhaltungsaufgaben automatisieren, etwa Lohnabrechnung und Rechnungsstellung
Bevor Sie ein Tool kaufen, ist es wichtig zu wissen, was als Buchhaltungssoftware gilt. Manche Unternehmen nutzen andere Datenverwaltungstools wie Microsoft Excel oder Google Sheets für Buchhaltung.
Zwar können ganz neue Firmen oder Unternehmen mit dauerhaft begrenztem Geschäftsumfang mithilfe von Tabellenkalkulationen ihren Cashflow erfassen, doch diese Produkte gelten technisch gesehen nicht als Buchhaltungssoftware.
Arten von Buchhaltungssoftware
Nicht alle Programme haben denselben Fokus. Bevor Sie mit dem Auswahlprozess beginnen, sollten Sie den Buchhaltungssoftware-Typ bestimmen, der am besten zu Ihrem Unternehmen passt, zum Beispiel:
Allgemeine Buchhaltungssoftware
Allgemeine Buchhaltungssoftware ist die einfachste Option und dafür gedacht, die Anforderungen der meisten Standardunternehmen abzudecken. Dazu gehören unter anderem:
- Einnahmen- und Ausgabenverfolgung, einschließlich Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
- Grundlegende Berichtsfunktionen, einschließlich Finanzberichte und Analyse-Tools
- Liquiditätsmanagement, zum Beispiel Kontostände, Bankabstimmung, Cashflow, Kreditkarten und Fremdwährungen
- Inventarverwaltung und Preiskontrolle
- Transaktionsverwaltung
- Fehlerprüfungsfunktionen, um sicherzustellen, dass Zahlen ausgeglichen und korrekt sind
Allgemeine Buchhaltungssoftware ist meist in zwei Varianten verfügbar: Cloud-basiert und als lokale Installation. Hier folgt eine Aufschlüsselung der beiden Optionen:
Online-/Cloudbasierte Buchhaltungssoftware
Online-Buchhaltungssoftware erfordert den Kauf eines Abonnements für den Zugang zur Software; Sie besitzen das Tool zu keinem Zeitpunkt wirklich .
Unter den vielen Vorteilen von Cloud-Buchhaltungssoftware sticht die Flexibilität besonders hervor:
- Mitarbeiter können sich auf verschiedensten Geräten und von überall aus einloggen
- Der Speicherplatz kann wachsen und neue Lizenzen können bei Bedarf, mit dem Unternehmenswachstum, hinzugefügt werden
- Neue Funktionen können in Echtzeit bereitgestellt werden, sobald der Anbieter sie ergänzt
Während die Anfangsinvestition deutlich niedriger ist als bei On-Premise-Software, fallen die Gesamtkosten im Laufe der Zeit höher aus, da Sie auch für die Aktualisierungen und Wartung des Anbieters bezahlen.
Vorteile:
- Zugriff von überall.
- Daten sicher online teilen.
- Zugriff von jedem Gerät.
- Echtzeit-Updates der Software.
Am besten geeignet für:
- Die meisten Unternehmen – dies ist die beliebteste Art von Buchhaltungssoftware
Beispiele:
- FreshBooks
- Oracle NetSuite
- Kashoo
Neben den oben genannten Beispielen habe ich auch meine Top-Empfehlungen für Online-Buchhaltungssoftware zusammengestellt, um einen besseren Überblick über die verfügbaren Optionen zu geben:
On-Premise-Buchhaltungssoftware
On-Premise-Buchhaltungssoftware bezeichnet Buchhaltungstools, die im Voraus gekauft, lokal auf unternehmenseigenen Servern installiert und vom Kunden selbst gepflegt werden.
Diese Softwareart ist heutzutage weniger verbreitet, da die meisten Unternehmen cloudbasierte Lösungen bevorzugen. Doch wenn Sie durch gesetzliche Vorgaben eingeschränkt sind oder umfangreiche Anpassungen benötigen, ist dies eine passende Option.
Vorteile:
- Einmaliger Kauf
- Volle Kontrolle über die eigenen Daten
- Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten
Am besten geeignet für:
- Große Unternehmen mit eigener Server-Infrastruktur oder Unternehmen in stark regulierten Branchen (wie zum Beispiel Medizin oder Gesundheitswesen)
*Beispiele:
- QuickBooks
- Odoo
- Xero
* Alle diese Tools werden zusätzlich zu ihren beliebteren Cloud-basierten Angeboten auch als On-Premise-Version angeboten.
Rechnungs- und Abrechnungssoftware
Rechnungs- und Abrechnungssoftware automatisiert das Erstellen, Versenden und Nachverfolgen von Rechnungen für erbrachte Dienstleistungen oder verkaufte Produkte. Sie gilt als eine Form der Buchhaltungssoftware, da sie finanzielle Transaktionen abwickelt, die Debitorenprozesse optimiert und mit anderen Finanzsystemen integriert werden kann, um genaue Aufzeichnungen zu gewährleisten.
Ein spezielleres Produkt als die meisten Buchhaltungssoftwares, ist dies ein gutes Werkzeug für Unternehmen, die nicht das komplette Paket benötigen (oder einfach zusätzliche Unterstützung für die Rechnungsstellung brauchen).
Vorteile:
- Automatisiert die Erstellung von Rechnungen und Zahlungserinnerungen.
- Reduziert menschliche Fehler bei der Rechnungsstellung.
- Bietet Echtzeit-Überwachung von Rechnungsstatus und Zahlungen.
Am besten geeignet für:
- Kleine Unternehmen, die nur spezifische Funktionen benötigen, oder E-Commerce-Unternehmen, die in diesem Bereich zusätzliche Unterstützung brauchen.
Die meisten Buchhaltungssoftwares bieten Funktionen für Rechnungsstellung und Fakturierung an, jedoch sind dies einige der besten Lösungen, die mir begegnet sind und die sich besonders auf diese Funktionen konzentrieren:
- 9. Younium
Buchhaltungssoftware für Freiberufler
Ähnlich wie allgemeine Buchhaltungssoftware, aber für Einzelpersonen. Es gibt viele Vorteile von Buchhaltungssoftware für Freiberufler, aber diese Programme sind häufig deutlich einfacher gehalten und meist nicht besonders geeignet für Wachstum oder ein formelleres Unternehmen.
Aufgrund der Einfachheit kann man in der Regel auf kostenlose Buchhaltungssoftware oder Buchhaltungssoftware für Freiberufler zurückgreifen.
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Google Sheets
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Google Sheets
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Zoho Books
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Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen
Die Buchhaltung im Non-Profit- und öffentlichen Bereich kann extrem speziell sein, zumindest aus Sicht der Buchhaltungsprozesse.
Im Allgemeinen verwenden gemeinnützige Organisationen (NPOs) ein Verfahren, das sich Fondsbuchhaltung nennt und sich wesentlich von der einfachen Führung eines Hauptbuchs oder der Verfolgung von Geld auf einem Konto unterscheidet. Aus diesem Grund sind speziell für Non-Profits konzipierte Programme die beste Wahl.
Die passende Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen zu finden ist nicht einfach, aber hier sind einige besonders empfehlenswerte Optionen für den Einstieg:
Buchhaltungssoftware für Unternehmen
Unternehmensbuchhaltungssoftware ist eine umfassende Lösung, die dazu dient, die vollständigen Finanzprozesse eines großen Unternehmens zu verwalten. Sie integriert verschiedene Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Finanzen, Beschaffung, Projektmanagement und Personalwesen in einem System.
Vorteile:
- Zentralisiert Daten aus verschiedenen Abteilungen.
- Passen Funktionen an spezifische Geschäftsanforderungen an.
- Kann ein großes Transaktionsvolumen bewältigen.
- Bietet umfassende Finanzanalysen und Berichte.
Am besten geeignet für:
- Sie haben es erraten — große Unternehmen. Egal ob in einem Land oder weltweit tätig, die meisten Unternehmen, die diese Art von Software nutzen, verfügen über mehrere Standorte und/oder Geschäftsbereiche.
Beispiele:
- Tally
- SAP
- Oracle NetSuite
Rechnungssoftware
Rechnungssoftware verfolgt einen einzigen Zweck: das Erstellen, Versenden und Einziehen von Rechnungen.
Wenn ein umfangreicheres Buchhaltungsprogramm mit detaillierten Rechnungsmöglichkeiten Ihr Budget oder Ihren Unternehmensbedarf übersteigt, kann eine spezialisierte Rechnungssoftware von Vorteil sein.
Andererseits ist für Unternehmen mit geringem bis mittlerem Rechnungsaufkommen, beispielsweise zur Verfolgung von Online-Zahlungen und Bestellungen, die Investition in ein eigenständiges Programm gegenüber den Basisfunktionen der Buchhaltungssoftware wahrscheinlich übertrieben.
Zu wissen, wo Sie und Ihr Unternehmen stehen, ist entscheidend für die Auswahl der richtigen Lösung. Sobald Sie das herausgefunden haben, kehren Sie zu dieser Liste zurück, um Ihre Suche zu starten.
Individuelle Buchhaltungssoftware
Individuelle Buchhaltungssoftware wird speziell entwickelt, um den einzigartigen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Im Gegensatz zu Standard-Tools mit festen Funktionen wird sie entwickelt oder stark angepasst, um zu Ihren Arbeitsabläufen, Branchenstandards und internen Systemen zu passen.
Diese Art von Software eignet sich am besten für Unternehmen mit hochspezialisierten Buchhaltungsprozessen, speziellen Compliance-Anforderungen oder komplexen Altsystemen, die sich nicht gut in gängige Plattformen integrieren lassen.
Auf individuelle Buchhaltungssoftware greifen Sie wahrscheinlich zurück, wenn:
- Sie Ihre traditionellen Buchhaltungstools übertroffen haben und fortschrittlichere, skalierbare Lösungen benötigen.
- Ihre Branche über spezielle Compliance-, Berichts- oder Steuerstandards verfügt, die von allgemeiner Buchhaltungssoftware nicht unterstützt werden.
- Sie Ihre Buchhaltung eng mit proprietären Tools, ERP-Systemen oder eigener Geschäftslogik verknüpfen möchten.
- Sie die volle Kontrolle über Benutzerrollen, Datenspeicherung und automatisierte Workflows wünschen.
Vorteile von Buchhaltungssoftware
Für jedes Unternehmen mit Wachstumsperspektive oder dem Anspruch, vollständige, korrekte und organisierte Finanzunterlagen zu führen, ist die beste Buchhaltungssoftware ein Muss.
Mit Buchhaltungssoftware können Sie:
- Verbindlichkeiten, Forderungen, Kassenbestand und Lagerbestände je nach Branche verwalten
- Jahresabschlüsse für Finanzberichterstattung und Unternehmensanalyse erstellen
- Fehler durch Kontenabgleich vermeiden
- Individuelle Unternehmensanforderungen adressieren, wie z. B. Mittelverfolgung für NGOs
- Durch Automatisierung Zeit sparen, etwa durch Rechnungserstellung oder die Organisation der Lohnabrechnung
- Geschäftsaktivitäten schnell und einfach mit cloudbasierten Plattformen ausbauen
Darüber hinaus können spezialisierte Softwarelösungen (wie Buchhaltungs-CRM und Buchhaltungs-ERP-Software) gezielt auf bestimmte Nischenbedürfnisse von Unternehmen eingehen, zum Beispiel effiziente Lohnabrechnung und Rechnungsmanagement, ohne umfassende Buchhaltungsfunktionen und die damit verbundenen höheren Kosten — ein Gewinn für jedes Unternehmen.
Schlüsselfunktionen von Buchhaltungssoftware
Nicht alle Arten von Buchhaltungssoftware sind gleich, aber die meisten bieten bis zu einem bestimmten Grad die gleichen grundlegenden Funktionen.
Das sind die Funktionen, die Sie üblicherweise erwarten können:
- Verwaltung von Aufzeichnungen & Berichten
- Finanzanalyse
- Automatisierte Steuererklärung
- Rechnungsstellung & Fakturierung
- Lohnbuchhaltung
Verwaltung von Aufzeichnungen & Berichten
Die Verwaltung von Aufzeichnungen und Berichten kann eine wichtige Komponente der Buchhaltungsprozesse sein und gehört zu den Standardfunktionen der meisten Buchhaltungssoftware.
Eine gute Softwarelösung sorgt für eine ordentliche und korrekte Buchführung sowie die Möglichkeit, Standardgeschäftsberichte wie Rechnungsübersichten und Bilanzen zu erstellen. Wie individuell die Berichte anpassbar sind, kann jedoch von Software zu Software unterschiedlich ausfallen.
Finanzanalyse & Entscheidungsfindung
Die Fähigkeit, Finanzdaten für unternehmerische Entscheidungen zu nutzen, ist entscheidend für ein erfolgreiches Geschäft. Allerdings variiert das Ausmaß der verfügbaren Analysen.
Manche Programme ermöglichen es, individuelle Prognosedashboards zu erstellen, gezielt Schwachstellen zu verfolgen und Berichtsformate nach Bedarf zu konfigurieren, während andere das nicht bieten. Ist dies für Sie von Bedeutung, prüfen Sie vor dem Kauf genau, was die interessantesten Programme bieten.
Automatisierte Steuererklärung
Geschäftssteuern – insbesondere wenn ein Unternehmen wächst und expandiert – sind alles andere als einfach. Daher ist Buchhaltungssoftware, die dabei unterstützt, ein großer Vorteil.
Das ist jedoch nicht unbedingt eine typische Funktion von Basisprodukten, besonders für Unternehmen mit komplexen steuerlichen Anforderungen.
Viele Buchhaltungssysteme decken die Steuerverwaltung ab, zum Beispiel die Schätzung der Steuerschuld oder die Berechnung von Steuern auf Löhne, verkaufte Waren und Umsatzsteuer – aber nicht alle beinhalten tatsächlich die Steuererklärung.
Wenn Sie ein Programm möchten, mit dem Sie beim Thema Steuer besonders wenig Zeit aufwenden und das Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess führt, achten Sie unbedingt speziell darauf bei Ihrer Auswahl.
Elektronische Rechnungsstellung & Fakturierung
Rechnungsstellung und Fakturierung sind in der Regel elementare Bestandteile der Geschäftsprozesse; Buchhaltungssoftware, die das gut abdeckt, ist daher besonders wertvoll.
Selbst Unternehmen, die nur wenige regelmäßige Rechnungen verschicken, können mit Tools zur Organisation von Ein- und Auszahlungen sowie erwarteten Einnahmen und Verpflichtungen Zeit und Aufwand sparen.
Die meisten bieten grundlegende Funktionen in diesem Bereich – mindestens das Erstellen von Rechnungen zur Übermittlung –, aber nicht alle übernehmen die eigentliche Arbeit wie Versand oder Nachverfolgung von Zahlungseingängen. Spezielle Lösungen für Rechnungsstellung und Verbindlichkeiten sind hier oft die bessere Wahl.
Lohnbuchhaltung
Lohnbuchhaltungssoftware kann für viele Unternehmen ein gefragtes Feature sein, weil die automatische Berechnung von Lohnsteuer und Abzügen sowie das Erstellen von Gehaltsabrechnungen viele manuelle Tätigkeiten überflüssig machen kann.
Wenn Sie je davon geträumt haben, freitagmorgens keine Schecks mehr von Hand zu unterschreiben, ist das eine hervorragende Gelegenheit zur Optimierung Ihrer Abläufe.
Obwohl dies eine häufige Funktion vieler Buchhaltungsprogramme ist, gibt es meist nur grundlegende Unterstützung, etwa für inländische Gehälter und Zeiterfassung.
Haben Sie etwa Mitarbeiter im Ausland oder in anderen Währungen, benötigen Sie Software, die für anspruchsvollere Lohn- und Steueranforderungen geeignet ist.
So wählen Sie Buchhaltungssoftware aus
Ob Sie eine kleine Bäckerei oder ein rasant wachsendes E-Commerce-Start-up führen: Es gibt eine optimale Buchhaltungslösung, die Ihren Geschäftsalltag vereinfachen kann. Die Auswahl ist ganz einfach:
- Bestimmen Sie die Hauptziele Ihres Unternehmens.
- Legen Sie fest, welche Kernfunktionen Sie benötigen, um diese Ziele zu erreichen.
- Entscheiden Sie, ob spezialisierte Dienstleistungen oder eher allgemeine Software erforderlich ist.
- Bewerten Sie die verfügbaren Optionen auf dem Markt.
- Treffen Sie Ihre Entscheidung.
- Ermitteln Sie die besten Wege, die Software zu nutzen.
Zu berücksichtigende Faktoren
Falls Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, überlegen Sie, was Sie in den folgenden Dimensionen benötigen:
- Unternehmensgröße und Anforderungen: Stimmen Sie die Softwarefunktionen auf die Größe Ihres Unternehmens und Ihre speziellen Buchhaltungsbedürfnisse ab.
- Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann.
- Integration: Überprüfen Sie die Kompatibilität mit bestehenden Systemen (CRM, ERP usw.).
- Benutzerfreundlichkeit: Bewerten Sie die Nutzungsfreundlichkeit und die Lernkurve.
- Kosten: Bewerten Sie die Gesamtkosten, einschließlich Abonnements, Implementierung, Lizenzen und Wartung. Manche Unternehmen verschicken Anfragen für Buchhaltungssoftware (RFPs), um im Voraus Angebote einzuholen.
- Sicherheit: Achten Sie auf Datenschutz und die Einhaltung von Vorschriften.
- Support und Schulung: Achten Sie auf verfügbaren Kundensupport und Schulungsressourcen.
- Anpassungsfähigkeit: Überlegen Sie, ob die Software individuell an Ihre Geschäftsprozesse angepasst werden kann.
- Cloud vs. On-Premise: Entscheiden Sie basierend auf Ihrem Bedarf an Zugänglichkeit und IT-Infrastruktur.
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